Workflow automation กับบทบาทในการกำหนดวิธีการทำงานใหม่ให้กับธุรกิจ

จากการเข้ามาของเทคโนโลยีต่างๆ ทำให้พฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว จึงทำให้องค์กร และธุรกิจต่างต้องปรับตัวให้ทันกับพฤติกรรมของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป จึงมีการนำ digital transformation มาใช้ในการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับกระบวนการทำงานต่างๆมากขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจ

Automation หรือระบบอัตโนมัติเป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ธุรกิจในหลายอุตสาหกรรมนำมาใช้กันมากขึ้น เพื่อพัฒนากระบวนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติ ลดการทำงานแบบรูทีน หรืองานที่ต้องทำซ้ำไปมา โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อที่จะเพิ่มศักยภาพในการทำงานให้สูงขึ้น และสนับสนุนให้พนักงานทำงานกันได้ง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีขึ้นกว่าเดิม และหนึ่งในประเภทของ automation คือ workflow automation ที่จะมาทำให้กระบวนการทำงานภายในองค์กรมีความสอดคล้องกัน และโปร่งใส โดยการนำซอฟต์แวร์ หรือแอปพลิเคชันทางธุรกิจมาใช้ในการจัดการทำให้กระบวนการทำงานทำได้โดยอัตโนมัติที่มีพนักงานเข้ามาเกี่ยวข้องน้อยที่สุด ในบทความนี้ AI GEN จะพามาทำความรู้จักกับระบบ workflow automation รูปแบบใหม่ในการทำงานยุคใหม่ที่จะมายกระดับกระบวนการทำงานทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ คล่องตัว และตอบโจทย์กับรูปแบบการทำงานในปัจจุบันมากยิ่งขึ้น

Workflow automation คืออะไร

Workflow automation คือกระบวนการในการใช้ตรรกะ (logic) ที่อิงตามกฎที่ได้กำหนดไว้ (rule-based) เพื่อทำให้ชุดหน้าที่งานสามารถทำงานได้แบบอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีพนักงานเข้ามาแทรกแซง โดยที่ workflow หรือกระแสงาน คือชุดของหน้าที่งานที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จสิ้นนั่นเอง และหลังจากที่ได้มีการกำหนดตรรกะ และกฏไว้เรียบร้อยแล้ว workflow หรือกระแสงานจะสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ถูกส่งเข้ามาในอีเมล์ หรือช่องทางการสื่อสารอื่นๆ และส่งข้อมูลเหล่านั้นเข้าไปใน spreadsheet หรือฐานข้อมูลขององค์กรที่ได้มีการกำหนดเอาไว้ได้แบบอัตโนมัติ โดยขั้นตอนเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องมีคนในทีมของคุณเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเลย 

โดยการนำกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติมาใช้งานนั้น จะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลา และค่าใช้จ่าย ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร Workflow automation จะเข้ามาช่วยปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะสมที่สุด โดยนำซอฟต์แวร์มาใช้แทนการทำงานแบบแมนนวลทั้งกระบวนการ หรือในบางกระบวนการ โดยซอฟต์แวร์ workflow automation ในปัจจุบันนั้นสามารถทำได้ด้วยฟีเจอร์ low-code, drag-and-drop หรือลากและวาง และมี user-interface ที่ใช้งานง่าย

โดยเครื่องมือ workflow automation หลายๆตัวจะมีความสามารถ AI หรือ Artificial intelligence รวมอยู่ในนั้นด้วย เพื่อให้การออกแบบกระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติสามารถทำได้อย่างสมบูรณ์แบบมากอย่างขึ้น

ประเภทของ Workflow automation

IBM ได้แบ่งประเภทของ workflow automation ไว้เป็น 2 ประเภท ได้แก่

1. Business process workflow หรือ BPM

วิธี Business process workflow คือการสร้างขั้นตอนและกระบวนการทางธุรกิจที่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีที่สุด เป็นวิธีที่ขับเคลื่อนการสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่มุ่งไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายสำคัญที่ธุรกิจได้กำหนดเอาไว้ ในหลายๆเคสซอฟต์แวร์ workflow automation ได้ถูกออกแบบตามหลักของแนวคิดของ BPM นั่นเอง โดยซอฟต์แวร์จะทำให้ขั้นตอนทางธุรกิจสามารถทำได้โดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้หน้าที่งานนั้นๆที่แต่เดิมต้องใช้พนักงานในการทำ การทำ autofill ข้อมูลใน Microsoft Excel หรือการใช้กลุ่มคำสั่งที่ใช้ทำงานอัตโนมัติใน โปรแกรม Microsoft Excel ถือเป็นตัวอย่างของการทำ business workflow automation

2. Robotic process workflows

ในปัจจุบันซอฟต์แวร์ทำให้กระบวนการทำงานของ robotic เป็นไปโดยอัตโนมัติ หรือที่รู้จักกันว่า Robotic process automation (RPA) และได้ถูกออกแบบให้หุ่นยนต์สามารถทำงานได้เหมือนกับมนุษย์ ในหลายๆเคส bots จะทำงานควบคู่ไปกับทีม IT (หรือทีมอื่นๆ) เพื่อซัพพอร์ตงานหลังบ้าน โดยที่ bot สามารถระบุ และแนะนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดได้ นอกจากนั้น bot ยังสามารถแบ่งเบางานในการตอบคำถามและให้ความช่วยเหลือลูกค้า (Help desk), การตรวจสอบในการเข้าใช้ระบบ และเข้าไปตรวจสอบเมื่อเกิดข้อผิดพลาด

Workflow automation ทำงานอย่างไร?

