5 ตัวอย่างการนำเทคโนโลยี AI มาใช้กับงานบัญชี และการเงินยุคใหม่

ในธุรกิจก็เหมือนกับชีวิต การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งเดียวที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา ตั้งแต่การเกิดขึ้นของธุรกิจที่ไม่เคยมีมาก่อนจนถึงไปจนถึงการปรับตัวให้กับระบบ หรือวิธีคิดแบบใหม่ ทำให้อาชีพในหลากหลายอุตสาหกรรมพบเจอกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ซึ่งในหลายอาชีพเป็นความเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยี

ในแวดวงงานด้านบัญชี และการเงินก็เช่นกัน โดยอาชีพบัญชีในปัจจุบันได้ก้าวไปไกลมากกว่าแค่การบันทึกบัญชี และการทำจ่ายเงินเดือน เช่นเดียวกันกับพาร์ทเนอร์ด้านการจัดซื้อ ทำให้อาชีพบัญชี และการเงินเข้ามามีบทบาทในงานด้านกลยุทธ์มากยิ่งขึ้นในการวางแผนให้กับธุรกิจในอนาคต ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญบางคนอาจจะมองงานบัญชีนั้นมีอนาคตที่ค่อนข้างมืดมนในโลกยุคดิจิทัล แต่แท้จริงแล้วด้วยเทคโนโลยีการจัดข้อมูลบนคลาวด์ เทคโนโลยี AI กระบวนการทำงานแบบอัตโนมัติ และการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงจะเป็นสิ่งที่จะยกระดับขั้นตอนการทำงานให้กับนักบัญชีในนุคดิจิทัลด้วยวิธีการใหม่ๆ เพื่อเสริมศักยภาพให้กับนักบัญชีทำได้งานได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำมากยิ่งขึ้น โดยที่เทคโนโลยี AI สำหรับงานบัญชีเเหล่านี้ล้วนแต่นำมาใช้เพื่อที่จะสนับสนุนให้การทำงานง่าย และมีประสิทธิภาพมากขึ้นไม่ใช่นำมาใช้เพื่อที่จะทดแทนคน วันนี้ AI GEN จะพามารู้จักกับ 5 ตัวอย่างในการนำเทคโนโลยี AI มาใช้เพิ่มประสิทธิภาพ และใช้ต่อ ยอดให้กับการทำบัญชียุคใหม่ได้เป็นอย่างดี

5 รูปแบบในการนำระบบ AI มาใช้กับงานบัญชี และการเงินยุคใหม่

1. AI ช่วยประมวลผลเอกสารบัญชี และการเงิน

แน่นอนว่าหากพูดถึงงานบัญชี และการเงินจะต้องมีงานเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยอย่างแน่นอน เนื่องจากเอกสารทางบัญชี และการเงินต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice ใบเสร็จรับเงิน หรือใบสั่งซื้อสินค้า และบริการต่างๆ เป็นหน้าที่ของหน่วยงานบัญชีที่ต้องทำการตรวจสอบเอกสารทางการเงินเหล่านี้ และคีย์ข้อมูลจากเอกสารเหล่านี้เข้าไปในระบบ หรือโปรแกรมบัญชีของธุรกิจ อีกทั้งยังต้องตรวจสอบว่าข้อมูลที่คีย์เข้าไปในระบบนั้นตรงกับข้อมูลในเอกสารหรือไม่ ถึงจะทำการประมวลผล transaction ต่อไป และแน่นอนว่ายิ่งธุรกิจเติบโตมากขึ้นเท่าไหร่ทำให้ทีมบัญชีเองจะต้องจัดการ และรับมือกับจำนวนเอกสารที่มากขึ้นตามไปด้วย จึงทำให้การทำงานแบบเดิมที่ใช้การประมวลเอกสารแบบแมนนวล หรือใช้พนักงานในการตรวจสอบ และกรอกข้อมูลจึงไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป 

จึงเป็นที่มาของการนำ AI ประมวลผลเอกสารทางด้านบัญชีเข้ามาใช้กับขั้นตอนการทำงานนี้ ซึ่งเป็นการนำเทคโนโลยี AI-OCR เข้ามาใช้ในการดึง และประมวลผลข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารทางบัญชี และการเงินได้แบบอัตโนมัติ โดยที่ OCR สามารถจดจำ และดึงข้อความ ตัวอักษร ข้อมูลต่างๆจากเอกสารสแกน และรูปภาพได้แบบอัตโนมัติ และเนื่องจากเอกสารบัญชี และเอกสารการเงินส่วนใหญ่มักจะนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้างที่ชัดเจน (structure data) ที่เป็นรูปแบบมาตรฐาน ทำให้การนำ OCR มาใช้งานสำหรับเอกสารบัญชี และการเงินสามารถลดระยะเวลาการประมวลผลเอกสารแต่ละประเภทไปได้เป็นอย่างมาก

