Shared drive VS ระบบ Knowledge management  รูปแบบใดที่ตอบโจทย์การค้นหาข้อมูลภายในองค์กร?

ในปัจจุบันธุรกิจต่างขับเคลื่อนกันด้วยข้อมูล ทำให้ธุรกิจที่มีขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพย่อมมีความได้เปรียบมากกว่าในการนำข้อมูลที่มีอยู่ไปใช้ต่อยอดในด้านอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนกลยุทธ์ การพัฒนาสินค้า และบริการ และการให้บริการลูกค้า เป็นต้น จึงทำให้หลายๆ ธุรกิจได้นำเครื่องมือในการจัดเก็บข้อมูลมาใช้งานกันอย่างแพร่หลายมากยิ่งขึ้น เพื่อให้ข้อมูลนั้นรวบรวมอยู่ในที่เดียวกัน และพนักงาน หรือแม้กระทั่งลูกค้าสามารถมาค้นหาข้อมูล เพื่อนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว

โดยที่แต่ละธุรกิจอาจจะมีวิธีการจัดเก็บ และค้นหาข้อมูลที่แตกต่างกันไป ในบทความนี้ AIGEN จะมาแนะนำ 2 ตัวช่วยยอดฮิตที่จะช่วยให้การจัดเก็บ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กรทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น พร้อมทั้งบอกถึงข้อดี และข้อจำกัดของแต่ละทางเลือก เพื่อให้ธุรกิจได้นำไปเป็นไอเดียในการเลือกใช้งานระบบจัดเก็บ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กรที่ตอบโจทย์กับการทำงานได้มากที่สุด

Shared drive มีวิธีทำงานอย่างไร?

Shared drive เปรียบเสมือนพื้นที่ส่วนกลางขององค์กรที่ให้ทุกคนสามารถเข้ามาจัดเก็บไฟล์ และแชร์ไฟล์ออนไลน์ให้กับทุกคนในทีม หรือองค์กรได้ โดยที่ผู้ใช้งานสามารถจัดไฟล์รวมเข้าไว้ในโฟลเดอร์ กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูล และให้คนในทีมเข้ามาใช้งานร่วมกันได้ ซึ่งเชื่อว่าหลายๆ คนน่าจะคุ้นเคยกับการใช้งาน Shared drive กันมาบ้างแล้ว ไม่ว่าจะเป็น Google drive หรือ Microsoft one drive

นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถจัดเก็บไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์ Powerpoint และไฟล์ดิจิทัลอื่นๆ แต่ในขณะเดียวกัน Shared drive เองนั้นจะยังมีข้อจำกัดในเรื่องของกลไกที่เป็นโครงสร้างสำหรับการรวบรวม และแชร์ความรู้ได้อย่างเป็นระบบ รวมถึงการค้นหาข้อมูลที่ต้องการใน Shared drive นั้นจะค้นหาได้เฉพาะจากชื่อโฟลเดอร์ และชื่อไฟล์เท่านั้น ซึ่งอาจจะไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจ หรือองค์กรที่ต้องการจะค้นหาข้อมูลจากในไฟล์เพื่อนำไปใช้งานต่อมากนัก

โดยสรุป Shared drive นั้นเหมาะสำหรับองค์กร หรือธุรกิจที่ต้องการเครื่องมือขั้นพื้นฐานในการจัดเก็บ และรวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น

แต่อาจจะไม่ตอบโจทย์ในการเรื่องการจัดระเบียบข้อมูล และค้นหาข้อมูล หรือคำตอบที่ต้องการ เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการตอบคำถามลูกค้า หรือพนักงานภายในองค์กรมากนัก

ระบบ Knowledge management ตัวช่วยในการยกระดับการจัดเก็บ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กร

ระบบ Knowledge management หรือระบบจัดการ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กรเป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจ หรือองค์กรที่ต้องการจัดเก็บ และรวบรวมข้อมูลไว้ในที่เดียวกัน และยังสามารถที่จะช่วยในการจัดการ ค้นหา และดึงข้อมูล หรือคำตอบที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ระบบจัดการความรู้ภายในองค์กร หรือ Knowledge management นั้นมาพร้อมกับความสามารถขั้นสูงที่ตอบโจทย์การจัดการความรู้ภายในองค์กรได้อย่างครบครันมากกว่า Shared drive ไม่ว่าจะเป็นการอัปโหลดไฟล์เข้าไปในระบบได้หลากหลายแบบ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Excel หรือคำถาม Q&A เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปประมวลผลต่อเพื่อใช้ในการค้นหาข้อมูลต่อไป การค้นหาข้อมูลที่สามารถค้นหาได้ทั้งแบบคำถาม และแบบคีย์เวิร์ด พร้อมกับไฮไลต์คำตอบให้แบบอัตโนมัติ และยังสามารถติดแท็กให้กับข้อมูล รวมถึงกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น aiKMS ระบบ AI-Knowledge management ที่ทาง AIGEN ได้พัฒนาขึ้นนั้น เมื่อองค์กรหรือธุรกิจทำการอัปโหลดข้อมูลเข้ามาในระบบแล้วนั้น ด้วยความสามารถของเทคโนโลยี OCR ทำให้สามารถดึงข้อมูลจากไฟล์เอกสารได้แบบอัตโนมัติ และเทคโนโลยี NLP (Natural language processing) ทำให้สามารถเข้าใจบริบทของคำถามที่ผู้ใช้งานพิมพ์สอบถามเข้ามาได้เป็นอย่างดี จึงทำให้หลังจากธุรกิจอัปโหลดข้อมูลเข้ามาในระบบ ผู้ใช้งานสามารถพิมพ์ค้นหาข้อมูล หรือคำตอบที่ต้องการได้โดยทันที พร้อมทั้งไฮไลต์คำตอบให้ได้แบบอัตโนมัติ

