เทียบกันแบบชัด ๆ ระบบ DMS, ECM และ KMS อันไหนดีสุด?

องค์กรจะก้าวต่อไปได้อย่างมั่นคง จำเป็นจะต้องพัฒนาและปฏิรูปการจัดการเอกสาร รวมถึงองค์ความรู้ภายในให้เป็นระบบ เพื่อนำไปสู่การใช้ประโยชน์ได้อย่างยั่งยืน แต่ในการทำงานที่เต็มไปเอกสารกระดาษมากมาย หลาย ๆ องค์กรกลับต้องใช้เวลาในการจัดเก็บและแยกหมวดหมู่เอกสารเป็นเวลานาน หรือหากต้องการค้นหาเอกสารที่ต้องการ ก็อาจจะต้องเสียเวลาในการรื้อค้นไปอีกหลายชั่วโมง 

แต่ในยุคปัจจุบัน หลาย ๆ องค์กรได้หันมาพึ่งพาระบบจัดการเอกสารในแบบดิจิทัลกันมากยิ่งขึ้น เพราะสามารถช่วยทุ่นแรงให้กับการทำงานได้เป็นเท่าตัว แต่คำถามก็คือ องค์กรควรเลือกใช้ระบบจัดการเอกสารรูปแบบใดถึงจะเหมาะสม จะใช้ DMS, ECM หรือ KMS ดีกว่ากัน และอันไหนเหมาะกับธุรกิจของคุณที่สุด บทความนี้มีคำตอบ!

ระบบ DMS คืออะไร?

ระบบ DMS ย่อมาจาก Document Management System ซึ่งเป็นระบบจัดการเอกสารที่เน้นพัฒนาฟีเจอร์ด้านการจัดเก็บ จัดการ และติดตามเอกสารเป็นหลัก มาพร้อมความสามารถในการช่วยสแกนและค้นหาเอกสาร ลดความยุ่งยาก ช่วยให้การใช้งานให้เป็นเรื่องง่ายและสะดวกรวดเร็ว

จุดเด่นของระบบ DMS

• พื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนกลางแบบออนไลน์: ระบบ DMS จะทำการเก็บเอกสารทั้งหมดไว้บนระบบ คลาวด์ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่-ทุกเวลา
• ประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร: สามารถค้นหาเอกสารผ่านระบบอัตโนมัติ โดยใช้คีย์เวิร์ด แท็ก หรือหมวดหมู่ พร้อมช่วยให้คุณสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• มีขั้นตอนการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ: สามารถตั้งค่าระบบให้ทำงานได้อย่างอัตโนมัติ เช่น การตั้งค่าการอนุมัติเอกสาร การแจ้งเตือน Deadlines ฯลฯ ทั้งนี้จะขึ้นกับฟีเจอร์ที่ให้มาในแต่ละโปรแกรม
• ยกระดับความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล: ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลด้วยการจำกัดสิทธิ์การใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลจะถูกเปิดเผยเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

จึงสรุปได้ว่า ระบบ DMS เป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพเป็นอย่างมากสำหรับใช้จัดการเอกสาร เพราะมาพร้อมฟีเจอร์ที่จะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ พร้อมจัดระเบียบเอกสารได้อย่างประสิทธิภาพมากขึ้น เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาดที่ต้องการจัดการเอกสารจำนวนมาก ช่วยให้พนักงานมีเวลาไปทุ่มเทในหน้าที่ของตนเองได้อย่างเหมาะสม

ระบบ ECM  คืออะไร?

ระบบ ECM ย่อมาจาก Enterprise Content Management เป็นระบบจัดการข้อมูลองค์กร ที่ประกอบไปด้วยกระบวนการออกแบบกลยุทธ์ เครื่องมือ และแพลตฟอร์มที่นำมาใช้เพื่อจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ เช่น ระบบการจัดการเอกสาร การสแกนไฟล์ แชร์ข้อมูลภายในหน่วยงานหรือภายนอก และการจัดการเว็บไซต์ นับเป็นการต่อยอดจากระบบ DMS (Document Management System) เพื่อผลักดันการทำงานของเครื่องมือให้เป็นมากกว่าระบบจัดการเอกสาร แต่สามารถต่อยอดได้ถึงข้อมูลขององค์กรได้ 

