โซลูชัน AI-Powered OCR คืออะไร ช่วยธุรกิจในปัจจุบันได้อย่างไรบ้าง?

ยิ่งธุรกิจเติบโตมากขึ้น เอกสารต่างๆก็มีจำนวนมากขึ้นตามไปด้วย ทำให้หลายธุรกิจต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการจัดการกับเอกสาร รวมถึงการกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบขององค์กร ส่งผลให้กระบวนการทำงานต้องใช้เวลานานขึ้น ข้อมูลมีโอกาสที่จะผิดพลาดได้ และพนักงานหมดเวลาการทำงานไปกับงานที่ต้องทำซ้ำๆแบบเดิมๆ ซึ่งกระบวนการทำงานในรูปแบบเดิมนี้อาจจะไม่ตอบโจทย์กับการทำธุรกิจในปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว และคล่องตัว เพื่อให้ทันกับพฤติกรรมของลูกค้า และโลกของธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว

ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจึงเป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน โดยเฉพาะการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาใช้กับธุรกิจ เพื่อช่วยลดภาระให้กับพนักงานภายในองค์กรให้มีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น และให้ AI มาช่วยทำงานในส่วนที่เป็นงานที่ต้องทำในรูปแบบเดิมๆซ้ำๆ เนื่องจาก AI สามารถทำงานในส่วนนี้ได้ด้วยความรวดเร็ว และแม่นยำมากกว่ามนุษย์ จนทำให้เกิดเป็นกระบวนการทำงานสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ หรือที่เรียกว่า  Intelligent Document Processing (IDP)  

การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ หรือ IDP นั้นเป็นกระบวนการทำงานการดึงข้อมูลจากเอกสารในรูปแบบต่างๆเข้าสู่ระบบฐานข้อมูลขององค์กร โดยมีเทคโนโลยี OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีพื้นฐานในการเปลี่ยนข้อความที่อยู่ในเอกสารประเภทต่างๆให้อยู่ในรูปแบบของข้อความที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ แต่การใช้เทคโนโลยี OCR อย่างเดียวยังไม่เพียงพอที่จะใช้ในการอ่านเอกสารที่ไม่มีรูปแบบที่แน่นอนได้ จึงเป็นที่มาของการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาเพิ่มศักยภาพให้กับ OCR ด้วยความสามารถของ AI ทำให้สามารถอ่านเอกสารที่ไม่มีรูปแบบที่แน่นอนได้ จึงทำให้โซลูชั่น OCR ที่มีเทคโนโลยี AI อยู่เบื้องหลังการทำงานสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการอ่าน และประมวลผลเอกสารได้แม่นยำมากยิ่งขึ้น 

ในบทความนี้ AIGEN จะมาอธิบายเกี่ยวกับโซลูชัน AI-Powered OCR เพื่อให้แต่ละธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้ได้ ช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลา และบุคลากรในขั้นตอนการทำ Data-entry และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจได้

เทคโนโลยี OCR คืออะไร?

OCR หรือ Optical Character Recognition คือกระบวนการในการเปลี่ยนข้อความที่อยู่ในรูป ให้อยู่ในรูปแบบของข้อความ หรือกล่าวได้ว่าเป็นการสร้างข้อความ หรือไฟล์เอกสารจากไฟล์สแกนเอกสารทั้งในรูปแบบการพิมพ์ หรือลายมือ 

เพื่อให้เห็นภาพมากยิ่งขึ้น ลองนึกถึงโค้ด หรือ Serial number ที่มีทั้งตัวเลข และตัวหนังสือที่เราอยากเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เทคโนโลยี OCR จะช่วยให้เราสามารถเก็บข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลได้ โดยใช้เทคโนโลยีในหลากหลายรูปแบบ ในการประมวลผลข้อมูลในรูปถ่ายนั้นๆ ดึงข้อมูลตัวอักษรออกมา และทำการจำแนกตัวหนังสือเหล่านั้น

สิ่งที่ OCR ไม่สามารถทำได้ คือการอ่านวัตถุ หรือสิ่งของที่เราต้องสแกน OCR ทำหน้าที่เพียงแค่อ่านตัวหนังสือที่เราตั้งใจจะเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าเราทำการสแกนคำศัพท์ เทคโนโลยี OCR จะทำการอ่าน และเรียนรู้ตัวหนังสือเหล่านั้น แต่เทคโนโลยี OCR ไม่ได้รู้ความหมายของคำคำนั้น

