เทคโนโลยี AI ตัวช่วยสำคัญของนักบัญชียุคใหม่

ปฏิเสธไม่ได้ว่าเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทกับการทำธุรกิจในปัจจุบันเป็นอย่างมาก เห็นได้จากที่องค์กร หรือธุรกิจทั้งขนาดเล็ก และขนาดใหญ่หลายๆที่มาให้สำคัญกับเรื่อง Digital transformation เพื่อนำเทคโนโลยีมาใช้ภายในองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจ หนึ่งในเทคโนโลยีที่กำลังเป็นที่นิยมเป็นอย่างมากจากธุรกิจหลากหลายประเภท คือเทคโนโลยี AI โดย AI มีความโดดเด่นในเรื่องของการทำงานแบบซ้ำๆ ได้อย่างรวดเร็ว และทำได้แบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และลดความผิดพลาดในการทำงาน ทำให้พนักงานมีเวลาทำงานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์ได้มากขึ้น ซึ่งส่งผลทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานโดยภาพรวมขององค์กรดีขึ้นอีกด้วย

นอกจากนั้น AI เองได้เข้ามามีบทบาทกับฟังก์ชั่นการทำงานในธุรกิจเช่นกัน ตั้งแต่หน่วยงานผลิต การขาย การตลาด การบุคคล การบริการลูกค้า จนถึงบัญชี และการเงิน แต่ไม่ได้มาเพื่อใช้ในการทดแทนคน แต่เป็นการมาช่วยทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ดีขึ้น โดยเฉพาะในหน่วยงานบัญชีเองนั้นที่หลายคนกลัวงานที่ต้องทำแบบซ้ำๆ และหน้าที่งานบัญชีทั่วไป เช่น การบันทึกบัญชี และการแยกประเภทบัญชีจะกลายเป็นงานที่ทำได้แบบอัตโนมัตินั้น จริงๆแล้วผลกระทบของการนำ AI มาใช้กับงานบัญชีทั้งในปัจจุบันและอนาคตนั้นจะเป็นในรูปแบบของการยกระดับประสิทธิภาพในการทำงานให้กับนักบัญชีมากกว่าที่จะนำ AI มาใช้ทดแทนพนักงานที่มีอยู่ แล้ว AI มีบทบาทอย่างไรกับนักบัญชี และการทำบัญชีในปัจจุบัน AI GEN มีคำตอบให้ในบทความนี้

บทบาทของ AI สำหรับงานทางด้านบัญชีและการเงิน

เทคโนโลยีได้เข้ามากำหนดรูปแบบของอุตสาหกรรมในยุค 4.0 ในทุกๆด้านด้วยการตอบสนองที่ชาญฉลาดต่อความคาดหวังที่เปลี่ยนแปลงไปทั้งของลูกค้า ผู้ผลิต ผู้ขาย และพาร์ทเนอร์ ระบบอัตโนมัติ หรือ Automation ทำให้สามารถลดเวลาในการทำงานของพนักงานลดได้ถึง 80-90% จากเดิมที่ต้องใช้พนักงานในการทำหน้าที่งานที่ต้องทำแบบเดิมๆซ้ำๆ อีกทั้งยังช่วยยกระดับคุณภาพของงาน และลดความผิดพลาดในการทำงานที่เกิดจากคนได้อีกด้วย

เกือบทุกหน้าที่ของงานบัญชีและการเงิน ไม่ว่าจะเป็นบัญชีเงินเดือน ภาษี ธนาคาร และการตรวจสอบบัญชีนั้นสามารถทำได้แบบอัตโนมัติด้วยระบบ AI ถือเป็นการสร้างการเปลี่ยนแปลงในสายงานทางด้านบัญชี และขั้นตอนในการดำเนินธุรกิจ

• AI เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และยกระดับคุณภาพของงาน อีกทั้งยังมีความโปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้
• AI จัดเตรียมโอกาสที่หลากหลายให้กับธุรกิจ และลดความรับผิดชอบในงานรูปแบบเดิมที่ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างมากของทีมบัญชีและการเงิน เพื่อให้ทีมบัฯชีและการเงินมีเวลามากขึ้นในการค้นหาช่องทางการทำให้ธุรกิจเติบโต
• AI ช่วยคาดการณ์ข้อมูลทางการเงินได้อย่างแม่นยำ ด้วยความสามารถของ Machine learning ทำให้ผู้เชี่ยวชาญทางด้านการเงินสามารถคาดการณ์เทรนด์ในอนาคตได้จากข้อมูลในอดีตที่มีอยู่

