ไขกลไกอัจฉริยะ ของระบบจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูง !

ต้องยอมรับว่า ในปัจจุบันเทคโนโลยี AI ได้ถูกพัฒนาให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว จนสามารถนำมาปรับใช้ในทุกกระบวนการทำงาน ซึ่งนอกจากจะช่วยทุ่นแรงและประหยัดเวลาแล้ว ยังสามารถนำไปต่อยอดกับเทคโนโลยีอื่น ๆ ได้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะงานด้านการ “จัดเก็บเอกสาร” ที่ต้องใช้ทั้งความละเอียดและรอบคอบสูง จนกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยลดข้อผิดพลาดได้อย่างไร้ที่ติ   

การจัดเก็บเอกสารในองค์กรยุคใหม่ จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีในการจัดเก็บที่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็ว นั่นทำให้มีการนำซอฟต์แวร์ OCR (Optical Character Recognition) และ Knowledge Management (KMS) มาผสมผสานเข้าด้วยกัน จนกลายเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาไปไขกลไกอัจฉริยะที่ช่วยให้ซอฟแวร์เหล่านี้สามารถทำงานได้อย่างตอบโจทย์ และเหมาะสมกับการนำไปปรับใช้กับทุกองค์กร  

OCR: สแกนเอกสารอัจฉริยะด้วย AI

OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการแปลงเอกสารที่เป็นภาพ เช่น ภาพถ่ายหรือเอกสารที่สแกน โดยจะทำให้กลายเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขและค้นหาได้ ผ่านการใช้ซอฟต์แวร์ OCR ที่จะเข้ามาอำนวยความสะดวกให้คุณสร้างระบบจัดเก็บเอกสารที่เป็นแบบดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ความสามารถของซอฟต์แวร์ OCR

ซอฟต์แวร์ OCR มีความสามารถในการจดจำและแปลงตัวอักษรจากภาพเป็นข้อความดิจิทัลได้อย่างยืดหยุ่น ที่รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ นอกจากนี้ ยังสามารถจดจำรูปแบบเอกสารที่ซับซ้อนได้ เช่น ตาราง กราฟ และแผนภูมิ อย่างแม่นยำ ด้วยการใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้ามาผนวกรวมกับซอฟต์แวร์ OCR สมัยใหม่ จึงทำให้สามารถเรียนรู้และปรับปรุงความแม่นยำในการจดจำตัวอักษรได้อย่างต่อเนื่อง จนสามารถใช้สแกนข้อความที่เขียนด้วยมือและเอกสารที่มีตัวอักษรไม่ชัดเจนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ OCR

• ลดเวลาและแรงงานในการป้อนข้อมูลด้วยมือ
• ค้นหาข้อมูลในเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
• ช่วยในการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารกระดาษ
• ทำให้การแบ่งปันข้อมูลระหว่างทีมหรือแผนกต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว
• เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานทางธุรกิจ เช่น การจัดการใบแจ้งหนี้ การประมวลผลเอกสารทางกฎหมาย
• ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลจากแบบฟอร์มต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ

Knowledge Management: การจัดการความรู้อย่างชาญฉลาด

Knowledge Management System (KMS) คือกระบวนการในการรวบรวม จัดระเบียบ วิเคราะห์ และแบ่งปันความรู้ภายในองค์กร เมื่อนำมาใช้สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารร่วมกับ OCR ก็จะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างหลากหลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรความรู้ และข้อมูลที่มีอยู่ได้สูงสุด 

ความสามารถของการสร้าง Knowledge Management ที่ทำงานร่วมกับ OCR

การผสมผสาน OCR เข้ากับระบบ Knowledge Management จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลองค์ความรู้ได้อย่างก้าวกระโดด เนื่องจากระบบ OCR จะทำหน้าที่แปลงเอกสารที่เป็นภาพให้เป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถค้นหาและวิเคราะห์ได้ผ่าน KMS 

