ประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้แบบอัตโนมัติด้วย OCR Invoice

โดยทั่วไปเกือบทุกธุรกิจได้ใช้ Invoice หรือใบแจ้งหนี้ที่เป็น hard copy ในการทำจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้า และบริการ โดยทั่วไปแล้วการกระทบยอดในใบแจ้งหนี้นั้นพนักงานที่รับผิดชอบจะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเรียกดูใบแจ้งหนี้หลายๆใบด้วยตนเอง และจดรายการต่างๆ ลงในบัญชีแยกประเภท แต่กระบวนการนี้สามารถทำให้ดี และมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ ด้วยลดการใช้กระดาษ ลดเวลาในการทำงาน รวมถึงลดขั้นตอนการทำงานแบบแมนนวล

ข้อเสียหลายประการของการทำ Invoice processing แบบแมนนวลนั้น ได้แก่ ต้นทุนที่สูงขึ้น ความต้องการกำลังคนที่มากขึ้น เวลาที่ใช้ในงานซ้ำๆ ที่มากขึ้น และปริมาณคาร์บอนฟุตพริ้นท์ที่มากขึ้นอีกด้วย วันนี้ AI GEN จะพามาทำความรู้จักกับระบบการประมวลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติด้วย OCR Invoice ตัวช่วยสำคัญที่จะยกระดับให้การทำงานของธุรกิจง่าย และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น

OCR Invoice คืออะไร

OCR Invoice หมายถึงกระบวนการของการดึงข้อมูลจาก Invoice ที่อยู่ในรูปแบบเอกสารสแกน หรือไฟล์ PDF และเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ ซึ่งสามารถแก้ไข และค้นหาในภายหลังได้

วิธีการเปลี่ยน Invoice ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

กระบวนการแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นไฟล์ดิจทัลสามารถแบ่งได้เป็น 3 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. เปลี่ยนเอกสาร Invoice ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล ซึ่งสามารถทำได้ด้วยวิธีดังต่อไปนี้

• สแกนเอกสาร Invoice
• ถ่ายรูปเอกสาร

2. การดึงข้อมูลจาก Invoice สามารถทำได้โดย

• พนักงาน : ให้พนักงานเป็นคนรีวิว โดยพนักงานจะเป็นคนวิเคราะห์รายละเอียดใน Invoice เพื่อดูว่ามีข้อมูลตรงไหนผิดหรือไม่อย่างไร อ่านข้อมูลในเอกสาร และทำการกรอกข้อมูลลงไปในระบบ หรือซอฟต์แวร์ขององค์กรเพื่อเก็บข้อมูลไว้ใช้ในขั้นตอนถัดไป
• คอมพิวเตอร์
  • Invoice OCR : เพื่อจำแนกข้อความ และตัวเลขที่อยู่ในเอกสาร
  • การดึงข้อมูล : เมื่อขั้นตอนการทำ OCR เสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนที่สำคัญถัดไปคือระบุว่าข้อความส่วนใดสอดคล้องกับกับฟิลด์ข้อมูลที่ถูกดึงออกมา ว่าฟิลด์นี้เป็นยอดจำนวนเงินรวม วันที่ของใบแจ้งหนี้ หรือผู้ขาย เป็นต้น
• การจัดเก็บข้อมูล : เมื่อทำการดึงข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้งานต่อได้
  • เก็บข้อมูลในฐานข้อมูลขององค์กร
  • Excel sheet
  • ระบบ ERP 

ทำไมธุรกิจถึงควรเปลี่ยนมาใช้ OCR Invoice

การเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลนั้นมีประโยชน์กับธุรกิจในหลากหลายมิติ ทำให้ธุรกิจสามารถติดตามขั้นตอนการทำงานได้ดียิ่งขึ้น ให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน และลดค่าใช้จ่าย โดยเหตุผลที่ธุรกิจของคุณควรพิจารณานำการประมวลผล Invoice แบบอัตโนมัติมาใช้งานมีดังต่อไปนี้

1. ทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ

การนำเทคโนโลยี OCR และ Deep learning มาใช้งาน ทำให้ธุรกิจสามารถที่จะใช้ไฟล์ Invoice หรือรูปถ่ายใบแจ้งหนี้ในการที่ดึงข้อมูลตาราง ข้อความ และข้อมูลในแต่ละฟิลด์ที่ต้องการออกมาจากใบแจ้งหนี้เหล่านั้น ทำการแก้ไขข้อมูลบางอย่างให้ถูกต้อง และเช็คว่าข้อมูลสินค้าในใบแจ้งหนี้ตรงกับข้อมูลที่ได้อนุมัติไปในระบบแล้วหรือไม่ และสุดท้ายดำเนินการทำจ่ายเมื่อเช็คข้อมูลทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ถือเป็นก้าวกระโดดครั้งใหญ่จากสิ่งที่ธุรกิจประกันเคยทำมา แต่ก็สามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์กับธุรกิจและลูกค้าเป็นอย่างมาก

2. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ด้วยการทำให้ใบแจ้งหนี้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลทำให้หลายๆ ขั้นตอนทางธุรกิจทำได้รวดเร็ว และไหลลื่นมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ธุรกิจร้านค้าปลีกที่ต้องดีลกับผู้ขายสินค้าหลายๆ เจ้าสำหรับการจัดส่งสินค้า และการดำเนินการเรื่องการจ่ายเงินในทุกๆ สิ้นเดือน ร้านค้าปลีกสามารถประหยัดเวลาจำนวนมากได้โดยใช้ขั้นตอนประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ ผู้ขายสินค้าเพียงแค่ทำการอัพโหลดบิล หรือใบแจ้งหนี้ในแอปพลิเคชัน หรือเว็บไซต์ และผู้ขายจะได้รับฟีดแบคโดยทันทีว่าความคมชัดของภาพเอกสารโอเคหรือไม่ รูปภาพมีข้อมูลใน Invoice ครบหรือไม่ หรือเป็นรูปถ่ายใบแจ้งหนี้จริง ไม่ได้เป็นใบแจ้งหนี้ปลอมที่ถูกสร้างขึ้นมา เป็นต้น ซึ่งทำให้ธุรกิจประหยัดเวลาในขั้นตอนนี้ไปได้มาก

3. ลดค่าใช้จ่าย

ธุรกิจค้าปลีกที่เป็นแฟรนไชส์สามารถประหยัดเงินจำนวนมากด้วยขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติโดยการใช้ OCR และ Deep learning จากเดิมที่จะต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้พนักงานที่มีหน้าที่ในการรีวิวถึง 3 คน เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ข้อมูลที่ผิดพลาดลดเหลือเพียงขั้นตอนเดียวเท่านั้นเมื่อใช้ OCR คอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่เป็นจำนวนมากได้รวดเร็วกว่าใช้คนทำ โดยคอมพิวเตอร์สามารถตรวจจับการทุจริต เช็คว่าข้อมูลในใบแจ้งหนี้ครบถ้วนและถูกต้องหรือไม่ รวมไปถึงการกรอกข้อมูลเข้าไปยังสปรดชีท หรือฐานข้อมูลได้แบบอัตโนมัติ จนถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการทำเรื่องจ่ายเงิน

4. การจัดเก็บข้อมูลที่ดียิ่งขึ้น

ในกรณีที่เกิดข้อพิพาท ผู้ขายสินค้าสามารถดูข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ได้อัพโหลดลงไปในแอปพลิเคชัน และผลลัพธ์หลังจากที่ระบบ OCR ทำการประมวลผลใบแจ้งหนี้แต่ละใบ โดยอธิบายถึงประเภทของสินค้า ปริมาณ ต้นทุน ภาษี และส่วนลด ในขณะที่ธุรกิจเองที่ได้นำระบบ OCR เพื่อประมวลผล และกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบแบบอัตโนมัติสามารถดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้เหล่านี้มาดูได้ในทุกเวลาเช่นกัน

5. ยกระดับความพึงพอใจของลูกค้า

ในขณะเดียวกันการประมวลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติยังสามารถช่วยธุรกิจยกระดับการให้บริการลูกค้าได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การจัดส่งสินค้าจากแพลตฟอร์ม E-commerce ไม่ครบตามออเดอร์ที่สั่งไป คุณสามารถติดต่อไปที่แพลตฟอร์ม E-commerce ส่ง Invoice ให้ผู้ให้บริการดู และแจ้งว่าสินค้าชิ้นไหนที่ยังไม่ได้รับตามออเดอร์ที่สั่งไป หลังจากนั้นผู้ให้บริการ E-commerce จะทำการอ่านใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จโดยอัตโนมัติ และค้นหาข้อมูลว่าสินค้าตัวไหนได้ถูกจัดส่งออกไปจากคลังสินค้าแล้วบ้าง และทำการส่งข้อความหาคุณว่าสินค้าที่ตกหล่นกำลังส่งไปให้คุณตอนนี้ เป็นต้น