โดยที่ซอฟต์แวร์ OCR จะสามารถดึงและนำเสนอฟิลด์(field) ของข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารประเภทต่างๆไม่ว่าจะเป็น เอกสาร PO ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินได้แบบอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมบัญชีสามารถจับคู่ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว หรือซอฟต์แวร์ OCR สามารถที่จะแปลงไฟล์ bank statement ที่เป็นไฟล์ PDF ให้เป็นไฟล์ excel หรือไฟล์ csv ได้เช่นกัน และสามารถส่งข้อมูลเข้าไปยังโปรแกรมบัญชี หรือ ERP ได้ทันที เพื่อที่จะสร้างเป็นรูปแบบการทำงาน digital workflow โดยสมบูรณ์ ทำให้การประมวลผลข้อมูลต่างๆทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

การนำ OCR มาใช้ในงานบัญชี และการเงินนั้นทำให้นักบัญชี และนักวิเคราะห์การเงินสามารถโฟกัสกับงานที่เป็น higher level หรืองานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน รวมถึงงานที่สร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้มากขึ้น อีกทั้งเทคโนโลยี OCR ยังเพิ่มระดับความแม่นยำให้กับงานข้อมูลที่แต่เดิมใช้ระบบแมนนวลในการทำ

2. AI ช่วยให้ขั้นตอนทางบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ

การนำเทคโนโลยี AI รวมถึงเทคโนโลยีอื่นๆ เข้ามาใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นระบบคลาวด์ และระบบการทำแบบอัตโนมัติ ทำให้สามารถรวมข้อมูลอยู่ในที่เดียวกันได้ ช่วยลดสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์ และลดค่าใช้จ่ายโดยการยกระดับความร่วมมือ และการสื่อสารระหว่างทีมได้ อีกทั้งการทำให้ข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกัน และเก็บข้อมูลไว้อยู่ในที่เดียวกันทำให้นักบัญชีเข้าถึง แชร์ และนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ความโปร่งใสจะพัฒนาขึ้นเมื่อเลิกใช้วิธีการจัดการข้อมูลแบบไซโล และคุณภาพของข้อมูลก็จะเพิ่มสูงขึ้นแทนที่จะลดลงด้วยปริมาณข้อมูล

เมื่อมีการบริหารจัดการข้อมูลที่ดีแล้ว การนำระบบอัตโนมัติ หรือ Automation เข้ามาใช้งานจะช่วยลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น โดยการกำจัดงานแบบแมนนวลที่ต้องแบบซ้ำๆ ไปมา และกินเวลาในการทำงานค่อนข้างมาก เช่น การกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบ และงานจับคู่ข้อมูล และเพื่อลดความผิดพลาดที่เกิดจากคน จึงทำให้เกิดเป็นขั้นตอนการทำงานแบบ straight-through processing หรือการที่ธุรกรรมต่างๆ ถูกประมวลเสร็จสิ้นทุกขั้นตอนโดยอัตโนมัติ โดยไม่มีการแทรกหรือขัดจังหวะโดยคน หรือมีคนไว้ทำหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลเท่านั้น แต่เทคโนโลยีเหล่านี้ล้วนแต่ไม่ได้จุดประสงค์ที่มีแทนที่นักบัญชี แต่เข้ามาช่วยทำให้นักบัญชีมีเวลาที่จะมาโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้นที่จำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ ความร่วมมือ ความเฉลียวฉลาด ซึ่งเป็นสิ่งที่ AI ยังไม่สามารถทำได้

การนำเทคโนโลยี AI รวมถึงเทคโนโลยีอื่นๆ เข้ามาใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นระบบคลาวด์ และระบบการทำแบบอัตโนมัติ ทำให้สามารถรวมข้อมูลอยู่ในที่เดียวกันได้ ช่วยลดสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์ และลดค่าใช้จ่ายโดยการยกระดับความร่วมมือ และการสื่อสารระหว่างทีมได้ อีกทั้งการทำให้ข้อมูลเป็นมาตรฐานเดียวกัน และเก็บข้อมูลไว้อยู่ในที่เดียวกันทำให้นักบัญชีเข้าถึง แชร์ และนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ความโปร่งใสจะพัฒนาขึ้นเมื่อเลิกใช้วิธีการจัดการข้อมูลแบบไซโล และคุณภาพของข้อมูลก็จะเพิ่มสูงขึ้นแทนที่จะลดลงด้วยปริมาณข้อมูล

