วิธีจัดการเอกสารยุคใหม่กับเทคโนโลยี AI ประมวลผลเอกสาร

หลาย ๆ องค์กรต้องเผชิญปัญหากับการจัดการเอกสารที่มีอยู่เป็นจำนวนมากในหลากหลายหน่วยงาน ตั้งแต่แผนกการเงิน บัญชี ไปจนถึงแผนกบริหารทรัพยากรบุคคล ทีมขาย และการตลาด ในปัจจุบันหลายองค์กรได้หมดเงินเป็นจำนวนมากไปกับกระบวนการจัดการเอกสารด้วยการใช้คน หรือระบบแมนนวล ซึ่งทำให้ค่าใช้จ่ายขององค์กรเพิ่มสูงขึ้น แต่ก็ยังคงเกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน อย่างต่อเนื่อง และไม่สามารถขยายผลลัพธ์ให้กับการทำงานได้อย่างที่ตั้งใจเอาไว้ โดยปัญหาสำคัญในการจัดการเอกสารก็คือเอกสารส่วนใหญ่มักอยู่ในรูปแบบของไฟล์ PDF ,รูปภาพ, Word หรือ Excel และมักต้องใช้คนในการอ่าน ประมวลผล รวมถึงการกรอก หรือดึงข้อมูลที่ต้องการลงไปในระบบ ซึ่งการประมวลผลและการดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสารยังคงเป็นปัญหาสำคัญสำหรับธุรกิจในหลาย ๆ อุตสาหกรรม

เพื่อที่จะยกระดับธุรกิจไปสู่ขั้นถัดไป องค์กรต่าง ๆ จำเป็นที่จะต้องหาวิธีจัดการเอกสารยุคใหม่โดยเปลี่ยนวิธีการทำงานจากการใช้คน หรือวิธีจัดการเอกสารแบบแมนนวลมาเป็นการใช้คนให้น้อยที่สุด หรือไม่ใช้เลย ซึ่งตรงกับผลสำรวจของ Gartner ที่พบว่าใบเสร็จรับเงิน และใบแจ้งหนี้ระหว่างธุรกิจกับธุรกิจทั่วโลกจะถูกประมวลผล และทำจ่ายโดยไม่ต้องใช้แรงงานคนมาเกี่ยวข้องต่อกระบวนการทำงาน อีกทั้งยังพบข้อผิดพลาดได้น้อยกว่า และรวดเร็วกว่าอีกด้วย

หลายธุรกิจได้นำ Robotic Process Automation (RPA) หรือระบบการทำงานอัตโนมัติแบบหุ่นยนต์ มาใช้ในกระบวนการการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติ แต่การใช้ระบบ RPA อาจจะยังไม่เพียงพอ เพราะสิ่งที่สำคัญในวิธีจัดการเอกสารยุคใหม่ ก็คือการลดบทบาทของคนในการอ่าน และป้อนข้อมูลเข้าในระบบ ซึ่งทำได้ด้วยการใช้เทคโนโลยี AI หรือปัญญาประดิษฐ์ร่วมกับเทคโนโลยี RPA โดยในบทความนี้ AIGEN จะพาทุกท่านมารู้จัก และทำความเข้าใจกับระบบการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบกันให้มากยิ่งขึ้น

เทคโนโลยี AI กับการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติ

เทคโนโลยี AI สามารถเข้ามาช่วยแก้ปัญหาด้านการจัดการเอกสารได้ โดยระบบ AI สามารถเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล และดึงข้อมูลในเอกสารด้วยความแม่นยำสูง และสามารถเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารทั้งในรูปแบบ Unstructured หรือ Semi-structured ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูล Structured ได้ เพื่อให้ระบบสามารถตรวจสอบ และจัดเก็บเข้าไปในไฟล์ตามกระบวนการทำงานที่ได้ออกแบบไว้ นอกจากนั้นระบบ AI ยังสามารถจัดการกับเอกสารได้ในหลากหลายรูปแบบโดยไม่จำเป็นต้องมีการออกแบบเทมเพลตเอกสารนั้นไว้ล่วงหน้า และตัว AI เองจะเรียนรู้การอ่านเอกสารอย่างต่อเนื่อง ทำให้สามารถอ่านเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น ดังนั้นเทคโนโลยี AI จึงได้กลายเป็นเทคโนโลยีที่สำคัญ ที่ช่วยผลักดันให้เกิดกระบวนการทำงานอัตโนมัติตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงจบกระบวนการการทำงาน ในปัจจุบันหลาย ๆ องค์กรเริ่มเห็นถึงความสำคัญของการประมวลผลข้อมูลโดยระบบ AI ที่มีความแม่นยำสูงกันมากขึ้น ซึ่งแต่ก่อนเรื่องนี้แทบจะเป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ถ้าหากมีการใช้เทคโนโลยี OCR เพียงอย่างเดียว

Intelligent Document Processing หรือการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะคืออะไร?

