ยกระดับองค์กรให้เป็น Paperless ด้วยระบบ e-document
ในปัจจุบันที่ทุกอย่างสามารถทำได้ผ่านคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ตโฟนเพียงเครื่องเดียวจึงทำให้รูปแบบในการจัดการ และเข้าถึงเอกสารนั้นเปลี่ยนแปลงไปด้วย และหมดยุคที่คนจะพกเอกสารแบบ Hard copy ในการไปทำธุรกรรมต่างๆ เนื่องจากมีโอกาสที่เอกสารอาจจะสูญหาย และไม่สะดวกที่ต้องคอยพกเอกสารไปไหนมาไหน เพราะด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีนั้นทำให้คนสามารถเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลได้อย่างสะดวก และง่ายดายมากยิ่งขึ้น
จึงเป็นที่มาที่ทำให้ธุรกิจต่างๆ เองนั้นได้เปลี่ยนจากการจัดการเอกสารในรูปแบบเดิม หรือการเก็บเอกสารแบบ Hard copy มาเป็นการเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-document กันมากยิ่งขึ้น เพื่อลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสาร และให้สอดคล้องกับแนวคิดการพัฒนาองค์กรแบบยั่งยืน หรือ ESG (Environment, Social, และ Governance) ที่คำนึงถึงเรื่องสิ่งแวดล้อมเป็นสำคัญ รวมไปถึงยังช่วยยกระดับการเข้าถึงข้อมูลในเอกสารได้อย่างสะดวก และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น
ในบทความนี้ AIGEN จะพามารู้จักกับระบบ e-document สำหรับธุรกิจกันมากยิ่งขึ้น เพื่อให้ธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้เพื่อยกระดับการจัดการเอกสารภายในองค์กรได้
ระบบ e-document คืออะไร
ระบบ e-document หรือระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้น หมายถึงข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถจัดเก็บ ส่งต่อ และเข้าถึงได้ผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับธุรกิจแล้วนั้นระบบ e-document นั้นได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในการทำให้ขั้นตอนการทำงานมีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น ลดปริมาณการใช้กระดาษ และช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมได้เป็นอย่างดี
นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถนำระบบ e-document ไปต่อยอดเป็นระบบค้นหาข้อมูลจากเอกสารภายในองค์กร เพื่อให้พนักงานใช้ในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร รวมไปถึงต่อยอดเป็น AI Chatbot เพื่อตอบคำถามพนักงาน หรือลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น
ระบบ e-document สำหรับธุรกิจทำงานอย่างไร?
ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-documentสำหรับธุรกิจนั้นครอบคลุมการทำงานด้านการจัดการเอกสารได้ดังต่อไปนี้ล
- จัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล
ระบบ e-document นั้นจะจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Word หรือไฟล์อื่นๆ โดยการเก็บเอกสารแบบดิจิทัลนั้นจะทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บ ดึงข้อมูลที่ต้องการมาใช้งาน รวมไปถึงการส่งต่อข้อมูลให้ทีม หรือหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้องต่อไป
- การสร้าง และแก้ไขไฟล์
E-document นั้นสามารถใช้ซอฟต์แวร์ต่างๆ สร้างขึ้นมาได้ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft word, Microsoft excel หรือ Power point ทำให้หากธุรกิจสามารถแก้ไขไฟล์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยที่ไม่จำเป็นต้องมีการพิมพ์เอกสารออกมาใหม่อีกครั้ง
- การทำงานร่วมกัน
โดยทั่วไปแล้วธุรกิจมักมีการใช้เครื่องมือต่างๆ ในการทำงานร่วมกันเพื่อทำให้พนักงานหลายๆ คนสามารถทำงานร่วมกันภายในเอกสารเดียวกันได้ ด้วยระบบ e-document จะช่วยทำให้เกิดการร่วมมือกันได้ดีมากยิ่งขึ้น และช่วยทำให้การตัดสินใจทำได้อย่างรวดเร็ว รวมไปถึงทำให้มั่นใจได้ว่าคนที่มีส่วนร่วมในงานแต่ละชิ้นนั้นสามารถเข้าถึงข้อมูลอัปเดตล่าสุด
- การจัดเก็บ และจัดการข้อมูล
