เอกสารเยอะทำไงดี ? จัดการได้ด้วย 5 วิธีจัดการเอกสารนี้

มีเอกสารจำนวนมากและหลากหลายประเภทที่เข้าออกและใช้ภายในองค์กรต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างดีเพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้น และนำไปใช้ได้อย่างสะดวกสบายที่สุด โดยในบทความนี้เราจะพาคุณมารู้จักกับ 5 วิธีการจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพสูงสุด มาดูกันว่า ถ้าภายในองค์กรมีเอกสารเยอะมาก ควรทำไงดีเพื่อให้การทำงานเกิดความราบรื่นและเอื้อประโยชน์ให้กับทุกคนในองค์กร   

ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น หากธุรกิจละเลยการจัดระเบียบเอกสาร

การละเลยการจัดการเอกสาร อาจทำให้ธุรกิจต้องเจอกับปัญหาในหลากหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• เสียเวลาในการทำงาน เพราะพนักงานอาจต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ ทำให้การทำงานเกิดความล่าช้า 
• เอกสารอาจสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย หากไม่ได้รับการจัดเก็บอย่างเหมาะสม ส่งผลให้ธุรกิจสูญเสียข้อมูลสำคัญไป
• อาจเสียโอกาสทางธุรกิจ หรือเกิดปัญหากับคู่ค้าหากเอกสารสำคัญบางอย่างสูญหายไป หรือกู้คืนไม่ได้ เช่นเอกสารเสนอราคา หรือเอกสารสัญญาต่าง ๆ 

5 วิธีจัดเอกสารให้เป็นระเบียบ

ธุรกิจใดที่กำลังประสบกับปัญหาการจัดการเอกสาร ทั้งการหาเอกสารไม่เจอบ่อย ๆ หรือต้องเสียเวลาเป็นชั่วโมง ๆ ในการค้นหา เรามี 5 วิธีจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบ ที่ทุกองค์กรสามารถนำไปปรับใช้ได้ ดังนี้ 

1. จำแนกประเภทและจัดหมวดหมู่ของเอกสาร

ขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดในการจัดระเบียบเอกสารก็คือการจำแนกประเภท และจัดหมวดหมู่เอกสาร โดยอาจพิจารณาจากหัวเรื่อง เนื้อหา หรือวัตถุประสงค์ของเอกสาร ก็จะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของเอกสารทั้งหมดได้ อีกทั้งยังจะทำให้เราจัดเก็บเอกสารได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. เรียงลำดับเอกสารจากความใหม่-เก่าเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

นอกจากการจัดหมวดหมู่แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ควรทำควบคู่กันไปก็คือการเรียงลำดับเอกสารจากความใหม่-เก่า เพราะจะช่วยให้ง่ายต่อการค้นหา โดยอาจเรียงลำดับตามวัน เดือน ปี หรือลำดับที่เอกสารเข้ามาก็ได้

3. จัดระเบียบเอกสารตามปี และประเภทของเอกสาร

เมื่อจัดหมวดหมู่และเรียงลำดับเอกสารแล้ว สิ่งที่ควรทำร่วมด้วยก็คือการจัดเก็บเอกสารตามปี หรือตามประเภทของเอกสาร ซึ่งขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละองค์กร เช่น หากมีเอกสารบางประเภทที่ต้องเรียกดูบ่อย ๆ อาจจัดเก็บตามประเภทของเอกสารและแยกย่อยตามปี แต่สำหรับเอกสารที่ไม่ได้เรียกดูบ่อยนัก ก็อาจจัดเก็บตามปี และแยกแฟ้มย่อมตามประเภทของเอกสารได้ ซึ่งการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบนี้จะช่วยให้ง่ายต่อการเรียกดูและรวดเร็วมากขึ้น

4. ใช้เทคโนโลยี OCR เพื่อช่วยสแกนเอกสาร และจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อความทันสมัยและสะดวกสบายในการค้นหา ไปจนถึงการนำเอกสารไปใช้งาน การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก เนื่องจากเทคโนโลยี OCR จะช่วยเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบกระดาษให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่นำไปใช้ได้สะดวกขึ้น รวมถึงยังง่ายต่อการจัดเก็บและสืบค้นเพื่อนำไปใช้งานต่อได้ รวมถึงมีความปลอดภัยไม่ทำให้เอกสารได้รับความเสียหายอีกด้วย  

