เทคโนโลยี OCR เพื่อธุรกิจ: ลดเวลาพร้อมเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจ

หนึ่งในเทคโนโลยี AI ที่กำลังเปลี่ยนโฉมการทำงานยุคใหม่ให้สะดวกสบายและเป็นอัตโนมัติมากขึ้น คือโปรแกรม AI OCR ซึ่งได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในองค์กรทั่วโลก เนื่องจากสามารถช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรให้ราบรื่น รวดเร็ว และส่งเสริมการเติบโตทางธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง

เทคโนโลยี OCR เพื่อธุรกิจเข้ามาปฏิวัติรูปแบบการทำงานแบบเดิมที่ต้องพึ่งพากระดาษ ซึ่งมักก่อให้เกิดความซ้ำซ้อน ล่าช้า และสิ้นเปลืองทรัพยากร องค์กรที่ยังไม่ปรับตัวมักเติบโตช้าเพราะระบบบริหารงานไม่สอดคล้องกับโลกยุคดิจิทัล ปัจจุบัน องค์กรชั้นนำจึงนำระบบ OCR สำหรับธุรกิจมาปรับใช้ ส่งผลให้การทำงานทุกภาคส่วนขับเคลื่อนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุนในระยะยาว

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังพิจารณานำโปรแกรม OCR มาปรับใช้ในธุรกิจ บทความนี้จะอธิบายว่าโปรแกรม AI OCR คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร และสามารถประยุกต์ใช้กับธุรกิจประเภทต่าง ๆ ได้อย่างไรบ้าง

โปรแกรม AI-powered OCR คืออะไร ?

AI-powered OCR หรือที่เรียกสั้น ๆ ว่า AI OCR (ย่อมาจาก Optical Character Recognition) คือ นวัตกรรมที่ใช้ในการอ่าน ระบุ และจำแนกตัวอักษรในไฟล์เอกสารสแกนหรือรูปภาพเอกสารต่าง ๆ ซึ่งพัฒนาต่อยอดจาก OCR แบบดั้งเดิมด้วยการผสานเทคโนโลยีสมองกลอัจฉริยะหรือ AI (Artificial Intelligence) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อจำกัดเดิม

การใช้ OCR ในธุรกิจ จะช่วยยกระดับความสามารถในการทำงานได้อย่างแม่นยำ โดยเฉพาะด้านการอ่านตัวอักษรให้มีความถูกต้อง ทั้งยังเข้าใจรูปแบบเอกสารแต่ละประเภทโดยไม่ต้องสร้างเทมเพลตล่วงหน้า และแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทั้งหมดนี้สนับสนุนการทำงานยุคใหม่ให้สะดวก ลดการใช้กระดาษ และเพิ่มความรวดเร็วในกระบวนการทำงาน

ฟีเจอร์และประสิทธิภาพของ AI OCR ที่เหนือกว่า OCR ทั่วไป

OCR กับธุรกิจในยุคปัจจุบันต้องการเทคโนโลยีที่มากกว่าการสแกนตัวอักษรพื้นฐาน โปรแกรม AI OCR จึงถูกพัฒนาขึ้นให้มีความสามารถที่เหนือกว่า OCR แบบดั้งเดิมหลายประการ