AI เหมาะเป็นอย่างมากกับงานที่ต้องแบบเดิมซ้ำๆไปมา เช่น การอัพโหลดไฟล์ การจ่ายเงินเดือน การตรวจสอบ และอื่นๆ อีกทั้งระบบ AI ยังสามารถทำงานได้อย่างดีเยี่ยมสำหรับการรวบรวม และจัดประเภทของข้อมูลที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก ด้วยความสามารถที่โดดเด่นของ AI ในหน้าที่เหล่านี้ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างมากให้กับนักบัญชี และการเงิน ทำให้นักบัญชี และการเงินมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานทางด้านการวิเคราะห์ และความสร้างสรรค์มากขึ้น เมื่อคุณมีสิ่งเพิ่มเติมที่ต้องทำมากมายจนคุณอยากจะมีมือวิเศษมาช่วย AI จะเป็นมือวิเศษให้คุณที่จะช่วยมาจัดการงานเหล่านี้ให้แล้วเสร็จได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ

เตรียมพร้อมกับความสำเร็จในอนาคตด้วยการนำ AI มาใช้ในการทำบัญชี และการเงิน

ด้วยความก้าวหน้าของซอฟต์แวร์ AI ทำให้ส่งผลกระทบกับพนักงานออฟฟิซในหลากหลายฟังก์ชั่นงานรวมถึงงานทางด้านบัญชีด้วยเช่นกัน โดยคุณ Till Leopold ได้กล่าวไว้ในงาน World Economic Forum’s Global Challenge Initiative on Employment, Skills and Human Capital ว่า “คาดการณ์ว่า 35% ของทักษะในการทำงานจะแตกต่างไปในอนาคตเป็นผลมาจากเทคโนโลยี AI” 

การพัฒนาของเทคโนโลยี AI และการนำไปใช้งานได้เปลี่ยนแปลงบทบาทของงานทางด้านบัญชีอย่างรวดเร็ว และจะส่งผลกระมบกับอาชีพทางด้านบัญชีทั้งในปัจจุบัน และในอนาคตอันใกล้นี้ ผลก็คือนักบัญชีเองนั้นจะต้องเพิ่มทักษะ หรือ skills และความสามารถใหม่ๆให้กับตัวเองเพื่อที่จะตามเทคโนโลยีให้ทัน และสามารถเป็นที่ปรึกษาให้กับลูกค้าในเรื่องการนำเครื่องมือ หรือโปรแกรม AI มาใช้ในการบัญชีได้

การที่นักบัญชีจะกลายมาเป็นผู้เชี่ยวชาญในการให้คำปรึกษากับทั้งการทำบัญชีในบริษัทเอง หรือให้คำปรึกษากับลูกค้าที่มาว่าจ้างให้ทำบัญชีให้นั้น นักบัญชีเองจำเป็นจะต้องมีความรู้ในทั้งสองด้านนี้ อันแรกนักบัญชีจำเป็นต้องเรียนรู้ว่า AI เข้ามาเปลี่ยนวิธีในการจัดการข้อมูลทางการเงินอย่างไร ตั้งแต่การดึงข้อมูล การจัดการข้อมูล จนถึงการทำรายงาน อันดับที่สองที่นักบัญชีต้องรู้คือนักบัญชีจำเป็นต้องพัฒนา Soft skill บางอย่างที่เกี่ยวข้องกับ AI เพื่อที่นักบัญชีจะสามารถสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาวกับลูกค้า และสามารถแนะนำการตัดสินใจทางการเงินที่ซับซ้อนได้

AI in Accounting สร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับ financial landscape ในด้านใดบ้าง?