จุดเด่นของระบบ ECM

• เป็นการต่อยอดจากการใช้ระบบ DMS: เกิดจากการผสมผสานโซลูชันซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย ให้เข้ากับกลยุทธ์และแนวคิดแบบองค์รวม ซึ่งจะช่วยกำหนดและจัดการวิธีการรวบรวม จัดเก็บ และการเข้าถึงข้อมูลทั่วทั้งองค์กร สามารถจัดเก็บได้มากกว่าไฟล์เอกสาร  
• เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล: ยกระดับการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล โดยสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง และการใช้งานได้อย่างเหมาะสม
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในทีม: ด้วยระบบการทำงานเชิงกลยุทธ์ การวางแผน และการสนับสนุนเวิร์กโฟลว์ที่ลื่นไหล ให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กร และทำงานเป็นทีมได้อย่างราบรื่น โดยไม่ต้องกังวลเรื่องข้อผิดพลาดที่จะสร้างความเสียหายต่อเอกสาร หรือการทำซ้ำ
• โซลูชันช่วยลดต้นทุนระยะยาว: พร้อมช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลและการค้นหาเอกสาร ด้วยระบบ ECM ที่ติดตั้งเพียงครั้งเดียวก็สามารถใช้งานได้ตลอดไป

ระบบ ECM เป็นระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับจัดการข้อมูลองค์กร ช่วยให้การทำงานเป็นระบบ ระเบียบ ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาดที่ต้องการจัดการข้อมูลภายในองค์กรให้เป็นระบบ

ระบบ KMS คืออะไร?

ระบบ KMS ย่อมาจาก Knowledge Management System เป็นระบบจัดการความรู้ภายในองค์กรที่ต่อยอดมาจากสองระบบด้านบน เพียบพร้อมไปด้วยโซลูชันการทำงานอัจฉริยะ เปรียบเสมือนศูนย์รวมความรู้ขององค์กรที่มีฐานข้อมูลขนาดใหญ่ รองรับทั้งเอกสาร ข้อมูล และชุดความรู้ ความเชี่ยวชาญเฉพาะทางสำหรับธุรกิจนั้น ๆ เพื่อให้องค์กรสามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จุดเด่นของระบบ KMS

• ค้นหาข้อมูลได้หลากหลาย: สามารถค้นหาข้อมูลจากเอกสารได้ทั้งจากคีย์เวิร์ด และการถามคำถาม การตอบเชิงวิเคราะห์ ภายใต้การทำงานของเทคโนโลยีที่มีปัญญาเทียบเท่ามนุษย์
• ประยุกต์ใช้ได้ทั้งภายในองค์กรและการบริการลูกค้า: ใช้ได้ทั้งการค้นหาข้อมูล เอกสาร และองค์ความรู้ภายในองค์กร สามารถนำไปต่อยอดเป็นแชทบอทที่ใช้งานบนหน้าเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันของธุรกิจ เพื่อตอบโจทย์เรื่องการให้บริการลูกค้า ด้วยการรวบรวมคำถามที่พบบ่อย ชุดคำถามพื้นฐาน ตอบให้รวดเร็ว ทันใจ และแม่นยำ
• มีข้อมูลอัปเดตอยู่เสมอ: สามารถอัปเดตข้อมูลได้แบบ Real-Time แม่นยำ ทำให้ค้นหาได้อย่างมั่นใจ ได้ข้อมูลที่เป็นเวอร์ชันล่าสุดจริง ๆ

ระบบ KMS ถือเป็นเครื่องมือภายใต้ระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการความรู้ภายในองค์กร เพราะเป็นการบูรณาการจุดเด่นจากทั้งระบบ DMS และ ECM มาไว้รวมกัน ผนวกกับการใช้เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ จึงทำให้สามารถใช้งานได้อย่างหลากหลาย และตอบโจทย์ในทุกมิติ

เปรียบเทียบกันแบบหมัดต่อหมัด สำหรับ 3 ระบบจัดเก็บเอกสาร ทั้งจุดเด่นและด้านการใช้งาน แต่ถ้าผู้ประกอบการท่านใดยังไม่มั่นใจ ว่าระหว่างระบบ DMS, ECM หรือ KMS  อันไหนดี และตอบโจทย์กับองค์กรของคุณที่สุด AIGEN พร้อมช่วยให้คำปรึกษา และมอบโซลูชันการจัดการเอกสารที่ตอบโจทย์ต่อความต้องการของคุณ ด้วยบริการ AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) ที่ดึงทุกจุดเด่นของทุกระบบ มาพัฒนาเพื่อให้สามารถต่อยอดธุรกิจได้ในราคาที่เหมาะสม หากสนใจสามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่นี่เลย

ข้อมูลอ้างอิง

1. ECM vs DMS vs KMS: How document management differs from content management. สืบค้นเมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2567 จาก https://www.tiny.cloud/blog/ecm-vs-dms-vs-kms/