ยกระดับการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานด้วยบริการ AI-OCR สำหรับ HR

หน่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคล หรือ HR ถือเป็นอีกหน่วยงานหนึ่งที่สำคัญภายในองค์กรที่ทำหน้าที่ในการสรรหาพนักงาน การพัฒนา และการฝึกอบรม รวมไปถึงสวัสดิการต่างๆ สำหรับพนักงาน ซึ่งแน่นอนว่าพอธุรกิจเติบโตมากขึ้น จำนวนพนักงานก็จะมีจำนวนมากขึ้นเช่นกัน นั่นหมายถึงว่าจำนวนเอกสารที่ทีม HR ต้องจัดการเมื่อพนักงานนำเอกสารมาเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ใบรับรองแพทย์ ใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาล จะมีจำนวนมากขึ้นตามจำนวนพนักงานที่มากขึ้นเช่นกันโดยที่ถ้าจำนวนคนในทีม HR มีจำนวนเท่าเดิม นั่นหมายถึง Workload ที่เพิ่มมากขึ้น และอาจกระทบกับงานที่ทีม HR จะต้องโฟกัสในด้านอื่นๆ ดังนั้นการหาตัวช่วยที่จะเข้ามาทำให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานทำได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้นจึงเป็นสิ่งที่ช่วยลดภาระงานเอกสารให้กับทีม HR ได้เป็นอย่างดี บริการ AI-OCR สำหรับ HR ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญกับธุรกิจยุคใหม่ โดยที่จะเข้ามายกระดับการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ของพนักงานให้ทำได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ลดภาระงานรูทีนให้กับทีม HR ยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี ในบทความนี้ AIGEN จะพามารู้จักกับบริการ AI-OCR สำหรับ HR กันให้มากยิ่งขึ้น

รู้จักกับบริการ AI-OCR สำหรับ HR

บริการ AI-OCR สำหรับ HR เป็นบริการการนำเทคโนโลยี AI-OCR เข้ามาใช้ในการประมวลผล และดึงข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสาร หรือรูปเอกสารสแกนได้อย่างแม่นยำ รวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น จากเดิมที่ต้องให้พนักงานในทีม HR เป็นคนกรอกข้อมูลจากเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาล ใบรับรองแพทย์ หรือเอกสารอื่นๆ เข้าไปในระบบ เพื่อบันทึกข้อมูล และทำจ่ายให้กับพนักงานต่อไป เปลี่ยนมาเป็นใช้โปรแกรม AI-OCR ในการดึงข้อมูลจากเอกสารให้ และทีม HR เพียงแค่รีวิวข้อมูลที่ระบบดึงออกมาได้ เพื่อตรวจสอบ และยืนยันความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งจะช่วยลดภาระงานแมนนวลของทีม HR ได้เป็นอย่างดี และทำให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานทำได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น 

โดยที่บริการ AI-OCR เองนั้นรองรับประเภทเอกสารได้มากกว่า 15 ประเภท โดยที่ไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้า และสามารถแยกประเภทของข้อความในเอกสารแต่ละประเภทได้แบบอัตโนมัติว่าข้อความนี้เป็นชื่อ-นามสกุล ชื่อโรงพยาบาล จำนวนเงินรวม เป็นต้น ซึ่งสามารถตอบโจทย์ขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี

โซลูชัน AI-OCR ช่วยงานทีม HR ได้อย่างไรบ้าง

1. ช่วยให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายทำได้เป็นอัตโนมัติมากขึ้น

การนำโซลูชัน AI-OCR เข้ามาช่วยในขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงานนั้นจะทำให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายทำได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น เพียงแค่พนักงานอัปโหลดไฟล์ หรือรูปถ่ายเอกสารเข้ามาในระบบของบริษัท หลังจากนั้นระบบ AI-OCR จะทำให้การประมวลผล และดึงข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ และเป็นอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาล ใบรับรองแพทย์ หน้าสมุดบัญชีธนาคาร เพื่อกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบการเบิกจ่ายของธุรกิจได้แบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาการทำงานของทีม HR ได้เป็นอย่างดี จากแต่เดิมที่ HR ต้องพิมพ์ หรือคีย์ข้อมูลเข้าไปในระบบเอง ทีม HR เพียงแค่ตรวจสอบข้อมูลที่ AI อาจจะยังไม่มั่นใจ หรือมีค่า cofindence level ที่ค่อนข้างต่ำในขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่จะส่งข้อมูลเข้าไปยังระบบ SAP หรือระบบการทำจ่ายของธุรกิจ ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ ของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็น ค่ารักษาพยาบาล ค่าเดินทาง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็วขึ้นจากเดิมได้เป็นอย่างมาก

