Automation คืออะไร? มีประโยชน์กับธุรกิจยุคปัจจุบันอย่างไร

ในปัจจุบันเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำธุรกิจ เนื่องจากเทคโนโลยีได้สร้างรูปแบบใหม่ของธุรกิจในการส่งมอบคุณค่าให้ลูกค้า เปลี่ยนแปลงรูปแบบของการทำธุรกิจ และเปลี่ยนแปลงตลาดที่มีอยู่ในปัจจุบัน จึงทำให้หลายธุรกิจได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ภายในองค์กร หรือภายในกระบวนการทำงานกันมากขึ้น หรือที่เรียกกันว่า Digital transformation เพื่อยกระดับ และเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจให้ตอบโจทย์ลูกค้าในยุคดิจิทัลมากยิ่งขึ้น

หนึ่งในเทคโนโลยีที่เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้น นั่นคือระบบ Automation ซึ่งอาจจะไม่ใช่เรื่องใหม่ เนื่องจากในต่างประเทศเองนั้นใช้กันมากว่า 10 ปีแล้ว โดยเฉพาะในแวดวงภาคอุตสาหกรรม และโลจิสติกส์ ซึ่งทุกคนที่นำระบบ Automation มาใช้งานนั้นต่างก็เล็งเห็นประโยชน์อันมหาศาลของเทคโนโลยีนี้ โดยในระยะแรกประเทศที่นำระบบนี้มาใช้ ได้แก่ จีน สหรัฐอเมริกา เยอรมัน เกาหลี และญี่ปุ่น เนื่องจากประสบปัญหาด้านการขาดแคลนด้านฝีมือแรงงานในการผลิต จึงตัดสินใจในการนำระบบนี้เข้ามาช่วยเพื่อแก้ปัญหาในส่วนนี้ รวมถึงเมื่อนำเทคโนโลยี Automation เข้ามาใช้งานทำให้อัตราการผลิตและอัตราการเติบโตทางธุรกิจอุตสาหกรรมของพวกเขาโตขึ้นอย่างรวดเร็วแบบก้าวกระโดด จึงเป็นสิ่งที่พิสูจน์ถึงว่าระบบ Automation ถือเป็นเทคโนโลยีที่สามารถยกระดับให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างรวดเร็ว 

ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบัน จึงทำให้ระบบ Automation ไม่จำกัดอยู่เพียงบางอุตสาหกรรม ทำให้ธุรกิจในหลายๆอุตสาหกรรมที่ต้องการจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานสามารถนำ Automation ไปประยุกต์ใช้งานได้ โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อที่จะเพิ่มศักยภาพในการทำงานให้สูงขึ้น และสนับสนุนให้พนักงานทำงานกันได้ง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีขึ้นกว่าเดิม ในบทความนี้ AI GEN จะพาทุกท่านมารู้จักกับระบบ Automation กันอย่างละเอียด รวมถึงเหตุผลว่าทำไมธุรกิจถึงควรนำ Automation มาใช้งาน 

Automation คืออะไร

ระบบ Automation คือการใช้เทคโนโลยีให้ทำงาน หรือหน้าที่ต่างๆได้โดยไม่ต้องมีคนช่วยเหลืออยู่เบื้องหลัง หรือมีคนช่วยเหลือเป็นจำนวนน้อยที่สุด ธุรกิจในอุตสาหกรรมใดก็ตามที่มีงานในรูปแบบที่ต้องทำแบบเดิมๆ ซ้ำๆไปมา สามารถนำระบบ Automation ไปใช้งานได้หมด ถึงแม้ว่า Automation จะเป็นที่แพร่หลายในอุตสาหกรรมการผลิต วิทยาการหุ่นยนต์ และยานยนตร์ รวมถึงเป็นที่นิยมในโลกของเทคโนโลยี ได้แก่ระบบ IT และซอฟต์แวร์ทางธุรกิจที่ต้องใช้สำหรับการตัดสินใจเช่นกัน