เพิ่มศักยภาพให้กับเทคโนโลยี OCR ด้วย AI

ด้วยเทคโนโลยี OCR เพียงอย่างเดียวสามารถดึงข้อมูลจากเอกสารได้แบบอัตโนมัติก็จริง แต่จำกัดเฉพาะอยู่ที่เอกสารที่มีรูปแบบ หรือแพทเทิร์นที่แน่นอนตายตัว รวมถึงต้องให้คนสร้างเทมเพลต หรือรูปแบบของเอกสารนั้นไว้ก่อนล่วงหน้าเพื่อทำให้ระบบสามารถอ่าน และดึงข้อมูลจากเอกสารนั้นได้ โดยรูปแบบการดึงข้อมูลที่ใช้ OCR อย่างเดียวนั้น หากต้องการดึงข้อมูลจากเอกสารรูปแบบใหม่ หรือเป็นเอกสารจากผู้ผลิตคนละรายระบบจะไม่สามารถทำการอ่าน และดึงข้อมูลจากเอกสารนั้นได้

แต่เมื่อนำเทคโนโลยี AI มาผนวกกับ OCR หรือที่เราเรียกกันว่าโซลูชัน AI-OCR ทำให้ข้อจำกัดในการอ่าน และดึงข้อมูลเอกสารที่เคยมีหมดไป เนื่องจากโซลูชัน AI-Powered OCR มีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังสำคัญ ทำให้สามารถดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ และในหลากหลายเทมเพลต ตัดปัญหาเรื่องการต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้า รวมถึงลดกระบวนการในการทำงานลงได้ ด้วยความสามารถอันทรงพลังของระบบ AI ทำให้การดึงข้อมูลทำงานได้อย่างรวดเร็ว อัตโนมัติ และการันตีถึงความแม่นยำสูง นอกจากนั้นเทคโนโลยี AI ยังเป็นตัวขับเคลื่อนสามารถทำให้การประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติ หรือ IDP เกิดขึ้นได้ ตั้งแต่การดึงข้อมูลจากเอกสารจนถึงกรอกข้อมูลลงไปในระบบที่ต้องการ

โดยโซลูชัน  AI-Powered OCR มีจุดมุ่งหมายหลักในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร ประหยัดเวลา และทรัพยากรบุคคล โดยทำให้การจัดการข้อมูลจากเอกสารเป็นไปแบบอัตโนมัติ และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น ดังต่อไปนี้

• การกรอกข้อมูล และการดึงข้อมูลจากเอกสารได้แบบอัตโนมัติ
• การแยกประเภทของข้อมูลในเอกสารได้แบบอัตโนมัติ
• การแยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ
• การส่งต่อ และจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลขององค์กร
• การกำหนด Business logic เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานบางอย่างทำได้แบบอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น
• การนำข้อมูลที่ได้จากเอกสารไปใช้ในการประมวลผลต่อได้แบบเรียลไทม์

ตัวอย่างการนำโซลูชัน AI-Powered OCR ไปใช้งานกับธุรกิจประเภทต่างๆ

โซลูชัน AI-Powered OCR สามารถนำไปปรับใช้ได้ธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรมที่ต้องมีการจัดการกับปริมาณเอกสารที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก และต้องการปรับเปลี่ยน และยกระดับกระบวนการทำงานให้เป็นรูปแบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดเวลาในการจัดการข้อมูลจากเอกสาร เพื่อลดภาระงานแมนนวล และทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ หรืองานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น รวมทั้งตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุค Data driven ที่สามารถนำข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย

ธุรกิจประกัน

• E-Application : ลูกค้าสามารถพิมพ์ใบสมัครได้ผ่านทางแอปพลิเคชั่นและนำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารประกอบการซื้อขาย เช่น บัตรประชาชน สมุดบัญชี และอื่นๆ
• การดึงข้อมูลจากเอกสารคำขอ : นำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสาร ลดเวลาที่พนักงานต้องพิมพ์เอกสารเข้าระบบ ทำให้บริษัทสามารถอนุมัติกรมธรรม์ได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น
• การพิจารณาการออกกรมธรรม์ : นำโซลูชั่น  AI-Powered OCR Solution มาใช้ในการจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารต่างๆที่ลูกค้าส่งมา ไม่ว่าจะเป็นเอกสารประวัติการรักษาและผลตรวจสุขภาพในกรณีที่ลูกค้าสมัครผลิตภัณฑ์ที่มีความคุ้มครองสุขภาพด้วย และส่งเข้าระบบโดยตรงเพื่อให้ระบบนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อได้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาการพิจารณาการรับประกันภัยได้ ซึ่งจะทำให้การออกกรมธรรม์มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และยังสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าได้อีกด้วย
• การพิจารณาสินไหม : การนำโซลูชั่น  AI-Powered OCR Solution มาใช้ทำให้สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบแถลงอุบัติเหตุ รายงานแพทย์ ใบรับรองแพทย์ ใบเสร็จรับเงินจากโรงพยาบาล เป็นต้น เพื่อนำเข้าระบบไปใช้ในการประเมิณการพิจารณาสินไหมต่อไปได้ ช่วยลดเวลาในการพิจารณาสินไหมได้เป็นอย่างมาก ซึ่งจะช่วยสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างมาก