โซลูชันในการประมวลผลเอกสารในรูปแบบเดิมนั้น สามารถดึงข้อมูลแบบอัตโนมัติจากเอกสารได้ แต่ผู้ใช้งานจะต้องมีการสร้างเทมเพลต หรือรูปแบบของเอกสารนั้นไว้ก่อน โดยมีวิธีในการทำงานคือเอาข้อมูลในเอกสารมารวมกัน เนื่องจากโซลูชันแบบเดิมสามารถดึงข้อมูลที่อยู่ในเทมเพลตเดียวกันออกมาได้เท่านั้น โดยระบบการประมวลผลเอกสารในรูปแบบเดิมนี้ จะไม่สามารถทำงานได้หากต้องดึงข้อมูลจากเอกสารรูปแบบ หรือเทมเพลตใหม่ หรือเอกสารจากผู้ผลิตคนละราย

ในขณะที่โซลูชันการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ หรือ Intelligent Document Processing (IDP) นั้นมีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังที่สำคัญ ทำให้สามารถดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ และในหลากหลายฟอร์แมตข้อมูล โดยโซลูชัน IDP ได้รวมเอาจุดเด่นของเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ที่สามารถเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลได้ กับจุดแข็งของเทคโนโลยี AI เข้าด้วยกัน หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered OCR ทำให้หมดปัญหาเรื่องการต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้า รวมถึงลดกระบวนการในการทำงานลงได้ ด้วยพลังของระบบ AI ทำให้การดึงข้อมูลทำงานได้อย่างง่ายดาย และการันตีถึงความแม่นยำสูง ระบบ IDP ที่มีเทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อนสามารถทำให้การประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติเกิดขึ้นได้ ตั้งแต่การดึงข้อมูลจากเอกสารจนถึงกรอกข้อมูลลงไปในระบบที่ต้องการ

ยกระดับการจัดการเอกสารด้วยพลังของเทคโนโลยี AI

โซลูชัน AI ประมวลผลเอกสารในปัจจุบันได้ใช้ความสามารถของเทคโนโลยี AI ในหลากหลายสาขา ตั้งแต่เทคโนโลยี NLP (Natural Language Processing) หรือเทคโนโลยีประมวลผลภาษาธรรมชาติ , Deep learning, Computer vision และ Machine learning และเมื่อผนวกเทคโนโลยีเหล่านี้ร่วมกันกับเทคโนโลยี OCR และกระบวนการทำงานในปัจจุบัน ทำให้สามารถยกระดับวิธีการทำงานในองค์กรให้ทำได้แบบอัตโนมัติ และมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นได้

หากแผนกการเงิน และแผนกบัญชีในองค์กรขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง ได้นำกระบวนการแบบอัตโนมัติในการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยมีโซลูชันการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติที่มีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังมาใช้งาน และด้วยการใช้โซลูชัน IDP นี้เอง ทำให้เมื่อได้รับอีเมลใบแจ้งหนี้จากผู้ผลิต ระบบจะสามารถอ่าน และดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ที่ได้รับโดยทันที ด้วยความแม่นยำสูง สามารถตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมากด้วยกฎเกณฑ์ที่ธุรกิจได้ตั้งไว้ และสามารถกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบ ERP ได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงยังสามารถตรวจตราถึงความผิดปกติในใบแจ้งหนี้ เพื่อป้องกันการทุจริตได้อีกด้วย

เทคโนโลยี AI เบื้องหลังสำคัญของวิธีจัดการเอกสารยุคใหม่

โซลูชันการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัตินั้นได้ใช้การรวมตัวของเทคโนโลยี AI ในหลากหลายแขนง เพื่อที่จะดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากเอกสาร และรูปภาพออกมาได้

