6 สัญญาณเตือนที่องค์กรควรนำระบบ Knowledge Management ใช้งาน

ในปัจจุบันธุรกิจต่างขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เรียกได้ว่าหากธุรกิจใดสามารถนำข้อมูลที่อยู่ภายในองค์กรมาใช้ต่อยอดให้เกิดประโยชน์จะเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดี ซึ่งหากธุรกิจ หรือองค์กรไม่ได้เริ่มต้นจากการจัดการข้อมูลที่มีอยู่ให้เป็นระบบ และรวบรวมข้อมูลไว้ให้อยู่ในที่เดียวกันจะทำให้การนำข้อมูลไปใช้งานต่อในด้านต่างๆ นั้นทำได้ยาก และล่าช้า รวมถึงอาจไม่ทันการกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว

ด้วยเหตุนี้จึงทำให้ระบบ Knowledge management หรือระบบจัดการความรู้ภายในองค์กรได้เข้ามามีบทบาทสำคัญสำหรับธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องขับเคลื่อน และสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจด้วยข้อมูล ด้วยความสามารถที่จะช่วยให้ธุรกิจจัดการข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างเป็นระบบ พร้อมนำข้อมูลไปใช้ค้นหา และต่อยอดในด้านต่างๆ ได้ดีมากยิ่งขึ้น และหากธุรกิจ หรือองค์กรของคุณมีสัญญาณ หรือข้อกังวลเหล่านี้ที่มักจะเจอในการจัดการ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กรอยู่บ่อยๆ นั่นอาจถึงเวลาแล้วที่องค์กรของคุณควรนำระบบ Knowledge management ไปใช้งาน

รู้จักกับระบบ Knowledge management สำหรับธุรกิจ

ระบบ Knowledge management สำหรับธุรกิจ คือระบบจัดการความรู้ภายในองค์กรที่จะรวบรวมข้อมูล และความรู้ต่างๆ ที่มีอยู่ให้อยู่ในที่เดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา และนำข้อมูลไปใช้งานต่อ ซึ่งตอบโจทย์กับธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการนำข้อมูลที่มีอยู่ภายในองค์กรไปใช้งานต่อยอดในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นต่อยอดเป็น AI Chatbot ที่ใช้ตอบคำถามลูกค้าทั้งภายใน และภายนอกองค์กร เพื่อยกระดับประสบการณ์การให้บริการลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ หรือนำไปต่อยอดเป็นระบบค้นหาข้อมูลจากเอกสาร เพื่อใช้ค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสารได้อย่างสะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น จนถึงการนำไปใช้เพื่อต่อยอดเป็นระบบ Customer self-service เพื่อให้ลูกค้าใช้ในการค้นหาข้อมูล และแก้ไขปัญหาบางอย่างเบื้องต้นได้ด้วยตัวเอง 

นอกจากนั้นด้วยความสามารถของการนำ AI เข้ามาเพิ่มศักยภาพในการทำงานของระบบ หรือที่เรียกว่าระบบ AI-Knowledge management ทำให้ตอบโจทย์การจัดการ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กรได้ดีมากขึ้นกว่าเดิม ทำให้ธุรกิจสามารถแปลง และดึงข้อมูลจากไฟล์เอกสารได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้นด้วยเทคโนโลยี AI-OCR รวมไปถึงทำให้การค้นหาข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ สามารถค้นหาได้ทั้งจากคีย์เวิร์ด และค้นหาจากคำถามด้วยความสามารถของเทคโนโลยี NLP พร้อมให้ธุรกิจสามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อยอดในด้านต่างๆ ได้ดีมากยิ่งขึ้น

6 สัญญาณที่บ่งบอกว่าถึงเวลาที่องค์กรควรนำระบบ Knowledge management มาใช้งาน

หากองค์กรของคุณมักจะเจอกับปัญหาเกี่ยวกับจัดการข้อมูล และการนำข้อมูลไปใช้งานต่ออยู่บ่อยนั่นอาจจะเป็นสัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาที่ควรนำระบบ Knowledge management เข้ามาใช้งาน โดย 6 สัญญาณที่เป็นจุดที่บ่งชี้ที่องค์กรมักจะเจอกันอยู่บ่อยๆ มีดังต่อไปนี้

1. พนักงานใช้เวลานานในการค้นหาข้อมูล

หากพนักงานของคุณต้องใช้เวลาเป็นอย่างมากในการค้นหาข้อมูล เนื่องจากต้องค้นหาข้อมูลจากหลากหลายแหล่ง ไม่ว่าจะเป็นค้นหาจากในอีเมล คอมพิวเตอร์ หรือ Shared drive และยังต้องใช้เวลาในการตรวจสอบข้อมูลอีกว่าข้อมูลใดเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง และอัปเดตที่สุดเพื่อจะได้นำข้อมูลที่ถูกต้องไปใช้งานต่อได้ ซึ่งแน่นอนว่าทำให้พนักงานต้องเสียเวลาในการทำงาน และอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานในภาพรวมได้ 

