รู้จักกับการทำ Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ

Data-entry เป็นขั้นตอนในการดึง และกรอกข้อมูลที่ต้องการเข้าไปในระบบ หรือซอฟต์แวร์ของธุรกิจ เช่น ระบบ ERP หรือ SAP เป็นต้น ซึ่งถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่จำเป็นสำหรับธุรกิจที่มองหาการจัดการระเบียบข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้งานต่อได้สะดวกสำหรับการทำงานในขั้นตอนถัดไป ตัวอย่างเช่น หน่วยงานบัญชีที่ดูแลในฝั่งเจ้าหนี้จำเป็นต้องดึงข้อมูลที่ต้องการจากใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย หลังจากนั้นทีมบัญชีจะต้องกรอกข้อมูลเหล่านี้เข้าไปในซอฟต์แวร์ ERP เพื่อนำไปใช้งานต่อสำหรับวัตถุประสงค์ทางการเงิน และทางบัญชี โดยที่ขั้นตอนการทำ โดยปกติแล้วขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นมักจะเป็นขั้นตอนที่ใช้ระบบแมนนวล หรือยังใช้คนเป็นคนทำอยู่ ซึ่งต้องทำแบบซ้ำๆ ไปมา และกินเวลาในการทำงานค่อนข้างมาก จึงทำให้องค์กรหลายๆ ที่เลือกที่ใช้วิธีการ Outsource ขั้นตอนนี้ เพื่อให้พนักงานมีเวลาในการทำงานอย่างอื่นที่มีประสิทธิภาพ และส่งผลต่อรายได้ และผลกำไรขององค์กรได้มากขึ้น

ดังนั้นไม่ว่าขั้นตอนการทำ Data-entry นั้นองค์กรจะใช้พนักงานเป็นคนทำ หรือจ้าง Outsource ในการทำ งานนี้มีแนวโน้มที่จะกินเวลาการทำงานค่อนข้างมาก และเป็นงานรูทีน ที่มีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดได้ และต้องมาทำงานซ้ำเพื่อแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง รวมไปถึงข้อมูลที่แชร์กันภายในองค์กรมักจะไม่ได้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน และมักเต็มไปด้วยข้อมูลที่ซ้ำซ้อน และไม่เกี่ยวข้อง หรือที่เรียกว่าข้อบกพร่องของข้อมูล ซึ่งยิ่งมีข้อมูลเป็นจำนวนมากเท่าไหร่ ปัจจัยเหล่านี้อาจทำให้เกิดเป็นต้นทุนที่สูงเกินความเป็นจริง และเกิดความล่าช้าในการทำงานได้ นอกจากนั้นจากการศึกษาของ Gartner พบว่าความผิดพลาดจากการที่พนักงานกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบผิดพลาดในขั้นตอนการทำงานของการเงินนั้นทำให้ต้องใช้เวลาอีกถึง 25,000 ชั่วโมงในการแก้ไขข้อมูลที่ผิด หรือคิดเป็นค่าใช้จ่ายสูงถึง 878,000 ดอลล่าร์สหรัฐอเมริกาเลยทีเดียว จึงเป็นที่มาที่ทำให้หลายๆ องค์กรได้มีการนำโซลูชัน Data-entry workflow automation เข้ามาใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดได้ทั้งเวลา และเงินได้เป็นอย่างมากไปพร้อมๆ กัน

Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจคืออะไร

Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจ คือโซลูชันที่ใช้ซอฟต์แวร์ซึ่งสามารถยกระดับการทำ Data-entry หรือการกรอกข้อมูลเข้าไปในระบบต่างๆ ของธุรกิจ โดยการกำจัด หรือลดขั้นตอนที่ทำแบบแมนนวล ด้วยความสามารถซอฟต์แวร์ Data-entry สามารถดึงข้อมูลที่ธุรกิจต้องการจากไฟล์ PDF ไฟล์เอกสารประเภทต่างๆ รูปภาพเอกสาร อีเมล และข้อมูลในเว็บไซต์ และนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องในรูปแบบโครงสร้างที่ต้องการ เช่น ไฟล์ .CSV, json เป็นต้น 

โดยที่ซอฟต์แวร์การทำ Data-entry นั้นมีการนำเทคโนโลยี AI มาเป็นตัวขับเคลื่อน หรือที่เรียกกันว่า AI-Powered data-entry workflow automation นั้นจะยิ่งทำให้ขั้นตอนการทำ Data-entry สามารถทำได้แบบรวดเร็ว แม่นยำ และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น ด้วยความสามารถของ AI ที่สามารถประมวลผล และเข้าใจรูปแบบเอกสารได้หลากหลายประเภทโดยที่ไม่ต้องมีการสร้างเทมเพลตของเอกสารใหม่ในทุกครั้ง และยังสามารถให้ธุรกิจสร้าง Workflow ของการทำ Data-entry ได้เอง โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ทางด้าน IT หรือ Tech ก็สามารถทำได้ ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดของข้อมูลได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังสามารถรองรับการประมวลผล และดึงข้อมูลจากเอกสารเป็นจำนวนมากได้เป็นอย่างดีเช่นกัน