โดยปกติแล้วระบบ e-document จะจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลซึ่งมักจะอยู่บนระบบคลาวด์ ทำให้ธุรกิจสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสะดวก รวมไปถึงยังมีระบบ backup สำหรับข้อมูลที่สำคัญกับธุรกิจอยู่เสมอ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลนั้นได้มีการจัดเก็บอย่างปลอดภัย
- ความปลอดภัย
โดยทั่วไปมาตรการการรักษาความปลอดภัยของระบบ e-document ที่นำมาใช้งานนั้น ได้แก่ การเข้ารหัสข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล และการอนุมัติแบบดิจิทัล เพื่อช่วยในการรักษาความลับ และความสมบูรณ์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมาตรการรักษาความปลอดภัยเหล่านี้ถือเป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีข้อมูลที่เป็น Sensitive data
- การแชร์ และส่งต่อข้อมูล
E-document นั้นสามารถแชร์ หรือแบ่งปันข้อมูลให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งภายใน และภายนอกองค์กรได้อย่างสะดวก และง่ายดายผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นทางอีเมล แพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์ และเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ซึ่งจะช่วยทำให้เกิดเป็นการสื่อสารแบบไร้รอยต่อ และการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่รวดเร็ว
- การเข้าถึงข้อมูล
การจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นทำให้การเข้าถึงข้อมูลทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น โดยทำให้ผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลได้ที่ไหน และเวลาใดก็ได้ ซึ่งจะยิ่งเป็นประโยชน์อย่างมากกับธุรกิจที่มีทีมงานอยู่หลากหลายที่
- การปฏิบัติตามข้อกำหนดของธุรกิจ
ธุรกิจในหลายๆ อุตสาหกรรมมีข้อบังคับเกี่ยวกับการจัดการ และการเก็บรักษาเอกสารที่ต้องปฏิบัติตาม ระบบ e-document ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการเอกสารได้ตามระเบียบข้อบังคับเหล่านี้ ผ่านการจัดเก็บข้อมูลถาวรอย่างเหมาะสม และแนวปฏิบัติในการจัดการวงจรอายุการจัดเก็บเอกสาร
- ระบบ Automation
ระบบ e-document สามารถเชื่อมต่อเข้ากับระบบของธุรกิจที่มีอยู่เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานทำได้แบบอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น ช่วยลดภาระงานแมนนวลในหลายๆ ขั้นตอนของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น ระบบ e-document ยุคใหม่ที่ใช้เทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อนนั้น เมื่อธุรกิจทำการอัปโหลดไฟล์เอกสารเข้ามาในระบบ เทคโนโลยี AI-OCR สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารได้โดยทันที เพื่อให้ธุรกิจสามารถนำข้อมูลจากในเอกสารไปใช้งานต่อได้ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากในเอกสาร หรือการส่งต่อข้อมูลไปยังระบบต่างๆ ของธุรกิจเป็นต้น อีกทั้งยังช่วยลดความผิดพลาดของข้อมูลได้เป็นอย่างดี
- การตรวจสอบข้อมูล
ระบบ e-document มักจะมีฟีเจอร์ในการติดตาม และตรวจสอบมาด้วยเพื่อให้ธุรกิจสามารถติดตาม และตรวจสอบได้ว่าผู้ใช้งานท่านใดได้เข้ามาดู แก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลในไฟล์เอกสารต่างๆ ซึ่งถือเป็นฟีเจอร์ที่จำเป็น และตอบโจทย์วัตถุประสงค์ในเรื่องของความรับผิดชอบ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการตรวจสอบจ้อมูลย้อนกลับได้เป็นอย่างดี
ทำไมธุรกิจถึงควรนำระบบ e-document ไปใช้งาน
การนำระบบ e-document มาใช้งานภายในธุรกิจจะช่วยยกระดับประสิทธิภาพการจัดการเอกสารได้ในหลากหลายมิติ ดังต่อไปนี้
1. ยกระดับประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารภายในองค์กร
การนำระบบ e-document มาใช้งานกับธุรกิจนั้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างดี ตั้งแต่การสร้างไฟล์เอกสาร การจัดเก็บ การดึงข้อมูลไปใช้งาน และการแชร์ข้อมูลภายในองค์กร นอกจากนั้นด้วยฟีเจอร์การทำงานแบบอัตโนมัติจะช่วยลดการทำงานแบบแมนนวลไปได้อย่างมาก ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ และความคิดสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น