การนำระบบ Knowledge management มาใช้งานจะช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลของพนักงานได้เป็นอย่างดี เนื่องจากข้อมูลได้รวบรวมไว้ให้อยู่ในที่เดียวกัน จึงทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่อยู่ในระบบเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง และอัปเดตอยู่เสมอ เพียงแค่พนักงานพิมพ์คีย์เวิร์ดที่ต้องการค้นหา หรือพิมพ์คำถามที่ต้องการ ระบบ Knowledge management จะสามารถแสดงข้อมูลที่ต้องการให้โดยทันที ทำให้พนักงานประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล และสามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว

2. สูญเสีย Know-how ขององค์กรเมื่อพนักงานลาออก

เชื่อว่าเรื่องนี้เป็นหนึ่งปัญหาที่หลายๆ องค์กรมักเจอ เมื่อมีพนักงานลาออกไปทำให้ Know how ความรู้ต่างๆ หายไปพร้อมกับพนักงานที่ลาออกไปด้วย โดยเฉพาะกับความรู้ที่เกิดจากประสบการณ์การทำงานจริง ซึ่งอาจทำให้กระทบกับการทำงานได้เช่นกัน จึงเป็นที่มาที่ทำให้การทำ Knowledge sharing และการมีระบบจัดเก็บข้อมูล Know how ในการทำงานเป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับองค์กรยุคใหม่ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าความรู้ และข้อมูลที่สำคัญจะยังคงอยู่กับองค์กร และให้พนักงานสามารถนำไปใช้ต่อยอดในการทำงานต่อไปดี 

โดยที่ระบบ Knowledge management จะเข้ามาช่วยลดปัญหาในจุดนี้ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากสามารถอัปโหลดไฟล์เอกสารความรู้ต่างๆ เข้าไปเก็บไว้ในระบบ เพื่อใช้ในการค้นหา และไว้ให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถเข้าศึกษา และนำไปใช้งานต่อได้

3. การเปลี่ยนแปลงของบุคลากรภายในองค์กร

แน่นอนว่าบุคลากรในองค์กรย่อมมีการหมุนเวียน และผลัดเปลี่ยนกันไม่มากก็น้อย โดยที่อาจจะเป็นการโยกย้ายตำแหน่ง หรือหน่วยงาน ซึ่งถ้าขาดการจัดการ หรือการถ่ายทอดงาน รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นอาจทำให้การทำงานนั้นไม่ต่อเนื่องได้เช่นกัน 

จึงทำให้ระบบ Knowledge management นั้นจะเข้ามาช่วยปิดช่องว่างในจุดนี้ได้เป็นอย่างดี เนื่องจากทำให้พนักงานที่เข้ามาทำงานใหม่สามารถเข้ามาเรียนรู้สิ่งที่ตนเองต้องรู้ในการทำงานในหน้าที่นั้นจากในระบบได้ด้วยตนเอง พร้อมทั้งสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างลื่นไหลมากยิ่งขึ้น

4. พนักงานรู้สึกหงุดหงิดกับการค้นหาข้อมูล

หากพนักงานของคุณต้องค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากหลากหลายแหล่ง นอกจากจะทำให้เสียเวลาในการทำงานแล้วนั้น ยังอาจทำให้พนักงานรู้สึกหงุดหงิดกับความไม่สะดวกเหล่านี้ได้ ซึ่งอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม หรืออาจทำให้เกิดความไม่พอใจจนถึงขั้นลาออกได้เช่นกัน 

ดังนั้นการมีเครื่องมือในการจัดการ หรือค้นหาข้อมูลภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพอย่างระบบ AI-Knowledge management จะช่วยลดปัญหานี้ได้เป็นอย่างดี ทำให้พนักงานสามารถเข้ามาค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว ตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่ที่ต้องขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

5. มีข้อมูลล้นมือ แต่ไม่รู้ว่าข้อมูลไหนสำคัญ

เราเองอาจจะเคยเจอว่ามีข้อมูลภายในองค์กรมากมาย แต่ไม่รู้ว่าแล้วข้อมูลไหนที่สำคัญ และจำเป็นต่อการทำงานของเรา ซึ่งหากไม่มีเครื่องมือที่มาช่วยคัดกรอง และแยกแยะข้อมูลให้ทำให้พนักงานต้องใช้เวลาในการคัดกรองข้อมูล และอาจไม่ทันการกับสภาพแวดล้อมการทำงานยุคใหม่ที่ต้องการความรวดเร็ว

