AI-OCR : พลิกโฉมการจัดการเอกสารเพื่อธุรกิจโลจิสติกส์

ความรวดเร็วและแม่นยำในการจัดการเอกสารคือกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของธุรกิจโลจิสติกส์ แต่หลายบริษัทยังคงเผชิญกับความท้าทายในการแปลงข้อมูลจากเอกสารจำนวนมหาศาลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่ใช้งานได้ง่าย AI-OCR คือโซลูชันที่จะช่วยยกระดับการจัดการเอกสารในธุรกิจโลจิสติกส์ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

ความท้าทายของงานเอกสารในธุรกิจโลจิสติกส์

ปริมาณเอกสารจำนวนมหาศาลในแต่ละวัน

ธุรกิจโลจิสติกส์ต้องรับมือกับเอกสารจำนวนมากในแต่ละวัน ทั้งใบขนส่งสินค้า (Bill of Lading) ใบตราส่ง (Delivery Order) และใบแพ็คกิ้งลิสต์ (Packing List) ซึ่งแต่ละเอกสารมีข้อมูลสำคัญที่ต้องบันทึกอย่างถูกต้องและรวดเร็ว การจัดการเอกสารเหล่านี้ด้วยวิธีการแบบเดิม ๆ จะใช้เวลานาน ทั้งยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดและทำให้เอกสารสูญหายได้

ความซับซ้อนของกระบวนการจัดการเอกสาร

กระบวนการจัดการเอกสารในธุรกิจโลจิสติกส์มีความซับซ้อนสูง เนื่องจากต้องผ่านหลายขั้นตอนและหลายแผนก ตั้งแต่การรับเอกสาร การตรวจสอบ การคีย์ข้อมูล การจัดเก็บ และการส่งต่อข้อมูลไปยังระบบต่าง ๆ ซึ่งความซับซ้อนเหล่านี้ ยังจะเพิ่มโอกาสให้เกิดข้อผิดพลาดและความล่าช้าในกระบวนการทำงานด้วย

กระทบต่อ Cash Flow ที่เกิดจากความล่าช้าของงานเอกสาร

ความล่าช้าในการจัดการเอกสารส่งผลโดยตรงต่อ Cash Flow ของบริษัท เพราะเมื่อเอกสารไม่ได้รับการประมวลผลอย่างรวดเร็ว การเรียกเก็บเงินและการชำระเงินก็ล่าช้าตามไปด้วย ส่งผลให้เงินทุนหมุนเวียนในธุรกิจติดขัด

การสูญเสียโอกาสทางธุรกิจจากระบบเอกสารแบบเดิม

ระบบเอกสารแบบเดิมทำให้องค์กรสูญเสียโอกาสในการแข่งขัน ทั้งในแง่ของความเร็วในการให้บริการ ความแม่นยำของข้อมูล และความสามารถในการตอบสนองความต้องการของลูกค้า

การนำโซลูชัน AI-OCR มาใช้แก้ไขความท้าทายของงานเอกสารในธุรกิจโลจิสติกส์

ความท้าทายทั้งหมดที่กล่าวมาสามารถแก้ไขได้ด้วยการนำ AI-OCR มาประยุกต์ใช้ในแต่ละขั้นตอนของงานโลจิสติกส์ ดังนี้

1. การรับสินค้า (Receiving)

• สแกนเอกสารการรับสินค้าและแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัลทันที
• ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่ได้รับ เพื่อนำมาเปรียบเทียบกับเอกสาร
• บันทึกข้อมูลเข้าระบบอัตโนมัติ

2. การจัดเก็บ (Storage)

• จัดทำเอกสารการจัดเก็บสินค้าอัตโนมัติ
• ติดตามสถานะสินค้าในคลังแบบ Real-time
• จัดการระบบ Location อย่างมีประสิทธิภาพ

3. การเบิกจ่าย (Picking)

• แปลงใบเบิกสินค้าเป็นข้อมูลดิจิทัลทันที
• จัดทำเอกสารการเบิกจ่ายอัตโนมัติ
• ติดตามสถานะการเบิกจ่ายแบบ Real-time

4. การจัดส่ง (Delivery)

• สร้างเอกสารการจัดส่งอัตโนมัติ
• ติดตามสถานะการจัดส่ง
• จัดการเอกสารการส่งมอบแบบดิจิทัล

