รู้จักกับ AI Document processing ยกระดับการประมวลผลข้อมูลจากเอกสารของธุรกิจ

การนำเทคโนโลยี AI มาใช้ในการประมวลข้อมูลจากเอกสาร หรือที่เรียกกันว่า AI Document processing นั้นได้เข้ามาเปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจจัดการเอกสาร โดยเข้ามายกระดับวิธีที่ธุรกิจกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ (Data-entry) ระบบการอนุมัติ และการจัดการเอกสาร จากรายงานพบว่าพนักงานใช้เวลามากกว่ามากกว่าหนึ่งในสี่ของสัปดาห์ไปกับงานรูทีน เช่น การจัดการข้อมูล พวกเราส่วนใหญ่อาจเกี่ยวข้องกับความยุ่งยากในการค้นหาเอกสารที่ซับซ้อน การดึงข้อมูลจากเอกสารแบบแมนนวล หรือความยุ่งยากกับระบบการจัดการเอกสารที่เทอะทะ

ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี AI ในหลากหลายสาขา รวมไปถึงเทคโนโลยี AI-OCR ที่ถือเป็นเทคโนโลยีเบื้องหลังสำคัญของระบบ AI Document processing ที่ขับเคลื่อนให้การประมวลผลข้อมูลจากเอกสารทำได้แบบอัตโนมัติ เข้ามาช่วยยกระดับการจัดการข้อมูลจากเอกสารของธุรกิจได้เป็นอย่างดี ในบทความนี้เราจะมาทำความรู้จักกับระบบ AI Document processing กันให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้ธุรกิจได้นำไปเป็นไอเดียในการใช้ยกระดับขั้นตอนการประมวลผลจากเอกสาร

AI Document processing คืออะไร

AI Document processing หรือ AI สำหรับการประมวลผลเอกสาร หมายถึงการนำเทคโนโลยี AI ผสานรวมกับ OCR (AI-OCR) รวมไปถึงเทคโนโลยี Machine learning มาใช้เพื่อทำให้การดึงข้อมูลจากเอกสาร การจัดประเภทของข้อมูล และการตรวจสอบข้อมูลในเอกสารให้ทำได้แบบอัตโนมัติ 

โดยที่ระบบ AI Document processing สามารถระบุ และเข้าใจบริบท และความหมายของเนื้อหาในเอกสารแต่ละฟอร์แมตได้ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF อีเมล และรูปเอกสารสแกน ที่จะช่วยลดการทำงานแบบแมนนวล ลดข้อผิดพลาด และทำให้การทำงานรวดเร็วมากยิ่งขึ้น นอกจากนั้นระบบ AI Document processing ยังสามารถประมวลผลข้อมูลของเอกสารจำนวนมากได้ในระยะเวลาอันสั้นโดยมีความเสี่ยงน้อยที่จะเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งจะทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับเชิงกลยุทธ์มากยิ่งขึ้นที่จะช่วยยกระดับทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงานได้เป็นอย่างดี

AI Document processing มีวิธีการทำงานอย่างไร?

จากการสำรวจเมื่อปี 2561 ที่ผ่านมา พบว่าฝ่ายการเงินของธุรกิจในสหรัฐอเมริกา และยุโรปนั้นใช้เวลาไปกับการจัดการข้อมูลใน Spreadsheet มากกว่า 4,800 ชั่วโมงต่อปีในการบริหารจัดการเรื่องการทำจ่ายเงิน และงานทางด้านบัญชีต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่ยังใช้วิธีการทำงานแบบแมนนวลในการกรอกข้อมูลเข้าไปใน Spreadsheet การตรวจสอบข้อมูล และการแก้ไขข้อมูลที่ผิด

และไม่เพียงแค่ฝ่ายการเงินเท่านั้น ทีม HR หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องมีเก็บข้อมูลพนักงานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ในขณะที่ฝ่ายจัดซื้อต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดการข้อมูลจากใบสั่งซื้อต่างๆ การประมวลผลข้อมูลจากเอกสารนั้นไม่ได้เป็นปัญหาของแผนกใดแผนกหนึ่งในบริษัท แต่ถือเป็นจุดคอขวด (bottleneck) ที่สำคัญของธุรกิจในวงกว้าง

แต่ด้วยระบบ Intelligent document processing ทำให้ธุรกิจสามารถลดเวลาการทำงานแบบแมนนวลเหล่านี้ลงได้ ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่า และคุณค่าให้กับองค์กรได้มากยิ่งขึ้น

