4 ปัญหาที่ธุรกิจมักจะเจอในการทำ OCR พร้อมวิธีการแก้ไขเบื้องต้น

เทคโนโลยี OCR หรือการแปลงข้อความที่อยู่ภาพให้เป็นตัวอักษรนั้นได้เข้ามามีบทบาทสำคัญกับการทำธุรกิจยุคใหม่เป็นอย่างมาก เนื่องจากได้เข้ามาช่วยลดงานกรอกข้อมูลจากเอกสาร หรือ Data-entry ที่แต่เดิมต้องใช้คน และเวลาเป็นจำนวนมาก ให้สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว และทำได้แบบอัตโนมัติ โดยคนมีหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลในขั้นตอนสุดท้ายเพียงเท่านั้น อีกทั้งยังช่วยลดความผิดพลาดของข้อมูลได้เป็นอย่างมาก และทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ และความคิดสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น ส่งผลทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานโดยภาพรวมนั้นดีมากยิ่งขึ้น อีกทั้งในปัจจุบันด้วยการนำเทคโนโลยี AI เข้ามาช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของเทคโนโลยี OCR ให้ดีมากยิ่งขึ้น หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered OCR นั้นทำให้ข้อจำกัดเดิมของการทำ OCR ที่เคยมีนั้นหมดไป และตอบโจทย์ขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจได้เป็นอย่างดี จึงทำให้ AI-OCR เป็นทางเลือกที่น่าสนใจเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่นำ OCR ไปใช้งาน ในขณะเดียวกันธุรกิจที่มีการใช้โปรแกรม OCR ที่ไม่ได้มี AI เป็นตัวขับเคลื่อนนั้นอาจจะเคยเจอกับข้อจำกัดในการใช้งานบางอย่างที่หากสามารถแก้ไขข้อจำกัดเหล่านี้ได้จะทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น ในบทความนี้ AIGEN ได้รวบปัญหาที่ธุรกิจมักจะเจออยู่บ่อยๆ ในการทำ OCR พร้อมแนะนำวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ในเบื้องต้น

4 ปัญหาที่ธุรกิจมักเจอในการทำ OCR พร้อมวิธีการแก้ไขเบื้องต้น

AIGEN ได้รวบรวม 4 ปัญหาที่ธุรกิจมักจะพบเจอบ่อยๆ ในการเลือกใช้งานโปรแกรม OCR หรือในการทำ OCR เพื่อให้ธุรกิจได้ใช้เป็นแนวทางในการเลือกใช้โปรแกรม OCR ที่ตอบโจทย์กับธุรกิจให้ได้มากที่สุด

1. โปรแกรม OCR ไม่รองรับเอกสารที่มีเทมเพลตที่แตกต่างกัน

เนื่องจากเอกสารบางประเภทนั้นไม่ได้รูปแบบ หรือเทมเพลตที่แน่นอนตายตัว เช่น ใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้ รวมถึงใบกำกับภาษี เป็นต้น ซึ่งโปรแกรม OCR ทั่วไปที่ไม่ได้ใช้ AI ในการขับเคลื่อนนั้นจะไม่รองรับเอกสารที่มีเทมเพลตที่หลากหลาย จำเป็นต้องกำหนดเทมเพลตของเอกสารใหม่ทุกครั้ง หากมีการเปลี่ยนแปลงเทมเพลตของเอกสาร ทำให้เสียเวลาในการทำงานเป็นอย่างมาก และต้องใช้คนมากำหนดเทมเพลตเอกสารใหม่ทุกครั้ง ซึ่งอาจจะไม่ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการความสะดวก และรวดเร็วในการทำงาน เพราะทำให้ขั้นตอนการทำงานต้องหยุดชะงัก เมื่อมีเอกสารรูปแบบใหม่เข้ามา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าธุรกิจ หรือหน่วยงานต้องจัดการกับเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบตายตัวเป็นจำนวนมาก เช่น หน่วยงานบัญชี จัดซื้อ การเลือกใช้โปรแกรม OCR ที่ใช้ AI เป็นตัวขับเคลื่อน หรือที่เรียกกับว่า AI-Powered OCR จะตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจได้ดีกว่ามาก