ผลลัพธ์ที่ธุรกิจโลจิสติกส์จะได้รับเมื่อนำ AI-OCR มาใช้

การลดต้นทุนด้านบุคลากรและการจัดการเอกสาร

การนำ AI-OCR มาใช้ในองค์กรส่งผลต่อต้นทุนอย่างมีนัยสำคัญ โดยสามารถลดต้นทุนการจัดการเอกสารได้ถึง 60% ผ่านการลดจำนวนพนักงานที่ต้องทำงานป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน นอกจากนี้ ยังช่วยประหยัดพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารกระดาษ รวมถึงลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการค้นหาและจัดการเอกสารในระยะยาว

การเพิ่มความเร็วในการทำงาน

เทคโนโลยี AI-OCR ช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานด้านเอกสารอย่างก้าวกระโดด โดยสามารถลดเวลาในการประมวลผลเอกสารลงได้ถึง 80% เมื่อเทียบกับการทำงานแบบเดิม อีกทั้งระบบยังช่วยเพิ่มความเร็วในการค้นหาข้อมูลได้ถึง 90% ซึ่งเกิดจากความสามารถในการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูลแบบดิจิทัล และที่สำคัญ สามารถลดระยะเวลาในการจัดทำรายงานต่าง ๆ ลงได้ถึง 75% ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

ช่วยลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล

ความแม่นยำเป็นหัวใจสำคัญของงานด้านโลจิสติกส์ ซึ่งระบบ AI-OCR ที่พัฒนาด้วยเทคโนโลยีล่าสุดสามารถอ่านและแปลงข้อมูลด้วยความแม่นยำสูง จึงช่วยลดข้อผิดพลาดที่มักเกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ อีกทั้งระบบยังมีการตรวจสอบความถูกต้องแบบอัตโนมัติ จึงช่วยลดเวลาและทรัพยากรที่ต้องใช้ในการตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลได้อย่างมาก

การปรับปรุง Cash Flow

การบริหาร Cash Flow ที่มีประสิทธิภาพเป็นปัจจัยสำคัญต่อความอยู่รอดของธุรกิจ AI-OCR ยังสามารถช่วยเร่งกระบวนการเรียกเก็บเงินให้เร็วขึ้นถึง 50% ด้วยการประมวลผลเอกสารที่รวดเร็วและแม่นยำ พร้อมทั้งลดระยะเวลาในการออกใบแจ้งหนี้ลงได้ถึง 70% นอกจากนี้ ระบบยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามการชำระเงินด้วยการแจ้งเตือนอัตโนมัติและการรายงานสถานะการชำระเงินได้แบบ Real-time

การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

การยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าเป็นผลลัพธ์สำคัญจากการนำ AI-OCR มาใช้ในองค์กร ด้วยความสามารถในการให้บริการที่รวดเร็วและแม่นยำขึ้น ทำให้ลูกค้าได้รับการตอบสนองอย่างทันท่วงที อีกทั้งอัตราข้อผิดพลาดในการจัดส่งยังลดลงอย่างมีนัยสำคัญ และที่สำคัญ ลูกค้าสามารถติดตามสถานะการจัดส่งสินค้าได้แบบ Real-time ผ่านระบบดิจิทัลที่ทันสมัย ส่งผลให้เกิดความโปร่งใสและความไว้วางใจในการใช้บริการ

AI-OCR จาก AIGEN : โซลูชันที่ตอบโจทย์ธุรกิจโลจิสติกส์

AIGEN นำเสนอโซลูชัน AI-OCR ที่มีคุณสมบัติโดดเด่น ดังนี้

• ความแม่นยำสูง
• รองรับเอกสารได้มากกว่า 20 ประเภท
• รองรับได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
• เชื่อมต่อระบบผ่าน API ได้
• มีให้บริการทั้งแบบ On Cloud และ On Premise
• ประสบการณ์การให้บริการกับธุรกิจชั้นนำในหลากหลายอุตสาหกรรม

ก้าวสู่อนาคตของการจัดการเอกสารโลจิสติกส์ด้วย AI-OCR โซลูชันจาก AIGEN บริษัทพัฒนา AI Technology ที่จะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้ธุรกิจของคุณ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน AI ของเราวันนี้ เพื่อพัฒนาระบบที่ตอบโจทย์ความต้องการของคุณ ติดต่อ AIGEN ได้ที่นี่

ข้อมูลอ้างอิง

1. Document challenges in the logistics and transport industry. สืบค้นเมื่อวันที่ 9 มกราคม 2568 จาก https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/en/smarter-workspaces/insights-hub/articles/document-challenges-in-the-logistics-and-transport-industry.html