ทำไมธุรกิจถึงต้องนำ Automation มาใช้งาน

Automation ช่วยให้ธุรกิจอยู่ในเส้นทางของ Digital transformation ธุรกิจในปัจจุบันนั้นล้วนต้องเจอกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจอย่างรวดเร็ว (Disruption) เช่น Airbnb และ Amazon ทำให้องค์กรหรือธุรกิจอยู่ในสถานการณ์ที่ถูกกระตุ้นให้ต้องเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด จึงทำให้องค์กรสนับสนุนให้พนักงาน และพาร์ทเนอร์ในการหากลุ่มลูกค้าใหม่ๆ และนำเสนอสินค้าและบริการใหม่ๆให้ได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยแต่ละองค์กรล้วนแต่ต้องการ และจำเป็นต้องเป็นผู้สร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับอุตสาหกรรมของตนเองนั่นเอง

ระบบ Automation เป็นระบบที่ขาดไม่ได้สำหรับใช้ในการจัดการ เปลี่ยนแปลง และประยุกต์ไม่เฉพาะกับระบบโครงสร้างทางด้าน IT เท่านั้น แต่ยังใช้สำหรับจัดการกระบวนการทางธุรกิจอีกด้วย หรืออธิบายในอีกแง่มุมคือการนำ Automation มาใช้นั้น ทำให้ธุรกิจหรือองค์กรมีเวลา และพลังงานที่จะโฟกัสในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆได้มากขึ้นนั่นเอง โดยเป้าหมายในการนำระบบอัตโนมัติมาใช้งานในธุรกิจคือทำให้ทำงานได้เสร็จเร็วมากขึ้น และทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่สำคัญ และสร้างผลกระทบให้กับองค์กรได้มากกว่า ส่วนงานที่เป็น Routine ให้ระบบเป็นคนจัดการแทน

ประเภทของ Automation

IBM ได้แบ่ง Automation ออกเป็นทั้งหมด 4 ประเภท ได้แก่

1. Basic automation

คือการนำเอาหน้าที่งานที่ง่าย ไม่ซับซ้อน และเป็นงานพื้นฐานทั่วไป มาทำให้อยู่ในรูปแบบการทำงานแบบอัตโนมัติ เลเวลของการทำ Automation รูปแบบนี้เป็นการทำให้การทำงานอยู่ในรูปแบบของดิจิทัลโดยใช้เครื่องมือต่างๆมาเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และทำให้หน้าที่งานที่ต้องทำแบบเดิมๆซ้ำมารวมอยู่ที่ศูนย์กลาง ตัวอย่างเช่น ระบบการแชร์ข้อความ แทนที่การทำงานรูปแบบเดิมที่ข้อมูลต่างๆจะถูกรวบรวมอยู่ที่หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง Business process management (BPM) และ robotic process automation (RPA) จัดอยู่ในประเภทของ Basic automation  

2. Process automation

คือการจัดการกระบวนการทางธุรกิจให้มีความสอดคล้องกัน และโปร่งใส โดยปกติแล้ว Process automation จะใช้ซอฟต์แวร์ หรือแอปพลิเคชั่นทางธุรกิจในการจัดการ การนำ Process automation มาใช้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร รวมถึงยังสามารถให้ข้อมูลในเชิงลึกเกี่ยวกับความท้าทายของธุรกิจ และนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสมให้ได้ โดย Process mining และการทำ Workflow automation จัดอยู่ในประเภทของ Process automation

3. Integration automation

คือการที่คอมพิวเตอร์ หรือเครื่องจักรสามารถเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ และสามารถทำงานนั้นๆได้แบบซ้ำๆเมื่อมนุษย์ได้กำหนดกฎในการทำงานไว้ ตัวอย่างเช่น Digital workers เมื่อไม่กี่ปีที่ผ่านมาได้มีคนให้คำนิยามของ Digital workers ไว้ว่าเป็นซอฟต์แวร์หุ่นยนต์ที่ถูกเทรนมาเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกับมนุษย์ในหน้าที่งานนั้นๆได้ โดยซอฟต์แวร์หุ่นยนต์เหล่านี้จะมีชุดทักษะเฉพาะด้าน และสามารถที่จะเลือกนำหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์เหล่านี้ไปร่วมทีมได้