6. ลด Ecological footprint

จากการตัวเลขประมาณการค้นพบว่าในบริษัทขนาดกลางจะมีการประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice อยู่ที่ประมาณ 50,000 ใบต่อเดือนซึ่งเทียบกับว่าต้องใช้ต้นไม้ 30 ต้นต่อปีกันเลยทีเดียว และจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ใช้จริงอาจจะเพิ่มขึ้นกว่านี้จากที่มีการทำสำเนาใบแจ้งหนี้เพิ่ม ซึ่งในจำนวนการใช้กระดาษเท่านี้ต้องจำเป็นต้องใช้น้ำสูงถึง 2.5 ล้านลิตรในการผลิตกระดาษเหล่านี้ ในช่วงเวลาดังกล่าว หากธุรกิจนำโปรแกรม OCR มาใช้ในการประมวลผลเอกสารแบบดิจิทัลแทนได้ จะช่วยลดการใช้ทรัพยากรทางธรรมชาติ และรักษาสิ่งแวดล้อมได้มากยิ่งขึ้น

OCR Invoice กับกระบวนการจัดการ Invoice ได้แบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice processing ได้มีการเปลี่ยนแปลงไปค่อนข้างมากตามเวลา จากเดิมที่ใช้วิธีการแบบแมนนวล หรือใช้คนในการตรวจสอบ มาจนถึงยุคปัจจุบันที่ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีจึงได้มีการคิดค้นเทคโนโลยี OCR Invoice หรือ OCR ใบแจ้งหนี้ ที่สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการได้จากใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลา และทรัพยากรที่ต้องใช้ในการดึง และประมวลผลข้อมูลได้เป็นอย่างมาก

เมื่อนำเทคโนโลยี OCR ผสานเข้ากับเทคโนโลยี AI หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered OCR นั้น ทำลายข้อจำกัดของเทคโนโลยี OCR ในรูปแบบเดิม นั่นคือไม่จำเป็นต้องมีการสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ก่อน ทำให้ประหยัดเวลาที่ต้องใช้สร้างเทมเพลตล่วงหน้าลงได้ รวมถึงสามารถอ่าน และประมวลผลเอกสารทั้งแบบที่มีรูปแบบที่แน่นอน และเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบที่แน่นอนตายตัว อย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น

ด้วยการใช้ OCR ร่วมกับเทคโนโลยี Deep learning จึงทำให้คอมพิวเตอร์สามารถที่จะประมวลผล Invoice หรือ Invoice processing ได้แบบอัตโนมัติ และในบางกรณีคอมพิวเตอร์อาจจะสามารถทำหน้าที่ได้ดีกว่าคนอีกด้วย

การเปลี่ยนแปลง Invoice processing ให้เป็นแบบดิจิทัลเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ ที่มีคนเป็นคนคอยควบคุม ดังต่อไปนี้

1. User หรือผู้ใช้งานสามารถถ่ายรูปเอกสารใบแจ้งหนี้ หรืออัพโหลดเข้าไปในระบบเพื่อทำการ OCR ได้ด้วยตนเอง
2. ระบบทำการตรวจสอบ และยืนยันว่าเอกสารใบแจ้งหนี้นั้นสามารถใช้เพื่อประมวลผลในขั้นต่อถัดไปได้ เช่น รูปภาพเอกสารมีความคมชัดได้ตามมาตรฐาน สามารถมองเห็นข้อมูลในเอกสารได้ครบถ้วน ยืนยันวันที่ในเอกสาร เป็นต้น
3. ระบบทำการตรวจสอบรูปภาพเอกสารเพื่อป้องกันการทุจริต
4. ระบบ OCR Invoice ทำการดึงข้อมูลที่ต้องการจากใบแจ้งหนี้ และใส่ในรูปแบบ หรือ format ที่ถูกต้อง
5. ข้อมูลต่างๆ ที่ดึงออกมาจากใบแจ้งหนี้จะถูกจัดเก็บเข้าไปใน Spreadsheet ฐานข้อมูล หรืองบดุล ได้แบบอัตโนมัติ

นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถตั้งค่า Workflow automation ได้เองตามขั้นตอนการทำของแต่ธุรกิจ เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำ Invoice processing สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ หรือใช้คนเข้ามาเกี่ยวข้องให้น้อยที่สุด โดยที่แต่ละธุรกิจสามารถออกแบบได้ว่าจะให้พนักงานเป็นคนมารีวิวข้อมูลที่ระบบ OCR Invoice ดึงออกมาแล้วมีค่า Confidential score ต่ำกว่ามาตรฐานที่กำหนดไว้ ที่เหลือให้ระบบ OCR Invoice จัดการให้ทั้งหมดได้เช่นกัน โดยสามารถดูตัวอย่างการกำหนด Workflow automation ที่ AIGEN ได้มีการพัฒนาขึ้นสำหรับบริการ aiScript OCR ของเราได้ในวิดีโอด้านล่างนี้

บริการ OCR Invoice จาก AIGEN

AIGEN ได้พัฒนาบริการ aiScript OCR โซลูชันสำหรับประมวลผลเอกสารได้แบบอัตโนมัติ โดย OCR Invoice เป็นหนึ่งในประเภทเอกสารที่ได้รับความนิยมจากธุรกิจต่างๆ เป็นจำนวนมาก เนื่องจากข้อมูลใน Invoice มีรายละเอียดค่อนข้างมาก จึงทำให้การนำ AI-OCR มาใช้งานกับการดึงข้อมูลจาก invoice จึงตอบโจทย์ธุรกิจเป็นอย่างมาก เนื่องจาก AI-OCR สามารถอ่าน และประมวลผลเอกสารที่ไม่มีรูปแบบที่แน่นอนอย่าง invoice ได้อย่างแม่นยำโดยไม่ต้องมีการสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า โดย OCR Invoice ของ AIGEN รองรับการดึงข้อมูลดังต่อไปนี้ได้

• เข้าใจโครงร่าง และแพทเทิร์นโดยไม่จำเป็นต้องใช้แบบฟอร์มเฉพาะ
• ดึงข้อมูลทั่วไปจากใบแจ้งหนี้ได้
• ดึงข้อมูลลงตารางได้โดยอัตโนมัติได้
• ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ JSON หรือรวบรวมข้อมูลเข้าโปรแกรมเกี่ยวกับบัญชีการเงิน เช่น SAP ERP และโปรแกรมอื่นๆ ได้
• ส่งข้อมูลเป็น Batch ให้ประมวลผลข้ามคืนได้
• สร้าง Workflow automation เฉพาะของแต่ธุรกิจได้ เพื่อให้ขั้นตอน Invoice processing ทำได้โดยอัตโนมัติ

นอกจากนั้น OCR Invoice จาก AIGEN ยังรองรับข้อจำกัดของเอกสาร โดยที่สามารประมวลผลข้อมูลได้ภายใต้ข้อจำกัดต่างๆได้ แม้ภาพจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงรองรับทุกความต้องการของการประมวลเอกสาร สามารถระบุได้ว่าต้องการฟิลด์ข้อมูลใดบ้าง หรือต้องการ output ของข้อมูลในรูปแบบใด โดยทางทีมงานสามารถ customize ให้ได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ และที่สำคัญสามารถเชื่อมต่อกับระบบ หรือซอฟต์แวร์ต่างๆที่ธุรกิจใช้อยู่ได้ ไม่ว่าจะเป็น SAP, Salesforce, Gmail และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ผ่านทาง OCR Invoice API Service

ต้องการนำ OCR Invoice ไปใช้งานกับธุรกิจของคุณ 

OCR Invoice เป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่จะช่วยลดภาระขั้นตอนการทำ Invoice processing ให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดีด้วยการทำงานแบบอัตโนมัติที่แต่ละธุรกิจสามารถกำหนด Workflow ได้เอง ลดการทำแบบแมนนวล ลดข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น ประหยัดเวลา และทำให้พนักงานสามารถโฟกัสกับงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น ผู้เชี่ยวชาญของ AIGEN ยินดีให้คำปรึกษาการนำ OCR Invoice ไปใช้กับธุรกิจด้วยความเชี่ยวชาญ และประสบการณ์ที่ให้บริการด้าน OCR มากับธุรกิจชั้นนำหลากหลายประเภทในประเทศไทย สนใจติดต่อรับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่