สร้างระบบ Paperless ช่วยบริหารงานเอกสารได้อย่างไร้ขีดจำกัด

ต้องยอมรับว่า การเปลี่ยนแปลงของยุคสมัยจากระบบอนาล็อกจนมาถึงยุคดิจิทัล ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้นวัตกรรมใหม่ ๆ ถือกำเนิดขึ้น ซึ่งเทคโนโลยีเหล่านี้ยังส่งผลทั้งภาคประชาชนและภาคธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งต่อการทำงาน ที่ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น ซึ่งระบบ Paperless ก็เป็นหนึ่งในทางเลือกที่ตอบโจทย์กับการทำงานภายในองค์กรมากที่สุดระบบหนึ่ง แต่จะมีประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร และการเปิดรับโซลูชัน AI เข้ามาใช้กับงานเอกสารในยุคปัจจุบันจะสร้างผลลัพธ์อย่างไร เรามีคำตอบ

ปรับ Workflow งานเอกสารทั่วไป ให้กลายเป็นระบบ Paperless ในองค์กร

สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) แนวคิดสู่การบริหารจัดการงานเอกสาร โดยลดทอนการใช้กระดาษจริงให้เหลือน้อยที่สุด โดยหันมาใช้ “เอกสารดิจิทัล” ร่วมกับโซลูชันจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นหมวดหมู่ ทำให้ง่ายต่อการค้นหา และช่วยให้ประหยัดทั้งงบประมาณ พื้นที่จัดเก็บ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

ประโยชน์ของการทำระบบ Paperless ในองค์กร

1. ประหยัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์ การจัดเก็บ และการกระจายเอกสาร

เมื่อองค์กรเดินหน้าเพื่อนำระบบ Paperless เข้ามาปรับใช้ จะสามารถช่วยลดการใช้กระดาษและอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานพิมพ์ได้ในทันที ส่งผลให้องค์กรสามารถประหยัดต้นทุนได้หลากหลายทาง ไม่ว่าจะเป็น ต้นทุนด้านการพิมพ์เอกสาร, ต้นทุนการใช้แมสเซนเจอร์สำหรับจัดส่งเอกสาร, ต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคลในการจัดเก็บเอกสาร รวมถึงยังช่วยให้ภายในสำนักงานมีพื้นที่ที่เพิ่มมากขึ้น เพราะไม่จำเป็นจะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป นอกจากนี้ยังสามารถช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสารให้รวดเร็วมากขึ้นกว่าเดิมอีกด้วย 

2. เพิ่มประสิทธิภาพ และความยืดหยุ่นในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร 

นอกเหนือจากต้นทุนที่ลดลงอย่างเห็นได้ชัดแล้ว ในแง่ของประสิทธิภาพและความยืดหยุ่นด้านการทำงาน ก็เป็นอีกหนึ่งประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วยจากการนำระบบ Paperless เข้ามาปรับใช้ เพราะระบบงานเอกสารในรูปแบบดิจิทัลจะมีโซลูชันการจัดการอัจฉริยะเข้ามาช่วยรองรับ ทำให้สามารถจัดการกับไฟล์เอกสารให้มีความเป็นระเบียบ ในขณะเดียวกันยังช่วยให้การกระจายงานสามารถทำได้อย่างง่ายดาย เพราะสะดวกต่อการแชร์ แก้ไข และทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ผ่านระบบเอกสารกลางนั่นเอง

3. ช่วยขจัดปัญหาพื้นที่การจัดเก็บที่ไม่เพียงพอ เพิ่มพื้นที่ใช้สอย

งานเอกสารดิจิทัล คือแนวทางที่จะเข้ามาช่วยขจัดความสิ้นเปลืองด้านการใช้พื้นที่ภายในสำนักงาน ไปกับการทำห้องหรือชั้นวางสำหรับเอกสารในรูปแบบกระดาษที่ยากจะดูแล เพราะทุกอย่างจะถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และอัปโหลดเพื่อจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ โดยไม่ต้องกังวลว่าจะชำรุด สูญหาย หมึกจาง จนทำให้เกิดปัญหาระหว่างทำงานได้

4. ลดอัตราการสูญหายของเอกสาร ช่วยให้ค้นหาได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

ระบบเอกสารแบบ Paperless จะมาพร้อมกับระบบการจัดการเอกสารที่รวบรวมเอกสารไว้ในที่เดียวกัน (Single Source Of Truth) และโซลูชัน AI ที่ครอบคลุม จึงทำให้ง่ายต่อการเข้าถึงและค้นหาข้อมูลจากเอกสารต่าง ๆ ที่ต้องการ อีกทั้งยังมี aiNLP ที่เข้าใจภาษามนุษย์อย่างเป็นธรรมชาติ พร้อมด้วยระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสูง จึงรับประกันได้ว่าจะไม่มีปัญหาในเรื่องข้อมูลรั่วไหล สูญหาย หรือหาเอกสารไม่เจออย่างแน่นอน