2. ลดภาระงานที่ต้องทำแบบแมนนวล

แน่นอนว่ายิ่งถ้าเป็นธุรกิจ หรือองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานเป็นจำนวนมาก จำนวนรายการ หรือ transactions ในการเบิกค่าใช้จ่ายการรักษาพยาบาล ค่าเดินทาง และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ก็ย่อมมีจำนวนมากขึ้นด้วยเช่นกัน ซึ่งถ้าหากยังใช้เป็นระบบการเบิกจ่ายที่เป็นแมนนวลเหมือนเดิมนั้นอาจจะไม่สามารถรองรับกับความต้องการของพนักงานได้ทัน และทำให้หน่วยงาน HR มี workload ที่มากเกินกว่าที่อาจจะรับไหว จึงทำให้โซลูชัน AI-OCR จะเข้ามาลดภาระงานแมนนวลของทีม HR ได้เป็นอย่างดี โดยทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry หรือการกรอกข้อมูลจากเอกสารต่างๆ เพื่อทำการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานนั้นทำได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้ทีม HR มีเวลาที่โฟกัสกับงานส่วนอื่นๆ ที่มีความสำคัญกับการพัฒนาองค์กรได้มากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การสรรหาบุคลากร และการพัฒนาบุคลากร เป็นต้น ที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตได้อย่างรวดเร็ว และยั่งยืนทั้งในระยะสั้น และระยะยาว

3. ลดความผิดพลาดของข้อมูล

การใช้พนักงานในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบนั้นย่อมมีโอกาสที่ข้อมูลอาจจะผิดพลาดได้เช่นกัน หรือที่เรียกกันว่าเป็น Human error ซึ่งทำให้ต้องกลับมาแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง และทำให้ยิ่งต้องใช้เวลาในการทำงานมากขึ้นไปอีก การนำโซลูชัน AI-OCR มาใช้ในการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบจะช่วยลดความผิดพลาดของข้อมูลได้เป็นอย่างดี เนื่องจากได้มีการเทรนให้โมเดล AI เรียนรู้ และเข้าใจเอกสารมามากกว่าล้านฉบับ จึงทำให้ระบบ AI-OCR สามารถอ่าน และประมวลผลข้อมูลในเอกสารประเภทต่างๆ ได้ด้วยความแม่นยำสูง ซึ่งจะช่วยลดขั้นตอนการต้องกลับมาแก้ไขข้อมูลที่ผิด เนื่องจากหากข้อมูลที่ AI ดึงออกมาได้แต่มีค่าความมั่นใจ (Confident score) ที่ต่ำ ระบบจะทำการแจ้งเตือนไปยังพนักงานให้เข้ามาตรวจสอบข้อมูลก่อนที่จะส่งข้อมูลที่ได้ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วเข้าไปในระบบของธุรกิจเพื่อนำไปใช้งานต่อไป

4. ง่ายต่อการนำข้อมูลไปใช้งานต่อ

เนื่องจากการนำโซลูชัน AI-OCR มาใช้ในการกรอกข้อมูลจากเอกสารต่างๆ เข้าไปในระบบนั้นจะทำให้ข้อมูลทุกอย่างถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ง่ายต่อทีม HR และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องที่ต้องการนำข้อมูลไปใช้งานต่อเพื่อทำการตรวจสอบ และเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานต่อไป อีกทั้งยังช่วยทำให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายเป็นไปอย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น เนื่องจากข้อมูลได้ถูกส่งต่อให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติ

5. ประหยัดเวลา และค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร

เป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่จะช่วยทีม HR ได้เป็นอย่างมากเมื่อได้มีการนำโซลูชัน AI-OCR มาใช้เพื่อยกระดับขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน เนื่องจากโซลูชัน AI-OCR จะช่วยประหยัดเวลาของขั้นตอนการกรอกข้อมูล หรือ Data-entry ได้เป็นอย่างมาก อีกทั้งยังทีม HR ยังสามารถกำหนด Business logic ให้ระบบช่วยตรวจสอบข้อมูลบางอย่างให้ เพื่อให้ Workflow การทำงานเป็นแบบอัตโนมัติได้มากขึ้นอีกด้วย ซึ่งจะทำให้สามารถรองรับปริมาณการเบิกจ่ายของพนักงานที่เป็นจำนวนมากได้โดยที่องค์กร หรือธุรกิจไม่จำเป็นต้องจ้างคนเพิ่มนั่นเอง 

AI-OCR ประเภทเอกสารที่ตอบโจทย์การทำงานของ HR

AIGEN ได้รวบรวมเอกสารยอดฮิตที่เชื่อว่าฝ่าย HR ในทุกๆ องค์กรต้องใช้กันอยู่บ่อยๆ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการทำเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายให้กับพนักงาน และบริการ AI-OCR ของเรานั้นรองรับการดึงข้อมูลจากเอกสารเหล่านี้ได้ทั้งหมด เพื่อที่จะทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry และการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายทำได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น

1. ใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาล (Hospital/Medical invoice)

