5 ฟีเจอร์ดีต่อใจที่ซอฟต์แวร์ OCR ยุคใหม่ต้องมี

งานเอกสารกับธุรกิจนั้นถือเป็นสิ่งที่อยู่คู่กัน ยิ่งธุรกิจของคุณเติบโตมากขึ้นเท่าไหร่จำนวนเอกสารที่ต้องจัดการก็มีมากขึ้นเท่านั้น และหากธุรกิจยังใช้พนักงาน หรือระบบแมนนวลในการกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบนั้น แน่นอนว่าย่อมส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานทำให้การทำงานล่าช้า และอาจทำให้ข้อมูลมีข้อผิดพลาดได้ อีกทั้งพนักงานเองไม่มีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การคิดวิเคราะห์ จึงเป็นที่มาที่หลายๆ ธุรกิจได้นำซอฟต์แวร์ OCR มาใช้ในการจัดการงานดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารสารประเภทต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติที่จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และลดต้นทุน อีกทั้งมีความแม่นยำ และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับขั้นตอนการทำงานได้เป็นอย่างดี

การนำซอฟต์แวร์ OCR เข้ามาใช้งานกับธุรกิจจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างมาก ลดความผิดพลาดของข้อมูล ประหยัดเวลาในการทำงาน และทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติ พนักงานมีหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลในขั้นตอนสุดท้ายเท่านั้น ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานในส่วนอื่นๆ ที่ต้องใช้การคิดวิเคราะห์ได้มากยิ่งขึ้น แต่สิ่งที่สำคัญคือการหาซอฟต์แวร์ OCR ที่ใช่ที่สามารถแก้ไขปัญหา และตอบโจทย์ขั้นตอนการทำงานของธุรกิจได้ โดยมั่นใจได้ว่าซอฟต์แวร์ OCR มีฟีเจอร์บางอย่างที่จำเป็นในการทำงานนั่นอาจจะรวมถึงรองรับเอกสารทางธุรกิจได้หลากหลายประเภท จัดประเภทของข้อความได้อัตโนมัติ และรองรับ Workflow automation วันนี้ AI GEN จะพามาทำความรู้จักกับ 5 ฟีเจอร์ที่ซอฟต์แวร์ OCR ที่ดีต้องมี

OCR คืออะไร

OCR หรือ Optical Character Recognition คือกระบวนการในการเปลี่ยนข้อความที่อยู่ในรูป หรือไฟล์เอกสารให้อยู่ในรูปแบบของตัวอักษร หรือกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างข้อความ หรือไฟล์เอกสารจากไฟล์สแกนเอกสารทั้งในรูปแบบการพิมพ์ หรือลายมือ

และเมื่อพูดถึงการดึงข้อมูลจากเอกสารทางธุรกิจ เทคโนโลยี OCR เป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ธุรกิจในเรื่องนี้มาอย่างยาวนาน OCR หรือ Optical character recognition เป็นวิธีที่น่าตื่นเต้นที่ใช้ในการพูดถึงการรู้จำข้อความจากเอกสาร หรือภาพถ่ายเอกสาร และถือเป็นโซลูชันที่ใช้กันมานานในหลายทศวรรษ

5 ฟีเจอร์สำคัญที่ซอฟต์แวร์ OCR ควรต้องมี

1. รองรับประเภทเอกสารได้หลากหลาย

แน่นอนว่าจะมีเอกสารพื้นฐานบางอย่างที่ทุกธุรกิจต้องใช้เหมือนๆ กัน เช่น ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใบเสร็จรับเงิน แต่ในขณะเดียวกันเอกสารบางประเภทจะเป็นเอกสารเฉพาะของแต่ละธุรกิจเอง เช่น ในธุรกิจประกันจะต้องมีใช้เอกสารการเคลมประกัน กรมธรรม์ประกันภัยรถยนต์ เป็นต้น หรือในธุรกิจการเงิน และธนาคารเองจะมีใช้เอกสารสมุดบัญชีธนาคาร สลิปเงินเดือน บัตรประชาชน ใบขับขี่ ที่ลูกค้าต้องใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมกับทางธนาคาร เป็นต้น การมองหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR ที่รองรับเอกสารที่ธุรกิจต้องการใช้งานจึงเป็นสิ่งที่สำคัญ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าผู้ให้บริการซอฟต์แวร์มีโมเดล AI ที่พร้อมใช้งานสำหรับเอกสารประเภทนั้นๆ อยู่แล้ว ทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องมาเทรนโมเดล AI เพื่อใช้ในการอ่านเอกสารประเภทนั้นๆ ใหม่ 

