วิธีเลือกและใช้ AI แปลงภาพเป็นข้อความให้เหมาะกับธุรกิจคุณ
กองเอกสารที่วางซ้อนอยู่บนโต๊ะทำงาน ไม่ว่าจะใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือเอกสารยืนยันตัวตน อาจดูเหมือนเป็นงานเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่เมื่อรวมกันแล้วกลับกลายเป็นงานที่กินเวลาและทรัพยากรของทั้งทีมอย่างมหาศาล แถมยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ
แต่หากองค์กรสามารถ “แปลงภาพเหล่านั้นให้กลายเป็นข้อความดิจิทัลได้ทันที” เพื่อใช้ต่อในระบบหลังบ้าน จะช่วยประหยัดเวลาและลดภาระงานซ้ำซ้อนลงได้มากเพียงใด ?
นั่นคือจุดที่เทคโนโลยี AI แปลงไฟล์รูปเป็นข้อความ (AI-OCR) เข้ามาช่วยเปลี่ยนกระบวนการทำงานแบบแมนวลให้เป็นระบบอัตโนมัติครบวงจร บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจแนวคิด วิธีการทำงาน และแนวทางประยุกต์ใช้ AI-OCR ในองค์กร เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลอย่างแท้จริง
1. AI แปลงภาพเป็นข้อความคืออะไร และสำคัญอย่างไร ?
เทคโนโลยี AI-OCR (Optical Character Recognition) คือระบบที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการตรวจจับ วิเคราะห์ และแปลงข้อความจากรูปภาพหรือเอกสารสแกนให้กลายเป็นข้อความดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์เข้าใจได้ ต่างจากซอฟต์แวร์ OCR แบบเดิมที่เพียง “อ่าน” ตัวอักษร แต่ในขณะที่ AI-OCR สามารถ “เข้าใจบริบท” ของข้อความ เช่น การแยกประเภทเอกสาร การตรวจจับช่องกรอกที่ไม่ชัดเจน หรือแม้แต่การเรียนรู้รูปแบบเอกสารใหม่ ๆ โดยไม่ต้องสร้างเทมเพลตก่อนล่วงหน้า
ประโยชน์หลักของ AI-OCR สำหรับองค์กร ได้แก่
- ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ
- ประมวลผลเอกสารได้รวดเร็วขึ้นหลายเท่า
- รองรับไฟล์ภาพ PDF และหลายภาษา รวมถึงภาษาไทย
- ช่วยให้ขั้นตอนต่อไป เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล หรือการยืนยันตัวตน ทำได้แบบอัตโนมัติ
2. วิธีการแปลงไฟล์ภาพเป็นข้อความที่ธุรกิจนิยมใช้
2.1 การป้อนข้อมูลด้วยมือแบบแมนวล (Manual)
การป้อนข้อมูลแบบแมนวล (Manual) เป็นวิธีดั้งเดิมที่หลายองค์กรยังคงเลือกใช้ โดยให้พนักงานพิมพ์ข้อมูลจากเอกสารลงในระบบด้วยตนเอง เพื่อให้แน่ใจว่าได้ข้อมูลที่ครบถ้วนก่อนบันทึกเข้าสู่ฐานข้อมูลขององค์กร
ข้อดี:
- ไม่ต้องลงทุนด้านซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
- เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรที่มีปริมาณเอกสารไม่มาก
ข้อจำกัด / เหมาะกับ:
- ใช้เวลานานและไม่สามารถทำงานได้ต่อเนื่อง 24 ชั่วโมง
- เสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการพิมพ์ของมนุษย์
- ทำให้ขั้นตอนการทำงานโดยรวมช้าลงและยากต่อการตรวจสอบย้อนกลับ
- ธุรกิจที่มีงบประมาณจำกัด และมีปริมาณงานไม่มาก
2.2 การใช้ AI-OCR ร่วมกับการตรวจสอบของพนักงาน (Human-in-the-loop)
การใช้ AI-OCR หรือ AI แปลงภาพเป็นข้อความ ร่วมกับการตรวจสอบของพนักงาน เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ผสานจุดแข็งของแรงงานคนและระบบขั้นสูงเข้าด้วยกัน โดยให้ AI อ่านและดึงข้อมูลจากเอกสารก่อน แล้วพนักงานเข้ามาตรวจสอบเฉพาะส่วนที่ระบบยังไม่มั่นใจ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องที่สุด
ข้อดี:
- ลดเวลาการกรอกข้อมูลลงได้มาก
- เพิ่มความแม่นยำของข้อมูลด้วยการตรวจทานจากมนุษย์
- สามารถตั้งค่าระดับความมั่นใจของ AI (Confidence Level) ได้ตามต้องการ เช่น หากมั่นใจเกิน 90% ระบบจะส่งข้อมูลเข้าฐานได้ทันที
ข้อจำกัด / เหมาะกับ:
- เหมาะกับธุรกิจขนาดกลางถึงใหญ่ที่มีข้อมูลจำนวนมาก
- เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความเร็วและความแม่นยำควบคู่กัน
- ธุรกิจที่ต้องการ workflow ที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ในทุกขั้นตอน
- ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นอาจสูง ระบบ AI-OCR ที่มีประสิทธิภาพสูง มักจะมีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งสูงกว่า OCR แบบดั้งเดิม หรือมากกว่าซอฟต์แวร์แบบพื้นฐาน
อ่านบทความเพิ่มเติม >> 5 ขั้นตอนให้ธุรกิจแปลงภาพเป็นข้อความได้แบบง่ายๆ ด้วยบริการ AI-OCR
2.3 การแปลงไฟล์ภาพเป็นข้อความด้วยระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ
การแปลงไฟล์ภาพเป็นข้อความด้วยระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ใช้เทคโนโลยี AI-OCR ในการประมวลผลแทบทั้งหมด โดยลดการมีส่วนร่วมของมนุษย์ให้น้อยที่สุด หรือที่เรียกว่า Data-entry Workflow Automation เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการการทำงานแบบเรียลไทม์และช่วยรองรับปริมาณเอกสารจำนวนมาก
ข้อดี:
- ทำงานได้รวดเร็วและอัตโนมัติเต็มรูปแบบ
- รองรับการประมวลผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ เช่น บัตรประชาชน ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ หรือใบสั่งซื้อ
- เพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการลูกค้าและขั้นตอนภายในองค์กร
ข้อจำกัด / เหมาะกับ:
- เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วและการทำงานแบบอัตโนมัติครบวงจร
- ไม่เหมาะกับเอกสารที่มีรูปแบบซับซ้อนหรือหลากหลาย เช่น ใบแจ้งหนี้หลายเทมเพลต ซึ่งอาจต้องใช้ Human Loop เข้ามาช่วยตรวจสอบ
3. แนวทางการนำ AI แปลงไฟล์รูปเป็นข้อความไปใช้ในธุรกิจ
เทคโนโลยี AI-OCR ซึ่งเป็น AI แปลงภาพเป็นข้อความ สามารถประยุกต์ใช้ได้ในหลากหลายอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น
- การเงินและธนาคาร : ตรวจสอบเอกสาร KYC, บัตรประชาชน, สลิปเงินเดือน เพื่อยืนยันตัวตนลูกค้า
- โลจิสติกส์และซัพพลายเชน : แปลงใบส่งของและใบกำกับภาษีเพื่อบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ
- ประกันภัย : ดึงข้อมูลจากใบเคลมและใบเสร็จเพื่อลดเวลาการตรวจสอบเอกสาร
- e-Commerce และ Retail : แปลงข้อมูลจากสลิปชำระเงินและใบสั่งซื้อ
- การแพทย์และโรงพยาบาล : แปลงเวชระเบียน ใบสั่งยา และผลตรวจให้เป็นข้อมูลดิจิทัลเพื่อจัดเก็บในระบบกลาง
4. เกณฑ์การเลือกซอฟต์แวร์ AI-OCR ที่เหมาะสมกับองค์กร
เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับการลงทุน องค์กรควรพิจารณาเกณฑ์ต่อไปนี้ก่อนเลือกใช้งาน
- มีความแม่นยำสูงและรองรับภาษาไทย : ข้อนี้ถือว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจในประเทศไทย
- รองรับไฟล์หลายประเภท : ทั้งภาพ, ไฟล์ PDF, สแกนเอกสาร หรือเอกสารที่ไม่ได้จัดรูปแบบแน่นอน
- ระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล (Data Security) : โดยเฉพาะธุรกิจที่มีข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลทางการเงิน
- ความยืดหยุ่นในการปรับ Workflow : สามารถ Custom ให้เหมาะกับขั้นตอนเฉพาะของแต่ละองค์กร
การอัปเดตโมเดล AI อย่างต่อเนื่อง : เพื่อให้ระบบเรียนรู้และพัฒนาให้แม่นยำมากขึ้นอยู่เสมอ
5. แนะนำโปรแกรม AI แปลงไฟล์ภาพเป็นข้อความสำหรับธุรกิจ
