การจัดการเอกสารแบบเดิม VS แบบอิเล็กทรอนิกส์ แบบไหนดีกว่า?

งานเอกสารมีความสำคัญอย่างมากต่อการดำเนินงานขององค์กร ส่งผลให้ต้องมีการจัดการกับระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้สามารถรองรับการใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็วพร้อมตอบรับกับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไป ทำให้มีการนำระบบ E-Document เข้ามาพัฒนาต่อยอดสู่การทำงานในแบบ Paperless Office ที่นอกจากจะช่วยลดการใช้กระดาษให้น้อยลง แต่ยังช่วยให้การทำงานมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่ยังไม่เข้าใจหรือมองภาพไม่ออกว่า การเปลี่ยนแปลงจากระบบเอกสารในแบบกระดาษสู่การจัดการเอกสารในแบบของดิจิทัลจะมีความคุ้มค่าอย่างไร วันนี้เราจะพาไปดูถึงความแตกต่างระหว่างการจัดการเอกสารแบบเดิมและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ว่าแบบไหนเหมาะกับการนำมาใช้ในการทำงานยุคใหม่มากกว่ากัน ติดตามได้เลย

การจัดการเอกสารแบบเดิม คืออะไร?

การจัดการเอกสารแบบเดิม คือระบบบริหารงานเอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ ตั้งแต่การจัดเก็บ การค้นหา ตลอดจนการกำจัด ทำให้กระบวนการทำงานต้องใช้พื้นที่ค่อนข้างมากในการจัดการ เนื่องจากจำเป็นจะต้องแยกกลุ่มเอกสารเพื่อความเป็นระเบียบ ในรูปแบบของแฟ้มที่ถูกจัดเรียงในตู้เอกสาร ซึ่งหากเอกสารมีจำนวนมากเท่าไหร่ ก็อาจต้องใช้พื้นที่ภายในองค์กรเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย 

จะเห็นได้ว่าในกระบวนการจัดการเอกสารแบบเดิมนั้น จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรหลากหลายด้านที่เป็นเสมือนต้นทุนเข้ามาเกี่ยวข้องจำนวนมาก ทำให้เกิดการสิ้นเปลือง อีกทั้งยังส่งผลต่อการจัดเก็บในระยะยาว เพราะเอกสารในรูปแบบกระดาษเสี่ยงต่อการเสียหายหรือสูญหายได้ง่าย ตลอดจนแฟ้ม เครื่องพิมพ์ และตู้เอกสารก็อาจเกิดการชำรุด ทั้งหมดนี้จึงกลายเป็นปัญหาของการจัดเก็บเอกสารในแบบเดิมที่พบเห็นได้ในทุกองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจที่กำลังอยู่ในช่วงเติบโต ที่ต้องพบเจอกับปริมาณเอกสารที่เพิ่มขึ้นอยู่ตลอดเวลา 

การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร?

สำหรับการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ คือโซลูชันการบริหารงานเอกสารในรูปแบบไฟล์ หรือที่รู้จักกันในชื่อ “E-Document” ซึ่งจะเป็นการนำเอกสารไปสู่การจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการสแกนจากกระดาษ การสร้างขึ้นมาใหม่บนแพลตฟอร์มต่าง ๆ เพื่อให้กลายเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ง่ายต่อการจัดเก็บและควบคุม รวมถึงสะดวกต่อการเข้าถึง และการค้นหาข้อมูลเพื่อนำข้อมูลไปใช้งานต่อ

ยิ่งในปัจจุบัน ไม่ว่าองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ต่างก็ต้องการความรวดเร็วในทำงานเพราะต้องแข่งกับเวลา จึงไม่แปลกที่การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จะกลายมาเป็นแนวทางที่ได้รับความนิยม เพราะนอกจากจะสะดวกต่อการจัดการกับเอกสารแล้ว ยังทำให้องค์กรประหยัดทั้งต้นทุนและพื้นที่ใช้สอย นอกจากนี้ ยังช่วยป้องกันการสูญหาย เสียหาย และการถูกโจรกรรมเอกสาร เนื่องจากภายในระบบมีการป้องกันด้านความปลอดภัยเอาไว้อย่างสูงสุดด้วย 

คุณลักษณะที่ดีของระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

• อัปเดตเวอร์ชันเอกสารที่รองรับอยู่เสมอ
• เข้าถึงได้อย่างปลอดภัย จากทุกที่ ทุกเวลา ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่
• สามารถค้นหาเอกสาร และข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• ประหยัดเวลา สะดวกทั้งการนำเข้า จัดเก็บ และค้นหา
• ประหยัดค่าใช้จ่าย ทั้งอุปกรณ์สิ้นเปลือง และสถานที่จัดเก็บ
• สร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดูน่าเชื่อถือ ด้วยระบบที่เป็นมาตรฐาน

