รู้จักกับ 3 วิธีการทำ Data-entry สำหรับธุรกิจ

การทำ Data-entry หรือการกรอกข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารเข้าไปในระบบของธุรกิจถือเป็นขั้นตอนหนึ่งที่มีความสำคัญในการทำงาน เนื่องจากเป็นขั้นตอนที่ทำให้ธุรกิจสามารถนำข้อมูลไปใช้งานในขั้นตอนถัดไปได้ ซึ่งเดิมขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นส่วนใหญ่มักจะใช้วิธีการแบบแมนนวล หรือใช้พนักงานกรอกเป็นคนกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ ทำให้ต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก และข้อมูลอาจจะผิดพลาดได้ รวมไปถึงพนักงานเองอาจจะเบื่อจากงานที่ต้องทำซ้ำไปซ้ำมาแบบเดิมทุกวันได้ ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมได้ แต่ในปัจจุบันด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี AI-OCR ทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นทำได้ง่าย สะดวก และเป็นอัตโนมัติได้มากขึ้น ช่วยเข้ามาทุ่นแรงการทำงานของคนได้เป็นอย่างดี และช่วยยกระดับประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งทำให้ธุรกิจในปัจจุบันมีทางเลือกในการเลือกวิธีการทำ Data-entry ที่ตอบโจทย์การทำงานแต่ละธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น ในบทความนี้ AIGEN ได้รวบรวมวิธีการทำ Data-entry สำหรับธุรกิจให้ได้เลือกวิธีการที่เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจไปใช้งาน

การทำ Data-entry สำหรับธุรกิจ

การทำ Data-entry สำหรับธุรกิจ คือการกรอกข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสารเข้าไปในระบบของธุรกิจ เพื่อให้ธุรกิจสามารถนำข้อมูลไปประมวลผล และใช้ในขั้นตอนการทำงานถัดไปได้ ซึ่งขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นสามารถทำได้ทั้งวิธีการแบบแมนนวล หรือการใช้คน และการนำซอฟต์แวร์การทำ Data-entry หรือที่มักจะเรียกกันว่าซอฟต์แวร์ OCR มาใช้งาน เพื่อลดภาระงานเอกสารของพนักงาน และทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry ทำได้แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น

ซึ่งในปัจจุบันด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีทำให้ซอฟต์แวร์ OCR ได้พัฒนาไปอย่างมาก โดยเฉพาะการนำเทคโนโลยี AI มาใช้ยกระดับศักยภาพการทำ OCR ให้ทำได้แบบครบวงจรมากยิ่งขึ้น ทำให้นอกจากจะทำ OCR ได้แล้ว ยังสามารถทำให้ระบบการทำงานเป็นอัตโนมัติได้ หรือที่เรียกกันว่า Data-entry workflow automation ซึ่งตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการบริการการทำ Data-entry แบบครบวงจรได้เป็นอย่างดี

3 วิธีการทำ Data-entry สำหรับธุรกิจ

ธุรกิจสามารถเลือกวิธีการทำ Data-entry ที่เหมาะสม และตอบโจทย์กับโจทย์ วัตถุประสงค์ และทรัพยากรที่มีอยู่ได้ โดยวิธีการทำ Data-entry สำหรับธุรกิจสามารถแบ่งได้ 3 วิธี ดังต่อไปนี้

1. Data-entry แบบแมนนวล หรือการใช้คน

เป็นวิธีแบบดั้งเดิมที่หลายๆ องค์กรยังคงนิยมใช้กันอยู่ เนื่องจากเป็นวิธีที่คุ้นเคย และอาจจะใช้กันมานาน แน่นอนว่าการใช้พนักงานในการกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบของธุรกิจนั้นเป็นวิธีที่ธุรกิจสามารถเลือกใช้ได้เช่นกัน หากจำนวนเอกสาร และข้อมูลที่ต้องการนั้นไม่ได้มีจำนวนมาก และซับซ้อนมากนัก รวมไปถึงขั้นตอนการทำงานของธุรกิจอาจไม่จำเป็นต้องประมวลผล และนำข้อมูลไปใช้ต่อแบบเรียลไทม์ เนื่องจากการใช้พนักงานในการทำ Data-entry นั้นอาจจะมีข้อจำกัดบางอย่าง เช่น พนักงานไม่สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง และต้องมีเวลาพัก รวมถึงพนักงานเองอาจมีการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบผิดพลาดได้เช่นกัน ซึ่งอาจทำให้ต้องกลับมาแก้ไข และใช้เวลาในการทำงานมากขึ้น โดยวิธีการทำ Data-entry นั้นมีข้อดี และข้อจำกัด ดังต่อไปนี้

