ยกระดับงานบัญชี และการเงินยุคใหม่ด้วยเทคโนโลยี OCR

เอกสารทางการเงิน และบัญชีมีบทบาทสำคัญในการผลักดันกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากธุรกิจต้องจัดการ และทำการตรวจสอบเอกสารทางการเงิน และบัญชีหลากหลายประเภทไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบสั่งซื้อสินค้าและบริการที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน และเมื่อธุรกิจยิ่งเติบโตขึ้นทำให้ธุรกิจต้องจัดการ และรับมือกับจำนวนเอกสารที่มากขึ้นเช่นกัน

โดยปกติแล้วองค์กรก็มักจะมีทีมบัญชีที่เป็นคนที่ตรวจสอบเอกสารทางการเงินเหล่านี้ คีย์ข้อมูลเข้าไปในโปรแกรมบัญชี ตรวจสอบข้อมูลว่าข้อมูลที่กรอกเข้าไปในระบบนั้นตรงกับในเอกสารหรือไม่ และทำการประมวลผล transaction เหล่านั้น ตัวอย่างเช่น ทีมบัญชีจะต้องตรวจสอบและยืนยันข้อมูลว่าใบแจ้งหนี้ที่ทางซัพพลายเออร์เรียกเก็บเงินมากับใบสั่งซื้อของ หรือ PO นั้นข้อมูลตรงกันหรือไม่ก่อนที่ทำการอนุมัติจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ ซึ่งนำมาสู่ขั้นตอนการยืนยันความถูกต้องของข้อมูลว่าข้อมูลในแต่ละบรรทัดของ Invoice ตรงกับข้อมูลในใบ PO หรือไม่ ซึ่งการตรวจสอบที่มีความซับซ้อนเหล่านี้ถูกกำหนดกฎระเบียบต่างๆ อีกทั้งขั้นตอนการตรวจสอบมักจะใช้คน หรือวิธีการแบบแมนนวลในการตรวจสอบ เนื่องจากเอกสารทางการเงิน และเอกสารทางบัญชีหลายประเภทมักจะไม่ได้อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้นั่นเอง

การใช้คนในการกรอกข้อมูลจากเอกสารทางเงิน และบัญชีทั้งที่เป็นกระดาษ เอกสารสแกน หรือไฟล์ PDF ต่างๆเข้าไปในระบบต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก และมีแนวโน้มที่จะข้อมูลอาจจะมีความผิดพลาดได้ และทำให้พนักงานหมดเวลาไปงานเอกสารแทนที่จะได้ทำงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์

จึงเป็นที่มาที่ทำให้เทคโนโลยี OCR ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญที่จะช่วยยกระดับ และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับงานบัญชี และการเงิน ทำให้การทำงานเป็นไปในรูปแบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น และทำให้พนักงานบัญชีมีเวลาโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ และใช้ข้อมูลในการตัดสินใจได้ดีมากยิ่งขึ้น และให้ AI-OCR ดูแล และจัดการในส่วนงานเอกสารที่ต้องทำแบบวนซ้ำไปมาได้

การนำ OCR มาใช้ยกระดับการทำงานบัญชี และการเงินยุคใหม่

OCR สำหรับงานทางด้านบัญชี และงานทางด้านการเงิน หมายถึงการนำเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้ในการดึงข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารบัญชี และการเงินได้แบบอัตโนมัติ โดยที่ OCR สามารถจดจำ และดึงข้อความ ตัวอักษร ข้อมูลต่างๆจากเอกสารสแกน และรูปภาพได้แบบอัตโนมัติ และเนื่องจากเอกสารบัญชี และเอกสารการเงินส่วนใหญ่มักจะนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้างที่ชัดเจน(structure data) ที่เป็นรูปแบบมาตรฐาน ทำให้การนำ OCR มาใช้งานสำหรับเอกสารบัญชี และการเงินสามารถลดระยะเวลาการประมวลผลเอกสารแต่ละประเภทไปได้เป็นอย่างมาก

ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์ OCR สามารถที่จะดึง และนำเสนอฟิลด์(field)ของข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารประเภทต่างๆไม่ว่าจะเป็น เอกสาร PO ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงินได้แบบอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมบัญชีสามารถจับคู่ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว หรือซอฟต์แวร์ OCR สามารถที่จะแปลงไฟล์ bank statement ที่เป็นไฟล์ PDF ให้เป็นไฟล์ excel หรือไฟล์ csv ได้เช่นกัน เพื่อทำให้การประมวลผลข้อมูลต่างๆทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