4 จุดต่างระหว่างการจัดการเอกสารแบบเดิม VS แบบอิเล็กทรอนิกส์

ได้รู้กันไปแล้วว่า การจัดการเอกสารแบบเดิมและแบบอิเล็กทรอนิกส์มีความแตกต่างกันอย่างไร ในส่วนนี้เราจะมาสรุปให้เห็นกันเป็นข้อ ๆ ว่าการจัดการเอกสารทั้งสองรูปแบบ มีจุดเด่นในเรื่องใดบ้าง และแบบไหนจะสามารถตอบสนองกับการทำงานยุคใหม่ได้มากกว่ากัน

ประสิทธิภาพด้านการจัดการเอกสาร

• การจัดการเอกสารแบบเดิม: เสี่ยงต่อการสูญหาย เสียหาย เพราะเป็นกระบวนการที่ใช้กระดาษเป็นหลัก ทั้งยังเสียเวลาด้านการจัดเก็บและเรียงลำดับแบบแมนนวล จึงอาจทำให้เกิดผลกระทบต่อการทำงานโดยตรง
• การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์: ให้ประสิทธิภาพการบริหารจัดการเอกสารที่ดีกว่า ด้วยระบบอัจฉริยะที่มีการจัดทำดัชนีให้ง่ายต่อการจัดเก็บและค้นหา พร้อมดึงข้อมูลจากเอกสารได้โดยอัตโนมัติ บางระบบอาจมี AI เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก เพื่อให้เวิร์กโฟลว์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

การเข้าถึงและจัดการได้จากระยะไกล

• การจัดการเอกสารแบบเดิม: ใช้เวลาในการค้นหาค่อนข้างมาก ไม่สามารถเข้าถึงได้ทันทีหากไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศ และต้องจัดส่งเอกสารผ่านทางแมสเซ็นเจอร์ ซึ่งอาจเสี่ยงต่อการสูญหายหรือตกหล่นได้
• การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์: สามารถแชร์หรือค้นหาเอกสารได้เลยทันที ผ่านโปรแกรมจัดการข้อมูลภายในองค์กร ยิ่งถ้ามีเทคโนโลยี AI เป็นตัวช่วยขับเคลื่อนระบบ ก็จะช่วยลดเวลาได้มากขึ้น เนื่องจากสามารถพิมพ์คำถามหรือใส่คีย์เวิร์ดที่ต้องการค้นหาได้ในทันที โดยไม่ต้องมานั่งไล่หาทีละไฟล์

ต้นทุนงานเอกสาร

• การจัดการเอกสารแบบเดิม: มีต้นทุนด้านการพิมพ์ ตั้งแต่วัสดุอย่างกระดาษ เครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ ตลอดจนอุปกรณ์สำหรับจัดเก็บ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารที่ยิ่งส่งเยอะ ส่งบ่อย ก็ยิ่งสิ้นเปลือง
• การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์: ต้นทุนที่จำเป็นนั้นมีแค่ทุนเริ่มต้นอย่างการติดตั้งโปรแกรมและการดูแลระบบเพียงเท่านั้น ซึ่งหากมองในมุมของการบริหารจัดการงบประมาณองค์กร ก็ถือว่าคุ้มค่า เพราะสามารถนำไปใช้ต่อยอด และพัฒนาเวิร์กโฟลว์ของแผนกต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลาในการทำงาน และปลอดภัยมากขึ้น

ความปลอดภัยของเอกสาร

• การจัดการเอกสารแบบเดิม: สามารถเข้าถึงได้ง่าย มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ไม่ได้รัดกุมมาก จึงเสี่ยงต่อการถูกโจรกรรมข้อมูล ซึ่งอาจทำให้บริษัทเสียหายได้
• การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์: มีระบบที่ช่วยควบคุมการเข้าถึงอย่างแน่นหนา มีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล และสามารถตรวจสอบบุคคลที่เข้าถึงเอกสารได้อย่างแม่นยำ พร้อมกันนั้นยังช่วยสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหายของไฟล์อีกด้วย

หากคุณพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลงองค์กร การมองหาผู้ให้บริการระบบ Knowledge Management (KM) ที่มีประสิทธิภาพสูง เพื่อนำมาใช้ประกอบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นระเบียบ ตอบสนองการทำงานได้อย่างอัจฉริยะ พร้อมลดข้อผิดพลาดจากงานเอกสารในแบบเดิม ๆ เลือก AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) โซลูชันการจัดการข้อมูลในองค์กรจาก AIGEN ที่พร้อมพัฒนาให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจสามารถขอคำปรึกษาเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ฟรี! ที่นี่