ข้อดีของการทำ Data-entry แบบแมนนวล

• เหมาะกับธุรกิจที่ไม่ได้มีจำนวนเอกสารมากนัก และไม่ต้องประมวลผล และนำข้อมูลไปใช้ต่อแบบเรียลไทม์
• ใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่เดิมได้ ไม่ต้องลงทุนเพิ่ม

ข้อจำกัดของการทำ Data-entry แบบแมนนวล

• หากมีการขยายธุรกิจ และมีจำนวนเอกสารมากขึ้น การใช้คนเพียงอย่างเดียวอาจจะไม่เพียงพอ
• คนไม่สามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง
• ข้อมูลอาจผิดพลาดได้
• ไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจที่ต้องประมวลผล และนำข้อมูลไปใช้ต่อได้แบบเรียลไทม์ เนื่องจากต้องรอให้คนมากรอกข้อมูลเข้าไปในระบบให้ก่อน ถึงจะนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้

2. Data-entry กึ่งอัตโนมัติ (Semi-auto)

Data-entry กึ่งแมนนวลกึ่งอัตโนมัติ หมายถึงการนำระบบ หรือซอฟต์แวร์ AI-OCR เข้ามาช่วยในการดึงข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารของธุรกิจ และส่งข้อมูลไปยังโปรแกรมของธุรกิจได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งรูปแบบของการทำ Data-entry ที่ได้รับความนิยมจากหลายๆ ธุรกิจ โดยที่เป็นกึ่งอัตโนมัตินั้นหมายถึงว่าเปลี่ยนจากการให้พนักงานเป็นคนกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบเป็นให้พนักงานทำหน้าที่ตรวจสอบข้อมูลที่ซอฟต์แวร์ AI-OCR ได้ดึงข้อมูลออกมาได้ ก่อนที่จะส่งข้อมูลเข้าไปในระบบของธุรกิจ เพื่อเป็นการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนที่จะนำข้อมูลไปใช้ในขั้นตอนถัดไป โดยการทำ Data-entry ในรูปแบบนี้เอง

ซึ่งหลายคนอาจจะมีคำถามว่าในเมื่อนำซอฟต์แวร์ AI-OCR เข้ามาใช้งานแล้วนั้น แล้วยังทำไมต้องยังให้คนรีวิวข้อมูล ต้องบอกก่อนว่าถึงแม้ว่าซอฟต์แวร์ AI-OCR อย่างบริการ aiScript ที่ทาง AIGEN ได้พัฒนาขั้นนั้นมีความแม่นยำโดยเฉลี่ยมากกว่า 90% และ AI เองนั้นจะมีการเรียนรู้จากข้อมูลอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ ซึ่ง AI เองก็ไม่ได้เพอร์เฟคเหมือนกับคน ยังต้องมีการเรียนรู้อยู่เสมออยู่เช่นกัน แต่ AI-OCR จะเข้ามาช่วยลดภาระงานเอกสารของธุรกิจได้ด้วยการดึงข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารได้แบบอัตโนมัติ และสามารถระบุระดับ Confidential level ไว้ได้ว่าข้อมูลใน field ไหนที่ AI มั่นใจเกิน 90% ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้อาจไม่จำเป็นต้องใช้คนมารีวิว แต่หากเป็นข้อมูลที่ Confidential level ต่ำกว่า 70% ถึงจะให้คนเข้ามารีวิวอีกครั้ง เป็นต้น โดยที่ระดับของ Confidential level เองนั้นแต่ละธุรกิจสามารถกำหนดได้เองตามความเหมาะสม 

เมื่อเปรียบเทียบการทำ Data-entry แบบแมนนวลกับการทำ Data-entry แบบกึ่งแมนนวลกึ่งอัตโนมัตินั้นพบกว่าจะทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานได้มากถึง 10 เท่า โดยในระยะเวลาการทำงานที่เท่ากันนั้นธุรกิจที่ใช้การทำ Data-entry กึ่งอัตโนมัติกรอกข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบได้ถึง 10 แผ่น ในขณะที่ถ้าใช้คนทำแบบแมนนวลจะทำได้เพียง 1 แผ่นเท่านั้น แสดงให้เห็นว่าการนำซอฟต์แวร์ AI-OCR มาช่วยให้ขั้นตอนการทำ Data-entry เป็นกึ่งอัตโนมัติมากขึ้นนั้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างดี

