รู้จักกับระบบจัดการเอกสาร DMS ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ได้อย่างไร?

ระบบจัดการเอกสาร หรือ DMS เป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญสำหรับการทำธุรกิจยุคใหม่ เนื่องจากช่วยทำให้ธุรกิจสามารถจัดการกับเอกสารได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์การทำธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความสะดวก และรวดเร็ว ตั้งแต่การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล การทำดัชนีของเอกสาร การค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร ไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และลดปัญหาเอกสารสูญหายได้เป็นอย่างดี 

นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถนำระบบ DMS หรือ Document management system ไปต่อยอดการใช้งานอื่นๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นระบบการค้นหาข้อมูลภายในองค์กร และ Chatbot เพื่อใช้นการตอบคำถามพนักงาน และลูกค้าได้แบบอัตโนมัติ ในบทความนี้เราจะพามาทำความรู้กับระบบ DMS หรือระบบจัดการเอกสารกันให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้ธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้กับขั้นตอนการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น

ระบบจัดการเอกสาร หรือ Document management system (DMS) คืออะไร

ระบบจัดการเอกสาร หรือ Document management system (DMS) คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยองค์กร หรือธุรกิจในการจัดเก็บ จัดการ ติดตาม และจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยวัตถุประสงค์หลักคือเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลางด้วยการจัดหาพื้นที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์สำหรับการจัดเก็บ ค้นหา และแชร์เอกสารในรูปแบบดิจิทัล

นอกจากนั้นระบบ DMS ยังเป็นระบบที่สามารถประมวลผลข้อมูลไฟล์ในเอกสารได้แบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร PDF, Word หรือ Excel รวมไปถึงลิ้งค์เว็บไซต์ URL ทำให้สามารถต่อยอดเป็นระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลา และทรัพยากรที่ต้องใช้ในการจัดการเอกสารได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงช่วยยกระดับความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลในเอกสารต่างๆ พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ เส้นทางการตรวจสอบ การค้นหาข้อมูลที่มีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น

ระบบจัดการเอกสาร (DMS) สำหรับธุรกิจทำอะไรได้บ้าง

1. จัดเก็บ และควบคุมเอกสาร

ระบบจัดการเอกสาร (DMS) จะรวบรวม และจัดเก็บเอกสารขององค์กรมาอยู่ในที่เดียวกันอย่างเป็นระบบ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึง และค้นหาไฟล์เอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว รวมไปถึงยังสามารถใช้ในการกำหนด และควบคุมรุ่น หรือเวอร์ชันของเอกสารเพื่อทำให้แน่ใจได้ว่าเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ได้รับการติดตามและจัดเก็บ ซึ่งคุณลักษณะนี้มีความสำคัญอย่างมากในการติดตามการเปลี่ยนแปลง และการจัดการการอัปเดตเอกสาร

2. การประมวลผลข้อมูลไฟล์เอกสารด้วยเทคโนโลยี AI-OCR และ NLP

ระบบ DMS ยุคใหม่ได้มีการนำเทคโนโลยี AI-OCR และ NLP (Natural language processing) เข้ามาใช้งาน โดยที่หลังจากผู้ใช้งานได้สแกน หรืออัปโหลดไฟล์เอกสารเข้ามาในระบบ DMS แล้วนั้น เทคโนโลยี AI-OCR และ NLP จะทำการประมวลผล และดึงข้อมูลจากในไฟล์เอกสารได้อย่างแม่นยำ และเป็นอัตโนมัติ เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการแสดงผลต่อเมื่อผู้ใช้งานได้พิมพ์ค้นหาข้อมูลที่ต้องการเข้ามาในระบบ DMS

3. ดึง และค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร

พนักงาน หรือผู้ใช้งานระบบ DMS สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสารได้อย่างสะดวก และง่ายดายผ่านทางวิธีต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาจากคีย์เวิร์ด การถามคำถาม ข้อมูลที่ใช้อธิบายชุดข้อมูล (metadata) และอื่นๆ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาการค้นหาข้อมูลได้เป็นอย่างมาก

