5 สิ่งสำคัญที่ธุรกิจควรรู้ก่อนนำ AI-OCR มาใช้งาน

ในปัจจุบันธุรกิจต่างถูกขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ยกระดับการให้บริการลูกค้า และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน เทคโนโลยี OCR ถือเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่ได้รับความนิยมจากธุรกิจที่กำลังเติบโตในหลากหลายอุตสาหกรรม เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีที่ตอบโจทย์กระบวนการการทำงานในรูปแบบดิจิทัล และทำงานได้แบบอัตโนมัติ โดยที่ซอฟต์แวร์ OCR จะทำดึงข้อมูล และแปลงตัวอักษรที่อยู่ในเอกสารสแกน และรูปสแกน หลังจากนั้นทำการประมวลผลข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นให้เป็นดิจิทัลด้วยความสะดวก และอยู่ในรูปแบบที่สามารถแก้ไขได้ที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของแต่ละธุรกิจ

จากเดิมที่ต้องใช้วิธีการแมนนวลในการคีย์ข้อมูลเข้าไปในระบบโดยใช้พนักงานจำนวนมาก ส่งผลทำให้ขั้นตอนการทำงานมีความล่าช้า และทำให้เกิดปัญหาเรื่องข้อมูลมีความผิดพลาด แต่ด้วยโซลูชัน OCR จะทำให้ปัญหาเหล่านี้หมดไป ทำให้ธุรกิจประหยัดเวลา และทรัพยากรได้เป็นอย่างมาก ซึ่งถ้าเป็นวิธีการทำงานแมนนวลแบบเดิมนั้นต้องเสียทั้งเวลา ทั้งคนในการกรอกข้อมูล รวมทั้งการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกด้วย รวมถึงด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีที่ทำให้ซอฟต์แวร์ OCR สามารถทำงานได้ตอบโจทย์ธุรกิจในยุคปัจจุบันได้มากยิ่งขึ้น ด้วยการมีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลัง หรือที่เรียกว่า AI-Powered OCR จึงทำให้ซอฟต์แวร์ OCR สามารถก้าวข้ามผ่านข้อจำกัดเดิมที่เคยมีอยู่ได้ ได้แก่ เช่น อ่านเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบตายตัว และอ่านลายมือได้ รวมถึงเอกสารที่มีความชัดต่ำ ก็สามารถประมวลผลได้ เป็นต้น จึงเป็นที่มาที่หลายๆธุรกิจพิจารณาที่จะนำ AI-Powered OCR ไปใช้ เพื่อตอบโจทย์ที่ต้องการนำกระบวนการการจัดการเอกสารแบบอัตโนมัติไปใช้งาน เพื่อเปลี่ยนองค์กรให้องค์กรไร้กระดาษ (Paperless) และใช้ประโยชน์จากโซลูชัน OCR ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อเพิ่มกำไร ลดค่าใช้จ่ายให้กับบริษัท อีกทั้งยังสร้างประสบการณ์ที่น่าประทับใจให้แก่ลูกค้ากับกระบวนการการส่งเอกสารที่ดีขึ้นได้อีกด้วย

ในขณะเดียวกันก่อนที่ธุรกิจจะนำโซลูชัน AI-Powered OCR ไปใช้นั้น ภายในองค์กรเองนั้นต้องมีการเตรียมการในด้านต่างๆเช่นกัน เช่น โจทย์ทางธุรกิจ หรือ Pain point ที่ธุรกิจต้องการจะแก้ไขปัญหา กระบวนการทำงานในปัจจุบันเป็นอย่างไร และก่อนที่จะนำซอฟต์แวร์ OCR มาใช้งานนั้นจะต้องปรับกระบวนการทำงานอย่างไร เป็นต้น เพื่อทำให้ธุรกิจได้ประโยชน์ และผลตอบแทนที่คุ้มค่าทั้งในระยะสั้น และระยะยาวจากการนำโซลูชัน OCR มาใช้งาน ในบทความนี้ AI GEN จึงได้สรุป 5 เรื่องที่สำคัญที่ธุรกิจควรเตรียมพร้อมก่อนนำ OCR มาใช้งาน เพื่อเป็นแนวทางให้กับธุรกิจที่กำลังมองหา หรือกำลังจะนำโซลูชัน OCR มาใช้งานได้เตรียมพร้อมกันล่วงหน้า 