1. ความแม่นยำสูงถึง 99% – โดยเฉพาะในการอ่านเอกสารที่มีตัวอักษรไม่ชัดเจน ลายมือ หรือเอกสารที่มีคุณภาพต่ำ ด้วยระบบ AI ที่ได้เรียนรู้และอ่านเอกสารมาแล้วมากกว่าล้านรูปแบบ และอ่านตัวอักษรมาหลายล้านตัวอักษร ทำให้การแปลงรูปเป็นข้อความมีความแม่นยำสูง
2. รองรับภาษาหลากหลาย – สามารถจดจำและประมวลผลได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษอย่างแม่นยำ รวมถึงตัวเลขไทย ตัวเลขอารบิก และสัญลักษณ์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบลายมือหรือการพิมพ์
3. เรียนรู้และปรับตัวอัตโนมัติ – ระบบ AI จะเรียนรู้และปรับปรุงประสิทธิภาพได้เองจากข้อมูลที่ประมวลผล ทำให้เกิดความแม่นยำเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ตามการใช้งาน
4. จัดการโครงสร้างเอกสารที่ซับซ้อน – สามารถดึงข้อมูลจากตาราง (Table extraction) ในเอกสารได้โดยไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตไว้ล่วงหน้า แยกแยะและเข้าใจโครงสร้างข้อมูลในเอกสารแม้มีความซับซ้อน
5. การประมวลผลเชิงความหมาย – ไม่เพียงแค่อ่านตัวอักษร แต่ยังเข้าใจบริบทและความหมายของข้อมูล เช่น รู้ว่าข้อมูลใดเป็นชื่อ-นามสกุล เลขที่บัตร วันหมดอายุ หรือจำนวนเงินรวม ทำให้สามารถจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. แยกประเภทเอกสารโดยอัตโนมัติ – สามารถตรวจสอบและแยกประเภทเอกสารที่อัปโหลดเข้าระบบว่าเป็นเอกสารใด ช่วยให้การจัดการเอกสารทำได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
7. รองรับเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ – ทำงานได้ทั้งกับเอกสารที่มีรูปแบบตายตัว (Template) เช่น บัตรประชาชน ใบขับขี่ และเอกสารที่ไม่มีรูปแบบตายตัว (Non-template) อย่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน
8. ความสามารถในการอ่านลายมือ – สามารถอ่านตัวอักษรที่เขียนด้วยลายมือได้ ทั้งเอกสารที่กรอกด้วยปากกาหรือเอกสารจดบันทึกต่าง ๆ
9. การเชื่อมต่อกับระบบภายในองค์กร – สามารถเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างสะดวกผ่าน API Service หรือ Web Portal ทำให้การทำงานเป็นระบบอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น
10. การสร้าง Workflow อัตโนมัติ – สามารถสร้าง Workflow การทำ Data-entry ได้ด้วยตนเอง และ Customize ให้เข้ากับ Business Logic ขององค์กร ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและลื่นไหล
11. ความปลอดภัยสูง – สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล ช่วยลดโอกาสการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ ยกระดับความปลอดภัยในการจัดการเอกสาร
12. ปรับแต่งได้ตามความต้องการ – องค์กรสามารถปรับแต่งระบบให้เข้ากับความต้องการเฉพาะได้ ทั้งในรูปแบบ On-cloud หรือ On-premise ตามลักษณะการใช้งานที่เหมาะสม

ด้วยความสามารถเหล่านี้ ทำให้ AI OCR เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และประหยัดทรัพยากรได้อย่างมีนัยสำคัญเมื่อเปรียบเทียบกับ OCR แบบดั้งเดิม ทำให้เกิดประโยชน์อย่างมากในการนำ OCR มาใช้ในธุรกิจยุคดิจิทัล

โปรแกรม AI OCR มีประโยชน์ในการทำงานอย่างไร ?

การนำ OCR มาใช้ในธุรกิจสร้างประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะเมื่อผสานเทคโนโลยี AI เข้าไปด้วย ทำให้มีความแม่นยำสูงในการอ่านเอกสารและฟอนต์ที่หลากหลาย โปรแกรม AI OCR สามารถประมวลผลเอกสารได้มากกว่า 11 ประเภท และสามารถปรับแต่ง (Customize) ให้เข้ากับเอกสารเฉพาะขององค์กร รวมถึงอัปเกรดความแม่นยำเพื่อครอบคลุมการทำงานในทุกภาคส่วนของธุรกิจและทุกอุตสาหกรรม

ไม่ว่าเอกสารจะมีรูปแบบตายตัวหรือไม่ก็ตาม โปรแกรม AI OCR สามารถอ่านและดึงข้อมูลได้อย่างชาญฉลาด โดยเข้าใจความหมายของข้อมูล จัดระเบียบ วิเคราะห์ข้อมูลจากรูปตาราง และจำแนกประเภทเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้บุคลากรหรือซอฟต์แวร์อื่น ๆ สามารถนำข้อมูลไปใช้ ประมวลผลต่อ หรือเชื่อมต่อเข้ากับแอปพลิเคชันอื่น ๆ ผ่าน API ได้อย่างราบรื่น

ตัวอย่างการใช้งานเทคโนโลยี OCR ในภาคธุรกิจ

1. บัญชีและการเงิน

OCR สำหรับธุรกิจมีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการงานเอกสารทางบัญชีและการเงิน ซึ่งมีการนำมาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลายในปัจจุบัน เนื่องจาก AI OCR ได้รับการเทรนจนสามารถทำงานได้อย่างแม่นยำกับเอกสารและฟอนต์หลากหลายประเภท

ตัวอย่างเช่น โปรแกรม aiScript ช่วยประมวลผลเอกสารทางบัญชีและการเงินได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ โดยรู้จักทั้ง