นอกจากนั้นระบบ e-document ยังช่วยให้ธุรกิจประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสาร การปรินต์ พื้นที่จัดเก็บเอกสาร และการจัดการเอกสารแบบแมนนวลได้เป็นอย่างมากอีกด้วย
2. ยกระดับการเข้าถึงข้อมูล
ระบบ e-document ทำให้พนักงาน หรือลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากที่ใด และเวลาก็ได้เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต ซึ่งตอบโจทย์ธุรกิจที่มีรูปแบบการทำงานแบบยืดหยุ่น หรือมีออฟฟิศหลากหลายที่ได้เป็นอย่างดี และยังช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดีอีกด้วยเช่นกัน
อีกทั้งระบบ e-document ยังช่วยทำให้การค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสารทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็วด้วยฟีเจอร์การค้นหาอันทรงพลังโดยเฉพาะกับระบบ e-document ยุคใหม่ที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะสามารถระบุให้ได้เลยว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในไฟล์เอกสารใด พร้อมกับทำการไฮไลต์คำตอบให้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลจากเอกสารแบบแมนนวลได้เป็นอย่างมาก
3. รองรับการขยายตัวของธุรกิจ
เมื่อธุรกิจขยายตัว และเติบโตมากขึ้น แน่นอนว่าจำนวนเอกสารย่อมมีจำนวนมากขึ้นตามไปด้วย แต่ด้วยการนำระบบ e-document เข้ามาใช้งานนั้นทำให้ธุรกิจหมดกังวลในจำนวนเอกสารที่เพิ่มขึ้นไปได้ เนื่องจากระบบ e-document นั้นสามารถรองรับกับปริมาณเอกสารจำนวนมากได้เป็นอย่างดี โดยที่ไม่ต้องมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) มากนัก ไม่เหมือนกับการจัดการเอกสารแบบแมนนวลที่หากมีจำนวนเอกสารที่เพิ่มมากขึ้นย่อมต้องมีการเตรียมพื้นที่ในการจัดเก็บ และทรัพยากรต่างๆ ไว้ค่อนข้างมาก
4. ยกระดับความปลอดภัยของข้อมูล
ระบบ e-document มักจะมาพร้อมกับฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง ตั้งแต่การเข้ารหัสข้อมูล การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล และลายเซ็นดิจิทัล ด้วยฟีเจอร์นี้จะช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และทำให้มั่นใจได้ว่าได้ธุรกิจได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบการปกป้องข้อมูล
นอกจากนั้นระบบ e-document ยังมีระบบการ back up ข้อมูลที่จะช่วยลดความเสี่ยงของที่ข้อมูลจะสูญหายในกรณีเกิดสถานการณ์หรือภัยพิบัติที่ไม่คาดฝัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบ e-document ที่ให้บริการบนระบบคลาวด์นั้นได้มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย และรองรับกับปริมาณข้อมูลที่มีเป็นจำนวนมาก
5. ยกระดับประสบการณ์การให้บริการลูกค้า
ระบบ e-document ทำให้การประมวลผลเอกสาร และการสื่อสารมีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้นซึ่งสามารถช่วยยกระดับประสบการณ์การให้บริการของลูกค้าโดยภาพรวมได้เป็นอย่างมาก ซึ่งถือเป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่จำเป็นต้องตอบสนองลูกค้าให้ได้อย่างรวดเร็ว และการทำธุรกรรมที่มีประสิทธิภาพ
ธุรกิจประเภทใดสามารถนำระบบ e-document ไปใช้งานได้บ้าง
ระบบ e-document สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจหลากหลายประเภท เพื่อยกระดับการจัดการ ประมวลผล และค้นหาข้อมูลจากเอกสารให้ทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสามารถนำไปใช้ได้ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร
1. ธุรกิจการเงิน และธนาคาร
ทั้งธนาคาร และสถาบันการเงินต่างต้องจัดการกับเอกสารเป็นจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม ใบแจ้งยอดบัญชี และการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อบังคับ โดยที่ระบบ e-document จะเข้ามาช่วยให้ขั้นตอนการประมวลผลเอกสารทำได้แบบอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น ลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาด และช่วยยกระดับประสบการณ์การให้บริการลูกค้า