เมื่อมีการบริหารจัดการข้อมูลที่ดีแล้ว การนำระบบอัตโนมัติ หรือ Automation เข้ามาใช้งานจะช่วยลดต้นทุน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น โดยการกำจัดงานแบบแมนนวลที่ต้องแบบซ้ำๆ ไปมา และกินเวลาในการทำงานค่อนข้างมาก เช่น การกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบ และงานจับคู่ข้อมูล และเพื่อลดความผิดพลาดที่เกิดจากคน จึงทำให้เกิดเป็นขั้นตอนการทำงานแบบ straight-through processing หรือการที่ธุรกรรมต่างๆ ถูกประมวลเสร็จสิ้นทุกขั้นตอนโดยอัตโนมัติ โดยไม่มีการแทรกหรือขัดจังหวะโดยคน หรือมีคนไว้ทำหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลเท่านั้น แต่เทคโนโลยีเหล่านี้ล้วนแต่ไม่ได้จุดประสงค์ที่มีแทนที่นักบัญชี แต่เข้ามาช่วยทำให้นักบัญชีมีเวลาที่จะมาโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้นที่จำเป็นต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ ความร่วมมือ ความเฉลียวฉลาด ซึ่งเป็นสิ่งที่ AI ยังไม่สามารถทำได้

3. AI แชทบอทตอบคำถามลูกค้า

แน่นอนว่าทีมบัญชี และการเงินจะต้องมีการพูดคุย และติดต่อกับลูกค้า หรือ Vendor เพื่อประสานงานเรื่องของใบแจ้งหนี้ และเอกสารการวางบิลเพื่อเก็บเงินค่าสินค้า และบริการต่างๆ รวมถึงการที่ลูกค้า หรือ Vendor อาจจะมีการสอบถามเข้ามาเกี่ยวกับความคืบหน้าของการทำจ่ายเงิน และติดตามเรื่องเอกสารต่างๆ ซึ่งอาจทำให้นักบัญชีต้องแบ่งเวลาในการทำงานเพื่อมาตอบคำถามที่ลูกค้ามักจะสอบถาม หรือติดตามเข้ามาอยู่บ่อยๆ 

หน่วยงานบัญชี และการเงินสามารถนำแชทบอท AI เข้ามาด่านแรกที่จะให้บริการลูกค้าได้ โดยที่แชทบอทจะเข้ามาช่วยคัดกรอง และตอบคำถามลูกค้าในคำถามที่ลูกค้ามักจะสอบถามเข้ามาบ่อยๆ หรือ FAQ ได้แบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการแจ้งข้อมูลยอดเงินคงเหลือในบัญชี รายงานทางการเงิน สถานะบัญชี การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ โดยที่การนำ AI มาใช้ทำให้กระบวนการติดตามเป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยลดภาระงานให้นักบัญชีโดยการคัดกรองลูกค้า และช่วยตอบคำถามในเบื้องต้นให้ด่านแรก และถ้าหากลูกค้ามีคำถามเพิ่มเติมที่มีความซับซ้อนที่ต้องให้นักบัญชีเป็นคนตอบ จึงค่อยส่งเคสของลูกค้าต่อมาให้นักบัญชีได้ 

4. AI ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ

Big data เป็นที่มาสำคัญของการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาใช้กับงานบัญชี และการเงิน โดยที่ Big data เป็นการนำฐานข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ในหลากหลายที่มารวมไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางที่ถูกเก็บไว้บนคลาวด์ส่วนกลางที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านทางอินเตอร์เน็ต 24 ชั่วโมง เริ่มต้นจากการกรอกข้อมูลจากเอกสารทางบัญชีและการเงินต่างๆ จะเปลี่ยนเป็นระบบอัตโนมัติทั้งหมดเมื่อนำ AI เข้ามาใช้งาน ทำให้ข้อมูลถูกเก็บไว้ในที่เดียวกันที่นักบัญชีสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลา ทำให้นักบัญชีสามารถจัดการ และวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายมากยิ่งขึ้น 

