4 เทคนิคการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

เชื่อมโลกการทำงานและระบบดิจิทัลให้ประสานกันอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมปรับเปลี่ยนระบบการทำงานเอกสารภายในองค์กรที่เคยวุ่นวาย สู่การเป็นสำนักงานแบบ Paperless ที่สามารถจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ทั้งยังใช้งานง่าย และสะดวกต่อการค้นหา กับ 4 เทคนิคการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลที่ตอบโจทย์กับทุกองค์กร ที่จะช่วยยกระดับให้การทำงานเกิดความลื่นไหล ไม่ติดขัด

สำหรับผู้ประกอบการท่านใด ที่อยากรู้วิธีการจัดเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ที่มาพร้อมกับโซลูชัน AI ช่วยซัพพอร์ตอยู่เบื้องหลัง! ต้องห้ามพลาดกับบทความนี้

เทคนิคการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลให้มีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบันมีโซลูชันมากมายที่สามารถนำมาใช้จัดการกับเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพในรูปแบบดิจิทัล โดยจะช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดระเบียบและค้นหาเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น ซึ่งระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่ถูกนำมาปรับใช้ในปัจจุบัน ยังมาพร้อมกับเทคนิคต่าง ๆ ที่ช่วยให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

1. จัดระเบียบไฟล์ให้เป็นกิจวัตร

ในแต่ละวันไฟล์งานถูกสร้างขึ้นมากมาย ซึ่งถ้าหากไม่ได้ทำการจัดระเบียบให้ดี ไฟล์เหล่านั้นจะกลายเป็นขยะดิจิทัลที่ทำให้ระบบการจัดการยุ่งเหยิงได้ ดังนั้น เทคนิคการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม จึงเป็นการสร้างข้อมูลเมตาให้เป็นมาตรฐาน ตั้งแต่ที่มา วันที่สร้าง รูปแบบไฟล์ รวมไปถึงสิทธิ์หรือข้อจำกัดในการเข้าถึง ซึ่งการหมั่นอัปเดตรายละเอียดเมตาของเอกสารอยู่เสมอ จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดระเบียบและเรียกค้นเอกสารที่จัดเก็บถาวรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม

2. หมั่นอัปเดตประเภทเอกสารให้เป็นมาตรฐานเดียวกันเสมอ

เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการใช้งานแบบสากล พร้อมลดปัญหาการส่งต่อและเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน การเลือกรูปแบบไฟล์ให้เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลในระยะยาว โดยสกุลไฟล์แนะนำควรจะเป็นสกุลไฟล์ที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง และไม่ถือเป็นกรรมสิทธิ์ของที่ใดที่หนึ่ง เช่น ไฟล์เอกสารควรเป็นนามสกุล PDF, ไฟล์รูปภาพควรเป็น TIFF และไฟล์เสียงควรเป็น FLAC เป็นต้น

3. ใช้ระบบการซ้อนโฟลเดอร์

ระบบการซ้อนโฟลเดอร์เป็นอีกหนึ่งเทคนิคการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก เพราะสามารถจัดระเบียบได้ง่าย ไม่ซับซ้อน เพียงสร้างโฟลเดอร์ย่อยในโฟลเดอร์งานหลัก พร้อมลากกลุ่มไฟล์ที่มีความคล้ายคลึง หรืออยู่ในประเภทเดียวกัน เข้าไปในโฟลเดอร์ดังกล่าว เพียงเท่านี้ ก็จะช่วยให้การค้นหาไฟล์เป็นไปได้ง่ายขึ้น ไม่ยุ่งยาก อีกทั้งยังเป็นระเบียบและสามารถช่วยอำนวยความสะดวกต่อการใช้งานได้มากอีกด้วย

4. ลงทุนในโซลูชันการจัดการข้อมูลภายในองค์กร

นอกเหนือจากเทคนิคทั้งหมดนี้แล้ว สิ่งที่สำคัญที่สุดของวิธีการจัดเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ คือการใช้โซลูชันที่ออกแบบมาเพื่อจัดการข้อมูลภายในองค์กรโดยเฉพาะ เพื่อใช้ประโยชน์จากฟังก์ชันที่ตอบโจทย์การบริหารระบบเอกสารได้อย่างรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นการแยกหมวดหมู่ การสืบค้นเอกสาร ตลอดจนการค้นหาข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งโซลูชันนี้มีหน้าที่เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกให้กระบวนการทำงานสั้นลง พร้อมลดข้อผิดพลาดและความเสี่ยงที่เกี่ยวกับงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ขอแนะนำบริการ AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS)

บริการ Knowledge Management Solutions ถือเป็นตัวช่วยสำคัญต่อการทำงานในองค์กร ด้วยระบบที่ออกแบบมาให้ช่วยอำนวยความสะดวกในการบริหารและจัดการเอกสารดิจิทัล ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลและคำตอบภายในองค์กรได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น ด้วยโปรแกรมจัดการองค์ความรู้จากข้อมูล และค้นหาคำตอบผ่านระบบ KM ที่ขับเคลื่อนโดย AI อัจฉริยะ

ฟังก์ชันที่ตอบโจทย์ต่อระบบงานเอกสารดิจิทัลภายในองค์กร

• ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร (Document Search)

ระบบ Document Search เป็นส่วนหนึ่งของบริการระบบ Knowledge management ที่นำมาใช้แทนการค้นหาข้อมูลจากเอกสารในรูปแบบเดิม เพื่อเป็นการร่นระยะเวลาจากการเปิดหาทีละไฟล์ให้สั้นลงเพียงแค่ใส่คีย์เวิร์ดในการค้นหา โดยมี AI เป็นตัวกลางในการขับเคลื่อน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว ลดปัญหาความล่าช้าและข้อผิดพลาดในงานเอกสารได้อย่างเห็นผล

• ระบบการค้นหาข้อมูลภายในองค์กร

เป็นการสร้างระบบ Search Engine เพื่อใช้งานภายในองค์กร ผ่านการรวบรวมข้อมูลสำคัญเอาไว้เป็นฐานเดียวกัน ผ่านการค้นหาง่าย ๆ ด้วยการกรอกข้อมูลที่ต้องการจะรู้ โดยระบบจะแสดงคำตอบให้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ อีกทั้งยังสามารถนำไปใช้ได้กับหน่วยงานที่ต้องการหาคำตอบให้กับลูกค้า รวมถึงหน่วยงาน HR ที่สามารถใช้ให้พนักงานค้นหาข้อมูลที่ต้องการด้วยตนเองอีกด้วย

จัดระบบการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลให้สะดวก และเป็นระเบียบได้ง่ายกว่าที่เคย เพียงใช้บริการ AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) โซลูชันการจัดการข้อมูลในองค์กรจาก AIGEN ที่พร้อมพัฒนาให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจสามารถขอคำปรึกษาเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ฟรี! ที่นี่