ในขณะเดียวกันหากธุรกิจของคุณมีเอกสารเฉพาะของธุรกิจ ให้มองหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR ที่สามารถ Customize หรือปรับแต่ง และเทรนโมเดล AI ให้เข้าใจ และใช้งานได้ภายในเวลาไม่กี่วัน เรียกได้ว่าหมดห่วงเรื่องเอกสารใหม่ๆ ได้เลย 

โดยบริการ aiScript OCR จาก AI GEN นั้นรองรับประเภทเอกสารมากกว่า 11 ประเภท ทั้งเอกสารที่มีเทมเพลตที่แน่นอน เช่น บัตรประชาชน ใบขับขี่ สมุดบัญชีธนาคาร และเอกสารที่ไม่ได้มีเทมเพลตที่แน่นอน เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารเฉพาะของแต่ละธุรกิจ เรามีทีมงานที่พร้อมให้บริการสามารถ Customize ปรับแต่ง และเทรนโมเดล AI เพื่อให้ลูกค้าใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

2. จัดประเภทของข้อความได้แบบอัตโนมัติ

อีกหนึ่งจุดเด่นสำคัญของซอฟต์แวร์ OCR ที่มี AI เป็นตัวขับเคลื่อน หรือที่เรียกว่า AI-Powered OCR นั้นคือสามารถจัดประเภทของข้อความที่ดึงออกมาจากเอกสารได้แบบอัตโนมัติว่าข้อความนี้เป็นชื่อ-นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ วันที่ หรือจำนวนเงิน เป็นต้น โดยที่ไม่ต้องทำเทมเพลตไว้ล่วงหน้า ช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างมาก และทำให้การกรอกข้อมูลลงไปในระบบต่างๆ ทำได้แบบอัตโนมัติมากขึ้น โดยที่พนักงานมีหน้าที่ในการตรวจสอบตวามถูกต้องของข้อมูลที่ซอฟต์แวร์ OCR ดึงออกมาในขั้นตอนสุดท้ายเท่านั้น ซึ่งถ้าหากเป็นซอฟต์แวร์ OCR รูปแบบเดิม หรือ Traditional OCR นั้นจะไม่สามารถจัดประเภทของข้อความได้แบบอัตโนมัติโดยที่ OCR รูปแบบเดิมจะดึงข้อมูลในเอกสารออกมาทั้งหมดทีเดียว ซึ่งทำให้ยังต้องให้พนักงานมาเป็นคนจัดประเภทของข้อมูลอีกทีทำให้เปลืองเวลา และทรัพยากรที่ต้องใช้ในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ รวมทั้งทำให้ขั้นตอนการทำงานยังไม่สามารถเป็นแบบอัตโนมัติได้ทั้งหมดเหมือนกับ AI-Powered OCR

3. อัปเดตโมเดล AI อยู่เสมอ

อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่สำคัญที่ธุรกิจควรพิจารณาเมื่อเลือกใช้ซอฟต์แวร์ OCR คือโมเดล AI มีการอัปเดตอยู่เสมอหรือไม่ ซึ่งหากเป็น AI-Powered OCR หรือซอฟต์แวร์ OCR รูปแบบใหม่นั้นมั่นใจได้เลยว่าโมเดล AI มีการอัปเดตให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เพื่อทำให้การดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ทำให้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น เนื่องจากยิ่งโมเดล AI ประมวลผลเอกสารมากขึ้นเท่าไหร่ ยิ่งทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของโมเดล AI ดีมากยิ่งขึ้น และอีกหนึ่งเหตุผลคือเมื่อธุรกิจมีเอกสารประเภทใหม่ๆ หรือเอกสารเฉพาะที่ต้องการใช้ซอฟต์แวร์ OCR ในการดึง และประมวลผลข้อมูลสามารถใช้เวลาในการปรับแต่งโมเดล AI เพียงไม่กี่วันก็สามารถใช้งานได้เลย แต่หากเป็นซอฟต์แวร์ OCR รูปแบบเดิมนั้นแน่นอนว่าจะไม่มีฟีเจอร์นี้รองรับ เนื่องจากหากเปลี่ยนประเภทของเอกสาร หรือเทมเพลตของเอกสารเปลี่ยนแปลงไปต้องทำเทมเพลตของเอกสารขึ้นมาใหม่เท่านั้น จึงจะสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ อาจจะไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจที่มีเอกสารที่ต้องใช้งานหลากหลายประเภท และต้องการความรวดเร็ว หรือความยืดหยุ่นในการทำงาน

