7 รูปแบบเอกสารในสำนักงาน และการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ

ในการดำเนินธุรกิจ องค์กรต่าง ๆ ย่อมต้องมีเอกสารมากมายเข้ามาเกี่ยวข้อง ทั้งเอกสารภายใน และเอกสารจากภายนอกหลายรูปแบบ ซึ่งหากต้องการจัดการเอกสารในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ ที่สามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายและสะดวก ก็จำเป็นต้องจัดการกับระบบเอกสารเสียใหม่ พร้อมกับสร้างระบบ Document Search ที่มีความเหมาะสมต่อองค์กร เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นมากที่สุด

แต่ก่อนที่เราจะไปรู้จักกับแนวทางการจัดการเอกสารและข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เราควรมาทำความรู้จักกับประเภทต่าง ๆ ของเอกสารกันเสียก่อน เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นภาพได้อย่างชัดเจนมากขึ้น ว่าเอกสารแบ่งเป็นกี่ประเภท และควรมีการจัดหมวดหมู่ และจัดระเบียบอย่างไรถึงจะเหมาะสมกับการทำงานที่สุด

เอกสารมีกี่ประเภท?

เอกสารที่ใช้ในองค์กรต่าง ๆ นั้นแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลักด้วยกัน ได้แก่

• เอกสารขาเข้า หรือหนังสือเข้า เป็นเอกสารที่ได้รับจากองค์กรภายนอกทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นจดหมายคำร้อง จดหมายเชิญ หรือจดหมายแจ้งข่าวสารใด ๆ ก็ตาม ก็นับเป็นเอกสารขาเข้าทั้งหมด 
• เอกสารขาออก หรือหนังสือออก เป็นเอกสารที่องค์กรของคุณเป็นผู้ออก และจัดส่งให้องค์กรภายนอก เช่น ใบวางบิลที่ออกให้กับลูกค้า ใบเสนอราคาสินค้า ใบสั่งซื้อสินค้า หรือแม้แต่ข่าวสาร และประกาศต่าง ๆ ที่ส่งออกไปให้กับคู่ค้า หรือลูกค้าก็นับเป็นเอกสารขาออกด้วยเช่นกัน 
• เอกสารภายในองค์กร เป็นเอกสารที่ใช้สื่อสารภายในองค์กร เช่น เอกสารก่อตั้งองค์กร เอกสารขออนุญาต เอกสารการประชุม เอกสารข้อมูลสินค้า และบริการ รวมถึงอื่น ๆ

7 รูปแบบเอกสารสำคัญที่พบได้บ่อยในการทำธุรกิจ

นอกจากการแบ่งประเภทเอกสารเป็นเอกสารขาเข้า ขาออก และเอกสารภายในองค์กรแล้ว ในการทำธุรกิจยังจะมีเอกสารสำคัญอีก 7 รูปแบบ ซึ่งเอกสารเหล่านี้อาจเป็นเอกสารขาเข้า หรือเอกสารขาออกก็ได้ ขึ้นอยู่กับการดำเนินการของบริษัทคุณ

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ใบเสนอราคา คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อเป็นการเสนอราคา และบริการที่จะได้รับ เพื่อให้ผู้ซื้อสามารถตัดสินใจการซื้อขายได้

2. ใบวางบิล (Billing Note)

ใบวางบิลเป็นเอกสารที่ออกให้กับผู้ซื้อเพื่อเป็นการแจ้งให้ทราบถึงค่าใช้จ่ายที่ลูกค้าต้องจ่าย เพื่อใช้ในการชำระหนี้ที่เกิดขึ้น

3. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

ใบกำกับภาษี เป็นใบที่ออกให้ผู้ซื้อ เป็นใบที่แจ้งถึงการชำระเงิน และการรับสินค้าที่สมบูรณ์แล้ว โดยจะมีการลงชื่อกำกับทั้งผู้ซื้อ และผู้ขาย

4. ใบเสร็จรับเงิน ( Receipt)

ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ออกให้ลูกค้าเมื่อมีการชำระหนี้ หรือค่าสินค้า และบริการต่าง ๆ ด้วยเงินสด และช่องทางอื่น ๆ

5. ใบสั่งซื้อ (Purchase order)

ใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่ใช้อ้างอิงว่าผู้ซื้อมีการสั่งซื้อสินค้าใด จำนวนเท่าไหร่ ในราคาเท่าไหร่ เพื่อนำไปดำเนินการซื้อและชำระเงินต่อไป

6. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายใบเสร็จรับเงิน (Withholding tax certificate)

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ผู้จ่ายเงิน ใช้เพื่อทำหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งจะออกให้ผู้รับเงินเมื่อได้ทำการหักเงินบางส่วนไว้ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร อาจใช้ในการจ่ายเงินเดือน หรือใช้ในการชำระค่าสินค้าและบริการก็ได้

7. ใบลดหนี้ (Credit Note)

ใบลดหนี้ คือเอกสารที่ออกให้ลูกค้าเมื่อสินค้าต่าง ๆ ที่ขายออกไปนั้นชำรุดเสียหาย หรือมีจำนวน หรือลักษณะไม่ตรงตามที่สั่ง ซึ่งจะใช้ในการหักยอดหนี้ตามที่กำหนดในใบลดหนี้ออกจากยอดหนี้ทั้งหมด หรือคืนเงินให้กับลูกค้า

ตัวช่วยจัดระเบียบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับองค์กร

จะเห็นได้ว่าเมื่อมีเอกสารหลายประเภท การจะจัดระเบียบให้สามารถสืบค้น และเรียกดูข้อมูลได้ง่าย ๆ นั้นจำเป็นต้องมีตัวช่วยดี ๆ อย่างโซลูชันระบบ Knowledge Management สำหรับธุรกิจที่มาพร้อมระบบ Document Search ที่ให้คุณเรียกดูเอกสารต่าง ๆ ได้สะดวกเพียงเสิร์ชหาคำที่ต้องการ

รู้จัก AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) จาก AIGEN

โซลูชัน AI-Powered Knowledge management system(KMS) จาก AIGEN เป็นระบบจัดการความรู้ภายในองค์กรที่มีการนำเทคโนโลยี AI หรือ ปัญญาประดิษฐ์เข้ามาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล และจัดการข้อมูลได้อย่างแม่นยำ และเอื้อต่อการใช้งานมากที่สุด ซึ่งมีฟีเจอร์เด่นที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ ดังนี้

• รวบรวมข้อมูลให้อยู่ในฐานข้อมูลเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารขาเข้า ขาออก หรือเอกสารภายในองค์กรที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF, Word และลิ้งค์ URL เพื่อให้สามารถจัดการ และเรียกดูเอกสารต่าง ๆ ได้ในที่เดียว
• เพิ่มความสามารถให้กับธุรกิจในการจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ด้วยเทคโนโลยี AI-OCR ทำให้ธุรกิจสามารถดึงข้อมูลจากเอกสารประเภทต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติ เพื่อลดความผิดพลาด และทำให้การเรียกดู หรือจัดการกับเอกสารให้เป็นไปอย่างสะดวกสบาย และรวดเร็วยิ่งขึ้น
• หาคำตอบได้ตรงตามความต้องการด้วยความแม่นยำ จากบริบทของคำถาม หรือคีย์เวิร์ด จึงช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสาร และข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• นำข้อมูลเข้าระบบโดยกึ่งอัตโนมัติ และใช้แรงงานบุคลากรน้อยที่สุด ช่วยประหยัดเวลา และแรงงานในการทำงานไปได้มาก อีกทั้งยังลด Human-Error ได้อีกด้วย
• เพิ่มประสิทธิภาพในการเข้าถึง และค้นหาเอกสาร เพื่อการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์กับธุรกิจที่รวดเร็วทันใจ ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้ไว 
• ประหยัดเวลา และจำนวนบุคลากรที่ต้องใช้ในการตอบคำถามหรือค้นหาข้อมูล ทำให้ Workflow ในการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว ไม่ต้องพึ่งพาหรือรอพนักงานคนใดคนหนึ่งเท่านั้น 
• แสดงที่มาของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกข้อมูลที่ดีที่สุดได้
• ระบบ Content management system ที่ทำให้ธุรกิจสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายดาย และสะดวก

มองหาโซลูชันในการจัดการเอกสารจำนวนมากให้มีประสิทธิภาพ เรียกค้นดูง่าย ป้องกันเอกสารสูญหาย หรือชำรุด เลือกใช้บริการ AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) ซึ่งเป็นโซลูชันระบบ Knowledge Management สำหรับธุรกิจจาก AIGEN ผู้เชี่ยวชาญด้านโซลูชัน AI ครอบคลุมทุกความต้องการ สามารถขอคำปรึกษาเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ฟรี! ที่นี่