โดยที่โปรแกรม AI-OCR ที่ใช้ AI เป็นตัวขับเคลื่อนนั้น จะมี AI เป็นตัวช่วยสำคัญที่สามารถอ่าน และประมวลเอกสารได้ในทุกๆ รูปแบบ โดยเฉพาะเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบที่แน่นอนตายตัว เช่น ใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดเทมเพลตเมื่อเทมเพลตของเอกสารเปลี่ยนแปลงไป เนื่องจากโปรแกรม AI-OCR ได้เทรนให้โมเดล AI เข้าใจแพทเทิร์นของเอกสารในหลายๆ เทมเพลตที่แตกต่างกันออกไปได้เป็นอย่างดี ทำให้ AI-OCR สามารถประมวลผล และดึง Field ข้อมูลที่ธุรกิจต้องการจากเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ นอกจากนั้นหากเป็นเอกสารที่เป็นเอกสารเฉพาะของธุรกิจที่ไม่ได้เป็นเอกสารทั่วไป สามารถส่งมาให้ทางผู้ให้บริการ AI-OCR นั้นเทรน และ Customize โมเดล AI เพื่อให้เข้าใจรูปแบบของเอกสาร และพร้อมให้ธุรกิจใช้ในการทำ OCR ได้ภายในไม่กี่วัน 

2. โปรแกรม OCR ไม่แยกประเภทของข้อความให้อัตโนมัติ

บางธุรกิจอาจจะปัญหาที่โปรแกรม OCR นั้นดึงข้อมูลจากเอกสารออกมาทั้งหมดโดยที่ไม่ได้ระบุ และแยก Field ของข้อมูลให้ว่าข้อมูลส่วนนี้เป็นชื่อ-นามสกุล วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ จำนวนเงิน และอื่นๆ เป็นต้น ทำให้ยังต้องใช้ระบบแมนนวล หรือให้พนักงานมาเป็นคนจัดประเภทข้อมูลอีกที ซึ่งอาจจะไม่ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการให้ Workflow การทำงานเป็นแบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น โดยพนักงานมีหน้าที่เพียงแค่ตรวจสอบข้อมูลในขั้นตอนสุดท้ายเพียงเท่านั้น ซึ่งถ้าเป็นโปรแกรม OCR ในรูปแบบเดิมนั้นจะไม่สามารถแยกประเภทของข้อความได้แบบอัตโนมัติ จำเป็นต้องมีการกำหนดกฎ (Rules) เพื่อให้โปรแกรมทำงานได้ตามที่ธุรกิจกำหนดไว้ และมีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ เช่น ข้อมูลที่ดึงออกมาไม่ถูกต้องเนื่องจากไม่มีความยืดหยุ่นในการประมวลผลเอกสารที่มีรูปแบบที่แตกต่างไปจากเทมเพลตเดิมที่มีอยู่ ซึ่งอาจจะไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจที่ต้องการนำข้อมูลที่ได้จากการทำ OCR ไปใช้ต่อในขั้นตอนของธุรกิจต่อไป

แต่ด้วยความสามารถของเทคโนโลยีทำให้โปรแกรม AI-OCR นั้นสามารถระบุ และแยกประเภทของข้อมูลได้แบบอัตโนมัติว่าข้อมูลส่วนนี้คือชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ หรือหมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น และธุรกิจสามารถกำหนด Field ของข้อมูลที่ต้องการให้ดึงออกมาจากเอกสารได้ด้วยตนเอง โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดกฎ หรือ Rules ในการทำงานไว้ล่วงหน้า และธุรกิจสามารถระบุได้ว่าจะส่งข้อมูลในแต่ละ Field ไปจัดเก็บไว้ในระบบไหนของธุรกิจต่อไป เช่น  ให้จัดเก็บไว้ในระบบ SAP, ERP หรือโปรแกรมอื่นๆ ได้ตามขั้นตอนการทำงานของแต่ละธุรกิจ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างมาก และตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการยกระดับให้ขั้นตอนการทำงานเป็นอัตโนมัติแบบ End-to-End ได้เป็นอย่างดี ซึ่งสิ่งเหล่าเกิดขึ้นได้ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี AI นั่นเอง