• เอกสารที่มีรูปแบบตายตัว (Template) เช่น บัตรประชาชน ใบขับขี่ สมุดจดทะเบียนรถยนต์ หน้าสมุดบัญชีธนาคาร เอกสารราชการ
• เอกสารที่ไม่มีรูปแบบตายตัว (Non-template) เช่น ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน

โปรแกรมสามารถดึงข้อมูลจากเอกสารแต่ละประเภทได้อย่างถูกต้อง โดยระบุได้ว่าเป็นเลขที่บัตร ชื่อ-นามสกุล วันหมดอายุ หรือจำนวนเงินรวม แล้วจัดให้อยู่ในรูปแบบตารางที่เป็นโครงสร้าง (Structured Format) ทำให้บุคลากรหรือซอฟต์แวร์อื่น ๆ นำไปใช้ต่อได้อย่างง่ายดาย

2. ภาษาและการสื่อสาร

ตัวอย่างเครื่องมือ AI OCR ในด้านภาษาและการสื่อสารที่เป็นที่รู้จักกันดี คือ Google Translate ซึ่งช่วยแปลภาษาหนึ่งไปสู่อีกภาษาหนึ่งภายในเวลาไม่กี่วินาที ปัจจุบันโปรแกรมนี้ได้เรียนรู้จนสามารถแปลได้อย่างสละสลวย รองรับมากกว่า 100 ภาษา

นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชันอ่านตัวอักษรจากรูปภาพได้ถึง 37 ภาษา แปลผ่านข้อความเสียงได้ 32 ภาษาในโหมดสนทนา (Conversation mode) และแปลผ่านภาพวิดีโอแบบเรียลไทม์ได้กว่า 27 ภาษาในโหมดเสมือนจริง (Augmented reality mode) ทำให้เราสามารถอ่านและเข้าใจข้อมูลจากภาษาต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย

3. ประกันภัย

ธุรกิจประกันภัยเป็นอุตสาหกรรมที่ใช้ทรัพยากรมาก ทั้งพนักงานตัวแทนและกระดาษสัญญา การนำ AI OCR มาปรับใช้ช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านการแปลงเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

ตัวอย่างเช่น การทำและส่งเรื่องเคลมประกันแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ ลดการใช้บุคลากรและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน และยกระดับความแม่นยำของข้อมูลเอกสารสำคัญของลูกค้า

4. การแพทย์และสุขภาพ

OCR ทางการแพทย์มีบทบาทสำคัญในการยกระดับการให้บริการด้านสุขภาพ โดยช่วยแปลงข้อมูลเอกสารของผู้ป่วย เช่น ประวัติส่วนตัว ประวัติการรักษา ฟิล์ม X-rays การวินิจฉัยโรคและอาการ ผลการตรวจสุขภาพ และบันทึกต่าง ๆ ของโรงพยาบาลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

การดำเนินการนี้ จะช่วยลดต้นทุนทรัพยากรในระยะยาวและทำให้บุคลากรทางการแพทย์สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วผ่านระบบ ส่งผลให้การให้บริการมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อผู้ป่วยกลับมาใช้บริการซ้ำ

5. ด้านกฎหมาย

สำหรับธุรกิจด้านกฎหมาย เทคโนโลยี OCR ช่วยแปลงเอกสารทางกฎหมายจำนวนมหาศาลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นหนังสือรับรอง คำพิพากษา คำร้อง บันทึกการให้ปากคำ คำให้การรับสารภาพ สำนวนหรือข้อมูลเชิงประจักษ์พยาน

การเปลี่ยนแปลงนี้เพิ่มความสะดวกสบายให้เจ้าหน้าที่ในการจัดเก็บและค้นหาข้อมูล ช่วยลดเวลาการทำงาน และยกระดับการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. การเดินทางและท่องเที่ยว

อุตสาหกรรมการท่องเที่ยวและโรงแรมได้นำ OCR มาประยุกต์ใช้อย่างกว้างขวาง เช่น การลงทะเบียนเช็กอินอัตโนมัติผ่านการสแกนพาสปอร์ตหรือบัตรประชาชน ช่วยลดเวลารอคอยและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

นอกจากนี้ ยังนำมาใช้ในระบบจองตั๋วเครื่องบิน โรงแรม และกิจกรรมท่องเที่ยวต่าง ๆ โดยแปลงข้อมูลการชำระเงินและเอกสารยืนยันการจองให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ทำให้ผู้ประกอบการสามารถบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และนักท่องเที่ยวได้รับความสะดวกสบายมากขึ้น