การทำ workflow automation เริ่มต้นจากธุรกิจ หรือองค์กรระบุหน้าที่งานที่ต้องการทำให้เสร็จสิ้นแบบอัตโนมัติ หลังจากนั้นทำการสร้างกฎ (rule) และตรรกะ (logic) ที่จะกำหนดว่าแต่ละหน้าที่งานจะทำให้เสร็จสิ้นได้อย่างไร ขั้นตอนสุดท้ายซอฟต์แวร์จะทำงานตามกฏและตรรกะที่ทางธุรกิจได้กำหนดไว้ล่วงหน้าแล้วนั่นเอง

โดยที่กฏเกณฑ์ และตรรกะมักจะใช้ชุดคำสั่ง “if-then” เพื่อที่เป็นคำแนะนำในการบอกโปรแกรมว่าสิ่งที่ต้องทำมีอะไรบ้าง และจะไปต่อยังหน้าที่งานต่อไปอย่างไร ซอฟต์แวร์ workflow automation จะใช้คำสั่ง และตรรกะเหล่านี้ในการทำชุดหน้าที่งานเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นได้แบบอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มจนจบขั้นตอนการทำงาน จึงทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้พนักงานในการทำหน้าที่เหล่านี้อีกต่อไป 

ประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับจากการนำระบบ Workflow automation

ระบบ automation ลดความผิดพลาดในการทำงาน และขจัดหน้าที่งานที่กินเวลา และงานที่ต้องทำซ้ำไปซ้ำมา ตัวอย่างเช่น การใช้คนในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ องค์กร หรือธุรกิจที่ยังใช้วิธีการทำงานในรูปแบบเดิมที่เป็นแบบแมนนวลนั้นจะไม่สามารถขยายธุรกิจให้เติบโตขึ้นได้ด้วยการใช้คน และเงินลงทุนจำนวนมาก และด้วยการนำระบบการทำงานแบบอัตโนมัติมาใช้งานทำให้ธุรกิจสามารถขยายขีดความสามารถเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจได้

ระบบ workflow automation มีประโยชน์กับธุรกิจในหลากหลายด้าน ดังต่อไปนี้

• สร้างกระบวนการทำงานที่ลดต้นทุนให้กับองค์กร
• ยกระดับการบริหารจัดการหน้าที่งาน
• ลดเวลาการทำงานในแต่ละขั้นตอน
• ลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยการใช้พนักงาน หรือการพลั้งเผลอ
• การอนุมัติ และการส่งต่อเอกสารได้แบบอัตโนมัติ

ตัวอย่างการนำ Workflow automation ไปใช้งานในธุรกิจ

คุณสามารถนำระบบ automation ไปใช้กับ workflow หรือกระแสงานได้ทุกประเภท ตัวอย่างเช่น หน่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคล สามารถทำให้การทำเทมเพลตเอกสารสำหรับการ onboarding พนักงานใหม่ทำได้โดยอัตโนมัติ หรือตั้งค่า และทำให้สามารถการอนุมัติเอกสารต่างๆทำได้โดยอัตโนมัติสำหรับพนักงานในองค์กร โดยคุณมักจะพบการนำซอฟต์แวร์ workflow automation ไปใช้กับหน้าที่งานดังต่อไปนี้