โดยการนำ OCR มาใช้งานนั้นจะช่วยลดการทำงานแบบแมนนวลที่แต่เดิมจำเป็นต้องใช้พนักงานในการดึงข้อมูลจากเอกสารทางการเงินเหล่านี้ โดยการใช้ซอฟต์แวร์ OCR ทำให้การดึงข้อมูลจากเอกสารทำได้โดยอัตโนมัติ และสามารถส่งข้อมูลเข้าไปยังโปรแกรมบัญชี หรือ ERP ได้ทันที เพื่อที่จะสร้างเป็นรูปแบบการทำงาน digital workflow โดยสมบูรณ์

การนำ OCR มาใช้ในงานบัญชี และการเงินนั้นทำให้นักบัญชี และนักวิเคราะห์การเงินสามารถโฟกัสกับงานที่เป็น higher level หรืองานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน รวมถึงงานที่สร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้มากขึ้น อีกทั้งเทคโนโลยี OCR ยังเพิ่มระดับความแม่นยำให้กับงานข้อมูลที่แต่เดิมใช้ระบบแมนนวลในการทำ

ตัวอย่างการนำ OCR มาใช้งานบัญชี และการเงิน

การนำ OCR มาใช้สำหรับงานบัญชี และการเงินนั้นมีตัวอย่างการใช้งานที่น่าสนใจอยู่หลากหลายเคสที่เกี่ยวข้องกับ workflow การประมวลผลเอกสาร เนื่องจากหน่วยงานบัญชี และการเงินมักจะต้องดูแลและจัดการเอกสารที่มีรูปแบบโครงสร้างที่ชัดเจน (structure data) ที่เป็นรูปแบบมาตรฐาน ซึ่งด้วยความสามารถของเทคโนโลยี AI-OCR สามารถจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านี้ได้

ตัวอย่างการใช้งานของการนำ OCR ใช้ในงานบัญชี และการเงินที่เห็นกันบ่อยที่สุด คือ OCR Invoice หรือ OCR ใบแจ้งหนี้ และ OCR ใบเสร็จรับเงิน นั่นเอง การดึงข้อมูลที่ต้องการจากฟิลด์ข้อมูลต่างๆจากเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินได้แบบอัตโนมัติทำให้องค์กรสามารถจัดการธุรกรรมต่างๆได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น หลีกเลี่ยงความล่าช้าที่อาจจะเกิดขึ้น และลดความเสี่ยงที่จะต้องเสียค่าปรับจากการจ่ายเงินล่าช้าได้ 

สำหรับการนำ OCR ไปใช้ในธุรกิจธนาคารนั้นสามารถนำไปใช้ได้ในหลากหลายแบบ ไม่ว่าจะเป็นการขออนุมัติสินเชื่่อ การเปิดบัญชีใหม่ หรือการยืนยันตัวตนลูกค้า โดยที่ซอฟต์แวร์ OCR สามารถสแกนแบบฟอร์มการสมัคร ดึงข้อมูลในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง และส่งต่อข้อมูลเหล่านี้เข้าไปยังระบบของธนาคารเพื่อให้สามารถประมวลผลข้อมูลได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยการนำ OCR บัตรประชาชนมาใช้งานทำให้กระบวนการยืนยันตัวตนออนไลน์ผ่านทางสมาร์ทโฟนทำได้สะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ซึ่งในปัจจุบันธนาคารยุคใหม่ๆหลายแห่งต่างก็นำ OCR บัตรประชาชนมาใช้งาน ด้วยกระบวนการ OCR ทำให้ธนาคารสามารถประมวลผลการทำธุรกรรมต่างๆได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น และสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าที่มาใช้บริการได้เป็นอย่างดี

สำหรับธุรกิจประกันสามารถนำ OCR มาใช้ในการเคลมประกันแบบอัตโนมัติได้เช่นกัน OCR สำหรับเอกสารเคลมประกันนั้นทำให้ขั้นตอนการเคลมประกันทำได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น ส่งผลดีกับทั้งลูกค้า และบริษัทประกันเอง นอกเหนือจากการประมวลผลเอกสารการเคลมประกัน ยังสามารถนำ OCR มาใช้กับกับประเมินความเสียหายของทรัพย์สินที่เกี่ยวข้องกับการเคลมประกันได้เช่นกัน

