รู้จักกับระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารสำหรับธุรกิจ ตัวช่วยสำคัญในการค้นหาข้อมูล

การค้นหา และสืบค้นข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร หรือข้อมูลที่เป็น Unstructured ภายในองค์กร หรือธุรกิจนั้น หากใช้วิธีการแบบแมนนวล โดยการค้นหาจากไฟล์เอกสาร PDF ทีละไฟล์ หรือเปิดจากอีเมล แน่นอนว่าทำให้พนักงานเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลเป็นอย่างมากกว่าจะได้คำตอบที่ต้องการเพื่อนำไปใช้ในการตอบคำถามลูกค้า แต่ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยี โดยเฉพาะเทคโนโลยี AI เข้ามาทำให้ขั้นตอนการสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร ทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และได้คำตอบที่ต้องการได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น ประหยัดเวลาในการค้นหาคำตอบของพนักงาน และทำให้ลูกค้าสามารถค้นหาคำตอบเกี่ยวกับสินค้าและบริการได้ด้วยตนเองได้เช่นกัน วันนี้ AIGEN จะพามารู้จักกับระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร หรือระบบ Document search กันให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้ธุรกิจได้นำไปเป็นไอเดียไปปรับใช้

ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารคืออะไร

ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร (Document search) คือการค้นหาที่ใช้งานกับข้อความ หรือเนื้อหาที่เป็นแบบ Unstructured เป็นหลัก (ไม่จำแค่เพียงข้อความในเอกสารเท่านั้น) โดยทำให้การค้นหาข้อมูล หรือข้อความในเอกสารทำได้ง่ายขึ้นด้วยการทำให้เอกสารทั้งหมดอยู่ในรูปแบบที่สามารถค้นหาข้อความได้ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาเว็บไซต์ หาข้อมูลสินค้า หรือใช้กับคอนเทนต์ที่เป็นทางการ เหล่านี้คุณสามารถใช้ Search engine ในการค้นหาได้ และเมื่อคุณเข้ามาในหน้าเว็บไซต์ และพิมพ์สิ่งที่ต้องการค้นหาในช่องค้นหา และคลิก “ค้นหา” หลังจากนั้นคุณจะได้รับคำตอบที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณได้ค้นหา เพื่อตอบโจทย์เป้าหมายในการค้นหาของคุณ และนี่เป็นสิ่งสำคัญที่ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารจะเข้ามาตอบโจทย์ธุรกิจได้เป็นอย่างดี

ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารมีวิธีการทำงานอย่างไร?

ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร (Document search) ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบ Knowledge management ที่ใช้ภายในองค์กร ที่สามารถนำมาใช้แทนการค้นหาข้อมูลจากเอกสารในรูปแบบเดิมที่พนักงานต้องเปิดไฟล์ PDF ทีละไฟล์ ซึ่งกว่าจะได้ข้อมูล หรือคำตอบที่ต้องการทำให้เสียเวลาในการทำงานเป็นอย่างมาก ด้วยการพัฒนาของเทคโนโลยีทำให้สิ่งเหล่านี้ทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยในปัจจุบันเองได้มีผู้พัฒนาระบบระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารพร้อมใช้งานที่ใช้เทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญให้ธุรกิจได้นำไปใช้งานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว โดยขั้นตอนการทำงานของระบบ Document search มีดังต่อไปนี้

1. อัปโหลดไฟล์เอกสาร PDF เข้าไปในระบบระบบสืบค้นข้อมูล

ธุรกิจสามารถอัปโหลดไฟล์ PDF ที่มีอยู่ทั้งหมดเข้าไปในระบบสืบค้นข้อมูลได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งสามารถแก้ไขชื่อไฟล์ได้ เพื่อเก็บข้อมูลไว้ในระบบเพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลจากไฟล์เอกสารต่อไป