4. กำหนดขั้นตอนการดึงข้อมูลได้แบบอัตโนมัติ หรือ Workflow automation

การนำซอฟต์แวร์ OCR เข้ามาใช้งานกับธุรกิจนั้นเพื่อลดภาระการทำงานแบบแมนนวล หรือการที่ต้องใช้คนในการกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบ และเพื่อยกระดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ดังนั้นการมองหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR ที่มีฟีเจอร์ Workflow automation จะตอบโจทย์ธุรกิจในเรื่องนี้ และทำให้การกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบทำได้แบบอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น โดยแต่ละธุรกิจสามารถกำหนดขั้นตอนการทำงานได้ด้วยตัวเอง ตัวอย่างเช่น เมื่อมีไฟล์ใบแจ้งหนี้ถูกส่งเข้ามาในอีเมล ซอฟต์แวร์ OCR จะดึงไฟล์ใบแจ้งหนี้จากในอีเมล และดึงข้อมูลในฟิลด์ข้อมูลที่ธุรกิจต้องการจากในไฟล์ใบแจ้งหนี้ และนำไปใส่ใน Spreadsheet หรือระบบของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นระบบ SAP, ERP และอื่นๆ ได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการทำงานนั้นสะดวก รวดเร็ว และลดข้อผิดพลาด เปลี่ยนหน้าที่ของพนักงานที่แต่เดิมต้องเป็นคนกรอกข้อมูลมาเป็นคนตรวจสอบข้อมูลในขั้นตอนสุดท้าย ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การคิดวิเคราะห์ และความคิดสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น

โดย aiScript OCR ได้พัฒนาฟีเจอร์ใหม่ล่าสุดที่มีชื่อว่า “aiFlow” ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างและออกแบบ Workflow การทำ OCR ได้ด้วยตัวเองได้ง่ายๆ เพียง 6 ขั้นตอน โดยที่ไม่ต้องเสียเวลาในการเขียนโค้ดขึ้นมาใหม่ สามารถเลือกใช้งานได้ทั้งผ่านหน้า Web portal ของทาง AI GEN และใช้งานผ่านบริการ API ได้เช่นกัน อีกทั้งหากธุรกิจต้องการ Customize workflow ทาง AI GEN เองมีให้บริการในส่วนนี้ให้เช่นกัน

5. เชื่อมต่อเข้ากับระบบของธุรกิจได้อย่างสะดวก

ในปัจจุบันธุรกิจไม่จำเป็นต้องใช้เงินลงทุนที่สูงเพื่อที่จะใช้ซอฟต์แวร์ OCR อีกต่อไป เนื่องจากในปัจจุบันได้มีรูปแบบการให้บริการซอฟต์แวร์ OCR ที่หลากหลายมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นทั้งแบบ On-premise และ On-cloud ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ และความต้องการของธุรกิจ ซึ่งหากธุรกิจของคุณต้องการใช้งานซอฟต์แวร์ OCR แบบที่ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง AI GEN แนะนำให้มองหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR แบบ On-cloud ซึ่งลูกค้าสามารถเลือกซื้อเป็นแพ็คเกจเหมารายเดือน หรือรายปี หรือจะจ่ายเป็นตาม transaction ที่ใช้ได้เช่นกัน โดยบริการ OCR ของ AI GEN เองนั้นเรามีให้บริการในรูปแบบนี้เช่นกัน อีกทั้งการมองหาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR ที่มีบริการเชื่อมต่อเข้ากับระบบธุรกิจได้อย่างสะดวก ไม่ว่าจะเป็น บริการเชื่อมต่อผ่านทาง API หรือสามารถใช้บริการได้ผ่านทาง Web portal เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ธุรกิจควรนำมาพิจารณา เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานของธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก และสร้างผลตอบแทนให้ธุรกิจได้อย่างคุ้มค่ามากที่สุด