ขั้นตอนการทำ Data-entry workflow automation

ขั้นตอนการทำ Data-entry workflow automation แบบ End-to-end จะเกี่ยวข้องกับขั้นตอนดังต่อไปนี้

1. อัปโหลดข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ

องค์กรสามารถอัปโหลดไฟล์เอกสาร รูปภาพเอกสาร หรือไฟล์สแกนต่างๆ เข้าไปในซอฟต์แวร์ Data-entry

2. Pre-processing ไฟล์ หรือเอกสารแต่ละหน้า

ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการเปลี่ยนข้อมูลในเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ โดยซอฟต์แวร์ Data-entry ขั้นสูงที่ใช้ AI ในการขับเคลื่อนนั้นจะมีความสามารถในการใช้อัลกอริทึมในการอ่าน และเข้าใจข้อมูลในเอกสารประเภทต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติ

3. จำแนก และดึงข้อมูลที่ต้องการ

ซอฟต์แวร์ Data-entry สามารถจำแนก และดึงข้อมูลเฉพาะที่ธุรกิจต้องการออกมาได้ โดยได้เทรนให้อัลกอริทึมสามารถแยก และระบุฟิลด์ข้อมูลแต่ละประเภทในเอกสารได้แบบอัตโนมัติว่าข้อความนี้เป็นชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ หรือเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น

4. ตรวจสอบข้อมูลที่ดึงออกมา

เนื่องจากว่าระบบ AI เองนั้นก็ไม่ได้เพอร์เฟค และต้องมีการเรียนรู้อยู่ตลอดเวลาเช่นเดียวกันกับมนุษย์ จึงทำให้ธุรกิจสามารถออกแบบ Workflow ได้ว่าจะให้คนเข้ามาตรวจสอบข้อมูลที่ซอฟต์แวร์ Data-entry ดึงออกมาในกรณีใดบ้าง โดยอาจจะสามารถกำหนดเป็นค่าความเชื่อมั่น (Confidence level) ได้ว่าหากค่าความเชื่อมั่นต่ำกว่าระดับใดถึงต้องให้คนเข้ามาตรวจสอบอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลนั้นถูกต้อง และจึงดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไปได้ ซึ่งขั้นตอนนี้ถือเป็นทางเลือกให้กับธุรกิจสามารถออกแบบได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ

5. แชร์ และกรอกข้อมูลที่ดึงออกมาได้เข้าไปในระบบของธุรกิจ

ขั้นตอนสุดท้ายสำหรับขั้นตอนการทำ Data-entry คือการส่งข้อมูลที่ดึงออกมาได้ไปยังโปรแกรม หรือซอฟต์แวร์ปลายทางที่เหมาะสม โดยที่ธุรกิจสามารถที่จะ Export ไฟล์ข้อมูลที่ดึงออกมาได้ใน Format ที่ต้องการไม่ว่าจะเป็นไฟล์ Excel, .CSV หรือ json เพื่อสามารถนำไป Import เข้าไปในระบบของธุรกิจต่อไปได้อย่างสะดวก และง่ายดาย

ซอฟต์แวร์ Data-entry workflow automation นั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจหลายหลายประเภท โดยตัวอย่างการนำไปใช้งานยอดฮิตมีดังต่อไปนี้

• การดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อสินค้า Bank statement หรือใบเสร็จรับเงิน สำหรับหน่วยงานบัญชี และการเงิน
• การเก็บข้อมูลลูกค้าเข้าไปในระบบเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้า
• การเก็บข้อมูลจาก Resume ของผู้สมัครงาน
• ขั้นตอนการยืนยันตัวตนลูกค้า โดยการดึงข้อมูลจากบัตรประชาชนเพื่อนำไปใช้ในการยืนยันตัวตน