2. ธุรกิจการผลิต และขนส่ง
ธุรกิจการผลิตต้องจัดการกับเอกสารหลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็น ใบเสร็จ และใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และเอกสารขนส่งสินค้า โดยการนำระบบ e-document เข้ามาใช้กับธุรกิจการผลิตจะช่วยทำให้ workflow ของการจัดการเอกสารทำได้ง่ายมากยิ่งขึ้น และทำให้กระบวนการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพ และทำให้การทำงานร่วมกับ Suppliers ทำได้สะดวกมากยิ่งขึ้นเช่นกัน
3. ธุรกิจโรงพยาบาล และสุขภาพ
ธุรกิจโรงพยาบาล คลินิก หรือธุรกิจที่เกี่ยวกับสุขภาพนั้นต้องจัดการเกี่ยวข้อมูลการรักษาของคนไข้ รายงานทางการแพทย์ และเอกสารอื่นๆ ระบบ e-document จะเข้ามาช่วยยกระดับการจัดการ ความปลอดภัย และการเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวกับสุขภาพได้ดีมากยิ่งขึ้น และมั่นใจได้ว่าเป็นไปข้อบังคับต่างๆ เกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
4. หน่วยงานภาครัฐ
หน่วยงานภาครัฐต้องจัดการกับเอกสารต่างๆ มากมายที่เกี่ยวข้องกับใบอนุญาต เอกสารบันทึกข้อมูล และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร การนำระบบ e-document เข้ามาใช้งานจะช่วยยกระดับประสิทธิภาพ ความโปร่งใส และการเข้าถึงบริการของหน่วยงานภาครัฐได้ดีมากยิ่งขึ้น
5. ธุรกิจประเภทอื่นๆ
ธุรกิจประเภทอื่นๆ เช่น ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ธุรกิจค้าปลีก และ E-commerce ธุรกิจบริการให้คำปรึกษา ก็สามารถนำระบบ e-document ไปใช้งานได้เช่นกัน เพื่อยกระดับการจัดการ และการประมวลผลเอกสารของธุรกิจ เพื่อลดภาระงานแบบแมนนวลของพนักงาน และทำให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลในเอกสารได้อย่างสะดวก และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น
แนะนำระบบ e-document สำหรับธุรกิจ
AIGEN ได้พัฒนา aiKMS หรือ AI-Knowledge management ที่ธุรกิจสามารถนำใช้ต่อยอดเป็นระบบ e-document เพื่อใช้งานในธุรกิจได้ ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี AI-OCR และ NLP ทำให้ aiKMS แตกต่างจากระบบ e-document รูปแบบเดิม เนื่องจากนอกจากจะมีฟีเจอร์พื้นฐานของระบบ e-document ทั่วไปที่สามารถใช้ในการจัดเก็บไฟล์เอกสาร และกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแล้วนั้น ธุรกิจยังสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสารได้ทั้งการพิมพ์ถามด้วยคีย์เวิร์ด หรือการถามคำถาม และระบบ aiKMS จะทำการไฮไลต์คำตอบให้ พร้อมทั้งแสดงที่มาของคำตอบให้เรียบร้อย
นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถนำระบบ e-document ไปต่อยอดเป็นระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กร และ AI Chatbot เพื่อใช้ในการตอบคำถามทั้งพนักงาน และลูกค้าภายนอกองค์กรได้ เพื่อยกระดับการให้บริการลูกค้าด้วยการตอบคำถามที่ลูกค้าสอบถามเข้ามาได้แบบเรียลไทม์
ต้องการนำระบบ e-document ไปใช้งานกับธุรกิจ
ระบบ e-document เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจยุคใหม่ที่จะช่วยลดภาระเรื่องการจัดการเอกสารให้กับองค์กร ลดงานแบบแมนนวล และทำให้การจัดเก็บข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถนำไปใช้ต่อยอดเพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลได้อย่างสะดวก และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น
หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาระบบ e-document ไปใช้งาน ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำระบบ e-document สำหรับธุรกิจไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่
ทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน AI อัจฉริยะ พร้อมช่วยขับเคลื่อนการทำงานของธุรกิจ มีประสบการณ์ให้บริการโซลูชัน AI เพื่อองค์กรระดับประเทศมากมาย