3. โปรแกรม OCR ไม่สามารถแยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ

การแยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ หรือ Document classification ถือเป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์สำคัญสำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะกับธุรกิจการเงิน และธนาคาร รวมถึงธุรกิจประกันที่จะช่วยทำให้ขั้นตอนการทำ Customer onboarding ทำได้แบบอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้นด้วยการให้โปรแกรม OCR ตรวจสอบเอกสารที่ลูกค้าส่งเข้ามาให้เบื้องต้นว่าลูกค้าส่งเอกสารเข้ามาครบตามข้อกำหนดของธุรกิจหรือไม่ ซึ่งหากเป็นโปรแกรม OCR ทั่วไปที่ไม่ได้ใช้ AI ในการขับเคลื่อนจะไม่สามารถแยกประเภทเอกสารได้แบบอัตโนมัติ เนื่องจาก OCR ในรูปแบบเดิมนั้นทำได้แค่เพียงการดึงข้อมูลจากเอกสารได้ตามกฎ (Rules) ที่ได้มีการกำหนดไว้เท่านั้น จึงอาจจะไม่ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการฟีเจอร์ Document classification เพื่อยกระดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น

แต่ด้วยความสามารถของโปรแกรม AI-OCR ที่มี AI เป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญนั้น นอกจากจะมีการเทรนให้โมเดล AI เข้าใจประเภทของข้อความได้แล้ว ยังสามารถเทรนให้ AI เข้าใจ และจำแนกเทมเพลต และรูปแบบของแต่ละประเภทเอกสารได้ว่าถ้าเป็นเอกสารที่มีรูปแบบประมาณนี้คือบัตรประชาชน สมุดบัญชีธนาคาร หรือใบขับขี่ เป็นต้น ซึ่งจะตอบโจทย์ขั้นตอนการทำงานของธุรกิจ และทำให้ Workflow การทำงานทำได้แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น รวมทั้งสามารถออกแบบ Workflow ได้ตาม Business logic ของแต่ละธุรกิจได้เช่นกัน 

4. โปรแกรม OCR ไม่รองรับข้อจำกัดของเอกสาร

อีกหนึ่งอย่างที่ธุรกิจมักจะเจอ คือไฟล์เอกสารที่ต้องการทำ OCR นั้นไม่สมบูรณ์ เช่น ไฟล์เอกสารเอียง เบี้ยว กลับหัว หรือมีขีดขั้น ส่งให้ประสิทธิภาพในการทำ OCR ลดลง นั่นหมายถึงความแม่นยำในการดึงข้อมูลที่ต้องการลดลง และอาจจะทำให้ไฟล์เอกสารนั้นไม่สามารถทำ OCR ได้เลย ทำให้ธุรกิจต้องเสียเวลาในการนำไฟล์เอกสารฉบับนั้นมากรอกเข้าไปในระบบโดยใช้แมนนวลแทน ซึ่งอาจจะไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจที่มีจำนวนเอกสารเป็นจำนวนมาก โดยที่โปรแกรม OCR รูปแบบเดิมนั้นจะไม่สามารถประมวลผล และดึงข้อมูลจากไฟล์เอกสารที่มีข้อจำกัดเหล่านี้ได้ 

แต่หากธุรกิจเลือกใช้โปรแกรม AI-OCR ที่ใช้ AI เป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญ จะไม่ต้องเป็นกังวลกับปัญหาเรื่องข้อจำกัดของเอกสารอีกต่อไป เนื่องจากระบบ AI-OCR นั้นใช้ AI ที่ตรวจจับ และสามารถหมุนไฟล์ภาพเอกสารได้แบบอัตโนมัติ รวมถึงรองรับข้อจำกัดอื่นๆ ของไฟล์เอกสารได้เป็นอย่างดี เช่น เอกสารที่มีการขีดคั่น ก็สามารถประมวลผล และดึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างแม่นยำเหมือนเดิม ทำให้ Workflow ในการทำ Data-entry ของธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น รวดเร็ว และไร้กังวล 

aiScript โปรแกรม AI-OCR ยกระดับขั้นตอนการ Data-entry ตอบโจทย์การทำงานธุรกิจยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี

AIGEN ได้พัฒนา aiScript บริการ AI-Powered OCR โซลูชัน AI สำหรับประมวลผลเอกสารได้แบบอัตโนมัติ ที่จะช่วยยกระดับขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจให้สามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ตอบโจทย์ธุรกิจในการจัดการข้อมูลจากเอกสาร ลดภาระพนักงานจากการทำงานแบบแมนนวล ยกระดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น มาพร้อมกับฟีเจอร์สำคัญที่รองรับทุกความต้องการของธุรกิจยุคใหม่ อีกทั้งรองรับเอกสารทั้งที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน ใบขับขี่ สมุดบัญชีธนาคารและเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบแน่นอนตายตัว เช่น Invoice หรือใบแจ้งหนี้ เอกสารการเคลมประกัน  ใบสมัคร และเอกสารเฉพาะของธุรกิจ มาพร้อมกับแพ็คเกจให้ธุรกิจได้เลือกใช้ทั้งแบบรายเดือน และรายปี อีกทั้งมีให้บริการทั้งแบบ On cloud และ On premise นอกจากนั้นยังมีการอัปเดตโมเดล AI ให้ทันสมัยอยู่เสมอเพื่อทำให้การดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ทำได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น โดย aiScript OCR จาก AIGEN มีฟีเจอร์ที่โดดเด่นที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ได้ดังต่อไปนี้

• เข้าใจโครงร่าง และแพทเทิร์นของเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า
• จัดประเภทของข้อความได้แบบอัตโนมัติ
• ดึงข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบตารางออกมาเป็นตารางได้โดยอัตโนมัติ (Table extraction)
• แยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ (Document classification)
• รองรับข้อจำกัดเอกสารได้เป็นอย่างดี แม้ไฟล์เอกสารจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงมีการขีดคั่น
• อัปโหลดไฟล์เอกสารพร้อมกันทีละจำนวนมาก (Multiple file upload)
• สร้าง Workflow automation เฉพาะของแต่ธุรกิจได้ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานทำได้โดยอัตโนมัติ
• ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ JSON หรือรวบรวมข้อมูลเข้าโปรแกรมเกี่ยวกับบัญชีการเงิน เช่น SAP ERP และโปรแกรมอื่นๆ ได้
• ส่งข้อมูลเป็น Batch ให้ประมวลผลข้ามคืนได้

นอกจากนั้น aiScript OCR  จาก AI GEN ยังรองรับข้อจำกัดของเอกสาร โดยที่สามารถประมวลผลข้อมูลได้ภายใต้ข้อจำกัดต่างๆได้ แม้ภาพจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงรองรับทุกความต้องการของการประมวลเอกสาร สามารถระบุได้ว่าต้องการฟิลด์ข้อมูลใดบ้าง หรือต้องการ output ของข้อมูลในรูปแบบใด โดยทางทีมงานสามารถ customize ให้ได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ และที่สำคัญสามารถเชื่อมต่อกับระบบ หรือซอฟต์แวร์ต่างๆที่ธุรกิจใช้อยู่ได้ ไม่ว่าจะเป็น SAP, Salesforce, Gmail และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ผ่านทาง aiScript OCR API Service หรือสามารถทดลองใช้งาน aiScript OCR ฟรี! ผ่านทาง AIGEN Web Portal 

กำลังมองหาโปรแกรม AI-OCR ไปใช้งานกับธุรกิจ

โปรแกรม AI-OCR ถือเป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีสำคัญที่จะเข้ามาช่วยยกระดับขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจให้สามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ทำให้ข้อจำกัดในการทำ OCR แบบเดิมๆ นั้นหมดไป ลดภาระงานแบบแมนนวลได้เป็นอย่างดี ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ และความคิดสร้างสรรค์ที่สร้างคุณค่ากับองค์กร หรือธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังตอบโจทย์การทำธุรกิจในยุค Data-driven ได้เป็นอย่างดี โดยทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่ธุรกิจสามารถนำไปต่อยอดในด้านอื่นๆ เพื่อสร้างรายได้ กำไร และการเติบโตได้อย่างยั่งยืน

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์ AI-OCR ไปใช้งาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำซอฟต์แวร์ AI-OCR ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่