ข้อดีของการทำ Data-entry แบบกึ่งอัตโนมัติ

• เหมาะกับธุรกิจต้องใช้เอกสารเป็นจำนวนมาก
• มีทรัพยากรบุคคลที่จำกัด
• เปลี่ยนจากใช้พนักงานในการกรอกข้อมูลมาเป็นคนรีวิวข้อมูลแทน
• นำข้อมูลไปใช้ในการประมวลผลต่อในขั้นตอนถัดไปได้แบบเรียลไทม์
• ทำให้ขั้นตอนการทำงานทำได้แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น

ข้อจำกัดของการทำ Data-entry แบบกึ่งอัตโนมัติ

• มีการลงทุนเพิ่ม แต่สามารถคืนทุนได้ตามระยะเวลาที่เหมาะสม
• เรียนรู้เกี่ยวกับการใช้ระบบซอฟต์แวร์ AI-OCR เพิ่มเติม
• ต้องมีพนักงานด้าน IT ที่สามารถเชื่อมต่อระบบของบริษัทเข้ากับซอฟต์แวร์ AI-OCR ได้

3. Data-entry แบบอัตโนมัติ

การทำ Data-entry แบบอัตโนมัติเป็นการนำซอฟต์แวร์ AI-OCR เข้ามาใช้ในการทำ Data-entry อย่างเต็มรูปแบบ โดยใช้คนเข้ามาเกี่ยวข้องน้อยที่สุด หรือที่เรียกกันว่า Data-entry workflow automation เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry ทำได้แบบอัตโนมัติ เหมาะกับธุรกิจที่ต้องนำข้อมูลที่ดึงออกมาจากเอกสารไปใช้ในการประมวลต่อแบบเรียลไทม์ เช่น ขั้นตอนการทำ Customer onboarding เพื่อสมัครเข้าใช้บริการของธุรกิจผ่านทางเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชัน และมีจำนวนเอกสารที่ต้องใช้ในการทำ Data-entry เป็นจำนวนมาก ทำให้การนำ Data-entry แบบอัตโนมัติเข้ามาใช้นั้นจะช่วยให้ workflow ในการทำงานเป็นไปอย่างไหลลื่น และรวดเร็ว เพียงแค่ตั้งค่า workflow การทำ Data-entry ตั้งแต่ต้นจนจบ และให้ระบบทำงานได้ด้วยตนเอง

แต่ในขณะเดียวกันซอฟต์แวร์ AI-OCR เองนั้นไม่ว่าจะเป็นของผู้ให้บริการรายใดทั้งไทย และเทศก็ไม่ได้มีความแม่นยำ 100% เนื่องจากโมเดล AI เองนั้นก็ต้องมีการเรียนรู้ และเทรนด้วยข้อมูลใหม่ๆ อยู่อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทำงาน และรับมือกับข้อมูลที่อาจจะไม่เคยเห็นมาก่อนได้ดีมากขึ้นเรื่อยๆ เช่นเดียวกันกับมนุษย์ที่ยังต้องมีการเรียนรู้สิ่งใหม่อยู่เสมอเช่นกัน จึงทำให้การนำวิธีการทำ Data-entry แบบอัตโนมัติไปใช้กับธุรกิจนั้นจะเหมาะกับประเภทเอกสารที่อาจจะไม่ได้มีรูปแบบ หรือเทมเพลตที่ไม่ได้ซับซ้อนมากนัก เช่น การดึงข้อมูลจากเอกสารทั่วไป แต่ถ้าหากเป็นเอกสารที่มีเทมเพลตที่ซับซ้อน และมีข้อมูลสำคัญที่ธุรกิจต้องไปนำไปใช้ในการประมวลผลต่อ AIGEN แนะนำว่าให้เลือกใช้วิธีการทำ Data-entry แบบกึ่งอัตโนมัติจะตอบโจทย์มากกว่า เนื่องจากให้คนมารีวิวข้อมูลที่ซอฟต์แวร์ AI-OCR ดึงออกมาได้ก่อนที่จะส่งข้อมูลไปเก็บไว้ในระบบ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลนั้นมีความถูกต้อง และแม่นยำ สามารถนำไปใช้งานในขั้นตอนถัดไปได้

