ประโยชน์ของ Workflow Automation ช่วยเสริมศักยภาพองค์กร

Key takeaway

การยกระดับธุรกิจให้เติบโตอย่างรวดเร็วต้องอาศัยการใช้ Automation ในการทำงาน เพื่อขจัดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนจนถ่วงเวลา โดยเฉพาะระบบ Workflow Automation ที่สามารถนำมาเชื่อมต่อในทุกขั้นตอนของการทำงานให้มีความต่อเนื่องอย่างอัตโนมัติ ทั้งยังช่วยปรับปรุงระบบ Automation ในการทำงานของพนักงานในรูปแบบเดิมให้มีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย ช่วยลดความผิดพลาด ทำให้มีเวลามากขึ้นกับการทำงานเชิงกลยุทธ์ ทั้งนี้ การเริ่มต้นที่ถูกต้องควรเริ่มจากการปรับปรุงกระบวนการเดิมให้ดีก่อน แล้วจึงเลือกใช้เครื่องมือที่ตอบโจทย์อย่าง Automated Document Processing เพื่อช่วยจัดการงานด้านเอกสาร รวมถึงระบบ Data-entry Workflow Automation สำหรับธุรกิจเพื่อให้การจัดการข้อมูลลื่นไหล แม่นยำ และสร้างความได้เปรียบให้องค์กรได้จริง

ในหลายองค์กร ปัญหาที่ฉุดรั้งประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานไม่ได้เกิดจากการขาดคนเก่งหรือขาดเครื่องมือที่มีคุณภาพ แต่เกิดจากการที่ทีมต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานที่ซ้ำซ้อน เช่น การกรอกข้อมูล การส่งเอกสารเพื่อขออนุมัติ หรือการติดตามสถานะงานด้วยมือ งานเหล่านี้ไม่เพียงกินเวลา แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงจากความผิดพลาด และทำให้กระบวนการทำงานโดยรวมล่าช้าตามไปด้วย

การใช้ Automation ในการทำงานของพนักงาน โดยเฉพาะในรูปแบบของ Workflow Automation กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการงานประจำวันได้อย่างเป็นระบบ ลดภาระงานที่ไม่สร้างมูลค่า และเปิดโอกาสให้พนักงานโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น ซึ่งการทำความเข้าใจกลไกของเทคโนโลยีนี้และนำมาปรับใช้ให้เหมาะสม ถือเป็นกุญแจสำคัญที่จะช่วยสร้างความได้เปรียบให้กับธุรกิจในระยะยาว

ไขข้อสงสัยของ  Automation และ Workflow Automation เกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงานอย่างไร ?

หลายคนอาจคุ้นเคยกับคำว่า Automation แต่เมื่อเติมคำว่า Workflow เข้าไป ความหมายและขอบเขตการทำงานจะเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง การเข้าใจนิยามที่ถูกต้องเป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการนำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. ความหมายของ Workflow Automation

Workflow Automation คือ เทคโนโลยีที่ใช้ในการออกแบบ ดำเนินการ และจัดการกระบวนการทำงานให้เป็นไปโดยอัตโนมัติตามที่ได้กำหนดไว้ โดยระบบจะทำหน้าที่ส่งต่องาน ข้อมูล หรือเอกสารจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง หรือจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง ตามลำดับขั้นตอนที่วางไว้ หัวใจสำคัญของ Workflow Automation จึงไม่ใช่แค่การทำงานแทนคน แต่คือการทำให้กระบวนการทำงานไหลลื่นโดยไม่มีสะดุด ซึ่งจะอาศัยองค์ประกอบหลัก 3 อย่างคือ

• ตัวกระตุ้น : ตัวกระตุ้นให้ระบบเริ่มทำงาน เช่น เมื่อลูกค้ากรอกฟอร์ม
• เงื่อนไข : เงื่อนไขในการตัดสินใจ เช่น ถ้ายอดซื้อเกิน 10,000 บาท ให้ส่งไปที่ผู้จัดการ
• การทำงานของระบบ : เช่น การส่งอีเมล บันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูล

2. ความหมายของ Automation

Automation คือ การนำเทคโนโลยีหรือซอฟต์แวร์มาใช้เพื่อปฏิบัติงานเฉพาะอย่างแทนมนุษย์โดยอัตโนมัติ โดยมุ่งเน้นที่การทำงานเดี่ยว ๆ ให้เสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ว ลดความผิดพลาด และลดความจำเป็นที่ต้องใช้คนเฝ้าหน้าจอตลอดเวลา หัวใจสำคัญของ Automation จึงเป็นการทุ่นแรง ในงานรูทีนที่จบในขั้นตอนเดียว โดยมีลักษณะการทำงานหลัก 3 อย่าง ดังนี้ 

• คำสั่งตั้งต้น : สิ่งที่กำหนดให้ระบบทำไว้ล่วงหน้า เช่น การตั้งเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดีย
• การปฏิบัติงาน : ระบบทำงานตามคำสั่งนั้นโดยตรงเมื่อถึงเงื่อนไขพื้นฐาน เช่น เมื่อถึงเวลา 09.00 น. ระบบทำการโพสต์ทันที
• การจบงาน : ภารกิจเสร็จสิ้นสมบูรณ์ในตัวเองโดยไม่ต้องส่งต่อ เช่น โพสต์ปรากฏบนหน้าเพจเรียบร้อยแล้ว

แม้ทั้งสองคำจะหมายถึงระบบอัตโนมัติเหมือนกัน แต่จุดที่แตกต่างกันคือขอบเขตการทำงาน โดย Automation จะเน้นจัดการงานเดี่ยว ๆ ให้เสร็จสิ้นในจุดเดียวคล้ายกับการกดปุ่มสั่งงาน ในขณะที่ Workflow Automation จะทำหน้าที่บริหารทั้งกระบวนการ เชื่อมโยงข้อมูลและผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายให้ทำงานต่อเนื่องกัน หากเปรียบ Automation เป็นเพียงฟันเฟืองชิ้นหนึ่งที่หมุนทำงานเฉพาะจุด Workflow Automation ก็คือกลไกของนาฬิกาทั้งเรือนที่ควบคุมให้ทุกส่วนทำงานประสานกันจนจบกระบวนการ

3. ตัวอย่างเปรียบเทียบกระบวนการทำงานของ Automation และ Workflow Automation

สถานการณ์	Automation	Workflow Automation
1. การส่งอีเมล	การตอบกลับอัตโนมัติ เช่น การตั้งค่าให้ระบบส่งอีเมลตอบกลับทันทีเมื่อมีคนติดต่อเข้ามา	เมื่อลูกค้ากรอกฟอร์ม ระบบจะส่งอีเมลขอบคุณและติดตามผลด้วยสินค้าแนะนำในอีก 2 วัน หากลูกค้าคลิกดู ระบบจะส่งคูปองส่วนลดให้ทันทีเพื่อกระตุ้นยอดขาย
2. การจัดการไฟล์	ตั้งเวลาให้คอมพิวเตอร์สำรองข้อมูลไฟล์งานเก็บไว้ทุกวันตอนเที่ยงคืน	เมื่อพนักงานอัปโหลดไฟล์ ระบบจะแจ้งเตือนหัวหน้าให้ตรวจสอบ และทันทีที่กดอนุมัติ ระบบจะย้ายไฟล์ไปเก็บในโฟลเดอร์ฉบับสมบูรณ์พร้อมส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีโดยอัตโนมัติ
3. โซเชียลมีเดีย	ตั้งค่าล่วงหน้าให้โพสต์รูปภาพลง Facebook ในวันพรุ่งนี้ เวลา 9 โมงเช้า	เมื่อลูกค้าทักแชท ระบบจะวิเคราะห์คำหลักเพื่อเปิดใบงานแจ้งทีมดูแลทันที และหากไม่มีการตอบกลับภายใน 1 ชั่วโมง ระบบจะแจ้งเตือนผู้จัดการโดยอัตโนมัติเพื่อเร่งดำเนินการ
4. รูปแบบการทำงาน	ต้องออกคำสั่งให้ทำ จากนั้นระบบเริ่มทำงาน จนเสร็จสิ้นภารกิจ	เริ่มจากรับคำสั่งและส่งต่องานไปตามขั้นตอน โดยระบบจะตรวจสอบเงื่อนไขที่กำหนดไว้ ก่อนประมวลผลและส่งผลลัพธ์สุดท้ายออกมาเมื่อจบกระบวนการ