อีกทั้ง OCR สามารถนำมาใช้ในการทำให้กระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีทำได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้นด้วยการเชื่อมต่อ OCR เข้ากับโปรแกรมบัญชีที่ธุรกิจได้ใช้งานอยู่ รวมทั้งยังสามารถใช้ OCR เพื่อยกระดับขั้นตอนการทำ audit และรายงานค่าใช้จ่ายต่างๆ ด้วยการใช้ OCR ในการเปรียบเทียบเอกสารเพื่อตรวจสอบ และระบุความผิดปกติเกี่ยวค่าใช้จ่ายๆต่างๆภายในบริษัทจากเอกสารประเภทต่างๆได้เช่นกัน

ประโยชน์ของการนำ OCR มาใช้การทำบัญชี และการเงิน

นักบัญชี และนักวิเคราะห์ทางการเงินได้เริ่มนำ OCR มาใช้กับการทำงานกันมากขึ้นเพื่อที่จะได้มีเวลาโฟกัสกับการรีวิวข้อมูลมากกว่าที่จะต้องมานั่งกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบด้วยตัวเอง ด้วยการนำ OCR มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดทำให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานได้เป็นอย่างมาก อีกทั้งการนำโซลูชัน OCR มาใช้งานกับงานทางบัญชี และการเงินยังมีประโยชน์กับธุรกิจในอีกหลากหลายด้าน ได้แก่

• ลดค่าใช้จ่าย : การนำ OCR มาใช้งานจะช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานต่างๆลงได้ โดยการตัดขั้นตอนการกรอก และตรวจสอบข้อมูลแบบแมนนวล อีกทั้งยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และการประมวลผลเอกสารที่เกี่ยวข้องได้
• ยกระดับความเร็วในการประมวลผลข้อมูล : การเชื่อมต่อระบบ OCR เข้ากับซอฟต์แวร์ หรือโปรแกรมทางบัญชีทำให้สามารถดึง และประมวลผลข้อมูลได้ในเวลาไม่ถึงนาที ซึ่งแต่เดิมเป็นหน้าที่งานที่จำเป็นต้องใช้เวลาเป็นจำนวนมาก จากรายงานพบว่าการนำ OCR มาใช้งานทำให้องค์กรสามารถลดงานแบบแมนนวลได้มากกว่า 75%
• ขั้นตอนการทำจ่ายที่คล่องตัว : การนำซอฟต์แวร์ OCR มาใช้ในงานบัญชี และการเงินช่วยทำให้ขั้นตอนการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้ และการตรวจสอบเกี่ยวกับกระบวนการทำจ่ายภายในองค์กรสามารถทำได้แบบอัตโนมัติ หรือมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
• ประมวลผลเอกสารได้อย่างชาญฉลาด : ซอฟต์แวร์ OCR ที่มี AI เป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญอย่าง aiScript นั้นสามารถที่จะจำแนก หรือแยกประเภทของเอกสารได้ว่าเอกสารประเภทนี้เป็นใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อของ หรือใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น เพื่อที่จะนำไปใช้ในการดึง และประมวลผลข้อมูลในขั้นตอนถัดไป
• ปรับปรุงความแม่นยำของข้อมูล : ซอฟต์แวร์ OCR ใช้ประโยชน์จากความสามารถของอัลกอริทึมของ AI และ Machine learning ทำให้การดึงข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆมีความแม่นยำมากขึ้น อีกทั้งยังมีระบบ Review สำหรับฟิลด์ข้อมูลที่ค่าความเชื่อมั่น (confidence score) ต่ำกว่ามาตรฐานที่กำหนดไว้ เพื่อให้พนักงานเข้ามารีวิว และคอนเฟิร์มข้อมูลในฟิลด์นั้นๆได้ ช่วยลดข้อผิดพลาด และลดภาระงานที่ต้องมาทำงานซ้ำ ทำให้ประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องลงได้
• รองรับการขยายตัวของธุรกิจ : ซอฟต์แวร์ OCR สามารถจัดการกับปริมาณเอกสารที่มีจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย
• รักษาสิ่งแวดล้อม : ลดการใช้กระดาษได้เป็นจำนวนมาก เนื่องจากระบบ OCR สามารถอ่านเอกสารที่อยู่รูปแบบดิจิทัลได้
• สร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน : การที่พนักงานต้องวุ่นวายอยู่แต่กับงานเอกสารอาจสร้างความเหนื่อยล้า และเบื่อหน่ายให้กับพนักงานได้ โดยเฉพาะกับนักบัญชี และนักวิเคราะห์ทางการเงิน ธุรกิจหรือองค์กรที่มีการนำซอฟต์แวร์ OCR ไปใช้งานสามารถที่จะทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับหน้าที่งานที่มีความท้าทาย และสร้างมูลค่ามากยิ่งขึ้นได้