aiScript OCR ซอฟต์แวร์ OCR จาก AI GEN

AI GEN ได้พัฒนาบริการ aiScript OCR โซลูชันสำหรับประมวลผลเอกสารได้แบบอัตโนมัติ ที่ตอบโจทย์ธุรกิจในการจัดการข้อมูลจากเอกสาร ลดภาระพนักงานจากการทำงานแบบแมนนวล ยกระดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น มาพร้อมกับฟีเจอร์สำคัญที่รองรับทุกความต้องการของธุรกิจยุคใหม่ อีกทั้งรองรับเอกสารทั้งที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน ใบขับขี่ สมุดบัญชีธนาคารและเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบแน่นอนตายตัว เช่น Invoice หรือใบแจ้งหนี้ เอกสารการเคลมประกัน  ใบสมัคร และเอกสารเฉพาะของธุรกิจ เนื่องจากข้อมูลในเอกสารประเภทต่างๆ โดยเฉพาะใบแจ้งหนี้นั้นมีรายละเอียดค่อนข้างมาก จึงทำให้การนำ AI-OCR มาใช้งานกับการดึงข้อมูลจึงตอบโจทย์ธุรกิจเป็นอย่างมาก เนื่องจาก AI-OCR สามารถอ่าน และประมวลผลเอกสารที่ไม่มีรูปแบบที่แน่นอนอย่างได้อย่างแม่นยำโดยไม่ต้องมีการสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า โดย aiScript OCR จาก AI GEN มีฟีเจอร์ที่โดดเด่นที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ได้ดังต่อไปนี้

• เข้าใจโครงร่าง และแพทเทิร์นของเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า
• ดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ และเอกสารประเภทอื่นๆ ได้อย่างแม่นยำ
• ดึงข้อมูลลงตารางได้โดยอัตโนมัติ
• ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ JSON หรือรวบรวมข้อมูลเข้าโปรแกรมเกี่ยวกับบัญชีการเงิน เช่น SAP ERP และโปรแกรมอื่นๆ ได้
• ส่งข้อมูลเป็น Batch ให้ประมวลผลข้ามคืนได้
• สร้าง Workflow automation เฉพาะของแต่ธุรกิจได้ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานทำได้โดยอัตโนมัติ

นอกจากนั้น aiScript OCR  จาก AI GEN ยังรองรับข้อจำกัดของเอกสาร โดยที่สามารถประมวลผลข้อมูลได้ภายใต้ข้อจำกัดต่างๆได้ แม้ภาพจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงรองรับทุกความต้องการของการประมวลเอกสาร สามารถระบุได้ว่าต้องการฟิลด์ข้อมูลใดบ้าง หรือต้องการ output ของข้อมูลในรูปแบบใด โดยทางทีมงานสามารถ customize ให้ได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ และที่สำคัญสามารถเชื่อมต่อกับระบบ หรือซอฟต์แวร์ต่างๆที่ธุรกิจใช้อยู่ได้ ไม่ว่าจะเป็น SAP, Salesforce, Gmail และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ผ่านทาง aiScript OCR API Service หรือสามารถทดลองใช้งาน aiScript OCR ฟรี! ได้ที่ Link

ต้องการนำซอฟต์แวร์ OCR ไปใช้งานกับธุรกิจ

ซอฟต์แวร์ OCR เป็นเทคโนโลยีที่เข้ามายกระดับการกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบของธุรกิจ ลดภาระงานเอกสารที่แต่เดิมต้องทำแบบแมนนวล และอาจเกิดข้อผิดพลาดของข้อมูลได้ รวมทั้งทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังช่วยยกระดับประสบการณ์ลูกค้าด้วยขั้นตอนการ Onboarding ที่ทันสมัย เพียงแค่สแกนบัตรประชาชน และถ่ายรูปเซลฟี่ก็สามารถใช้บริการได้ นอกจากจะช่วยประหยัดเวลา และต้นทุนแล้ว ยังช่วยเพิ่มรายได้ให้กับธุรกิจอีกด้วย

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ OCR ไปใช้งาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำการนำซอฟต์แวร์ OCR ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่