1. กำหนดเป้าหมาย และโจทย์ทางธุรกิจ

เริ่มต้นการกำหนดเป้าหมาย และโจทย์ทางธุรกิจ หรืออาจจะเป็น Pain point ของธุรกิจที่ต้องการจะพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นที่สามารถสร้าง Impact ให้กับธุรกิจไม่ว่าจะเป็นในแง่ของการเพิ่มรายได้ ลดต้นทุน หรือเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อที่จะมาดูว่าโซลูชัน OCR นั้นตอบโจทย์ และเป้าหมายของธุรกิจหรือไม่ โดย OCR เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการจะลดความยุ่งยากในการจัดการเอกสาร และพัฒนาขั้นตอนการทำงานให้เป็นแบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น รวมถึงต้องการลดหน้าที่งานที่พนักงานต้องทำแบบซ้ำๆ โดยมาใช้ระบบ AI จัดการงานในส่วนนี้ให้แทนทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับหน้าที่งานที่สามารถสร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้มากยิ่งขึ้น  ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจมีเป้าหมายที่ต้องการจะ Trasform องค์กรให้เป็นองค์กรที่ไม่ใช่กระดาษ หรือ Paperperless organization โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัล สะดวก และง่ายต่อการค้นหา และการนำไปใช้งาน ดังนั้นเทคโนโลยี AI-Power OCR สามารถเข้ามาช่วยในเรื่องของการดึง และประมวลผลข้อมูล รวมถึงสามารถส่งข้อมูลเข้าไปเก็บไว้ในฐานข้อมูลขององค์กรพร้อมต่อการนำข้อมูลไปใช้งานต่อ หรือในธุรกิจประกันต้องการยกระดับการให้บริการลูกค้าด้วยบริการที่สะดวก และรวดเร็ว จากเดิมที่ลูกค้าต้องส่งเอกสารเข้ามาที่บริษัทเพื่อทำการเคลมประกัน ในปัจจุบันลูกค้าสามารถอัพโหลดเอกสารผ่านแอปพลิเคชัน และใช้ OCR ในการดึง และบันทึกข้อมูลเข้ามาในระบบของบริษัทได้แบบอัตโนมัติ เป็นต้น ทำให้บริษัทประกันสามารถอนุมัติการเคลมได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น รวมถึงลดจำนวนพนักงานที่ต้องใช้ในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ รวมถึงลดความล่าช้าในการเคลมประกัน สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าที่มาใช้บริการ 

รวมถึงในบางกรณีการที่องค์กรนำเทคโนโลยี OCR มาใช้งาน เนื่องจากมีเป้าหมายในการเก็บข้อมูลในกระดาษที่แต่เดิมไม่เคยสามารถเก็บได้มาก่อนเพราะไม่สามารถให้คนมาบันทึกข้อมูลเหล่านี้ได้ด้วยเวลาที่จำกัดและต้นทุนในการดำเนินการ แต่ด้วยความสามารถของ AI-Powered OCR ทำให้ธุรกิจสามารถดึงข้อมูลเหล่านี้มาเก็บไว้ได้อย่างรวดเร็ว และนำข้อมูลไปใช้ต่อยอดทางธุรกิจต่อไปได้ ในกรณีนี้วัตถุประสงค์สุดท้ายจะไม่ใช่การลดค่าใช้จ่าย แต่เป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มจากความได้เปรียบในการแข่งขันด้วยข้อมูลใหม่ในระบบเหล่านี้