เรียกได้ว่าเป็นเอกสารยอดฮิตของชาว HR ที่คุ้นเคยกันอย่างดี เนื่องจากบริษัทส่วนใหญ่มีสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลให้กับพนักงาน ซึ่งให้พนักงานสามารถนำใบเสร็จ หรือใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาลมาเบิกกับทางบริษัทได้ตามวงเงินที่ได้มีการกำหนดไว้ บริการ AI-OCR จะทำให้ทีม HR สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการจากใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาลได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นชื่อ-นามสกุลคนไข้ ชื่อโรงพยาบาล เลขที่เอกสาร หมายเลข HN/EN รวมไปถึงรายการยา รายละเอียดการรักษา จำนวนเงิน เพื่อให้ทาง HR ใช้ในการตรวจสอบข้อมูล และทำจ่ายเงินให้กับพนักงานได้ต่อไป โดยที่ aiScript บริการ AI-OCR ของทาง AIGEN นั้นมีโมเดล AI ที่รองรับการประมวลผล และดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาลโดยเฉพาะทำให้การดึงข้อมูลทำได้อย่างแม่นยำ และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

2. ใบรับรองแพทย์

ใบรับรองแพทย์เป็นเอกสารที่มักจะมาควบคู่กับใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาลเพื่อให้พนักงานใช้เป็นหลักฐานยื่นให้ทาง HR เพื่อทำเบิกจ่ายเงินต่อไป ซึ่งเป็นเอกสารที่สามารถใช้ซอฟต์แวร์ AI-OCR ดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นชื่อ-นามสกุลคนไข้ ชื่อแพทย์ผู้รักษา ชื่อโรค เป็นต้น

3. ใบรายการยา

ใบรายการยาเป็นเอกสารอีกประเภทที่พนักงานมักจะต้องนำมายื่นให้กับทางทีม HR เพื่อใช้ประกอบการเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล ซึ่งรายละเอียดในใบรายการยานั้นมีค่อนข้างมาก ทำให้การนำซอฟต์แวร์ AI-OCR เข้ามาช่วยดึงข้อมูลนั้นจะช่วยประหยัดเวลาการทำงานของ HR ได้เป็นอย่างมาก และช่วยทำให้เบิกจ่ายทำได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

4. สมุดบัญชีธนาคาร

หน้าสมุดบัญชีธนาคารเป็นอีกหนึ่งประเภทเอกสารที่ HR ได้ใช้กันอยู่บ่อยๆ โดยเฉพาะตอนที่มีพนักงานใหม่เข้ามา เนื่องจากพนักงานต้องส่งสำเนาหน้าสมุดบัญชีให้กับทาง HR เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการทำจ่ายเงินเดือน และค่าใช้จ่ายเบิกจ่ายต่างๆ ซึ่งการนำซอฟต์แวร์ AI-OCR มาใช้งานนั้นจะช่วยให้ทีม HR สามารถดึงข้อมูลจากหน้าสมุดบัญชีธนาคารได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็น ชื่อ-นามสกุล ชื่อธนาคาร และเลขที่บัญชี เป็นต้น

5. เอกสารอื่นๆ

นอกจากนั้นทีม HR ยังสามารถนำซอฟต์แวร์ AI-OCR เข้ามาใช้ในการดึงข้อมูลจากเอกสารได้เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน สลิปเงินเดือน ใบสมัครงาน เป็นต้น เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และทำให้ Workflow การทำงานเป็นไปอย่างอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น 

aiScript บริการ AI-OCR ตัวช่วยสำคัญของ HR เพื่อทำเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานภายในองค์กร

AIGEN ได้พัฒนา aiScript บริการ AI-OCR เพื่อยกระดับการทำ Data-entry ของทีม HR และธุรกิจให้ทำได้แบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจได้ดีกว่าซอฟต์แวร์ OCR ทั่วไปด้วยการใช้เทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อน หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered OCR รองรับเอกสารยอดฮิตของทีม HR ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ค่ารักษาพยาบาล ใบรายการยา ใบรับรองแพทย์ และเอกสารอื่นๆ อีกมากกว่า 16 ประเภท ทั้งเอกสารที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว และเอกสารที่ไม่ได้รูปแบบที่แน่นอน ไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้าธุรกิจก็สามารถทำ OCR ได้ด้วยความสามารถของโมเดล AI ที่เทรนเอกสารมามากกว่าล้านฉบับ อีกทั้งยังสามารถแยกประเภทของข้อความ และประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ และยังรองรับกับข้อจำกัดของเอกสารได้เป็นอย่างดี รวมไปถึงยังสามารถ Customize workflow การทำ OCR ให้เหมาะกับขั้นตอนการเบิกจ่ายของแต่ละธุรกิจได้อีกด้วย โดยธุรกิจสามารถทดลองใช้งาน aiScript ฟรีได้ที่ AIGEN Web portal

ต้องการนำบริการ AI-OCR สำหรับ HR ไปใช้งานเพื่อยกระดับการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน

หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยในการยกระดับขั้นตอนการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานด้วยการนำซอฟต์แวร์ AI-OCR ไปใช้งาน ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำซอฟต์แวร์ AI-OCR ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่