ประโยชน์ของการนำ Data-entry workflow automation มาใช้งานกับธุรกิจ

ซอฟต์แวร์การทำ Data-entry ได้แบบอัตโนมัติ อย่างบริการ aiScript จาก AIGEN นั้นจะช่วยขจัดความไม่มีประสิทธิภาพ และความจำเจของการทำงานแบบแมนนวลให้หมดไป โดยธุรกิจยุคใหม่ได้นำการทำ Data-entry แบบอัตโนมัติมาใช้งานกันมากขึ้น เพื่อที่ธุรกิจจะได้มีเวลามาโฟกัสแค่การรีวิวข้อมูล และการตัดสินใจที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ โดยประโยชน์การนำระบบการทำ Data-entry แบบอัตโนมัติมาใช้งานกับธุรกิจมีดังต่อไปนี้

1. ความแม่นยำที่ดีกว่า

โดยซอฟต์แวร์ Data-entry ที่ใช้ AI ในการขับเคลื่อนอย่าง aiScript บริการ AI-Powered Data-entry จาก AIGEN นั้นใช้ความสามารถของเทคโนโลยี AI และ Machine learning เพื่อทำให้สามารถดึงข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ และใช้ขั้นตอน Post-processing น้อยที่สุด รวมไปถึงอัลกอริทึมที่ออกแบบมาให้สามารถรองรับกับข้อจำกัดของข้อมูล และเอกสารได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าเอกสารจะเอียง หรือเบี้ยวก็สามารถประมวลผลได้

2. ลดค่าใช้จ่ายภาพรวม

ขั้นตอนการทำ Data-entry ที่รวดเร็วมากขึ้นนั้นจะช่วยยกระดับ Workflow การประมวลผลข้อมูลจากเอกสารได้เป็นอย่างดีซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาให้กับองค์กรได้มากถึง 75% ที่แต่เดิมต้องใช้วิธีการแมนนวล

3. รองรับปริมาณเอกสารได้มากขึ้น

สามารถจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก และความต้องการของการทำ Data-entry ที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วได้

4. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

จัดสรรชั่วโมงการทำงานของพนักงาน และทรัพยากรให้กับงานที่มีประสิทธิผลซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อผลกำไรขององค์กร

5. ยกระดับความพึงพอใจของพนักงาน

การลด หรือขจัดการทำ Data-entry แบบแมนนวลที่ต้องทำแบบซ้ำๆ ไปมาจะช่วยทำให้การมีส่วนร่วมของพนักงานที่มีต่อองค์กรเป็นไปในเชิงบวกมากขึ้น

6. ประมวลผลเอกสารได้อย่างชาญฉลาด

ซอฟต์แวร์ AI-Powered data-entry workflow automation อย่าง aiScript นั้นสามารถแยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติว่าเอกสารชนิดนี้เป็นบัตรประชาชน สมุดบัญชีธนาคาร หรือใบแจ้งหนี้ ทำให้สามารถจำแนกข้อมูลของเอกสารแต่ละประเภทได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำว่าแต่ละข้อความนั้นเป็นข้อมูลประเภทใด เช่นข้อความนี้ตรงนี้เป็น ชื่อ-สกุล ที่อยู่ เลขบัญชีธนาคาร หรือจำนวนเงิน เป็นต้น ซึ่งทำให้ธุรกิจนำข้อมูลไปใช้ในการประมวลผลต่อได้อย่างง่ายดาย

ฟีเจอร์สำคัญในซอฟต์แวร์ Data-entry workflow automation

ถ้าธุรกิจของคุณต้องการเปลี่ยนจากการทำ Data-entry แบบแมนนวลมาใช้เป็นซอฟต์แวร์ Data-entry แทนนั้นให้พิจารณามองหา และเลือกจากฟีเจอร์สำคัญ ดังต่อไปนี้

• ความสามารถในการแยกประเภทเอกสาร และรองรับเอกสารทางธุรกิจได้หลากหลายประเภท
• การเชื่อมต่อเข้ากับระบบ หรือโปรแกรมของธุรกิจ เช่น SAP หรือ ERP
• เครื่องมือในการสร้าง Data-entry workflow automation ได้ด้วยตัวเองที่เป็นแบบ low-code หรือ no-code ที่ไม่จำเป็นต้องให้ทีม IT หรือ Developer มาดูแลให้
• สามารถสร้าง Validation rules หรือกฎในการตรวจสอบข้อมูลเมื่อต้องการให้คนมารีวิวข้อมูลในบางจุด
• ความสามารถของโมเดล AI และ Machine learning โดยมีการพัฒนา และอัปเดตโมเดล AI อยู่เสมอ ทำให้เมื่อ AI ยิ่งประมวลผลข้อมูลมากเท่าไหร่ จะยิ่งทำให้โมเดล AI ทำงานได้ดีมากขึ้นเรื่อยๆ ตามลำดับ
• Customize โมเดล AI ให้รองรับเอกสารเฉพาะของธุรกิจได้