สุดท้ายแล้วแต่ละองค์กรนั้นมีเป้าหมายที่นำเทคโนโลยีมา Transform ธุรกิจ เพื่อสร้าง Impact ให้กับธุรกิจในด้านต่างๆ ซึ่งองค์กรเองสามารถตั้งเป้าหมายสูงสุดที่อยากจะไปให้ถึงได้เลย แต่ AI GEN แนะนำว่าให้นำเป้าหมายใหญ่ที่ตั้งไว้นั้นมาแบ่งออกมาเป็นแต่ละ Phase และเริ่มต้นจาก Task หรือเป้าหมายเล็กๆ ที่สามารถทำได้ง่าย และมีโอกาสประสบความสำเร็จได้สูง จะทำให้องค์กรได้เรียนรู้ และนำประสบการณ์ไปต่อยอดในเป้าหมาย หรือ Task งานที่ยากมากขึ้นได้ รวมทั้งมีโอกาสที่จะทำให้เป้าหมายที่ยากขึ้นนั้นประสบความสำเร็จได้มากขึ้นตามไปด้วย

2. Re-design กระบวนการทำงาน

เพื่อให้การนำเทคโนโลยี AI-Power OCR มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับธุรกิจนั้น ธุรกิจจำเป็นต้องปรับกระบวนการทำงานบางอย่างให้สอดคล้องกับวิธีการทำงานของ AI-Powered OCR เช่น กระบวนการการเก็บเอกสาร แต่เดิมก่อนที่จะนำ OCR เข้ามาใช้งาน องค์กรยังเก็บเอกสารในรูปแบบที่ยังเป็น Hard copy โดยไม่ได้มีการสแกนเอกสารเก็บไว้ในรูปแบบของดิจิทัล เป็นต้น ซึ่งพอองค์กร หรือธุรกิจจะนำ OCR มาใช้อาจต้องมีการเพิ่มขั้นตอนในการทำงานในการที่จะแปลงเอกสารที่เป็น Hard copy ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เนื่องจากการนำเอกสารมาใช้ในระบบ OCR นั้นเอกสารทั้งหมดจะต้องถูกเก็บไว้ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ได้แก่ ไฟล์ PDF, PNG, JPG และ TIFF เพื่อตอบโจทย์ และสอดคล้องกับวิธีการทำงานของโปรแกรม หรือซอฟต์แวร์ OCR นั่นเอง 

แต่ในขณะเดียวกันหลังจากที่ธุรกิจได้นำ AI-Powered OCR มาใช้แล้วนั้น ทำให้ธุรกิจสามารถลดขั้นตอนการทำงานลงไปได้เช่นกัน จากแต่เดิมหลังจากที่ได้เอกสารประเภทต่างๆมา จะต้องใช้พนักงานในการสแกนเอกสาร และกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ แต่เมื่อนำระบบ OCR จะสามารถลดขั้นตอน และจำนวนพนักงานที่ต้องใช้ในการกรอกข้อมูลเข้าไประบบได้ เนื่องจาก OCR จะทำการดึงข้อมูลจากเอกสาร และจัดเก็บเข้าไปยังระบบฐานข้อมูลขององค์กรได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งในขั้นตอนนี้อาจต้องสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับ AI ให้ผู้ที่มีส่วนส่วนเสียในองค์กรเข้าใจตรงกันว่าตรงกันว่าการนำเทคโนโลยี AI มาใช้งานนั้นไม่ได้มาแทนที่คน แต่เป็นการมาช่วยให้พนักงานทำงานได้รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อให้เป็นสถานการณ์ที่ Win-Win กันทั้งองค์กร  รวมถึงทำให้องค์กรสามารถโยกย้ายพนักงานไปทำในส่วนงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ และสร้างรายได้ให้กับองค์กรได้มากยิ่งขึ้น 