4. Artificial intelligence (AI) automation

ถือเป็นเลเวลของ Automation ที่มีความซับซ้อนมากที่สุด โดยการเพิ่ม AI เข้ามานั่นหมายถึงว่าคอมพิวเตอร์สามารถที่จะเรียนรู้ และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลจากสถานการณ์ในอดีตที่ AI เคยได้เจอ และวิเคราะห์มา ตัวอย่างเช่นในการให้บริการลูกค้า ผู้ช่วยเสมือน หรือ Virtual assistant สามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้ในขณะเดียวกันทำให้ลูกค้าและพนักงานที่ให้บริการสามารถสร้างประสบการณ์การบริการที่ดีที่สุดได้เช่นกัน หรือการใช้ AI ในการอ่านเอกสาร AI จะสามารถรู้ได้ว่าเป็นเอกสารประเภทไหน และดึงข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร และจัดเก็บเข้าไปในระบบขององค์กรได้แบบอัตโนมัติ เป็นต้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ AI ในการดึงข้อมูลจากเอกสารได้แบบอัตโนมัติ

การนำ Automation ไปใช้กับฟังก์ชั่นงานในธุรกิจ

การนำ Automation มาใช้งานในธุรกิจ หรือที่เรียกว่า Business automation เหมาะสมเป็นอย่างยิ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานในทุกๆหน้าที่งานในองค์กร ได้แก่

• การตลาด :  การนำ Automation มาใช้กับ E-mail marketing ธุรกิจสามารถใช้ซอฟต์แวร์ในการส่งอีเมล์ไปหารายชื่อลูกค้าที่มีอยู่ในลิสต์โดยตั้งเวลาในการส่งไว้ล่วงหน้าได้ ทำให้ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการที่ต้องรันแคมเปญแบบแมนนวล รวมถึงการลงทุนในการทำการตลาดที่จะถูกผูกไปกับ Customer relationship management หรือ CRM หรือแม้กระทั่งการส่งข้อความหาลูกค้ากลุ่มเป้าหมายโดยอัตโนมัติผ่านทางโซเชียลมีเดีย
• การบริหารทรัพยากรบุคคล (HR) : ระบบการบริหารทรัพยาบุคคลสามารถนำหน้าที่ต่างๆของ HR ให้สามารถทำงานได้แบบอัตโนมัติได้ ตั้งแต่ขั้นตอนการประเมินใบสมัคร หรือ Resume การนัดหมายสัมภาษณ์ การจ้างงาน การปฐมนิเทศ การจัดการค่าจ้าง จนถึงการจัดการเรื่องผลประโยชน์และสวัสดิการต่างๆ รวมถึงเมื่อนำระบบ Automation มาใช้ยังทำให้ธุรกิจได้ข้อมูล Insight เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานได้อีกด้วย
• การขาย : เครื่องมือ Sales automation เช่น Salesforce และ Software-as-a-service (SaaS) อื่นๆสามารถทำให้ทีมขายประหยัดเวลาในการกรอกข้อมูลดีลต่างๆลงระบบ และมีเวลาที่จะโทรหาลูกค้าได้มากขึ้น และเพิ่มโอกาสในการปิดการขาย โดยซอฟต์แวร์ Automation เหล่านี้ทำให้งานที่ต้องแบบทำซ้ำๆตลอดทั้งขั้นตอนการขายสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการคัดเลือกลูกค้าจากข้อมูลกระบวนการซื้อของผู้ซื้อ (Buyer journey) มอบหมายลูกค้าให้กับเซลส์แต่ละคน หรือสร้างข้อมูลไว้ให้สำหรับการทำ Sales forecast เป็นต้น
• การเงิน และบัญชี :   โดยการทำให้การวางแผนการเงิน และบัญชีสามารถทำงานได้แบบอัตโนมัติ ทำให้องค์กรมีเวลามากขึ้นที่จะมาโฟกัสที่หน้าที่งานที่มีความสำคัญอื่นๆ เช่น การวิเคราะห์ กลยุทธ์องค์กร และการร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับองค์กร ตัวอย่างเช่น สำหรับการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts payable) การเก็บข้อมูลจากเอกสารสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้จะถูกจับคู่โดยอัตโนมัติกับเอกสาร และการอนุมัติจะถูกส่งต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดของข้อมูล และช่วยป้องกันการทุจริตผ่านการควบคุมที่อยู่เบื้องหลัง >> เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ AI-Powered OCR ระบบ AI ดึงข้อมูลจากเอกสารได้แบบอัตโนมัติด้วยระบบ AI อัจฉริยะ

