ซอฟต์แวร์ OCR ภาษาไทยช่วยจัดการงานเอกสารเพื่อธุรกิจ
ธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ มากมายในประเทศไทย ยังคงต้องใช้เวลาและแรงงานจำนวนมากไปกับการจัดการงานเอกสารที่มีอยู่มากมาย ซึ่งเอกสารเหล่านี้ถือเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาต่อการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นความยุ่งยากในการจัดเก็บและการสืบค้นเอกสาร หรือความล่าช้าในการประมวลผลข้อมูลจากเอกสาร แต่ด้วยความก้าวหน้าของเทคโนโลยีในปัจจุบันนี้มีการพัฒนานวัตกรรมเพื่อช่วยให้การจัดการงานเอกสารมีความง่าย สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งก็คือเทคโนโลยี OCR นั่นเอง ซึ่งในบทความนี้ คุณจะได้รู้จักกับความหมายของ OCR การใช้โปรแกรม OCR กับเอกสารภาษาไทย และใช้แก้ไขปัญหางานเอกสารในองค์กร
OCR คืออะไร
OCR ย่อมาจากคำว่า Optical Character Recognition หรือ “การรู้จำอักขระด้วยแสง” ซึ่งจะสามารถระบุตัวอักษรและตัวเลขต่าง ๆ จากเอกสารหรือรูปภาพที่ถูกสแกน โดยเปลี่ยนข้อความตัวอักษรบนไฟล์เอกสาร หรือไฟล์รูปภาพนั้น ๆ ให้เป็นไฟล์ข้อความ ทำให้สามารถจัดเก็บข้อมูลจากเอกสารทั้งที่เป็นกระดาษ และไฟล์เอกสารบนคอมพิวเตอร์ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ข้อความดิจิทัลที่มีขนาดเล็กกว่า และสามารถสืบค้นได้ง่ายกว่า
โปรแกรมOCR อ่านภาษาไทยได้หรือไม่
แม้ว่า OCR จะเป็นเทคโนโลยีที่ถูกพัฒนาในต่างประเทศ แต่ก็เริ่มใช้กันอย่างแพร่หลายมากขึ้นในประเทศไทย จึงทำให้ทุกวันนี้มีการพัฒนาและปรับปรุงโปรแกรม OCR ให้สามารถอ่านภาษาไทยได้แล้ว และเป็นโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถอ่านภาษาไทยได้อย่างแม่นยำ มีการใช้เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์หรือ AI เข้ามาช่วยในการอ่านตัวอักษรหลากหลายแบบ รวมทั้งอ่านลายมือได้อย่างถูกต้อง แถมยังสามารถอ่านฟอนต์ได้หลายแบบอีกด้วย อีกทั้ง AI ยังช่วยให้สามารถอ่านข้อมูลได้ทั้งจากเอกสารที่มีรูปแบบแน่นอนตายตัว เช่น บัตรประชาชน ใบขับขี่ สมุดบัญชีธนาคาร และเอกสารที่ไม่ได้มีรูปแบบตายตัว เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ก็สามารถอ่านได้โดยไม่ต้องมีการสร้างเทมเพลตของเอกสารไว้ล่วงหน้า
ซอฟต์แวร์ OCR มีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร
สแกนเอกสารและจัดเก็บข้อมูลได้รวดเร็ว ถูกต้อง และแม่นยำ
เพิ่มความสะดวกสบายและรวดเร็วในการจัดการกับเอกสารต่าง ๆ ด้วยการใช้โปรแกรม OCR เพื่อเปลี่ยนไฟล์เอกสารหรือรูปภาพให้เป็นไฟล์ข้อความอย่างสะดวกสบาย ไม่ต้องกรอกข้อมูลเอง ไม่ต้องบันทึกภาพเอกสาร รวมไฟล์ หรือแปลงไฟล์ด้วยตัวเอง ให้คุณนำข้อมูลไปใช้ได้ทันที และจัดเก็บข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
ประมวลผลข้อมูลได้รวดเร็ว OCR ช่วยจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ
ซอฟต์แวร์ OCR สามารถตั้งโปรแกรมให้จัดหมวดหมู่ข้อมูลได้อย่างเป็นสัดเป็นส่วน จัดประเภทข้อมูล อย่างเช่น ชื่อ-นามสกุล เลขบัตรประชาชน เบอร์โทรศัพท์ หรือแม้แต่รายรับ-รายจ่าย จำนวนเงิน สถิติต่าง ๆ และข้อมูลอื่นได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณประมวลผลข้อมูลที่สแกนมาจากเอกสารได้อย่างรวดเร็ว เพราะข้อมูลจะถูกจัดอยู่เป็นหมวดหมู่ที่เรียกดูได้ง่าย และสรุปผล หาผลรวม หรือหาค่าเฉลี่ยต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย
เข้าถึง ค้นหา และเรียกดูข้อมูลได้สะดวก ข้อมูลไม่หาย
อย่างที่ได้กล่าวไปข้างต้นแล้วว่า OCR จะช่วยแปลงจากไฟล์เอกสารและรูปภาพเป็นไฟล์ข้อความให้คุณได้ จึงทำให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ข้อความเหล่านั้นได้อย่างเป็นระบบ และค้นหาหรือเรียกดูเอกสารเก่าได้ง่าย ๆ เพียงแค่ค้นหาคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น ๆ และที่สำคัญคือ เมื่อเก็บรักษาข้อมูลไว้บนระบบดิจิทัลแล้ว โอกาสที่ข้อมูลนั้น ๆ จะเสียหาย หรือสูญหายไปก็ย่อมน้อยกว่าการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบของกระดาษแน่นอน
ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสาร
การใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยจัดการกับเอกสาร จะช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารแบบฮาร์ดก๊อบปี้ที่เป็นกระดาษได้มาก เพราะข้อมูลทุกอย่างถูกจัดเก็บในระบบดิจิทัลหมดแล้ว ซึ่งไม่เพียงแต่ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ แต่ยังประหยัดพื้นที่จัดเก็บไฟล์บนคอมพิวเตอร์หรือในเซิร์ฟเวอร์ได้อีกด้วย เพราะเมื่อข้อมูลถูกประมวลผลเป็นไฟล์ข้อความแล้วจะมีขนาดเล็กกว่าไฟล์เอกสารหรือไฟล์ภาพนั่นเอง
ลดความผิดพลาดในการจัดเก็บข้อมูลด้วยมนุษย์
Human error หรือความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ตามปกติของการทำงานโดยมนุษย์นั้น พบเจอได้มากในการกรอกหรือบันทึกข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ตกหล่น พิมพ์ผิด หรือการกรอกข้อมูลผิดหมวดหมู่ ซึ่งเมื่อใช้โปรแกรม OCR เข้ามาช่วยจะสามารถลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้ เพราะซอฟต์แวร์ OCR สามารถอ่านภาษาไทยและอังกฤษได้ด้วยความถูกต้อง แม่นยำ และอ่านเอกสารได้ทุกประเภท
หากผู้ประกอบการท่านใด ต้องการเสริมประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจหรือองค์กรให้เข้มแข็งมากยิ่งขึ้น เราขอแนะนำเลือกใช้ aiScript ซึ่งเป็น AI-Powered OCR Solution จาก AI GEN ซอฟต์แวร์ OCR ที่นำความสามารถของปัญญาประดิษฐ์เข้ามาทำงานร่วมกับเทคโนโลยี OCR เพื่อให้การดึง และประมวลผลข้อมูลจากเอกสารทำได้แบบอัตโนมัติ และมีประสิทธิภาพสูงสุด สามารถติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อพูดคุย และปรึกษาการนำซอฟต์แวร์ OCR ไปใช้งานกับธุรกิจของคุณได้ที่นี่
ทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน AI อัจฉริยะ พร้อมช่วยขับเคลื่อนการทำงานของธุรกิจ มีประสบการณ์ให้บริการโซลูชัน AI เพื่อองค์กรระดับประเทศมากมาย