AI ได้สร้างการเปลี่ยนแปลงวิธีการ และขั้นตอนในการทำบัญชีในหลากหลายด้านซึ่งสามารถแบ่งเป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่ การวิเคราะห์ข้อมูล การตรวจสอบบัญชี และกระบวนการทางการเงิน

• การประมวลผล และการวิเคราะห์ข้อมูล : Big data เป็นการเปลี่ยนแปลงแรกที่สำคัญในโลกของการนำ AI มาใช้ในการทำบัญชี โดยทั่วไป Big data หมายถึงการนำฐานข้อมูลที่อยู่กระจัดกระจายมารวมไว้ในฐานข้อมูลบนคลาวด์ส่วนกลางที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเตอร์เน็ตตลอด 24 ชั่วโมง นักบัญชีจะต้องรู้ว่าข้อมูลทางการเงินแต่ละอย่างนั้นถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน และจะนำข้อมูลนั้นมาใช้ได้อย่างไร ซึ่งแต่เดิมจะเป็นหน้าที่ของลูกค้าที่มาว่าจ้างให้ทำบัญชี และแผนก IT ของลูกค้า การบันทึกบัญชี และการกรอกข้อมูลแบบแมนนวลจะเป็นคลื่นลูกแรกของหน้าที่งานบัญชีที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบอัตโนมัติ รวมถึงเมื่อข้อมูลถูกรวบรวมไว้ในที่เดียวกัน ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตลอดเวลาแล้วนั้น จะทำให้นักบัญชีสามารถจัดการ และวิเคราะห์ข้อมูลได้ง่ายมากยิ่งขึ้น
• การตรวจสอบบัญชี : การเข้าถึงข้อมูลที่รวมอยู่ในที่เดียวกันได้จากแต่เดิมที่ข้อมูลจะกระจัดกระจายอยู่ใน spreadsheet ของแต่ละคน หรือถูกเก็บอยู่ในคนละ server จะทำให้การตรวจสอบบัญชีทำได้รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ข้อมูลทางการเงินสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลาทำให้นักบัญชีสามารถที่จะนำข้อมูลมาจัดการ และวิเคราะห์เพื่อนำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้กับลูกค้าได้ ผู้ตรวจสอบบัญชีหลายๆคนจะใช้ข้อมูลตัวอย่างในการตรวจสอบบัญชีภายใน เนื่องจากการดึงข้อมูลที่มีจำนวนที่แตกต่างกัน และประเภทของข้อมูล ตัวอย่างเช่น ข้อมูลการลดหย่อนภาษี ราคา SKUs สินค้าคงคลัง เป็นต้น ต้องใช้เวลาเป็นจำนวนมากในการดึงข้อมูลออกมาใช้ แต่ในปัจจุบันการรวมข้อมูลให้อยู่ในฐานข้อมูลกลาง หรือ Big data นั้นทำให้การตรวจสอบข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของบริษัทเป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้นแทนที่จะใช้แค่ข้อมูลตัวอย่างแบบเดิม และการเห็นภาพรวมทางการเงินทั้งหมดช่วยให้นักบัญชีสามารถวิเคราะห์แพทเทิร์นทางการเงิน และลดความเสี่ยง เนื่องจากสามารถระบุข้อผิดพลาด และความคลาดเคลื่อนได้ง่ายขึ้น
• กระบวนการทางการเงิน : กระบวนการทางเงินที่ทุกบริษัทจำเป็นต้องทำซึ่งรวมถึงบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ การพยากรณ์การขายและการขาย การติดตามและการรายงานค่าใช้จ่าย ซึ่งผลของการทำ Big data และการเพิ่มประสิทธิภาพในการตรวจสอบบัญชีคือนักบัญชีสามารถที่จะดำเนินการเรื่องการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และเชิงแนะนำให้กับลูกค้าได้ ซึ่งจะทำให้กระบวนการทางการเงินของลูกค้ามีประสิทธิภาพ แม่นยำ และสร้างผลกำไรได้มากยิ่งขึ้น ซึ่งการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และการวิเคราะห์เชิงแนะนำถือเป็นผลลัพธ์ของการนำ AI มาใช้ในการทำบัญชี ในระดับพื้นฐานการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์นั้นสามารถคาดการณ์สิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้ เช่น การพยากรณ์ยอดขาย และการให้ข้อมูลในเรื่องการวางแผนความต้องการ (Demand planning) เป็นอีกหนึ่งรูปแบบที่เพิ่มมูลค่าในการนำข้อมูลมาใช้ในการวิเคราะห์ ในทางตรงกันข้ามการวิเคราะห์เชิงแนะนำ (Prescriptive analytics) จะให้ข้อมูลดิบเพื่อชั่งน้ำหนักในการตัดสินใจทางการเงินกับอีกเรื่องหนึ่ง ตัวอย่างเช่น วัตถุดิบหรือบริการส่วนไหนที่ลูกค้าจำเป็นต้องปรับปรุง เพื่อที่จะทำให้ผลิตได้มากขึ้น ซึ่งจะส่งผลต่อยอดขายที่เพิ่มขึ้นด้วยเป็นต้น นักบัญชีจำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญในการวิเคราะห์ทั้ง 2 รูปแบบนี้เพื่อที่จะใช้ประโยชน์จากการนำ AI ได้อย่างคุ้มค่าที่สุด และโฟกัสไปที่เรื่องอนาคตของธุรกิจ