ประโยชน์ของการนำ Automation มาใช้ในธุรกิจ

Automation ไม่ได้จำเป็นต้องนำมาใช้ในการทดแทนคนเสมอไป โดยการนำระบบ Automation เข้ามาใช้จะทำให้ลดขั้นตอนในการทำงานที่จะต้องให้คนมามีปฏิสัมพันธ์กับระบบคอมพิวเตอร์ แต่สิ่งสำคัญและข้อดีหลักของ Automation คือผลของการทำงาน ความคงเส้นคงวา และประสิทธิภาพในการทำงาน และนี่อาจจะเป็นสิ่งที่ขัดแย้งกันของการนำ Automation มาใช้งาน คือเมื่อคุณเริ่มเชี่ยวชาญกับการใช้ Automation มากขึ้น การที่ต้องมีคนเข้ามาเกี่ยวข้องจะเป็นสิ่งที่สำคัญมากขึ้น แต่ในความถี่ที่น้อยลง 

แทนที่เราจะมองว่าระบบ Automation มาใช้จะทำให้จำนวนงานที่ต้องใช้คนน้อยลง แต่ในความเป็นจริงแล้ว Automation ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่มีความสำคัญที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ และสร้างรายได้ให้กับบริษัทได้มากขึ้น แทนที่จะหมดเวลาไปกับงานรูทีนที่ต้องทำแบบซ้ำไปซ้ำมา โดยประโยชน์ของ Automation ที่มีต่อธุรกิจดังต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน : ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่มีมีความสำคัญกับธุรกิจได้มากขึ้น และใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการงานรูทีนที่ต้องแบบซ้ำๆให้แทน
• ระบบที่สามารถไว้วางใจได้ : ลดระยะเวลาที่ต้องใช้พนักงานในการมาดูแลระบบ ทำให้ปัญหาต่างๆลดลง เนื่องจากทุกอย่างทำงานในรูปแบบเดิมในทุกๆครั้ง ด้วยวิธีนี้ทำให้คุณรู้แน่นอนว่าเมื่อไหร่ที่กระบวนการ การทดสอบ การอัพเดท กระบวนการทำงานต่างๆจะเกิดขึ้น ใช้เวลานานแค่ไหน และคุณสามารถเชื่อถือได้ในผลลัพธ์ได้
• บริหารจัดการได้ง่าย : เมื่อมีจำนวนพนักงานมากขึ้นมีความเป็นไปได้ว่าช่องว่างของความรู้ (Knowledge gap) ก็มากขึ้นเช่นกัน ช่องว่างความรู้ที่มากขึ้นหมายถึงด้านหนึ่งของธุรกิจของคุณอาจไม่ทราบว่าอะไร หรือใครเกี่ยวข้องกันบ้างในการทำงาน การทำให้ทุกอย่างอยู่ในระบบทำให้สามารถจัดการ และควบคุมได้ดีมากขึ้น

ส่งท้ายบทความ

Automation เป็นอีกหนึ่งเทรนด์ของเทคโนโลยีที่กำลังได้รับความนิยมจากภาคธุรกิจในหลายๆอุตสาหกรรม เนื่องจากตอบโจทย์การทำงานที่มีขั้นตอนที่แน่นอน ต้องการความรวดเร็ว และแม่นยำ ลดการทำงานแบบรูทีนที่ต้องทำแบบซ้ำๆไปมา โดยเอาเทคโนโลยีมาทำงานในส่วนนี้แทน ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่มีความสำคัญมากกว่าที่สามารถสร้าง Impact ให้กับองค์กรได้มากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังทำให้องค์กรอยู่ในเส้นทางของ Digital transformation โดยใช้เทคโนโลยีมาเป็นส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กร ให้เติบโตได้อย่างรวดเร็ว และยั่งยืนอีกด้วย

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาโซลูชัน AI มาใช้งานเพื่อยกระดับให้ขั้นตอนการทำงานเป็นแบบ Automation และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานภายในองค์กร รวมถึงต้องการที่ปรึกษา และพาร์ทเนอร์คู่คิดให้กับธุรกิจของคุณ ปรึกษาพวกเรา AI GEN (ไอเจ็น) ได้ที่นี้เลยค่ะ