ข้อดีของการทำ Data-entry แบบอัตโนมัติ

• ทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry ทำได้แบบอัตโนมัติแบบครบวงจร
• ไม่ต้องใช้คนในการจัดการงานเอกสาร
• ตั้งค่า Workflow ในการทำ Data-entry ได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ
• นำข้อมูลไปใช้ในการทำงานขั้นตอนถัดไปได้แบบเรียลไทม์

ข้อจำกัดของการทำ Data-entry แบบอัตโนมัติ

• ลงทุนค่อนข้างสูง เนื่องจากต้องมี Set up และ Customize ระบบมากกว่าวิธีอื่นๆ
• ต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่เข้าใจระบบการทำงานของธุรกิจ และการทำ Automation เป็นอย่างดีเพื่อออกแบบระบบให้ตอบโจทย์กับวัตถุประสงค์การทำงานของธุรกิจ

aiScript ตัวช่วยในการทำ Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ

AIGEN ได้พัฒนา aiScript บริการ AI-OCR เพื่อยกระดับการทำ Data-entry ของธุรกิจให้ทำได้แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจได้ดีกว่าซอฟต์แวร์ OCR ทั่วไปด้วยการใช้เทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อน หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered OCR รองรับเอกสารได้มากกว่า 16 ประเภท ทั้งเอกสารที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว และเอกสารที่ไม่ได้รูปแบบที่แน่นอน ไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้าธุรกิจก็สามารถทำ OCR ได้ด้วยความสามารถของโมเดล AI ที่เทรนเอกสารมามากกว่าล้านฉบับ อีกทั้งยังสามารถแยกประเภทของข้อความ และประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ และยังรองรับกับข้อจำกัดของเอกสารได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงยังสามารถ Customize workflow การทำ OCR ให้เหมาะกับแต่ละธุรกิจได้อีกด้วย ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความยืดหยุ่น และปรับเปลี่ยนได้ตามโจทย์ของธุรกิจได้เป็นอย่างดี มาพร้อมกับแพ็คเกจให้ธุรกิจได้เลือกใช้ทั้งแบบรายเดือน และรายปี อีกทั้งมีให้บริการทั้งแบบ On cloud และ On premise นอกจากนั้นยังมีการอัปเดตโมเดล AI ให้ทันสมัยอยู่เสมอเพื่อทำให้การดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ทำได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น โดย aiScript มีฟีเจอร์ที่โดดเด่นที่ตอบโจทย์ขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจยุคใหม่ได้ดังต่อไปนี้

• สร้าง Data-entry workflow automation เฉพาะของแต่ธุรกิจได้ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานทำได้โดยอัตโนมัติ
• เข้าใจโครงร่าง และแพทเทิร์นของเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า
• จัดประเภทของข้อความได้แบบอัตโนมัติ
• แยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ (Document classification)
• รองรับข้อจำกัดเอกสารได้เป็นอย่างดี แม้ไฟล์เอกสารจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงมีการขีดคั่น
• อัปโหลดไฟล์เอกสารพร้อมกันทีละจำนวนมาก (Multiple file upload)
• ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ JSON หรือรวบรวมข้อมูลเข้าโปรแกรมเกี่ยวกับบัญชีการเงิน เช่น SAP ERP และโปรแกรมอื่นๆ ได้
• ส่งข้อมูลเป็น Batch ให้ประมวลผลข้ามคืนได้
• Custom โมเดล AI เพื่อรองรับเอกสารเฉพาะของธุรกิจได้

กำลังมองหาตัวช่วยในการทำ Data-entry สำหรับธุรกิจ

ขั้นตอนการทำ Data-entry สำหรับธุรกิจถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่งของธุรกิจ และเป็นขั้นตอนแรกที่ข้อมูลจะเข้าไปยังระบบ หรือโปรแกรมต่างๆ ของธุรกิจเพื่อนำไปใช้ต่อในขั้นตอนถัดไป ดังนั้นการเลือกวิธีในการทำ Data-entry ที่เหมาะสม และตอบโจทย์กับธุรกิจถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และการนำข้อมูลไปใช้งานต่อเพื่อสร้างขีดความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจได้ต่อไป 

หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยในการยกระดับการทำ Data-entry ให้กับธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำโซลูชัน AI-Powered data-entry workflow automation ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่