นอกจากนั้นการปรับพฤติกรรมของผู้ใช้งานในบริษัทที่จะต้องทำงานร่วมกับระบบ AI ในกระบวนการใหม่นี้มีความสำคัญพอๆกับการ Re-design กระบวนการทำงานใหม่ เช่น การถ่ายรูปเอกสารควรสร้างความคาดหวังให้ผู้ใช้เข้าใจถึงผลดีของการถ่ายรูปที่มีคุณภาพ ได้ภาพที่ตรง ไม่เบลอ ไม่มืด ซึ่งจะส่งผลให้การใช้เทคโนโลยีประสบความสำเร็จทั้งในแง่ของธุรกิจ และประสบการณ์ของผู้ใช้งานเอง

3. เตรียมทีมงานที่มีความเข้าใจในเรื่อง Workflow การทำงานได้เป็นอย่างดี

เนื่องจากการนำระบบ OCR มาใช้งานในองค์กรนั้นจำเป็นต้องมีการออกแบบ Workflow การส่งต่อข้อมูล จึงมีความจำเป็นที่ต้องมีทีมงานภายในองค์กรที่มีความเข้าใจในเรื่องการ Workflow การทำงานได้อย่างเป็นดี เพื่อที่มอบหมายให้ทีมนี้เป็นทีมที่จะมาออกแบบโซลูชัน OCR ร่วมกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR และทำให้โซลูชัน OCR ที่องค์กรจะนำมาใช้ตอบโจทย์ทั้งในแง่ของผู้ใช้งานระบบทั้งภายในและภายนอก ผู้ออกแบบระบบ กลยุทธ์ของธุรกิจ และที่สำคัญตอบโจทย์การทำงานและเป้าหมายของธุรกิจ เพื่อให้ธุรกิจได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนที่คุ้มค่าจากการนำระบบ OCR มาใช้งานภายในองค์กร

4. ความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับ AI

ก่อนที่จะนำระบบ AI เข้ามาใช้งานภายในองค์กร ธุรกิจต้องมีความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับ AI ก่อนว่า AI นั้นไม่ได้เพอร์เฟค การนำ AI มาใช้นั้นไม่สามารถนำมาใช้แทนคนได้ 100% กับทุกงาน ทำให้กระบวนการทำงานที่มีมาแต่เดิมบางอย่างอาจจะไม่ได้เหมาะกับการนำ AI ไปใช้งาน หรือถ้าจะนำ AI ไปใช้งานต้องมีการ Re-design กระบวนการทำงานบางอย่างใหม่ตามที่กล่าวไปในข้อ 2 โดยจะต้องมาดูมาว่ากระบวนการทำงานตรงส่วนไหนที่นำ AI มาใช้แล้วจะเกิดประโยชน์สูงสุด และตรงส่วนไหนที่ AI อาจจะไม่ได้เก่งกว่าคน ใช้คนอาจจะได้ผลที่ดีกว่า เป็นต้น รวมถึงอีกสิ่งหนึ่งที่ธุรกิจมักจะเข้าใจผิดเกี่ยวกับ AI นั่นคือนำ AI มาใช้แทนคนเพื่อลดต้นทุน ซึ่งจะทำให้ธุรกิจพลาดโอกาสในการใช้ประโยชน์จาก AI อย่างเต็มประสิทธิภาพไปอย่างน่าเสียดาย โดยการตั้งเป้าหมายของการนำ AI มาใช้ในภาคธุรกิจที่เหมาะสมและน่าจะเป็นจริงได้มากกว่าคือการวางกระบวนการทำงานที่ดี โดยให้ AI ทำงานคู่กันกับมนุษย์ เพื่อลดเวลาและประหยัดค่าใช้จ่ายลงได้ 50% – 90% ซึ่งการตั้งเป้าหมายแบบนี้จะสร้างความร่วมมือของ Stakeholder จากทุกหน่วยงานภายในองค์กรได้ดี และทำให้การนำ AI มาใช้ภายในองค์กรมีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จได้สูงยิ่งขึ้น