โดยทั่วไป AI Document processing นั้นจะมีขั้นตอนการทำงานอยู่ทั้งหมด 5 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. การตรวจจับภาพเอกสาร

โดยขั้นตอนแรกเป็นขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมเอกสารจากหลากหลายแหล่งข้อมูลเพื่อนำมาใช้ในการประมวลผลต่อ ไม่ว่าจะเป็นจากกล่องข้อความในอีเมล การเก็บข้อมูลบน Cloud ทั้ง Google drive และ One drive หรือข้อมูลจาก 3rd Party หรือรูปแบบเอกสารสแกน และระบบ AI Document processing ควรจะรองรับไฟล์เอกสารได้หลากหลายไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, JPEG, PNG, TIFF รวมถึงสามารถเชื่อมต่อผ่าน API ได้  เพื่อให้มั่นใจได้ว่าได้รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นได้ไม่ว่าข้อมูลจะมาจากแหล่งใดก็ตาม

AIGEN ได้พัฒนา aiScript บริการ AI Document processing ที่ยกระดับขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลจากเอกสารให้ทำได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น รองรับไฟล์เอกสารได้หลากหลายรูปแบบ และยังรองรับข้อจำกัดของเอกสารที่ถึงแม้ว่าเอกสารจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้านก็สามารถอ่าน และประมวลผลข้อมูลในเอกสารได้ อีกทั้งยังมาพร้อมกับฟีเจอร์ aiFlow ที่ทำให้ธุรกิจสามารถออกแบบ และตั้งค่า Workflow การทำ Data-entry ได้เอง 

2. การทำ Pre-processing

เมื่อตรวจจับเอกสารได้แล้วนั้น ขั้นตอนต่อไปคือการเตรียมเอกสารให้พร้อมสำหรับการดึงข้อมูล ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการทำความสะอาดข้อมูล ย้ายข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องออก และแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการดึงข้อมูล ตัวอย่างเช่น ถ้าธุรกิจอัปโหลดเอกสารใบแจ้งหนี้เข้ามาเป็นจำนวนมาก ระบบ AI Document processing จะกำหนดให้ field ที่ธุรกิจต้องการจะดึงข้อมูลไว้ให้ล่วงหน้า จากการที่เทรนโมเดล AI ให้อ่านเอกสารมาเป็นจำนวนมาก ทำให้ระบบสามารถรู้ได้แบบอัตโนมัติว่าในเอกสาร Invoice นั้นมี field ใดบ้างที่จำเป็นสำหรับธุรกิจ (ในขณะเดียวกันธุรกิจเองก็สามารถ Customize field ที่ต้องการจะดึงได้ด้วยเช่นกัน) เช่น ชื่อผู้ขาย วันที่ออก Invoice และจำนวนเงินรวม ซึ่งจะทำให้ธุรกิจมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ได้ดึงออกมานั้นอยู่ในฟอร์แมตตรงตามที่ธุรกิจต้องการ

3. การดึงข้อมูลจากเอกสาร

ในขั้นตอนของการดึงข้อมูลนั้น ระบบ AI Document processing จะทำการระบุ และดึงข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร โดยระบบ AI ประมวลผลเอกสารจะยิ่งทำงานได้อย่างรวดเร็ว และชาญฉลาดมากยิ่งขึ้นในการใช้งานแต่ละครั้งจากที่ระบบได้เรียนรู้จากข้อมูลที่ดึงออกมาในแต่ละครั้ง และการที่มีคนเข้ามาช่วยตรวจสอบข้อมูลให้ในบางครั้ง ด้วยความสามารถของระบบ AI Document processing นั้นทำให้เป็นเรื่องง่ายที่สามารถประมวลผล และดึงข้อมูลได้ทั้งจากเอกสารที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว และเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบที่แน่นอนตายตัว ซึ่งสำหรับเอกสารที่มีรูปแบบที่แน่นอน เช่น บัตรประชาชน ใบขับขี่ ซึ่งข้อมูลมีรูปแบบที่คงที่ ระบบจะสามารถใช้เงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อค้นหา และแยกแยะข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สำหรับเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบที่ตายตัวนั้น เช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญา ที่การจัดวางข้อมูลอาจแตกต่างกันออกไป ระบบ AI ประมวลผลเอกสารจะใช้เทคโนโลยี NLP เพื่อทำความเข้าใจบริบท และความหมายของข้อมูลในเอกสาร ซึ่งจะทำให้การระบุ และการดึงข้อมูลที่ต้องการทำได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีการสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า 

4. การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เมื่อระบบ AI Document processing ทำการดึงข้อมูลเรียบร้อยแล้ว หลังจากระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมาได้เทียบกับกฎ (Rules) หรือรูปแบบที่ได้กำหนดเอาไว้เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่ดึงออกมานั้นถูกต้อง ซึ่งหากทำการตรวจสอบแล้วข้อมูลมีความคาดเคลื่อน หรือมีโอกาสที่ข้อมูลอาจจะผิดได้ ระบบจะทำเครื่องหมายไว้เพื่อให้คนเป็นคนเข้ามาตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ตัวอย่างเช่น ระบบ aiScript ที่ทาง AIGEN ได้พัฒนาขึ้น จะสามารถตรวจสอบข้อมูลที่อยู่ที่ดึงได้จากบัตรประชาชนว่าตำบล อำเภอ และจังหวัดที่ดึงออกมาได้นั้นถูกต้องหรือไม่ โดยเทียบกับฐานข้อมูลที่มีอยู่ หากพบว่าข้อมูลที่ดึงออกมานั้นไม่ถูกต้อง ระบบจะแก้ไขให้แบบอัตโนมัติ เป็นต้น 

นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถกำหนดขั้นตอนของการอนุมัติ และการมอบหมายหน้าที่ให้กับทีมที่เกี่ยวข้องได้เช่นกันตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ ด้วยวิธีการเหล่านี้จะทำให้ธุรกิจประหยัดที่ต้องใช้ในการติดตาม และตรวจสอบข้อมูล และหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการจัดการกับข้อมูลในเอกสาร

5. การทำ Post-processing

โดยขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนของการกระจายข้อมูลข้อมูลที่ได้ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วไปยังหน่วยงาน หรือระบบที่เกี่ยวข้อง ซึ่งธุรกิจสามารถ Export ข้อมูล และส่งไปยังระบบ SAP, ERP หรือ CRM เป็นต้น นอกจากนั้นระบบ AI Document process ยังสามารถแปลง หรือ Convert ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่แอปพลิเคชันของธุรกิจ หรือผู้ใช้งานสามารถนำไปใช้งานต่อได้โดยทันที ตัวอย่างเช่น ข้อมูลที่ได้รับการตรวจสอบเรียบร้อยแล้วนั้นสามารถส่งต่อเพื่ออัปเดตข้อมูลในระบบบัญชีได้โดยทันที หรือส่งข้อมูลเข้าไปในระบบ ERP หรือระบบรายงานเพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ และตัดสินใจต่อไป

การทำให้ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลจากเอกสารทำได้แบบอัตโนมัตินั้นจะทำให้ขั้นตอนที่การกรอกข้อมูลแบบแมนนวลนั้นหมดไป ซึ่งจะช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลจะผิดพลาด และประหยัดเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างมาก และในที่สุดเมื่อขั้นตอนการทำ Data-entry ที่ทำได้แบบอัตโนมัตินั้นจะทำให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายมากขึ้น และทำให้มั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนด และรักษามาตรฐานของการบันทึกขั้นตอนของการประมวลผลข้อมูลทั้งหมดไว้อย่างชัดเจน

ทำไมธุรกิจยุคใหม่ถึงควรนำระบบ AI Document processing ไปใช้งาน?

1. ลดความผิดพลาดของข้อมูล

การกรอกข้อมูล (Data entry) เข้าไปในระบบแบบแมนนวล หรือใช้คนนั้นมีโอกาสที่ข้อมูลอาจจะผิดพลาดได้ ซึ่งจะนำไปสู่ปัญหาที่ตามมาอีกหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่นำไปใช้ต่อไม่ถูกต้อง การตัดสินใจที่ผิดพลาด และปัญหาที่อาจจะเกิดจากการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งการนำระบบ AI Document processing มาใช้แทนการทำ Data-entry แบบแมนนวลนั้นจะช่วยลดการใช้คนในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ โดยเปลี่ยนจากการให้พนักงานกรอก มาเป็นให้พนักงานทำหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลที่ AI ดึงออกมาได้แทน ดังนั้นจึงมีโอกาสที่จะลดความผิดพลาดของข้อมูลลงได้ โดยที่เครื่องมือ AI จะช่วยทำให้การระบุ ดึง และตรวจสอบข้อมูลสามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ และแม่นยำมากยิ่งขึ้น  