aiScript OCR ตัวช่วยสำคัญของนักบัญชี และการเงินยุคใหม่

aiScript OCR เป็นซอฟต์แวร์ OCR ที่ทาง AI GEN ได้พัฒนาขึ้น เพื่อต้องการที่จะช่วยธุรกิจลดภาระหน้าที่งานในการดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ที่ต้องทำซ้ำไปมาให้ธุรกิจสามารถสิ่งเหล่านี้ได้แบบอัตโนมัติ โดยให้ aiScript OCR เป็นผู้ช่วยที่จะมาดูแลภาระหน้าที่ในส่วนนี้ให้ และให้ธุรกิจมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานอื่นๆที่สามารถสร้างมูลค่าให้กับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น 

โดย aiScript OCR นั้นเป็นซอฟต์แวร์ AI สำเร็จรูปที่พร้อมให้ธุรกิจสามารถนำไปใช้งานได้ทันที โดยที่ไม่ต้องมีการติดตั้งให้ยุ่งยาก อีกทั้งยังผ่านการเทรนเอกสารประเภทต่างๆมากกว่า 500,000 ฉบับ และรองรับเอกสารมากกว่า 11 ประเภท ทั้งเอกสารภาษาไทย ภาษาอังกฤษ รวมทั้งลายมือ 

ความพิเศษของการนำ aiScript OCR ไปใช้งานกับงานบัญชี และการเงิน รวมถึงงานอื่นๆนั้น นอกเหนือจากเรื่องของความแม่นยำ ความสามารถของอัลกอริทึ่ม AI และ Machine learning ที่อยู่เบื้องหลัง รวมถึงการทำให้กระบวนการทำงานทำได้แบบอัตโนมัติแล้วนั้น ยังมีสิ่งที่โดดเด่นที่ aiScript OCR สามารถตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี ได้แก่

• aiScript OCR ไม่เพียงแต่รองรับเอกสารที่เป็นเทมเพลตยอดฮิตที่พบเห็นได้ด้วยทั่วไปเท่านั้น หากธุรกิจมีเอกสารที่เป็นรูปแบบเฉพาะสามารถส่งให้ทีมงาน AI GEN ทำการเทรน และสร้างโมเดลสำหรับเอกสารประเภทนั้นๆ ได้เช่นกัน
• aiScript OCR รองรับทั้งเอกสารที่มีรูปแบบที่แน่นอนตายตัว เช่น บัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน สมุดบัญชีธนาคาร และเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบที่แน่นอนตายตัว เช่น ใบแจ้งหนี้ (invoice) ใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น
• aiScript OCR รองรับข้อจำกัดของเอกสาร โดยที่สามารถประมวลผลข้อมูลได้ภายใต้ข้อจำกัดต่างๆได้ แม้ภาพจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน
• aiScript OCR รองรับทุกความต้องการของการประมวลเอกสาร สามารถระบุได้ว่าต้องการฟิลด์ข้อมูลใดบ้าง หรือต้องการ output ของข้อมูลในรูปแบบใด โดยทางทีมงานสามารถ customize ให้ได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ
• aiScript OCR สามารถเชื่อมต่อกับระบบ หรือซอฟต์แวร์ต่างๆที่ธุรกิจใช้อยู่ได้ ไม่ว่าจะเป็น SAP, Salesforce, Gmail และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ผ่านทาง API Service

ต้องการนำ aiScript OCR ไปใช้กับงานบัญชี และการเงิน

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ OCR เพื่อยกระดับการทำบัญชี และการเงินยุคใหม่ เพิ่มความคล่องตัว และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำบัญชีให้กับธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำการนำซอฟต์แวร์ OCR ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่