การนำ AI หรือ Intelligent automation มาใช้ในการทำบัญชี

ระบบ Intelligent automation ถือเป็นลูกของระบบ AI ที่แตกสาขาออกมาจากเทคโนโลยีพื้นฐานนั่นเอง โดย Intelligent automation คือการนำเทคโนโลยีอัตโนมัติมาใช้งาน ไม่ว่าจะเป็น AI, Business process management หรือ BPM และ Robotic process automation หรือ RPA เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และทำให้การตัดสินใจภายในองค์กรเป็นไปอย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ซึ่งงานทางด้านบัญชีและการเงินเองนั้นก็ได้มีการ Intelligent automation มาใช้งานได้ในหลากหลายรูปแบบ ตัวอย่างเช่น

• AI ประมวลผลเอกสารได้แบบเรียลไทม์โดยใช้เทคโนโลยี AI-Powered OCR ในการประมวลผล พร้อมกับใช้เทคโนโลยี NLP และ Computer vision ในการทำรายงานในแบบเรียลไทม์ โดยในรายงานนั้นจะให้ข้อมูล insight เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรสามารถดำเนินธุรกิจในเชิงรุกและเปลี่ยนแปลงได้หากจำเป็น
• AI ทำให้ขั้นตอนการประมวลผล และการอนุมัติเอกสารต่างๆทำได้โดยอัตโนมัติเพื่อยกระดับขั้นตอนการทำบัญชีภายในองค์กร ตัวอย่างเช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การออกใบสั่งซื้อ รายงานค่าใช้จ่าย บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ เป็นต้น
• ระบบที่ใช้งาน AI รองรับการตรวจสอบ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กร รัฐ  โดยAI จะการตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้อง และแจ้งเตือนให้ทราบตามความจำเป็น
• อัลกอริทึมของ Machine learning จะกรองข้อมูลที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก และสามารถระบุถึงปัญหาการฉ้อโกงที่อาจเกิดขึ้นได้ รวมทั้งตั้งค่าสถานะเพื่อตรวจสอบเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียรายได้ให้กับองค์กร หรือธุรกิจ

ตัวอย่างการนำ AI มาใช้กับงานบัญชี และการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ธุรกิจที่กระโดดเข้ามาสู่ขบวน Digital transformation โดยการนำเทคโนโลยี AI ไปใช้งานภายในองค์กร โดยแต่ละองค์กรสามารถใช้ AI กับในทุกส่วนงานของบัญชีเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ รวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ประหยัดค่าใช้จ่าย และสร้างผลตอบแทนที่คุ้มค่าให้กับธุรกิจ ตัวอย่างเช่น

• บัญชีเจ้าหนี้ และลูกหนี้

การประมวลใบแจ้งหนี้ถือเป็นหนึ่งหน้าที่งานภายในองค์กรที่ต้องใช้เวลา และใช้คนเป็นจำนวนมาก ระบบ AI ที่จัดการใบแจ้งหนี้จะเข้ามาแก้ไขปัญหาในเรื่องนี้ โดยสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้จำนวนมากได้แบบอัตโนมัติได้อย่างแม่นยำ และไม่มีข้อผิดพลาด อีกทั้งยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขายด้วยบริการที่สะดวก และรวดเร็ว

• Supplier onboarding

ระบบ AI จะช่วยขยายฐานลูกค้า เพิ่มรายได้ และประเมินซัพพลายเออร์แต่ละรายโดยให้คนมาเกี่ยวข้องกับขั้นตอนนี้น้อยที่สุด