5. ใช้ระบบ Knowledge Management เข้ามาช่วยจัดเก็บ เพื่อเอื้อต่อการค้นหาเอกสาร

เมื่อจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่จะทำให้การจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นก็คือ การนำระบบ Knowledge Management (KM) ซึ่งเป็นระบบที่ช่วยในการจัดการและจัดเก็บเอกสาร มาเสริมประสิทธิภาพให้กับสืบค้นและนำไปใช้งาน โดยระบบ KM จะรวบรวมความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ที่เราจัดเก็บเอาไว้ มาประมวลผล และเมื่อมีการสืบค้น ก็จะสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งระบบนี้ยังจะสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานได้หลากหลายรูปแบบอีกด้วย   

สรุปประโยชน์ของการจัดระเบียบเอกสาร และการเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ได้รู้วิธีแก้ปัญหา ว่าหากมีเอกสารเยอะทำไงดีกันไปแล้ว เราขอมาสรุปให้เห็นกันอีกทีว่า หากมีการจัดการกับเอกสารให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะมีประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไรบ้าง?

• ช่วยให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่าย จึงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดข้อผิดพลาด และความล่าช้าในการทำงาน
• ช่วยให้ประหยัดเวลาในการทำงาน เพราะสามารถสืบค้นข้อมูลจากเอกสารได้อย่างง่ายดายผ่านการใช้ระบบ KM และต่อยอดเป็นโปรแกรม Document Search (ระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสาร)
• ช่วยให้เอกสารปลอดภัยจากความเสียหาย เนื่องจากเอกสารจะถูกจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ต้องกังวลเรื่องการเสียหายจากสัตว์กัดแทะ เอกสารเปียกน้ำ หรือเหตุไฟไหม้
• ประหยัดพื้นที่ เนื่องจากไม่ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารเหมือนกับเอกสารกระดาษ
• สามารถแชร์เอกสารได้ง่ายผ่านระบบอินเตอร์เน็ต ช่วยให้การสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างประสิทธิภาพมากขึ้น 
• สามารถตรวจสอบ และติดตามเอกสารได้ง่ายเนื่องจากเอกสารถูกจัดเก็บไว้ในระบบดิจิทัล
• สามารถวิเคราะห์ข้อมูลเอกสารได้ง่ายขึ้น เนื่องจากเอกสารต่าง ๆ อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่บุคลากรสามารถนำไปใช้ต่อได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงสามารถใช้เครื่องมือ AI มาเรียนรู้ และช่วยวิเคราะห์ข้อมูลได้ด้วย

บริการ AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) จาก AIGEN

หากคุณกำลังมองหาระบบ KM ที่มีประสิทธิภาพ AIGEN มีโซลูชัน AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) ซึ่งเป็น บริการ Knowledge Management Solutions สำหรับธุรกิจ ที่สามารถช่วยให้การค้นหาข้อมูลในองค์กรเป็นเรื่องง่าย รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น 

โดยธุรกิจต่าง ๆ สามารถนำโซลูชัน AI-Powered Knowledge Management จาก AIGEN ไปประยุกต์ใช้ได้ในหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นระบบ Document Search ที่ช่วยให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็ว ไม่ต้องเปิดดูทีละไฟล์, ระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กรที่ช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำไปใช้ในการบริการลูกค้า และสามารถนำไปใช้ร่วมกับระบบ Customer Self-Service ที่ช่วยให้ลูกค้าค้นหาข้อมูลเพื่อแก้ปัญหาเบื้องต้นด้วยตัวเองได้ตลอด 24 ชั่วโมง

จัดการเอกสารให้เป็นระเบียบได้ง่าย ทันสมัย และมีประสิทธิภาพกว่าเดิม ด้วยระบบ AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) จาก AIGEN ซึ่งเป็นระบบ KM ที่ขับเคลื่อนด้วยระบบ AI และสามารถพัฒนาให้ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะสร้างระบบสืบค้นข้อมูลสำหรับคนในองค์กร หรือส่งเสริมคุณภาพการบริการลูกค้าหากสนใจสามารถติดต่อเพื่อรับคำปรึกษาได้แล้วที่นี่

ข้อมูลอ้างอิง

1. How to Organize and Manage Your Business Documents. สืบค้นเมื่อวันที่ 19 มกราคม 2567 จาก https://www.findyouraudience.online/how-to-organize-and-manage-your-business-documents/ 
2. How to Organize Files, Folders and Documents For Maximum Productivity. สืบค้นเมื่อวันที่ 19 มกราคม 2567 จาก https://www.asianefficiency.com/organization/organize-your-files-folders-documents/