ธุรกิจการเงิน และธนาคาร

• E-Application : ลูกค้าสามารถพิมพ์ใบสมัครได้ผ่านทางแอปพลิเคชัน และนำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารประกอบการสมัครใช้บริการ เช่น บัตรประชาชน สมุดบัญชี และอื่นๆ
• การดึงข้อมูลจากเอกสารคำขอเพื่อใช้บริการ : นำระบบ AI-Powered OCR Solution มาช่วยจัดการดึงข้อมูลจากเอกสาร ลดเวลาที่พนักงานต้องพิมพ์เอกสารเข้าระบบ ทำให้สถาบันการเงินสามารถอนุมัติสินเชื่อ และบริการทางการเงินอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
• การพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ : โดยการนำโซลูชัน  AI-Powered OCR มาใช้ในการจัดการดึงข้อมูลจากเอกสารต่างๆ ที่ลูกค้าส่งมา ไม่ว่าจะเป็นเอกสารสลิปเงินเดือน บัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน Bank statement เป็นต้น  และส่งเข้าระบบโดยตรงเพื่อให้ระบบนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อได้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาการพิจารณาอนุมัติสินเชื่อลงได้ ซึ่งจะทำให้การอนุมัติสินเชื่อมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น และยังสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าได้อีกด้วย

ธุรกิจโรงพยาบาล

• การลงทะเบียนเข้ารับการรักษา : ประหยัดเวลาในการกรอกเอกสารต่างๆเมื่อต้องการเข้ารับการรักษาที่โรงพยาบาล โดยการนำ AI-Powered OCR Solution เข้ามาช่วยในการดึงข้อมูลจากเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน บัตรประกันสุขภาพ และอื่นๆ ทำให้เจ้าหน้าที่ที่รับลงทะเบียนสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น อีกทั้งยังสร้างความประทับใจด้วยบริการที่รวดเร็วทันใจ

ธุรกิจการผลิต

• การดึงข้อมูลจาก Invoice : การนำโซลูชัน AI-Powered OCR มาใช้กับการจัดการข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice จาก Vendor จะช่วยให้ธุรกิจการผลิตประหยัดเวลาในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบบัญชีได้เป็นอย่างมาก และทำให้ขั้นตอนการทำจ่ายทำได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น ลดภาระงานแมนนวล อีกทั้งยังทำให้พนักงานมีเวลาไปทำงานที่สร้างมูลค่า และคุณค่าให้กับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ของการนำโซลูชัน AI-Power OCR ไปใช้งานกับธุรกิจ

หากธุรกิจไหนมีการทำ Digital transformation พื่อปรับเปลี่ยนให้องค์กรตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุคดิจิทัล หนึ่งในรูปแบบที่องค์กรสามารถทำได้อย่างรวดเร็วที่สุด คือ Process Transformation ซึ่งคือการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อให้ธุรกิจสามารถสร้างสรรค์กระบวนการทำงานใหม่ๆได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดต้นทุน ลดรอบของการทำงาน และเพิ่มคุณภาพ ดังนั้นเทคโนโลยี AI-Power OCR จึงถือเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยในการทำให้กระบวนการทำงานของธุรกิจเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์เรื่องการลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างมาก และเทคโนโลยี AI-Power OCR ยังมีประโยชน์กับธุรกิจอีกมากมาย ดังต่อไปนี้

• ประหยัดเวลาในการทำงาน

ถ้าหากคุณรู้สึกเสียเวลากับการทำงานเอกสารในรูปแบบเดิมๆ และประสบปัญหากับการบริหารจัดการเวลาในการทำงาน โซลูชัน AI-Powered OCR สามารถช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของการนำโซลูชัน AI-Powered OCR เข้ามาใช้กับการทำงาน คือคุณจะมีเวลาโฟกัสกับงานอื่นที่มีประโยชน์กับธุรกิจของคุณได้มากยิ่งขึ้น เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลามานั่งสแกนเอกสารทีละใบ เพียงแค่สแกนเอกสารผ่านระบบ AI-OCR แทน ทำให้คุณมีเวลาเหลือที่จะไปทำงานอื่นมากขึ้น

• ประหยัดค่าใช้จ่าย

โซลูชัน AI-Powered OCR ทำให้คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการถ่ายเอกสาร และประหยัดค่าใช้จ่ายค่าบำรุงรักษาอุปกรณ์ภายในออฟฟิซ รวมถึงประหยัดค่าใช้จ่ายแฝงจากการที่เอกสารเสียหาย นอกจากนั้นการไม่ใช้กระดาษ ทำให้บริษัทลดค่าใช้จ่ายในการสั่งกระดาษได้อีกด้วย ถึงแม้ว่าการใช้โปรแกรม OCR เป็นการลงทุนล่วงหน้า แต่จะช่วยทำให้ธุรกิจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้