5 วิธีหลักที่ Workflow Automation เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

ประโยชน์ของ Workflow Automation ไม่ได้หยุดอยู่แค่ความรวดเร็ว แต่ยังส่งผลกระทบเชิงบวกในหลายมิติของการบริหารจัดการองค์กร ดังนี้

1. ลดงานซ้ำซ้อนและช่วยประหยัดเวลา

ปัญหาใหญ่ที่สุดของเหล่าพนักงานออฟฟิศ คือการทำงานเดิมซ้ำ ๆ เช่น การคัดลอกข้อมูลจากไฟล์เอกสารลงตารางข้อมูลใน Excel หรือการส่งอีเมลแจ้งเตือนเรื่องเดิม ๆ ทุกวัน การใช้ Workflow Automation ในการทำงานจะเข้ามาจัดการงานเหล่านี้แทนคนได้ 100%

ผลลัพธ์ : พนักงานจะมีเวลาเพิ่มขึ้นอย่างน้อย 20-30% เพื่อนำไปใช้กับงานที่ต้องใช้ทักษะการวิเคราะห์ การวางแผนกลยุทธ์ หรือการดูแลลูกค้า ซึ่งเป็นงานที่สร้างรายได้ให้บริษัทโดยตรง

2. ลด Human Error และเพิ่มความแม่นยำของข้อมูล

ความผิดพลาดเป็นเรื่องปกติของมนุษย์ โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากหรือทำงานในภาวะเหนื่อยล้า แต่สำหรับระบบ Workflow Automation ความแม่นยำคือมาตรฐานการตั้งกฎและเงื่อนไขที่รัดกุม จึงช่วยป้องกันความผิดพลาดได้ตั้งแต่ต้นทาง และเมื่อผสานการทำงานร่วมกับ AI-OCR ลด Human Error จะยิ่งช่วยปิดช่องโหว่ของงานเอกสารได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ผลลัพธ์ : ลดต้นทุนแฝงที่เกิดจากการแก้ไขงาน ลดความเสียหายทางบัญชี และสร้างความเชื่อมั่นในข้อมูล เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ

3. ลดคอขวดและเวลารอคอยในกระบวนการทำงาน

หลายครั้งการทำงานต้องหยุดชะงักเพราะต้องรอการอนุมัติหรือเอกสารสูญหายระหว่างทาง แต่ระบบทำงานอัตโนมัติสามารถเข้ามาแก้ปัญหานี้ได้เป็นอย่างดี ด้วยการแจ้งเตือนทันทีเมื่อมีเอกสารที่ต้องจัดการ  

ผลลัพธ์ : Workflow Automation ในการทำงานของพนักงาน ช่วยให้งานไหลลื่นต่อเนื่อง ลดระยะเวลาในการให้บริการลูกค้า และทำให้ปิดจ็อบได้เร็วขึ้น

4. เพิ่มความโปร่งใสและการทำงานร่วมกันของทีม 

ในระบบ Workflow Automation ทุกขั้นตอนจะถูกบันทึกไว้ เราสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่างานชิ้นนี้อยู่ที่ใคร ดำเนินการเมื่อไหร่ และติดขัดที่ตรงไหน สิ่งนี้ช่วยลดการเกี่ยงงานหรือการสื่อสารที่คลาดเคลื่อนระหว่างแผนก

ผลลัพธ์ : ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมการทำงานได้ชัดเจน สามารถปรับปรุงกระบวนการได้ตรงจุด และทีมงานทำงานร่วมกันได้อย่างไว้วางใจกันมากขึ้น

5. เพิ่มแรงจูงใจและลดความเหนื่อยล้าจากการทำงาน

ไม่มีพนักงานคนไหนมีความสุขกับการต้องทำงานซ้ำเดิมที่น่าเบื่อในทุก ๆ วัน การนำระบบ Workflow Automation มาใช้ช่วยลดภาระงานลักษณะดังกล่าว จะทำให้พนักงานมีโอกาสไปโฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่าและความหมายมากขึ้นผลลัพธ์ : พัฒนาการทำงานที่ตอบโจทย์พนักงาน เสริมความผูกพันในองค์กร ลดอัตราการลาออก และสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ทันสมัย ยืดหยุ่น และเคารพความหลากหลาย