• กระบวนการจัดซื้อ

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมักจะมีเอกสารที่ต้องใช้เป็นจำนวนมาก และในบางครั้งระบบต่างๆก็ไม่ได้เชื่อมต่อกัน ด้วยระบบ Workflow ที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะทำให้ทีมบัญชีและการเงินสามารถประมวลผลเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบที่แน่นอนได้แบบอัตโนมัติ ในขณะลดการกำกับดูแล การปฏิบัติตามข้อบังคับต่างๆ และลดความเสี่ยงได้โดยอัตโนมัติ

• ความสามารถในการตรวจสอบ

การวิเคราะห์ข้อมูลสามารถกำหนดขอบเขตของการตรวจสอบ และการประเมินความเสี่ยง โดย RPA และการวิเคราะห์จะช่วยอำนวยความสะดวกในการติดตามธุรกรรมในแต่ละวันได้ Cognitive computing หรือระบบคอมพิวเตอร์เสมือนมนุษย์ การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และ AI ช่วยให้สามารถติดตามธุรกรรมที่มีความซับซ้อนได้มากขึ้นที่สอดคล้องกับการประมาณการ และการตัดสินใจของมนุษย์

• การจัดทำกระแสเงินสดรายเดือน และรายไตรมาส

เครื่องมือที่ใช้ AI ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถกระทบยอดกิจกรรมทางการเงินได้อย่างรวดเร็ว ทำความเข้าใจกระแสเงินสดในอดีต และคาดการณ์ความต้องการเงินสดในอนาคต อีกทั้งระบบ AI ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการทางการเงินทั้งหมดมีความปลอดภัยโดยการรวบรวมข้อมูลจากหลากหลายแหล่ง และรวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวกัน

• การจัดการค่าใช้จ่าย

เมื่อกระบวนการการจัดการเรื่องค่าใช้จ่ายใช้คนในการจัดการไม่เพียงแต่จะต้องจัดการกับเอกสารที่ยุ่งยาก และซับซ้อนเท่านั้น ยังมีแนวโน้มที่อาจจะมีการทุจริต และข้อมูลรั่วไหลได้ การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการจัดการค่าใช้จ่ายทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีความผิดพลาดเกิดขึ้น และสามารถแจ้งเตือนหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเมื่อมีการฝ่าฝืนกฎเกิดขึ้น

• แชทบอท

แชทบอท AI ช่วยแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ รวมถึงในเรื่องการแจ้งข้อมูลยอดเงินคงเหลือในบัญชี รายงานทางการเงิน สถานะบัญชี และการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ การนำ AI มาใช้ทำให้กระบวนการติดตามเป็นไปโดยอัตโนมัติ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าบัญชีมีความสมดุล และปิดได้ทันท่วงที นอกจากนั้นแชทบอทสามารถตอบคำถามที่ลูกค้ามักจะสอบถามมาเป็นประจำได้ และเป็นด่านแรกในการให้บริการลูกค้าได้เช่นกัน

ส่งท้ายบทความ

เทคโนโลยี AI ได้เข้ามามีบทบาทกับงานทางด้านบัญชีและการเงินเป็นอย่างมาก ทำให้องค์กร หรือธุรกิจต้องเรียนรู้ และปรับตัวเพื่อก้าวให้ทันกับเทคโนโลยี และนำระบบ AI มาใช้ในการต่อยอด และพัฒนาธุรกิจให้เติบโตอย่างต่อเนื่อง โดยเริ่มต้นจากการระบุหน้าที่งานที่จะได้ประโยชน์สูงสุดจากการนำ AI มาใช้งาน ซึ่งระบบ AI เองนั้นทำงานได้อย่างดีเยี่ยมกับหน้าที่งานที่ต้องทำแบบซ้ำๆไปมา รวมถึงการรวม และจัดประเภทข้อมูลที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก เมื่อนำ AI มาใช้งานแล้วนั้นจะทำให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างเห็นได้ชัด ทำให้นักบัญชีมีเวลาที่จะโฟกัสกับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์ และความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น เรียกได้ว่า AI จะเข้ามาช่วยเป็นมือวิเศษให้กับนักบัญชีที่จะจัดการงานรูทีนให้แล้วเสร็จได้อย่างรวดเร็ว และเป็นแบบอัตโนมัติ