7. การทำการตลาด

OCR กับธุรกิจการตลาดช่วยให้นักการตลาดสามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การสแกนนามบัตรในงานอีเวนต์เพื่อเก็บข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย การวิเคราะห์ความคิดเห็นของลูกค้าจากรูปภาพกระดาษแบบสอบถาม หรือการติดตามแคมเปญการตลาดผ่านสื่อสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ

นอกจากนี้ ยังช่วยในการติดตามและวิเคราะห์การทำการตลาดของคู่แข่งผ่านการสแกนโบรชัวร์หรือสื่อสิ่งพิมพ์ รวมถึงการประมวลผลใบลงทะเบียนผู้เข้าร่วมงานเพื่อสร้างฐานข้อมูลลูกค้าที่มีคุณภาพและนำมาวางแผนกลยุทธ์การตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางในการเลือกใช้เทคโนโลยี OCR สำหรับธุรกิจ

การเลือกใช้โปรแกรม OCR ที่เหมาะสมกับธุรกิจจำเป็นต้องพิจารณาปัจจัยสำคัญหลายประการ

• ประเมินความต้องการขององค์กร – วิเคราะห์ว่าธุรกิจต้องการประมวลผลเอกสารประเภทใดบ้าง ปริมาณมากน้อยเพียงใด และมีรูปแบบที่ซับซ้อนเพียงใด
• ความแม่นยำและความเร็ว – เลือกโซลูชันที่มีความแม่นยำในการอ่านเอกสารสูงและประมวลผลได้รวดเร็ว โดยเฉพาะโปรแกรมที่ใช้ AI ในการเรียนรู้และปรับปรุงประสิทธิภาพ
• การรองรับภาษาและรูปแบบไฟล์ – ตรวจสอบว่าโปรแกรมสามารถรองรับภาษาที่องค์กรใช้งานและประเภทไฟล์ที่ต้องการประมวลผล
• ความสามารถในการปรับแต่ง – พิจารณาว่าสามารถปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการเฉพาะขององค์กรได้หรือไม่
• ความปลอดภัยและการรักษาความลับ – โดยเฉพาะสำหรับข้อมูลที่มีความอ่อนไหว ควรเลือกโซลูชันที่มีระบบรักษาความปลอดภัยที่น่าเชื่อถือ
• ความสามารถในการบูรณาการ – ตรวจสอบว่าสามารถเชื่อมต่อกับระบบหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้งานอยู่ภายในองค์กรได้หรือไม่
• ต้นทุนและผลตอบแทนการลงทุน – พิจารณาค่าใช้จ่ายทั้งในระยะสั้นและระยะยาว เปรียบเทียบกับประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
• การสนับสนุนและการฝึกอบรม – ตรวจสอบบริการหลังการขาย การฝึกอบรม และการสนับสนุนทางเทคนิคที่ผู้ให้บริการมอบให้

โปรแกรม AI OCR เป็นเทคโนโลยีอันทรงพลังที่กำลังปฏิวัติการจัดการเอกสารในภาคธุรกิจต่าง ๆ การนำ OCR มาใช้ในธุรกิจไม่เพียงแต่ช่วยลดการใช้กระดาษและทรัพยากร แต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความผิดพลาด และเพิ่มความรวดเร็วในการเข้าถึงข้อมูล

จากการทำบัญชีการเงินไปสู่การทำงานในสายงานแพทย์ การท่องเที่ยว การตลาด และอุตสาหกรรมอื่น ๆ เทคโนโลยี OCR เพื่อธุรกิจกำลังเป็นส่วนสำคัญในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงสู่ยุคดิจิทัล ผู้ประกอบการที่นำเทคโนโลยีนี้มาปรับใช้จะมีความได้เปรียบทางการแข่งขันและพร้อมรับมือกับความท้าทายในอนาคต

สำหรับผู้ที่กำลังพิจารณานำเทคโนโลยี AI OCR มาประยุกต์ใช้กับธุรกิจและต้องการข้อมูลเพิ่มเติม ที่ AIGEN มีบริการรับทำโปรแกรม AI OCR ภาษาไทย โดยมีทีมผู้เชี่ยวชาญด้าน AI พร้อมให้คำปรึกษาและแนะนำการใช้งานเครื่องมือ AI ทุกรูปแบบให้มีประสิทธิภาพและตอบโจทย์ธุรกิจของคุณมากที่สุด ติดต่อปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่