นอกจากนี้ ยังช่วยในการจัดหมวดหมู่และทำดัชนีเอกสารโดยอัตโนมัติ ทำให้การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น ระบบยังสามารถวิเคราะห์เนื้อหาของเอกสาร เพื่อนำเอาข้อมูลสำคัญและเชื่อมโยงความรู้ที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน มาสร้างเป็นคำตอบที่สร้างประโยชน์ และต่อยอดการนำไปใช้งานในด้านการบริการ และงานในส่วนอื่น ๆ ได้อีกมากมาย

ประโยชน์ของ Knowledge Management System

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร
• ลดเวลาในการจัดเก็บเอกสารและค้นหาข้อมูล
• ส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ระหว่างพนักงาน
• ทำให้การตัดสินใจมีความรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
• ช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างทันท่วงที
• ช่วยรักษาความรู้และประสบการณ์ขององค์กร แม้ว่าพนักงานจะลาออกไปแล้ว
• ช่วยรักษาความได้เปรียบในการแข่งขัน สามารถต่อยอดการทำธุรกิจได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด

การผสานรวม OCR และ Knowledge Management System

การนำ OCR และ Knowledge Management มาใช้ร่วมกันจะช่วยให้สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ตอบโจทย์องค์กรที่มีเอกสารจำนวนมาก หรือดำเนินการด้วย Data Driven ซึ่งการผสานรวมกัน ก่อให้เกิดระบบที่ครบวงจร ซึ่งแต่ละส่วนจะมีหน้าที่เฉพาะ แต่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างลงตัว ดังนี้

• ซอฟต์แวร์ OCR ทำหน้าที่เป็นประตูด่านแรกในการนำเข้าข้อมูล โดยแปลงเอกสารกระดาษ ภาพถ่าย หรือไฟล์ PDF ให้กลายเป็นข้อความดิจิทัลที่สามารถค้นหาและแก้ไขได้ โดยในขั้นตอนนี้จะช่วยลดภาระงานการป้อนข้อมูลด้วยมือ และเพิ่มความเร็วในการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลจำนวนมากได้เป็นอย่างดี
• ผสานรวมกับเทคโนโลยี AI ช่วยส่งเสริมการทำงานของซอฟต์แวร์ OCR ให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูล เนื้อหา จับใจความสำคัญ และจัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติได้อย่างแม่นยำ ซึ่งกระบวนการนี้ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารที่มีจำนวนมากเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยในการสร้างโครงสร้างความรู้ที่เป็นระบบมากยิ่งขึ้น
• ระบบ Knowledge Management ทำหน้าที่เป็นคลังความรู้ดิจิทัลขององค์กร โดยจัดเก็บข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์และจัดหมวดหมู่แล้วอย่างเป็นระบบ มาสร้างประโยชน์ ด้วยการทำความเชื่อมโยงระหว่างข้อมูล และบูรณาการความรู้ต่าง ๆ มาสนับสนุนการแบ่งปันความรู้ภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ปลอดภัย

จะเห็นได้ว่าการผสานรวมระหว่างซอฟต์แวร์ OCR และ Knowledge Management System (KMS) คือกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพด้านการจัดการเอกสารและความรู้ภายในองค์กร ทั้งยังช่วยยกระดับการทำงานองค์รวมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งนำไปสู่ความได้เปรียบด้านการแข่งขันทางธุรกิจที่ตอบโจทย์ทุกกลุ่มอุตสาหกรรมในยุคดิจิทัล 

หากคุณต้องการปรับปรุงระบบจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่าลังเลที่จะปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้าน AI และระบบจัดการข้อมูล เพื่อรับโซลูชัน AI ที่เหมาะสมกับความต้องการ เพื่อก้าวสู่ยุคแห่งการจัดการเอกสารอัจฉริยะได้แล้ววันนี้ ติดต่อ AIGEN ได้ที่นี่ 

ข้อมูลอ้างอิง

1. What is optical character recognition (OCR)?. สืบค้นเมื่อวันที่ 10 กันยายน 2567 จาก https://www.ibm.com/
2. What is a Knowledge Management System (KMS)?. สืบค้นเมื่อวันที่ 10 กันยายน 2567 จาก https://www.egain.com/