• การตลาด : กระบวนการจัดการทางการตลาดใช้ workflow automation ในการจัดการแคมเปญทางการตลาด, ช่องทางในการสื่อสารกับลูกค้า และการวัดผลต่างๆ
• การขาย : ซอฟต์แวร์ CRM จะมีฟีเจอร์การจัดการ workflow หรือ workflow management โดยซอฟต์แวร์เหล่านี้จะช่วยให้การสื่อสารกับลูกค้า การกรอกฟอร์มให้สมบูรณ์ และการประสานงานระหว่างหน่วยงานสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น CRM จะทำการแจ้งเตือนการอนุมัติ และอัพเดทข้อมูลในแดชบอร์ดภายในองค์กรให้แบบอัตโนมัติเมื่อลูกค้ามีความเคลื่อนไหวในด้านต่างๆ เช่น มีการเซ็นเอกสาร หรือกรอกข้อมูลมาในแบบฟอร์ม เป็นต้น
• การเงิน : การทำงานแบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มความเสมอต้นเสมอปลายในการชำระเงิน  ควบคุมการปฏิบัติตามข้อกำหนด และทำให้การคาดการณ์ และการจัดเก็บรายได้มีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น
• การผลิต : ระบบ workflow automation มาช่วยการทำงานในรูปแบบกะ ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน และยกระดับการควบคุมคุณภาพในการผลิตให้ดีมากยิ่งขึ้น อีกทั้งการทำให้กระแสงานทำได้โดยอัตโนมัตินั้นช่วยลดระยะเวลาในการอนมุติในเรื่องการจัดซื้อ การของบประมาณ และตลอดจนขั้นตอนทั้ง supply chain ทำให้หน่วยงานผลิตสามารถทำให้กระแสงานเป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่การขออนุมัติจัดซื้อ การทำสัญญา จนถึงขั้นตอนการพัฒนาสินค้าเพื่อเข้าสู่ตลาด
• Information security : ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติในด้านไอทีจะช่วยลดภัยคุกคามด้านความปลอดภัยด้วยการตอบสนองที่ฉับไวยิ่งขึ้น การสร้างรายงานเหตุการณ์แบบอัตโนมัติ และการเชื่อมต่อกับเครื่องมือรักษาความปลอดภัยที่มีอยู่เดิม รวมถึงการให้คำแนะนำนั้นจะทำให้หน่วนงาน IT สามารถบริหารจัดการระบบ ecosystem แบบ hybrid และ cloud ได้ดียิ่งขึ้น นอกจากนั้นองค์กรยังสามารถใช้ workflow ในการจัดการกับภัยคุกคามทางอินเตอร์เน็ตที่อาจจะเกิดขึ้นได้โดยอัตโนมัติ เพื่อยกระดับความปลอดภัยของข้อมูลให้กับองค์กร
• การจัดการงาน IT : สำหรับการจัดการเรื่องเครือข่ายภายในองค์กรนั้น ระบบ workflow automation ช่วยในการจัดการผู้ใช้งานที่อยู่ในเครือข่ายในแผนกต่างๆ เช่น หน่วยงานขาย การเงิน กฎหมาย และทีมแอดมิน เป็นต้น

รู้จักกับ aiScript Workflow Automation ตัวช่วยจัดการข้อมูลในเอกสารได้แบบอัตโนมัติ

AI GEN ได้พัฒนา aiScript workflow automation ขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการลดภาระงานในการกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบ หรือใน spreadsheet ที่มีความยุ่งยากต้องใช้ทั้งคน และเวลาในการทำงานส่วนนี้เป็นอย่างมาก และเพื่อลดภาระงานในส่วนนี้ aiScript workflow automation นั้นไม่เพียงแต่จะดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆได้ แต่ยังสามารถที่จะออกแบบ workflow การทำงานได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจได้แบบครบวงจร เริ่มต้นตั้งแต่การนำเข้าเอกสาร ธุรกิจสามารถกำหนดได้ว่าเอกสารจะนำเข้ามาจากช่องทางไหนไม่ว่าจะเป็นอีเมล์ ไลน์ หรือช่องทางอื่นๆ หลังจากนั้น aiScript จะทำการดึง และประมวลผลเอกสารตามข้อมูลที่แต่ละธุรกิจต้องการ เมื่อประมวลผลข้อมูลเรียบร้อยแล้วจะส่งข้อมูลเข้าไปยัง spreadsheet หรือฐานข้อมูลขององค์กรที่ได้กำหนดเอาไว้ได้แบบอัตโนมัติ เรียกได้ว่าทุกขั้นตอนที่กล่าวมานั้นแทบไม่ต้องใช้พนักงานในการเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยเลย เพียงแค่ตั้งกฎ และตรรกะตามขั้นตอนการทำงานของธุรกิจหลังจากนั้นระบบ aiScript workflow automation จัดการให้ตั้งแต่ต้นจนจบ ประหยัดเวลา และประหยัดค่าใช้จ่าย อีกทั้งเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กรในภาพรวม เนื่องจากพนักงานมีเวลาไปทำงานในส่วนที่สามารถสร้างรายได้ให้กับองค์กรได้มากยิ่งขึ้นนั่นเอง เพื่อให้เห็นภาพการทำงานของระบบ aiScript workflow automation สามารถดูได้จากวิดีโอด้านล่างนี้

ส่งท้ายบทความ

จากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีทำให้การทำงานแบบอัตโนมัติไม่ใช่เรื่องยาก และไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่อีกต่อไป โดยการนำระบบ workflow automation มาใช้งานกับธุรกิจนั้นจะช่วยทำให้การทำงานราบรื่น มีประสิทธิภาพ และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ และสร้างรายได้ให้กับองค์กรได้มากขึ้นเช่นกัน อีกทั้งยังเพิ่มขีดความสามารถให้กับองค์กรโดยการนำเครื่องมือ และซอฟต์แวร์มาช่วยทำให้การทำงานเป็นไปอย่างคล่องตัว สะดวก และรวดเร็ว ตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุคดิจิทัล

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาโซลูชัน AI มาใช้งานเพื่อยกระดับให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบ Automation และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานภายในองค์กร รวมถึงต้องการที่ปรึกษา และพาร์ทเนอร์คู่คิดให้กับธุรกิจของคุณ ปรึกษาพวกเรา AI GEN (ไอเจ็น) ได้ที่นี้เลยค่ะ