aiScript โซลูชัน AI-Powered Data-entry workflow automation สำหรับธุรกิจยุคใหม่

AIGEN ได้พัฒนา aiScript บริการ AI-Powered data-entry workflow automation โซลูชัน AI สำหรับประมวลผลเอกสารได้แบบอัตโนมัติ ที่จะช่วยยกระดับขั้นตอนการทำ Data-entry ของธุรกิจให้สามารถทำได้แบบอัตโนมัติ ตอบโจทย์ธุรกิจในการจัดการ และดึงข้อมูลจากเอกสาร ลดภาระพนักงานจากการทำงานแบบแมนนวล ยกระดับขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น อีกทั้งรองรับเอกสารได้มากกว่า 15 ประเภท ทั้งเอกสารที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน ใบขับขี่ สมุดบัญชีธนาคารและเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบแน่นอนตายตัว เช่น Invoice หรือใบแจ้งหนี้จากโรงพยาบาล เอกสารการเคลมประกัน  ใบสมัครกรมธรรม์ กรมธรรม์ประกันภัยรถยนต์และเอกสารประเภทอื่นๆ มาพร้อมกับแพ็คเกจให้ธุรกิจได้เลือกใช้ทั้งแบบรายเดือน และรายปี อีกทั้งมีให้บริการทั้งแบบ On cloud และ On premise นอกจากนั้นยังมีการอัปเดตโมเดล AI ให้ทันสมัยอยู่เสมอเพื่อทำให้การดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ทำได้อย่างแม่นยำมากยิ่งขึ้น โดย aiScript OCR จาก AIGEN มีฟีเจอร์ที่โดดเด่นที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ได้ดังต่อไปนี้

• สร้าง Data-entry workflow automation เฉพาะของแต่ธุรกิจได้ เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานทำได้โดยอัตโนมัติ
• เข้าใจโครงร่าง และแพทเทิร์นของเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า
• จัดประเภทของข้อความได้แบบอัตโนมัติ
• ดึงข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบตารางออกมาเป็นตารางได้โดยอัตโนมัติ (Table extraction)
• แยกประเภทของเอกสารได้แบบอัตโนมัติ (Document classification)
• รองรับข้อจำกัดเอกสารได้เป็นอย่างดี แม้ไฟล์เอกสารจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงมีการขีดคั่น
• อัปโหลดไฟล์เอกสารพร้อมกันทีละจำนวนมาก (Multiple file upload)
• ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ JSON หรือรวบรวมข้อมูลเข้าโปรแกรมเกี่ยวกับบัญชีการเงิน เช่น SAP ERP และโปรแกรมอื่นๆ ได้
• ส่งข้อมูลเป็น Batch ให้ประมวลผลข้ามคืนได้
• Custom โมเดล AI เพื่อรองรับเอกสารเฉพาะของธุรกิจได้

นอกจากนั้น aiScript OCR  จาก AIGEN ยังรองรับข้อจำกัดของเอกสาร โดยที่สามารถประมวลผลข้อมูลได้ภายใต้ข้อจำกัดต่างๆได้ แม้ภาพจะเอียง เบี้ยว หรือกลับด้าน รวมถึงรองรับทุกความต้องการของการประมวลเอกสาร สามารถระบุได้ว่าต้องการฟิลด์ข้อมูลใดบ้าง หรือต้องการ output ของข้อมูลในรูปแบบใด โดยทางทีมงานสามารถ customize ให้ได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ และที่สำคัญสามารถเชื่อมต่อกับระบบ หรือซอฟต์แวร์ต่างๆที่ธุรกิจใช้อยู่ได้ ไม่ว่าจะเป็น SAP, Salesforce, Gmail และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ผ่านทาง aiScript OCR API Service หรือสามารถทดลองใช้งาน aiScript OCR ฟรี! ผ่านทาง AIGEN Web Portal

ต้องการนำซอฟต์แวร์ Data-entry workflow automation ไปใช้งานกับธุรกิจ

โซลูชัน AI-Powered data-entry workflow automation ถือเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญของธุรกิจยุคใหม่ที่จะเข้ามาช่วยลดภาระงานแมนนวล และงานเอกสารให้กับพนักงานได้เป็นอย่างดี ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้มากขึ้น และยังทำให้องค์กรนำข้อมูลไปใช้ต่อยอดในการทำงานได้ง่ายขึ้น เกิดเป็น Workflow การทำงานที่มีประสิทธิภาพ และลื่นไหล ยกระดับประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาโซลูชัน AI-Powered data-entry workflow automation ไปใช้งาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทำ Data-entry ภายในองค์กร ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำโซลูชัน AI-Powered data-entry workflow automation ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่