ระบบ Knowledge management จะช่วยเข้ามาคัดกรองข้อมูลที่พนักงานในแต่ละหน่วยงานจำเป็นต้องใช้ ด้วยการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล และสามารถติดแท็ก (Tag) ให้กับข้อมูลได้เพื่อประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล และยังช่วยเรื่องการยกระดับความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลได้เช่นกัน

6. เกิดปัญหาซ้ำ ๆ เพราะไม่มีข้อมูลอ้างอิง

เคยหรือไม่ที่บางครั้งพนักงานคนหนึ่งอาจจะเคยเจอปัญหานี้แล้ว และเกิดปัญหาเดียวกันอีกครั้งแต่เป็นกับพนักงานอีกคนหนึ่ง เนื่องจากไม่มีข้อมูลที่บอกไว้ว่าเมื่อเจอปัญหานี้แล้วจะต้องแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างไร เนื่องจากต่างคนต่างเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ของตนเอง 

การมีเครื่องมืออย่างระบบ AI-Knowledge management จะช่วยทำให้ข้อมูลที่พนักงานจำเป็นต้องรู้รวบรวมไว้ในที่เดียวกัน ทำให้พนักงานสามารถเข้ามาค้นหา และศึกษาข้อมูลดูได้ว่าหากเจอปัญหาแบบนี้แล้วควรจะต้องทำอย่างไร โดยเฉพาะกับการให้บริการลูกค้าทำให้พนักงานสามารถแก้ไขปัญหาให้กับลูกค้าได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้นจากการศึกษากรณีศึกษาที่เคยเกิดขึ้นนั่นเอง

หมดปัญหาเรื่องการเข้าถึง และการค้นหาข้อมูลภายในองค์กรด้วยระบบ Knowledge management

AIGEN ได้พัฒนาระบบ AI-Knowledge management ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการยกระดับการค้นหาข้อมูลภายในองค์กรให้ทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี NLP และ AI-OCR ทำให้สามารถประมวลผล และแปลงข้อมูลที่อยู่ในไฟล์เอกสาร หรือลิ้งค์ URL ต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำมาใช้ในการค้นหาต่อได้อย่างสะดวก และสามารถตอบคำถามได้อย่างเป็นธรรมชาติด้วยความสามารถของเทคโนโลยี NLP และ ChatGPT เพื่อให้พนักงานสามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

รวมทั้งยังสามารถเทรนโมเดล AI ให้สามารถข้อมูลเฉพาะของแต่ละธุรกิจได้ โดยที่ธุรกิจสามารถนำระบบ AI-Knowledge management ไปเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชันของธุรกิจเพื่อใช้ในการตอบคำถามลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น เพียงแค่อัปโหลดข้อมูลของธุรกิจผ่านระบบหลังบ้าน หรือ Content management system ก็พร้อมใช้งานได้โดยทันที และยังมาพร้อมกับฟีเจอร์การใช้งานที่ครบครัน อำนวยความสะดวกให้กับการทำงานของธุรกิจยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็น

• รองรับการอัปโหลดไฟล์ได้หลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็น ไฟล์ PDF, Word, Question & Answer (ไฟล์ Excel) และลิ้งค์ URL เว็บไซต์
• ประมวลผลข้อมูล และเรียนรู้ข้อมูลที่มีอยู่ในระบบด้วยเทคโนโลยี AI เพื่อนำไปใช้ในการเลือกแสดงผลคำตอบที่ดีที่สุดเวลาที่ผู้ใช้งานเข้ามาพิมพ์ค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
• รองรับการค้นหาทั้งแบบ Keyword search และการถาม-ตอบได้ตามบริบทที่ผู้ใช้งานพิมพ์สอบถามมา
• เชื่อมต่อกับ ChatGPT เพื่อให้สามารถตอบคำถามด้วยภาษาที่สละสลวยได้มากยิ่งขึ้น
• แสดงที่มาของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกข้อมูลที่ดีที่สุดได้
• ระบบ Content management system ที่ทำให้ธุรกิจสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายดาย และสะดวก

ต้องการนำระบบ AI-Knowledge management ไปใช้งานกับธุรกิจ

ธุรกิจสามารถสร้างระบบการจัดการ และค้นหาความรู้ภายในองค์กรได้เองง่ายๆ ด้วยระบบ AI-Knowledge management ที่จะเข้ามายกระดับการจัดการความรู้ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการเข้าถึง และนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างแม่นยำ และแบบเรียลไทม์

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาระบบ AI-Knowledge management ไปใช้งาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำระบบ AI-Knowledge management ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่