5. เตรียมข้อมูลให้พร้อม

การนำระบบ OCR มาใช้งานในภาคธุรกิจนั้น จะต้องเตรียมเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งอาจจะเป็นภาพเอกสารสแกน รูปถ่ายเอกสาร หรือไฟล์เอกสารที่เป็นไฟล์ PDF, PNG, JPG และ TIFF เพื่อที่จะพร้อมนำเอกสารมาใช้งานกับระบบ AI-Powered OCR ได้โดยทันที โดย aiScript ซอฟต์แวร์ OCR ที่ AI GEN ได้พัฒนาขึ้นมา รองรับประเภทเอกสารได้ถึง 11 ประเภทโดยหากถ้าธุรกิจ หรือองค์กรที่ต้องการจะใช้ระบบ OCR เพื่อดึงจากเอกสารใน 11 ประเภทนี้สามารถอัพโหลดเอกสารเข้ามาในระบบของ aiScript เพื่อให้ aiScript ดึงข้อมูล และส่งข้อมูลเข้าไปในระบบขององค์กรผ่านทาง API หรือสามารถ Export ออกมาเป็นไฟล์ CSV หรือ JASON ได้เลย แต่หากถ้าเป็นเอกสารเฉพาะของแต่ละองค์กรจะต้องมีการส่งเอกสารที่เป็นไฟล์ดิจิทัลมาให้ทาง AI GEN เพื่อที่ทาง AI GEN จะทำการ Customize โมเดล AI ให้เข้ากับเอกสารจำเพาะของแต่ละองค์กร และเทรนให้มีความแม่นยำขึ้นได้อยู่เสมนอกจากนั้นการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่พร้อมใช้งานแล้ว การหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR ก็เป็นสิ่งที่สำคัญเช่นกัน เนื่องจากซอฟต์แวร์ OCR แต่ละเจ้าก็มีจุดเด่น และฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ธุรกิจที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับ Requirement ของแต่ละธุรกิจ ดังนั้นการเลือกซอฟต์แวร์ OCR จึงควรพิจารณาจากหลายๆปัจจัยไม่ว่าจะเป็นตอบโจทย์การดึงข้อมูลไปใช้งานหรือไม่ ระบบสามารถ Customize เพิ่มเติมได้หรือไม่ งบประมาณที่ต้องใช้ การบริการเป็นอย่างไร รวมถึงสามารถนำไปเชื่อมต่อกับระบบงานอื่นๆได้สะดวกหรือเปล่า เป็นต้น (อ่านเพิ่มเติม >> วิธีการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ OCR ที่ตอบโจทย์ธุรกิจ) เพื่อให้ธุรกิจได้ประโยชน์สูงสุด และให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่าจากการนำซอฟต์แวร์ OCR มาใช้

ส่งท้ายบทความ

เทคโนโลยี AI-Powered OCR ไม่ใช่เรื่องไกลตัวของธุรกิจในยุคปัจจุบันอีกต่อไป ดังนั้นการตั้งเป้าหมาย และโจทย์ทางธุรกิจ  เตรียมกระบวนการทำงานให้พร้อม รวมถึงศึกษาและหาข้อมูลของผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ OCR ที่ตอบโจทย์ทางธุรกิจก่อนที่จะนำระบบ OCR ไปใช้จึงเป็นเรื่องที่สำคัญ เพื่อทำให้ธุรกิจได้ประโยชน์ และผลตอบแทนสูงสุดจากการนำเทคโนโลยีไปใช้งาน และสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรสามารถนำไปเป็น Use case เพื่อต่อยอดในส่วนงานอื่นๆภายในองค์กรต่อไปได้ ส่งผลทำให้ธุรกิจ หรือองค์สามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืน

หากคุณกำลังมองหาโซลูชัน AI-Powered OCR เพื่อนำไปใช้กับธุรกิจ และต้องการที่ปรึกษา และพาร์ทเนอร์คู่คิดให้กับธุรกิจของคุณ ปรึกษาพวกเรา AI GEN (ไอเจ็น) ได้ที่นี้เลยค่ะ