มากไปกว่านั้นองค์กร หรือธุรกิจสามารถนำระบบ AI-Knowledge management นั้นไปต่อยอดใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กร AI Chatbot ในการตอบคำถามลูกค้า และระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร เป็นต้น  

โดยสรุประบบ Knowledge management นั้นเหมาะกับธุรกิจขนาดกลาง และขนาดใหญ่ที่ต้องการเครื่องมือขั้นสูงในการจัดการ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่นอกจากจะสามารถรวบรวม และจัดเก็บข้อมูล หรือความรู้ไว้ในที่เดียวกันได้แล้ว ยังสามารถประมวลผลข้อมูลเพื่อนำไปใช้ในการตอบคำถามของผู้ใช้งานได้แบบอัตโนมัติ ทำให้ธุรกิจมีระบบ Internal search engine เพื่อไว้ใช้งานภายในองค์กรได้เอง ยกระดับการจัดการ และค้นหาข้อมูลภายในองค์กรไปสู่อีกขั้น ทำให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สะดวก และแม่นยำ และนำข้อมูลไปใช้ต่อยอดในงานของตัวเองได้เป็นอย่างดี

สรุปความแตกต่างของ Shared drive และ ระบบ Knowledge management

ทั้ง Shared drive และระบบ Knowledge management ต่างนำไปใช้งานกับธุรกิจได้ทั้งนั้น ขึ้นอยู่โจทย์ และวัตถุประสงค์ของแต่ละธุรกิจว่าจะเครื่องมือตัวไหนจะตอบโจทย์กับขั้นตอนการทำงานของธุรกิจได้ดีที่สุด โดยที่ AIGEN ได้สรุปข้อแตกต่างที่สำคัญของ Shared drive และระบบ Knowledge management  ไว้ดังต่อไปนี้

จุดเด่นของระบบ Shared drive

• ใช้ในการจัดเก็บ และรวบรวมไฟล์ไว้ในที่เดียวกัน
• ให้พนักงานสามารถเข้ามาทำงานร่วมกันได้
• ค้นหาได้ตามชื่อโฟลเดอร์ หรือชื่อไฟล์เท่านั้น ไม่สามารถค้นหาจากข้อมูล หรือเนื้อหาในไฟล์ได้
• เข้าถึงโฟลเดอร์ หรือไฟล์ได้จากที่ใดก็ได้เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต
• กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้

กล่าวโดยสรุป Shared drive นั้นเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก-กลาง ที่ยังไม่ได้ข้อมูลมากนัก และต้องการเพียงเครื่องมือขั้นพื้นฐานในการจัดเก็บ รวบรวม และแชร์ไฟล์ออนไลน์ไว้ในที่เดียวกัน เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูล และดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลไปใช้ในการทำงานต่อได้ หากไม่ได้ต้องการนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการต่อยอดเป็น AI Chatbot หรือ Live chat เพื่อใช้ในการตอบคำถามลูกค้า หรือพนักงาน การเลือกใช้ Shared drive ถือว่าเพียงพอ และตอบโจทย์กับธุรกิจ

จุดเด่นของระบบ Knowledge management

• รองรับการอัปโหลดไฟล์ได้หลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ PDF, Excel,ไฟล์คำถาม Q&A  และลิ้งค์เว็บไซต์
• ประมวลผลข้อมูล และเรียนรู้ข้อมูลที่มีอยู่ในระบบด้วยเทคโนโลยี AI เพื่อนำไปใช้ในการเลือกแสดงผลคำตอบที่ดีที่สุดเวลาที่ผู้ใช้งานเข้ามาพิมพ์ค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
• ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กรด้วยฟีเจอร์การค้นหาข้อมูลที่ทรงพลัง พร้อมกับไฮไลต์คำตอบให้ได้แบบอัตโนมัติ
• รองรับการค้นหาทั้งแบบ Keyword search และการถาม-ตอบได้ตามบริบทที่ผู้ใช้งานพิมพ์สอบถามมา
• มาพร้อมกับระบบ Content management system ที่ทำให้ธุรกิจสามารถจัดการข้อมูล และกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว
• นำไปต่อยอดในการพัฒนาเป็น AI Chatbot และ Live chat ในเว็บไซต์ และแอปพลิเคชันของธุรกิจเพื่อใช้ในการตอบคำถามลูกค้าได้แบบเรียลไทม์ และอัตโนมัติ