4. ใช้ในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร

ระบบจัดการเอกสาร DMS ช่วยทำให้พนักงานสามารถใช้งานไฟล์เอกสารพร้อมกันหลายคนได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ซึ่งอาจจะรวมไปถึงการแสดงความคิดเห็นบนไฟล์เอกสาร การเขียนคำอธิบายประกอบ และการแก้ไขข้อมูลในไฟล์เอกสารได้แบบเรียลไทม์

5. ความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล

ระบบ Document management system นั้นได้มีกลไกในการควบคุมในการเข้าถึงข้อมูลในไฟล์เอกสารอย่างรัดกุม ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานแต่ละคนได้ ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะคนที่ได้รับสิทธิ์จะสามารถเข้าถึง และกระทำการบางอย่างได้

6. ตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล

การตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลเป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ระบบ DMS สามารถทำได้ นอกจากการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแล้วนั้น DMS ยังสามารถตรวจสอบ และติดตามการกระทำของผู้ใช้งานแต่ละคนได้ โดยสามารถดูประวัติการใช้งานว่าใครเข้าดูไฟล์เอกสารไหนบ้าง และทำการเปลี่ยนแปลง รวมไปถึงลบข้อมูลในระบบ

7. เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ได้

ธุรกิจสามารถนำระบบจัดการเอกสาร DMS ไปใช้ต่อยอดด้วยการเชื่อมต่อกับโปรแกรม หรือแอปพลิเคชันอื่นๆ ของธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็นเชื่อมต่อกับ Chatbot เพื่อใช้ในการตอบคำถามลูกค้าได้แบบอัตโนมัติ รวมไปถึงระบบ ERP และ CRM เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานไปเป็นอย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น

ทำไมธุรกิจยุคใหม่ถึงควรนำระบบจัดการเอกสาร (DMS) ไปใช้งาน

ระบบจัดการเอกสารนั้นสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจได้หลากหลายประเภท โดยประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับจากการนำระบบจัดการเอกสารไปใช้งานมีดังต่อไปนี้

1. ยกระดับการจัดการเอกสารภายในองค์กร

ระบบ Document management system ทำให้ธุรกิจมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนกลางแบบออนไลน์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสาร ซึ่งจะทำให้พนักงานสามารถระบุ เข้าถึง และจัดการกับไฟล์เอกสารได้สะดวก และรวดเร็วได้มากยิ่งขึ้น ช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร และข้อมูลได้เป็นอย่างมาก

2. ขั้นตอนการทำงานที่คล่องตัว และระบบอัตโนมัติ

การเข้าถึงไฟล์เอกสารได้ง่าย และรวดเร็ว ประกอบกับ Workflow การทำงานที่คล่องตัว และเป็นอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างมาก โดยช่วยลดเวลาที่พนักงานต้องใช้ในการจัดการเอกสารแบบแมนนวล ทำให้พนักงานมีเวลาโฟกัสกับงานเชิงกลยุทธ์ได้มากยิ่งขึ้น

รวมไปถึงการมีฟีเจอร์ Workflow automation ในระบบ DMS นั้นจะให้ขั้นตอนการทำงานบางอย่างทำได้แบบอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น เช่น ขั้นตอนการอนุมัติ และการแจ้งเตือน ซึ่งจะช่วยลดการทำงานแบบแมนนวล ลดความผิดพลาด และทำให้ขั้นตอนการทำงานที่มีเอกสารเป็นศูนย์กลางทำได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

3. ตอบโจทย์การค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

เนื่องด้วยระบบจัดการเอกสาร DMS นั้นได้มีฟีเจอร์การค้นหาอันทรงพลังอยู่ด้วย ทำให้ผู้ใช้งานสามารถที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสารได้อย่างรวดเร็วด้วยวิธีการค้นหาหลากหลายแบบ ทั้งการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด การถาม-ตอบ และวิธีอื่นๆ ซึ่งสามารถช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูลได้เป็นอย่างมากเมื่อเทียบกับการค้นหาข้อมูลแบบแมนนวล

4. ยกระดับความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล

ระบบ DMS นั้นมีระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างรัดกุม ทำให้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงของผู้ใช้งาน และจำกัดการเข้าถึงข้อมูลสำหรับข้อมูลบางอย่างได้ ซึ่งจะช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากผู้ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลมีความปลอดภัย และเป็นไปตามข้อกำหนดของความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล

5. ประหยัดต้นทุน

เมื่อธุรกิจเปลี่ยนมาใช้ระบบ DMS โดยลดการพึ่งพาเอกสารแบบกระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารจะทำให้ธุรกิจสามารถประหยัดต้นทุนทั้งในเรื่องของค่ากระดาษ ค่าปริ้นท์ พื้นที่จัดเก็บเอกสาร และจำนวนคนได้เป็นอย่างมาก นอกจากนั้นระบบ DMS แบบ On-cloud ยังช่วยลดข้อจำกัดในเรื่องของเงินลงทุนได้เป็นอย่างมากเมื่อเทียบกับแบบ On-premise

6. ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และข้อบังคับ

สำหรับธุรกิจหลายประเภทได้มีมาตรฐาน และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารที่ต้องปฏิบัติตาม ระบบ DMS ช่วยให้ธุรกิจสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้โดยการใช้มาตรการรักษาความปลอดภัย การตรวจสอบ และนโยบายการเก็บรักษาเอกสารได้เป็นอย่างดี

รู้จักกับระบบจัดการเอกสาร (DMS) จาก AIGEN

AIGEN ได้พัฒนาระบบจัดการเอกสาร (DMS) ที่ขับเคลื่อนด้วยระบบ AI-Knowledge management ที่สามารถนำมาใช้แทนการจัดเก็บ และค้นหาข้อมูลจากเอกสารแบบเดิมซึ่งกว่าจะได้ข้อมูล หรือคำตอบที่ต้องการทำให้เสียเวลาในการทำงานเป็นอย่างมาก ด้วยการพัฒนาของเทคโนโลยีทำให้สิ่งเหล่านี้ทำได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ซึ่ง AIGEN ได้พัฒนาระบบ DMS ขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจยุคใหม่โดยเฉพาะ โดยมีเทคโนโลยี AI เป็นตัวขับเคลื่อนสำคัญ ทำให้ธุรกิจสามารถค้นหาข้อมูลจากไฟล์เอกสารทั้งในรูปแบบของการค้นหา Keyword และการหาคำตอบ โดยระบบสามารถไฮไลท์คำตอบให้ได้แบบอัตโนมัติ

นอกจากนั้นยังสามารถนำระบบจัดการเอกสารไปต่อยอดเป็นระบบ AI Chatbot และ Live chat ในเว็บไซต์ หรือแอปพลิเคชัน เพื่อใช้ในการตอบคำถามพนักงานภายในองค์กร หรือลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้อีกเช่นกัน ช่วยลดภาระงานแบบแมนนวล และทำให้ Workflow ขั้นตอนการทำงาน ตอบโจทย์องค์กรยุคใหม่ที่ต้องเปลี่ยนเป็นองค์กรไร้กระดาษ (Paperless) และขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

กำลังมองระบบจัดการเอกสาร (DMS) ไปใช้งานกับธุรกิจ

ระบบจัดการเอกสาร (DMS) จะเข้ามายกระดับวิธีการจัดการ และค้นหาเอกสารภายในธุรกิจให้ทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการนำข้อมูลจากเอกสารไปต่อยอดให้เกิดประโยชน์กับธุรกิจต่อไปได้

หากคุณกำลังมองหาระบบจัดการเอกสาร (DMS) ไปใช้งานกับธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญของเรายินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน การออกแบบขั้นตอนการทำงาน จนถึงการนำระบบจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจไปใช้งานให้ประสบผลสำเร็จ ติดต่อเพื่อพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่