AIGEN ได้พัฒนา aiScript โปรแกรม AI แปลงภาพเป็นข้อความสำหรับธุรกิจ ที่จะยกระดับขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจให้ทำได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการลดภาระงานแมนนวลให้กับพนักงาน และทำให้พนักงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ได้มากยิ่งขึ้น รองรับเอกสารได้มากกว่า 20 ประเภท ทั้งเอกสารที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว และเอกสารที่ไม่ได้รูปแบบที่แน่นอน ไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้าธุรกิจก็สามารถทำ OCR ได้ด้วยความสามารถของโมเดล AI ที่เทรนเอกสารมามากกว่าล้านฉบับ
อีกทั้งยังสามารถแยกประเภทของข้อความ และประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ และยังรองรับกับข้อจำกัดของเอกสารได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงยังสามารถ Customize workflow การทำ OCR ให้เหมาะกับแต่ละธุรกิจได้อีกด้วย ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความยืดหยุ่น และปรับเปลี่ยนได้ตามโจทย์ของธุรกิจได้เป็นอย่างดี มาพร้อมกับแพ็กเกจให้ธุรกิจได้เลือกใช้ทั้งแบบรายเดือน และรายปี อีกทั้งมีให้บริการทั้งแบบ On cloud และ On premise นอกจากนั้นยังมีการอัปเดตโมเดล AI ให้ทันสมัยอยู่เสมอเพื่อทำให้การดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารประเภทต่าง ๆ ทำได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น โดย aiScript มีฟีเจอร์ที่โดดเด่นที่ตอบโจทย์ขั้นตอนการแปลงรูปภาพเป็นข้อความของธุรกิจยุคใหม่ได้ดังต่อไปนี้
- สร้าง Data-entry workflow automation เฉพาะของแต่ธุรกิจได้ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานทำได้โดยอัตโนมัติ
- เข้าใจโครงร่าง และแพตเทิร์นของเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า
- จัดประเภทของข้อความได้แบบอัตโนมัติ
- แยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ (Document classification)
- รองรับข้อจำกัดเอกสารได้เป็นอย่างดี แม้ไฟล์เอกสารจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงมีการขีดคั่น
- อัปโหลดไฟล์เอกสารพร้อมกันทีละจำนวนมาก (Multiple file upload)
- ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ JSON หรือรวบรวมข้อมูลเข้าโปรแกรมเกี่ยวกับบัญชีการเงิน เช่น SAP ERP และโปรแกรมอื่น ๆ ได้
- ส่งข้อมูลเป็น Batch ให้ประมวลผลข้ามคืนได้
- Custom โมเดล AI เพื่อรองรับเอกสารเฉพาะของธุรกิจได้
จากงานเอกสารที่เคยกินเวลานับชั่วโมง สู่ขั้นตอนที่เสร็จสิ้นภายในไม่กี่นาที ด้วย AI แปลงรูปเป็นข้อความที่ไม่เพียงช่วยองค์กรลดต้นทุนและเวลา แต่ยังเพิ่มความแม่นยำ และต่อยอดสู่ระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบได้อย่างยั่งยืน
หากองค์กรของคุณต้องการยกระดับการจัดการข้อมูล ทีมผู้เชี่ยวชาญจาก AIGEN พร้อมให้คำปรึกษาและช่วยออกแบบโซลูชัน AI-OCR ที่เหมาะกับ Workflow ของธุรกิจคุณ ทดลองใช้งานได้แล้ววันนี้ หากสนใจสามารถติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
Q: AI-OCR มีความแม่นยำแค่ไหน ?
A : ขึ้นอยู่กับคุณภาพของเอกสารและการฝึกสอนโมเดล AI โดยทั่วไปความแม่นยำสามารถสูงได้ถึง 90–99% หากเอกสารมีความชัดเจน
Q: ธุรกิจขนาดเล็กควรใช้หรือไม่ ?
A : ควรใช้ หากองค์กรมีเอกสารซ้ำ ๆ และต้องการลดภาระงานของทีม เช่น ใบเสนอราคา ใบเสร็จ หรือเอกสารลูกค้า
Q: การใช้ AI แปลงไฟล์ภาพเป็นข้อความปลอดภัยหรือไม่ ?
A : หากเลือกผู้ให้บริการที่มีมาตรฐานความปลอดภัย เช่น ระบบเข้ารหัสข้อมูล (Encryption) และมีการจัดเก็บบนคลาวด์ที่ได้รับการรับรอง ก็สามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจ
ทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน AI อัจฉริยะ พร้อมช่วยขับเคลื่อนการทำงานของธุรกิจ มีประสบการณ์ให้บริการโซลูชัน AI เพื่อองค์กรระดับประเทศมากมาย