กล่าวโดยสรุประบบ Knowledge management นั้นเหมาะกับธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ที่ต้องการเครื่องมือขั้นสูงที่นอกจากจะใช้ในการรวบรวม และจัดเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวกันแล้วนั้น ยังสามารถค้นหาข้อมูล หรือคำตอบที่ต้องการได้อีกด้วยด้วยความสามารถของฟีเจอร์การจัดประเภท และการค้นหาข้อมูลอันทรงพลัง พร้อมทั้งยังสามารถไฮไลต์คำตอบให้ได้แบบอัตโนมัติ เหมาะกับการนำไปใช้เป็นระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กร (Internal search engine) กับหน่วยงานที่ต้องนำข้อมูลไปใช้งานต่อ ไม่ว่าจะเป็นการให้ข้อมูลลูกค้าของหน่วยงานบริการลูกค้า และการให้ข้อมูลกับพนักงานของหน่วยงานบริหารทรัพยากรบุคคล (HR) อีกทั้งหากต้องการนำไปพัฒนาต่อยอดเป็น AI Chatbot หรือ Live chat ก็สามารถทำได้เช่นกัน

แนะนำระบบ AI-Knowledge management สำหรับธุรกิจ

AIGEN ได้พัฒนาระบบ AI-Knowledge management ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการยกระดับการค้นหาข้อมูลภายในองค์กรให้ทำได้อย่างสะดวก และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี NLP และ AI-OCR ทำให้สามารถประมวลผล และแปลงข้อมูลที่อยู่ในไฟล์เอกสาร หรือลิ้งค์ URL ต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำมาใช้ในการค้นหาต่อได้อย่างสะดวก และสามารถตอบคำถามได้อย่างเป็นธรรมชาติด้วยความสามารถของเทคโนโลยี NLP และ ChatGPT เพื่อให้พนักงานสามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้อย่างสะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

 รวมทั้งยังสามารถเทรนโมเดล AI ให้สามารถข้อมูลเฉพาะของแต่ละธุรกิจได้ โดยที่ธุรกิจสามารถนำระบบ AI-Knowledge management ไปเชื่อมต่อกับเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชันของธุรกิจเพื่อใช้ในการตอบคำถามลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น เพียงแค่อัปโหลดข้อมูลของธุรกิจผ่านระบบหลังบ้าน หรือ Content management system ก็พร้อมใช้งานได้โดยทันที และยังมาพร้อมกับฟีเจอร์การใช้งานที่ครบครัน อำนวยความสะดวกให้กับการทำงานของธุรกิจยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็น

• รองรับการอัปโหลดไฟล์ได้หลากหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็น ไฟล์ PDF, Word, Question & Answer (ไฟล์ Excel) และลิ้งค์ URL เว็บไซต์
• ประมวลผลข้อมูล และเรียนรู้ข้อมูลที่มีอยู่ในระบบด้วยเทคโนโลยี AI เพื่อนำไปใช้ในการเลือกแสดงผลคำตอบที่ดีที่สุดเวลาที่ผู้ใช้งานเข้ามาพิมพ์ค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
• รองรับการค้นหาทั้งแบบ Keyword search และการถาม-ตอบได้ตามบริบทที่ผู้ใช้งานพิมพ์สอบถามมา
• เชื่อมต่อกับ ChatGPT เพื่อให้สามารถตอบคำถามด้วยภาษาที่สละสลวยได้มากยิ่งขึ้น
• แสดงที่มาของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกข้อมูลที่ดีที่สุดได้
• ระบบ Content management system ที่ทำให้ธุรกิจสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายดาย และสะดวก

ต้องการนำระบบ AI-Knowledge management ไปใช้งานกับธุรกิจ

ธุรกิจสามารถสร้างระบบการจัดการ และค้นหาความรู้ภายในองค์กรได้เองง่ายๆ ด้วยระบบ AI-Knowledge management ที่จะเข้ามายกระดับการจัดการความรู้ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจที่ต้องการเข้าถึง และนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างแม่นยำ และแบบเรียลไทม์

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาระบบ AI-Knowledge management ไปใช้งาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มขีดความสามารถให้กับธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำระบบ AI-Knowledge management ไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่