นอกจากนั้นยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำบัญชี ซึ่งนักบัญชีสามารถที่จะวิเคราะห์ข้อมูลเชิงคาดการณ์ (Predictive analytics) และการวิเคราะห์เชิงแนะนำ (Prescriptive analytics) ให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะทำให้การวางแผนการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ แม่นยำ และสร้างผลกำไรได้มากยิ่งขึ้น ซึ่งการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และการวิเคราะห์เชิงแนะนำถือเป็นผลลัพธ์ของการนำ AI มาใช้ในการทำบัญชี ในระดับพื้นฐานการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์นั้นสามารถคาดการณ์สิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้ เช่น การพยากรณ์ยอดขาย และการให้ข้อมูลในเรื่องการวางแผนความต้องการ (Demand planning) เป็นอีกหนึ่งรูปแบบที่เพิ่มมูลค่าในการนำข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์ ในทางตรงกันข้ามการวิเคราะห์เชิงแนะนำจะให้ข้อมูลดิบเพื่อชั่งน้ำหนักในการตัดสินใจทางการเงินกับอีกเรื่องหนึ่ง ตัวอย่างเช่น วัตถุดิบหรือบริการส่วนไหนที่ลูกค้าจำเป็นต้องปรับปรุง เพื่อที่จะทำให้ผลิตได้มากขึ้น ซึ่งจะส่งผลต่อยอดขายที่เพิ่มขึ้นด้วยเป็นต้น นักบัญชีจำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญในการวิเคราะห์ทั้ง 2 รูปแบบนี้เพื่อที่จะใช้ประโยชน์จากการนำ AI ได้อย่างคุ้มค่าที่สุด และโฟกัสไปที่เรื่องอนาคตของธุรกิจ

5. AI ช่วยป้องกันการทุจริต และการฉ้อโกงในการทำธุรกรรมของบริษัท

AI ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการตรวจสอบธุรกรรมทางการเงินของธุรกิจ โดยการนำการวิเคราะห์ข้อมูลเข้ามากำหนดขอบเขตของการตรวจสอบ และการประเมินความเสี่ยง โดยที่ RPA และการวิเคราะห์ข้อมูลจะช่วยอำนวยความสะดวกในการติดตามธุรกรรมในแต่ละวันได้ อีกทั้ง Cognitive computing หรือระบบคอมพิวเตอร์เสมือนมนุษย์ การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และ AI จะช่วยให้สามารถติดตามธุรกรรมที่มีความซับซ้อนมากขึ้นได้ที่สอดคล้องกับการประมาณการ และการตัดสินใจของมนุษย์

นอกจากนั้นการใช้พนักงานในกระบวนการการจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายต่างๆ นอกจากจะต้องจัดการกับเอกสารที่มีความยุ่งยากและซับซ้อนเท่านั้น ยังมีแนวโน้มที่อาจจะมีการทุจริต และข้อมูลรั่วไหลได้ การนำระบบอัตโนมัติหรือ AI เข้ามาใช้ในการตัดการค่าใช้จ่ายทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีความผิดพลาดเกิดขึ้น และสามารถแจ้งเตือนทีมที่เกี่ยวข้องเมื่อมีการฝ่าผืนกฎเกิดขึ้น

อีกทั้งด้วยอัลกอริทึมของ Machine learning ทำให้สามารถกรองข้อมูลที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก และระบุถึงปัญหาการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้ รวมทั้งตั้งค่าสถานะเพื่อตรวจสอบเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียรายได้ให้กับองค์กร หรือธุรกิจ

ต้องการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาใช้กับงานบัญชีของธุรกิจ

AI สำหรับงานบัญชีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญการทำบัญชี และการเงินยุคใหม่ โดยเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระงานบางอย่างให้กับนักบัญชี โดยเฉพาะงานที่ต้องทำซ้ำไปมา เช่น การกรอกข้อมูลจากเอกสารลงไปในระบบบัญชี ซึ่งเป็นงานที่ AI สามารถทำได้เร็ว และมีความแม่นยำมากกว่า โดยที่นักบัญชีเพียงแต่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้ง ทำให้นักบัญชีมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานเชิงวิเคราะห์ และงานเชิงกลยุทธ์มากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นหน้าที่งานที่คนสามารถทำได้ดีกว่า AI เรียกได้ว่า AI ไม่ได้จะเข้ามาแทนที่คน แต่เข้ามาสนับสนุน หรือช่วยทำให้นักบัญชีทำงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาโซลูชัน AI สำหรับงานบัญชี ผู้เชี่ยวชาญของ AI GEN ยินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การเลือกโซลูชัน AI ที่เหมาะสม และการนำ AI ไปใช้ให้ประสบผลสำเร็จ พูดคุยและปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่