ตัวอย่างการใช้ Workflow Automation ในการทำงานของพนักงาน 

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ลองมาดูตัวอย่างการประยุกต์ใช้จริงในแผนกต่าง ๆ ที่ธุรกิจไทยสามารถทำได้ทันที

1. ฝ่ายบุคคล (HR)

งานด้านบุคคลมีเอกสารจำนวนมากและต้องผ่านหลายขั้นตอนในการอนุมัติ ระบบทำงานอัตโนมัติจะสามารถช่วยลดภาระงานเหล่านี้ได้อย่างมาก

• การรับพนักงานใหม่ : เมื่อต้องการรับพนักงานใหม่ ระบบจะสร้างบัญชีอีเมล ส่งตารางปฐมนิเทศ พร้อมกับแจ้งแผนกไอทีเพื่อเตรียมอุปกรณ์ให้อย่างอัตโนมัติ
• การขอลางาน : เมื่อพนักงานกดลางานผ่านแอป ระบบจะตรวจสอบโควตาวันลา และส่งแจ้งหัวหน้าอนุมัติ พร้อมลงตารางในปฏิทินทีมทันที ลดงานเอกสารจากหลายชั่วโมงเหลือไม่กี่นาที

2. ฝ่ายการเงินและบัญชี

Automated Document Processing ในไทย กำลังเป็นที่ต้องการอย่างมาก เนื่องจากเอกสารทางบัญชีมีความซับซ้อนและต้องอาศัยความแม่นยำในการทำงาน 

• การประมวลผลใบแจ้งหนี้ : ใช้เทคโนโลยี OCR อ่านข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ แล้วส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ Workflow เพื่อขออนุมัติตามลำดับขั้น ก่อนส่งข้อมูลเข้าโปรแกรมบัญชีโดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่
• การเบิกค่าใช้จ่าย : พนักงานสามารถถ่ายภาพใบเสร็จ ระบบจะดึงข้อมูลและตรวจสอบวงเงินตามสิทธิ์โดยอัตโนมัติ หากข้อมูลถูกต้องสามารถส่งคำขอเบิกจ่ายได้ทันที ช่วยเพิ่มความถูกต้องของข้อมูลทางการเงินและลดขั้นตอนการทำงาน

3. งานเอกสารและการจัดการข้อมูล

สำหรับธุรกิจที่มีข้อมูลไหลเข้าออกจำนวนมาก การใช้ Data-entry Workflow Automation สำหรับธุรกิจ คือทางออก

• การบันทึกข้อมูลลูกค้า : เชื่อมต่อระบบรับคำสั่งซื้อกับระบบคลังสินค้าและระบบบัญชี ข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้าจะถูกส่งต่อไปยังทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ลดการกรอกข้อมูลซ้ำ และทำให้กระบวนการทำงานดำเนินไปอย่างราบรื่น

ข้อควรระวังและแนวทางเริ่มต้นใช้ Workflow Automation

แม้ประโยชน์ของ Workflow Automation จะมีมากมาย แต่การเริ่มต้นที่ผิดพลาดอาจนำมาซึ่งความยุ่งยากกว่าเดิม นี่คือแนวทางสำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มต้นใช้ระบบนี้ 

1. วิเคราะห์งานซ้ำซ้อนในทีม

การเริ่มต้นใช้งาน Workflow Automation อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ควรเริ่มต้นจากการมองหาเครื่องมือในทันที แต่ควรเริ่มจากการตรวจสอบและวิเคราะห์กระบวนการทำงานที่มีอยู่ เพื่อระบุว่าขั้นตอนใดใช้เวลานานที่สุด เกิดข้อผิดพลาดบ่อยที่สุด หรือเป็นคอขวดของทีม เนื่องจากหลักการสำคัญคือ หากมีการนำระบบอัตโนมัติมาใช้กับกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ ย่อมส่งผลให้กระบวนการทำงานทั้งหมดไม่มีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน ดังนั้น องค์กรจึงควรปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้มีความชัดเจนและเหมาะสมเสียก่อน จึงค่อยนำระบบเข้ามาช่วยจัดการ

2. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับขนาดองค์กร

• องค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME) : อาจเริ่มจากเครื่องมือที่ใช้งานง่าย ไม่ต้องเขียนโค้ด เน้นความคล่องตัว
• องค์กรขนาดใหญ่ : ต้องการระบบที่มีความปลอดภัยสูง รองรับปริมาณข้อมูลมหาศาล และเชื่อมต่อกับระบบ ERP เดิมได้ 

3. ทดลองใช้งานในวงจำกัดและวัดผลอย่างเป็นระบบ

ไม่ควรปรับเปลี่ยนการทำงานทั้งองค์กรในครั้งเดียว ควรเริ่มจากโครงการนำร่องขนาดเล็กก่อน เช่น ระบบขออนุมัติจัดซื้อ จากนั้นประเมินผลลัพธ์ในด้านเวลาที่ลดลง คุณภาพงานที่ดีขึ้น และความพึงพอใจของพนักงาน เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้มาปรับปรุงก่อนขยายการใช้งานไปยังส่วนอื่น ๆ

ประโยชน์ของ Workflow Automation ในการทำงาน ไม่ใช่เทรนด์แห่งอนาคต แต่เป็นมาตรฐานของการทำงานในยุคปัจจุบัน องค์กรที่สามารถลดภาระงานประจำซ้ำ ๆ ให้กับพนักงานได้สำเร็จ จะเป็นองค์กรที่ขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้รวดเร็วขึ้น มีความแม่นยำมากขึ้น และมีพนักงานที่มีความสุขกับการทำงานมากกว่าเดิม

หากองค์กรของคุณต้องการยกระดับ Automation ในการทำงานของพนักงานให้เกิดผลลัพธ์จริง การเริ่มต้นจากระบบจัดการข้อมูลและเอกสารคือก้าวสำคัญ AIGEN พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ด้วยบริการ Automated Document Processing ในไทยที่ช่วยจัดสรรข้อมูล และเชื่อมโยงเอกสารเข้ากับ Workflow Automation ได้อย่างเป็นระบบ พร้อมต่อยอดสู่บริการ Data-entry Workflow Automation สำหรับธุรกิจที่จะช่วยลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความแม่นยำ และทำให้ทีมของคุณทำงานได้เร็วขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญจาก AIGEN วันนี้ เพื่อออกแบบ Workflow ที่ใช่สำหรับธุรกิจคุณ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการใช้ Workflow Automation ในการทำงาน (FAQs)

Q: การใช้ Automation ในการทำงานของพนักงานเหมาะกับองค์กรขนาดใด ?
A: เหมาะกับองค์กรทุกขนาด ตั้งแต่ SME ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ เพราะทุกธุรกิจล้วนมีงานซ้ำซ้อนที่สามารถลดเวลาได้ การเริ่มเร็วเท่าไหร่ ยิ่งสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันได้เร็วเท่านั้น

Q: ประโยชน์ของ Workflow Automation ต่อพนักงานคืออะไร ?
A: ช่วยลดภาระงานที่จำเจ ลดความเครียดจากความผิดพลาดในการทำงาน ทำให้พนักงานมีเวลาและพลังไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ การวิเคราะห์ และการตัดสินใจ ส่งผลให้คุณภาพชีวิตในการทำงานดีขึ้น

Q: Workflow Automation จะทำให้พนักงานถูกแทนที่หรือไม่ ?
A: ไม่ใช่การแทนที่ แต่เป็นการยกระดับหน้าที่รับผิดชอบ โดยระบบ Automation จะเข้ามาดำเนินงานในส่วนที่เป็นงานประจำซ้ำ ๆ ทำให้พนักงานเปลี่ยนบทบาทไปเป็นผู้ควบคุมระบบ ผู้ตรวจสอบ หรือผู้ทำงานเชิงวิเคราะห์ ซึ่งเป็นทักษะที่ AI ยังทำแทนไม่ได้ 100%

Q: เริ่มต้นใช้ Workflow Automation ต้องลงทุนสูงหรือไม่ ?
A: ปัจจุบันเทคโนโลยีมีทางเลือกที่หลากหลายและเข้าถึงได้ง่าย ทั้งรูปแบบรายเดือนและโซลูชันที่ปรับตามขนาดของธุรกิจ เมื่อพิจารณาในระยะยาว จะมีความคุ้มค่าอย่างมากเมื่อเทียบกับเวลา แรงงาน และต้นทุนที่สามารถลดลงได้