• ค้นหาเอกสารได้ง่ายมากขึ้น

ถ้าคุณต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลบางอย่างในเอกสาร โซลูชัน AI-OCR เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ เนื่องจากเอกสาร OCR สามารถค้นหาข้อความในเอกสารได้ 100%

• ยกระดับการให้บริการลูกค้า

ประโยชน์ที่สำคัญของเทคโนโลยี OCR  อีกอย่าง คือช่วยลดระยะเวลาการรอคอยของลูกค้าโดยทำให้เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลในเอกสารของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว หรือแม้กระทั่งในการรับสายลูกค้า เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าสามารถใช้ฟีเจอร์ค้นหาในโปรแกรม OCR เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้าโดยอย่างทันถ่วงที ด้วยประโยชน์เหล่านี้ช่วยเพิ่มอัตราการซื้อซ้ำให้กับธุรกิจ

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับธุรกิจ โดยการเปลี่ยนมาใช้ Business model ที่ไม่มีการใช้กระดาษ ทำให้การทำงานเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี AI-Powered OCR ที่สามารถจำแนกข้อความได้ ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลากับเรื่องเอกสารอีกต่อไป

• ความปลอดภัยของข้อมูลที่ดีกว่า

ไม่เพียงแต่ทำให้การกู้คืนข้อมูลเป็นเรื่องที่ง่ายมากขึ้น เทคโนโลยี OCR ยังช่วยในเรื่องของความปลอดภัยของข้อมูลอีกด้วย เหตุการณ์ข้อมูลรั่วไหลสามารถเกิดขึ้นได้กับทุกธุรกิจจากการสำรวจ 28%ของการรั่วไหลของข้อมูลเกิดขึ้นกับธุรกิจขนาดเล็ก โดยการนำเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้กับธุรกิจ ทำให้คุณไม่ต้องกังวลว่าเอกสารสำคัญของธุรกิจจะตกไปอยู่ในที่ที่ไม่ปลอดภัย  เพราะเมื่อข้อมูลถูกเก็บอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยลดความกังวลเรื่องข้อมูลรั่วไหลได้

• ลดความผิดพลาดของข้อมูล

โซลูชัน AI-Powered OCR ช่วยลดเรื่องความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในองค์กร คำผิด ไฟล์หาย และเอกสารอยู่ผิดที่ปัญหาเหล่านี้สามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจได้ รวมถึงสำหรับธุรกิจในบางอุตสาหกรรมความผิดพลาดเหล่านี้สามารถนำไปสู่ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลได้ โดยเฉพาะในธุรกิจโรงพยาบาล ด้วยการนำเทคโนโลยี AI-Powered OCR มาประยุกต์ใช้กับธุรกิจ ทำให้ลดปัญหา และความกังวลในเรื่องนี้ไปได้

>> AIGEN ได้รวบรวม 7 ซอฟต์แวร์ OCR ยอดฮิตในประเทศไทยประจำปี 2024 และวิธีการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ OCR ที่ตอบโจทย์ธุรกิจ เพื่อเป็นข้อมูลให้กับธุรกิจที่กำลังมองหาโซลูชัน OCR ไปใช้งานสามารถใช้เป็นข้อมูลในการประกอบการตัดสินใจได้ 👉คลิกเพื่ออ่านบทความ หรือหากคุณกำลังมองหาโซลูชัน AI-Powered OCR เพื่อนำไปใช้กับธุรกิจ และต้องการที่ปรึกษา และพาร์ทเนอร์คู่คิดให้กับธุรกิจของคุณ ปรึกษาพวกเรา AI GEN (ไอเจ็น) ได้ที่นี่เลยค่ะ

ต้องการนำโซลูชัน AI-Powered OCR ไปใช้งานกับธุรกิจ

AIGEN ได้พัฒนา aiScript บริการ AI-OCR เพื่อยกระดับขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจให้ทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น รองรับเอกสารมากกว่า 20 ประเภท ที่จะช่วยลดภาระงานกรอกเอกสารแบบแมนนวลให้กับพนักงาน ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจรองรับทั้งการใช้งานแบบ On cloud และ On Premise สามารถใช้งานได้ทั้งผ่านทางหน้า Web portal และเชื่อมต่อเข้ากับเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชันของธุรกิจได้ผ่านทาง API

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาบริการ AI-OCR ไปใช้งาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับขั้นตอนการทำงาน และการให้บริการลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำระบบ AI-OCR ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่