2. รองรับเอกสารจำนวนมากได้เป็นอย่างดี

แน่นอนว่าเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น จำนวนเอกสารที่ต้องใช้ก็จะมีมากขึ้นเช่นกัน ซึ่งด้วยการคีย์ข้อมูลแบบแมนนวล หรือการใช้คนที่มีอยู่เท่าเดิมนั้นไม่สามารถรองรับกับจำนวนเอกสารที่มากขึ้นได้อย่างแน่นอน และจะทำให้เกิดปัญหาการทำงานที่ล่าช้า หรือไม่ทันกับเดดไลน์ รวมไปถึงการให้บริการลูกค้าล่าช้าตามมาได้ ตรงกับข้ามกับการนำระบบ AI Document processing มาใช้งานจะทำให้ธุรกิจจัดการกับจำนวนเอกสารที่มีมากขึ้นได้อย่างไม่มีข้อจำกัด เนื่องจากระบบสามารถทำงานได้ตลอดเวลาแบบไม่ต้องหยุดพัก ประหยัดเวลาในการทำงาน และมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ได้มีความถูกต้อง สามารถนำไปใช้งานต่อได้ทันที 

3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ธุรกิจชั้นนำแห่งหนึ่งที่ได้นำ aiScript บริการ AI Document processing ไปใช้งานจริงนั้นได้กล่าวไว้ว่า “หลังจากนำ aiScript มาใช้งานนั้นช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดเวลาการทำงานจากเดิมได้ถึง 8 เท่า” จะเห็นได้ว่าการนำระบบ AI Document processing มาใช้งานแทนการทำงานแบบแมนนวลแบบเดิมนั้นช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างดี โดยเปลี่ยนให้พนักงานมีเพียงหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลที่ AI ดึงออกมาได้ในขั้นตอนสุดท้ายเท่านั้น ทำให้พนักงานเองมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ และความคิดสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น

4. เชื่อมต่อกับระบบการทำงานในปัจจุบันได้

หากข้อมูลที่ดึงออกมาได้ไม่สามารถส่งต่อไปยังโปรแกรมที่ธุรกิจใช้อยู่ได้แบบอัตโนมัติ แน่นอนว่าย่อมทำให้การทำงานนั้นไม่สะดวก และอาจจะเพิ่มภาระให้กับคนทำงานได้ ซึ่ง aiScript ระบบ AI Document processing ที่ทาง AIGEN ได้พัฒนาขึ้นนั้นได้ออกแบบมาให้ธุรกิจสามารถนำไปเชื่อมต่อกับโปรแกรม หรือแอปพลิเคชันที่ธุรกิจใช้อยู่ได้ผ่านทางการเชื่อมต่อ API เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานทำได้อย่างไหลลื่น โดยสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมยอดฮิตของธุรกิจไม่ว่าจะเป็น SAP, ERP หรือโปรแกรมอื่นๆ

aiScript ระบบ AI Document processing สำหรับธุรกิจยุคใหม่

AIGEN ได้พัฒนา aiScript บริการระบบ AI Document processing เพื่อยกระดับการทำ Data-entry ของธุรกิจให้ทำได้แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจได้ดีกว่าซอฟต์แวร์ OCR ทั่วไปด้วยการใช้เทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อน หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered OCR รองรับเอกสารได้มากกว่า 16 ประเภท ทั้งเอกสารที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว และเอกสารที่ไม่ได้รูปแบบที่แน่นอน ไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้าธุรกิจก็สามารถทำ OCR ได้ด้วยความสามารถของโมเดล AI ที่เทรนเอกสารมามากกว่าล้านฉบับ อีกทั้งยังสามารถแยกประเภทของข้อความ และประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ และยังรองรับกับข้อจำกัดของเอกสารได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงยังสามารถ Customize workflow การทำ OCR ให้เหมาะกับแต่ละธุรกิจได้อีกด้วย โดยธุรกิจสามารถทดลองใช้งาน aiScript ฟรีได้ที่ AIGEN Web portal

หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยในการยกระดับการทำ Data-entry ให้กับธุรกิจด้วยการนำระบบ AI Document processing ไปใช้งาน ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำ ระบบ AI Document processing ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่