• เทคโนโลยี Computer vision : ทำให้สามารถจำแนกเอกลักษณ์ของแต่ละอย่าง และกำหนดพื้นที่ที่ต้องให้ความสนใจได้หลังจากที่ได้ใช้การเทคโนโลยี OCR ในการอ่านเอกสารในครั้งแรกเรียบร้อยแล้ว โดยทำให้ลดขั้นตอนในการทำงาน เพราะไม่ต้องจัดทำรูปแบบของเอกสารไว้ล่วงหน้าอีกต่อไป
• เทคโนโลยี NLP (Natural language processing) : เป็นเทคโนโลยีในอุดมคติของการประมวลผล และเข้าใจเอกสารแต่ละประเภท เทคโนโลยี NLP ทำให้เข้าใจถึงความหมายของตัวหนังสือที่ดึงออกมาจากเอกสาร โดยนำไปตรวจสอบเปรียบเทียบกับพจนานุกรม และรองรับหลากหลายภาษา
• Fuzzy Logic (เหตุผลที่คลุมเครือ) : สามารถทำให้ระบบสามารถตัดสินใจได้เหมือนกับใช้คนทำงาน และสามารถทำได้เร็วกว่าคน เมื่อรวมเทคโนโลยี NLP และ Fuzzy Logic เพื่อสนับสนุนเรื่องการตัดสินใจ ทำให้ช่วยพัฒนาความสามารถของระบบ และช่วยยกระดับประสิทธิภาพในการทำงานในทุกหน่วยงานของธุรกิจ
• เทคโนโลยี Machine Learning : ทำหน้าที่ในการตรวจสอบข้อมูลที่ถูกดึงออกมาจากเอกสาร และตรวจสอบหาความผิดปกติข้อมูลที่ระบบได้ดึงออกมา หากพบความผิดปกติจะทำการแจ้งเตือนให้เจ้าหน้าที่ที่ดูแลระบบเข้ามาตรวจสอบ

การนำโซลูชัน AI ประมวลผลเอกสารไปใช้งานกับธุรกิจ

เทคโนโลยี AI ช่วยทำให้การเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ โดยการจัดประเภทข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ และการดึงข้อมูลจากเอกสารประเภทต่าง ๆ รวมทั้งมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้ดึงออกมาว่าตรงกับกฏเกณฑ์ที่ธุรกิจตั้งไว้หรือไม่ เพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้องของข้อมูล ก่อนที่จะบันทึกข้อมูลเข้าไปในระบบ โซลูชันการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติจำเป็นต้องมีกระบวนการทำงานที่ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะถูกกรอกเข้าไปในระบบโดยอัตโนมัติตามแต่ละขั้นตอนที่ได้มีกำหนดไว้อย่างถูกต้อง ในขณะที่ระบบ AI-OCR ช่วยในกระบวนการทำงานของการประมวลผลเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบ (End-to-End) และยังเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยในเรื่องการทำ Digital transformation ขององค์กรอีกด้วย

ในขณะเดียวกันการหาบริษัทผู้เชี่ยวชาญที่จะมาช่วยเรื่อง Digital Transformation นั้น จะต้องมั่นใจว่าบริษัทนั้นมีความเชี่ยวชาญในการนำเทคโนโลยี AI มาใช้ในธุรกิจ เนื่องจากโซลูชันการประมวลผลเอกสารแบบอัตโนมัติมีเทคโนโลยี AI เป็นผู้อยู่เบื้องหลังที่สำคัญ เพื่อให้ธุรกิจสามารถเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้อยู่ในรูปแบบของดิจิทัลได้อย่างราบรื่น และมั่นใจได้ว่าจะเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงาน รวมทั้งตอบโจทย์เป้าหมายการเติบโตของธุรกิจ

ต้องการนำโซลูชัน AI ประมวลผลเอกสารไปใช้ในธุรกิจของคุณ

มองหาโซลูชันเพื่อสนับสนุนวิธีจัดการเอกสารยุคใหม่ เลือกใช้โซลูชันประมวลผลเอกสารด้วย AI-OCR แปลงรูปเป็นข้อความ อย่าง aiScript จาก AIGEN ผู้นำและผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี AI อัจฉริยะสำหรับการทำธุรกิจ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่