2. โมเดล AI ประมวลผลไฟล์เอกสาร

หลังจากธุรกิจได้อัปโหลดเอกสารเข้าไปในระบบแล้ว โมเดล AI จะทำการประมวลผล และเรียนรู้ไฟล์เอกสารทั้งหมด เพื่อนำไปใช้ในการที่เลือกแสดงผลคำตอบเวลาที่ผู้ใช้งานเข้ามาค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร ซึ่งถือเป็นข้อได้เปรียบสำหรับระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร (Document search) ที่พัฒนาโดยบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญทางด้าน AI เนื่องจากสามารถแสดงผลการค้นหาได้ทั้งแบบ Keyword search และตอบคำถามตามบริบทที่ผู้ใช้งานได้พิมพ์สอบถามมา ด้วยเทคโนโลยี AI-OCR และ Natural language processing ที่อยู่เบื้องหลังทำให้ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารตอบโจทย์ธุรกิจได้เป็นอย่างดี

3. ค้นหาข้อมูลจากไฟล์เอกสาร

หลังจากทำการอัปโหลดไฟล์เอกสารเรียบร้อยแล้ว ธุรกิจสามารถใช้งานระบบสืบค้นข้อมูลได้โดยทันที เพียงแค่พิมพ์ Keyword ที่ต้องการค้นหาจากไฟล์เอกสาร ระบบจะแสดงคำตอบให้โดยทันที พร้อมทั้งบอกแหล่งที่มาของคำตอบว่ามาจากไฟล์เอกสารอันไหน

ยกระดับระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารด้วยเทคโนโลยี AI จาก AIGEN

AIGEN ได้พัฒนาระบบหรือระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร AI-Powered Document search โดยนำเทคโนโลยี AI เข้ามายกระดับระบบ Document search ที่ทำให้ธุรกิจสามารถค้นหาข้อมูลจากไฟล์เอกสารได้ในหลากหลายรูปแบบได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำ ทั้งที่เป็นการค้นหาแบบ Keyword search และการค้นหาแบบถาม-ตอบ (Q&A) ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนจากข้อมูลที่อยู่ในกระดาษ หรือไฟล์เอกสารให้เป็นข้อมูลที่นำไปใช้ในการค้นหาต่อได้ ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล ทำให้พนักงานได้คำตอบที่ต้องการอย่างรวดเร็ว และถูกต้อง พร้อมนำข้อมูลไปใช้ในการทำงาน หรือตอบคำถามลูกค้าได้ต่อไป โดยระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารที่มี AI เป็นตัวขับเคลื่อนนั้น สามารถใช้ค้นหาข้อมูลจากไฟล์เอกสารได้ทั้ง 2 รูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น

• Keyword search : เป็นการค้นหาโดยการพิมพ์คีย์เวิร์ดที่ต้องการค้นหาจากไฟล์เอกสารในช่องค้นหา หลังจากนั้นระบบสืบค้นข้อมูลจะแสดงผลไฟล์เอกสารที่มีคีย์เวิร์ดเหล่านี้อยู่ พร้อมทั้งแจ้งถึงแหล่งที่มา หรือชื่อไฟล์เอกสารเหล่านั้น เพื่อเป็นข้อมูลให้กับผู้ใช้งานทราบ
• การหาคำตอบ : ด้วยเทคโนโลยี NLP หรือความสามารถในการประมวลผลภาษาธรรมชาติทำให้ระบบ AI-Powered Document search นั้นสามารถที่จะตอบคำถามผู้ใช้งานตามคำถามที่ผู้ใช้งานได้พิมพ์มาในช่องค้นหา และระบบจะทำการไฮไลท์คำตอบให้ พร้อมทั้งบอกแหล่งที่มาของข้อมูลว่ามาจากแหล่งใด ซึ่งถือเป็นจุดเด่นที่สำคัญของระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารที่พัฒนาโดยบริษัทที่เชี่ยวชาญด้าน AI ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้เป็นบริการ Self-service ทั้งในเว็บไซต์ภายในองค์กร และเว็บไซต์ภายนอกที่ไว้ให้บริการลูกค้า เพื่อให้พนักงาน หรือลูกค้าสามารถมาค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ด้วยตนเอง

ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารนำไปใช้กับธุรกิจใดได้บ้าง

ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร หรือ Document search สามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้กับธุรกิจหลากหลายประเภทที่ต้องการจะเปลี่ยนจากข้อมูลในไฟล์เอกสารให้เป็นข้อมูลที่ใช้ในการค้นหา และนำไปใช้งานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำ ไม่ว่าจะเป็น

• สำนักงานกฎหมาย
• ธุรกิจประกัน
• หน่วยงานภาครัฐ
• ธุรกิจการเงิน และธนาคาร
• ธุรกิจผู้ให้บริการซอฟต์แวร์
• ธุรกิจสุขภาพ และความงาม
• ธุรกิจอื่นๆ อีกมากมาย

ประโยชน์ของการนำระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารไปใช้งานกับธุรกิจ

การนำระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร ( AI-Document search) ไปใช้งานกับธุรกิจมีประโยชน์กับธุรกิจในหลายมิติดังต่อไปนี้

1. เปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในกระดาษให้เป็นข้อมูลที่นำไปใช้ในการค้นหาต่อได้

จากเดิมที่ข้อมูลอยู่ในกระดาษ หรือไฟล์ PDF ทั่วไป พอนำไฟล์เอกสารเหล่านั้นมาอัปโหลดลงในระบบสืบค้นข้อมูลทำให้พนักงาน หรือลูกค้าสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล และประหยัดเวลาในการทำงานได้เป็นอย่างมาก หรือเมื่อพนักงานให้บริการต้องการหาคำตอบบางอย่างให้กับลูกค้า เพียงแค่พิมพ์คำถามที่ลูกค้าถามมา ระบบสืบค้นข้อมูลจะแสดงคำตอบที่เกี่ยวข้องให้โดยทันที ทำให้ลูกค้าได้รับบริการที่รวดเร็ว และน่าประทับใจ

2. สามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันการสื่อสารต่างๆ ของธุรกิจได้

เพื่อตอบโจทย์ธุรกิจในยุค Omni-channel ที่มีการสื่อสารในหลากหลายช่องทาง ธุรกิจสามารถนำระบบสืบค้นข้อมูลไปต่อยอดกับแชตบอท AI หรือ Live chat บนเว็บไซต์ของธุรกิจได้ เพื่อเพิ่มความสามารถในการค้นหาข้อมูลให้กับเว็บไซต์ของธุรกิจ หรือหากต้องการใช้ระบบสืบค้นข้อมูล AI-Document search เพื่อการสื่อสารภายในองค์กร สามารถนำไปเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันการสื่อสารภายในองค์กรได้เช่นกัน เช่น Slack Google chat หรือ Microsoft team เป็นต้น

3. รวบรวมข้อมูลให้อยู่ที่เดียวกันเพื่อง่ายต่อการค้นหา และนำข้อมูลไปใช้งานต่อ

ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารทำให้ข้อมูล และไฟล์เอกสารรวบรวมอยู่ในที่เดียวกันที่เป็นฐานข้อมูลกลางขององค์กร ทำให้ง่ายต่อการที่จะนำข้อมูลไปใช้งานต่อ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหา และการอัปเดตข้อมูลต่างๆ รวมถึงยังสามารถกำหนดสิทธิ์ให้กับผู้ใช้งานที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล และยกระดับความปลอดภัยของข้อมูลได้เป็นอย่างดี

ต้องการนำระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารไปใช้งานกับธุรกิจ

AIGEN ได้พัฒนาระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร หรือ AI-Document search ที่เป็นระบบการค้นหา และสืบค้นข้อมูลจากไฟล์เอกสารที่จะช่วยทำให้การค้นหาข้อมูลภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี AI และ NLP ที่ทำให้สามารถค้นหาได้ทั้งแบบ Keyword search หรือจะเป็นการถามตอบ ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี 

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารไปใช้งาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำระบบสืบค้นข้อมูลจากไฟล์เอกสารไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่