5. สร้างความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมสู่การเป็นธุรกิจที่ยั่งยืน 

อีกหนึ่งประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ คือในเรื่องของการทำ CSR ซึ่งเป็นนโยบายสำคัญที่ทั่วโลกกำลังตื่นตัว เพราะการประกอบธุรกิจจะต้องเป็นมากกว่าการทำเพื่อองค์กร แต่ต้องคืนกำไรสู่ชุมชนไปพร้อม ๆ กัน จึงทำให้การปรับ Workflow เข้าสู่ระบบ Paperless กลายเป็นแนวทางที่ตอบโจทย์ เนื่องจากจะช่วยลดผลกระทบด้านสิ่งแวดล้อมได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการผลิตกระดาษที่ต้องมีการตัดไม้ทำลายป่า, การใช้น้ำปริมาณมากเพื่อผลิตกระดาษ ตลอดจนการขนส่งและการกำจัดของเสียที่ทำให้เกิด Carbon Footprint ที่ส่งผลกระทบต่อสภาพอากาศ สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นปัจจัยที่องค์กรของคุณสามารถช่วยลดการสร้างผลกระทบได้ โดยการหันมาใช้แนวทางที่มีความยั่งยืนต่อประโยชน์ส่วนรวม

จะเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงแนวทางจัดการเอกสาร สู่ระบบ Paperless นั้นมีข้อดีมากมายให้ได้มากกว่าความสะดวกและประสิทธิภาพด้านการทำงาน เพราะครอบคลุมไปถึงการมีส่วนร่วมด้านความยั่งยืนของสิ่งแวดล้อมในระยะยาว

โดยโซลูชันการจัดการเอกสารในสมัยนี้ เรียกได้ว่ามีให้เลือกหลากหลายประเภทและมีแพ็กเกจราคาที่แตกต่างกันออกไป แต่ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดก็ต้องเป็นโซลูชันที่มีเทคโนโลยีอัจฉริยะอย่าง AI เข้ามาช่วยทำงาน เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดเวลาแล้ว ตัวระบบยังมีการเรียนรู้และพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง จึงทำให้การค้นหาเอกสาร (Document Search) สะดวกและง่ายกว่าที่เคย อีกทั้งยังสามารถนำไปประยุกต์ในงานบริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

สร้างระบบ Document Search ด้วยเทคโนโลยี AI ให้ประโยชน์ได้มากกว่า

• แยกหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการค้นหา ด้วยโปรแกรมจัดการองค์ความรู้ที่รวดเร็ว แม่นยำ ผ่านอัลกอริทึมของ AI ที่สามารถวิเคราะห์ พร้อมดึงข้อมูลเอกสารได้อย่างอัตโนมัติ ทำให้สามารถสร้างดัชนีการชี้วัด จัดหมวดหมู่เอกสาร และค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
•  ใช้ aiNLP ในการประมวลผล ทำให้สามารถเข้าใจและตีความภาษามนุษย์ได้อย่างเป็นธรรมชาติ จึงช่วยให้การค้นเอกสารกลายเป็นเรื่องที่ง่ายและรวดเร็วขึ้น ในขณะเดียวกันยังช่วยเพิ่มองค์ความรู้ให้กับ AI ให้นำไปพัฒนาต่อยอดเพื่อความเข้าใจในภาษาให้มากขึ้น ส่งผลให้สามารถช่วยค้นหาตามบริบทของคำถามได้อย่างแม่นยำมากกว่าเดิม
• ใช้เทคโนโลยี AI-OCR เข้ามาช่วย เพื่อให้ระบบ AI สามารถแปลงเอกสารหรือภาพได้อย่างชัดเจน โดยทำการสแกนออกมาเป็นข้อความที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ พร้อมช่วยประหยัดเวลาในการเปลี่ยนกระบวนการทำงานเอกสารแบบเดิม ๆ ให้เข้าสู่ระบบ Paperless ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ระบบสืบค้นข้อมูลอัจฉริยะ รองรับการค้นหาทั้งแบบคีย์เวิร์ดและการหาคำตอบ โดยโปรแกรมจัดการองค์ความรู้จะไฮไลท์คำตอบมาให้แบบอัตโนมัติ แถมยังสามารถนำไปสร้างเป็นระบบ Search Engine ไว้ใช้งานในองค์กร เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็น รวมไปถึงการสร้างระบบ Customer Self-Service บนเว็บไซต์และแอปพลิเคชันต่าง ๆ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมงอีกด้วย

สร้างระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดให้แก่องค์กร พร้อมรองรับระบบ Paperless ได้อย่างสมบูรณ์แบบได้ง่าย ๆ เพียงเริ่มต้นกับเราที่ AIGEN ผู้ให้บริการระบบ Knowledge Management Solution (KMS) และโซลูชัน AI ที่ครอบคลุมทุกความต้องการ สามารถขอเราปรึกษาเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ฟรี! ที่นี่