5 ฟีเจอร์สำคัญที่ระบบ Knowledge management ต้องมี

ความรู้ถือเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุดของธุรกิจ เพราะองค์ความรู้ทำให้ทีมของคุณทำงานไปในทิศทางในเดียวกัน ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และให้บริการลูกค้าได้เป็นอย่างดี โดยแทนที่จะต้องหาข้อมูลจากอินบ็อกซ์ในอีเมล หรือโฟลเดอร์ต่างๆ รวมทั้งส่งข้อความไปถามเพื่อนร่วมงานให้ช่วยหาคำตอบในเรื่องที่ต้องการให้ องค์กรยุคใหม่เริ่มหันมาใช้โซลูชันจัดการองค์ความรู้ หรือ Knowledge management system (KMS) เพื่อจัดการกับข้อมูลที่มีอยู่มากมายภายในองค์กร และทำให้ข้อมูลเหล่านั้นพร้อมให้พนักงานสามารถนำไปใช้งานได้อย่างทันถ่วงที แต่ไม่ใช่ทุกโซลูชัน Knowledge management system จะสามารถทำงานได้เหมือนกันทั้งหมด เมื่อธุรกิจต้องการจะเลือกใช้งานนั้น มีฟีเจอรที่สำคัญที่ระบบ KMS จำเป็นต้องมีเพื่อให้ตอบโจทย์การทำงานของธุรกิจ

การแชร์องค์ความรู้ หรือ Knowledge sharing ผ่านทางซอฟต์แวร์ Knowledge management นั้นมีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจเป็นอย่างมากเพราะทำให้องค์ความรู้ที่มีอยู่ภายในองค์กรมารวมอยู่ในที่เดียวกัน ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูล และทำให้ทีมทำงานได้อย่างราบรื่น แต่สิ่งสำคัญคือการหาแพลตฟอร์มที่ใช่ที่สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการจัดการองค์ความรู้ให้กับทีมของคุณได้ โดยมั่นใจว่าซอฟต์แวร์เหล่านั้นมีฟีเจอร์บางอย่างที่จำเป็น นั่นอาจจะรวมถึงฟีเจอร์ระบบการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ ระบบ Q&A ที่ดี และมีรายงาน รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลให้ วันนี้ AI GEN จะพามารู้จักกับ 5 ฟีเจอร์หลักที่ระบบ KMS ที่ดีควรจะต้องมี 

โซลูชัน Knowledge management คืออะไร?

โซลูชัน Knowledge management คือแพลตฟอร์มที่ธุรกิจของคุณสามารถใช้ในการสร้าง เก็บ และแชร์ความรู้เพื่อให้ทีมงานนำข้อมูลความรู้เหล่านี้ไปใช้ในการตัดสินใจ และทำให้งานเสร็จสมบูรณ์ได้ โดยที่ระบบ Knowledge management เข้ามาแก้ไขปัญหาเรื่องวิธีของการเก็บข้อมูล แชร์ข้อมูล และการค้นหาข้อมูลภายในองค์กร หลายๆ องค์กร และหน่วยงานได้นำระบบ KMS ไปใช้งาน รวมถึงหน่วยงานบริการลูกค้าที่ต้องเข้าถึงข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ในการให้บริการลูกค้า ทีมวิจัยที่จำเป็นต้องแชร์ผลของการทำวิจัยให้กับหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง และผู้จัดการด้านการฝึกอบรมพนักงานที่ต้องการให้องค์ความรู้รวมอยู่ในที่เดียวกันเพื่อใช้ในการ Onboarding พนักงาน และการฝึกอบรมอื่นๆ บางองค์กรยังใช้โซลูชัน Knowledge management เพื่อยกระดับการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน และทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานทำงานไปในทิศทางเดียวกัน รวมถึงยกระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานภายในองค์กร หรือ Employee engagement

5 ฟีเจอร์สำคัญที่โซลูชัน Knowledge management จำเป็นต้องมี

1. ระบบค้นหาที่ทรงพลัง

หนึ่งในฟีเจอร์ที่สำคัญของระบบ Knowledge management ที่ควรจะต้องมี คือฟังก์ชันการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะทำให้เวลาที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลลดลง และทำให้พนักงานได้คำตอบ หรือข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

เมื่อองค์กรที่กำลังมองหาโซลูชัน Knowledge management พวกเขามักจะกำลังมองหาวิธีในการยกระดับประสิทธิภาพในการทำงาน และลดเวลาที่พนักงานใช้ในการค้นหาข้อมูล โดยที่ฟังก์ชันการค้นหาข้อมูลที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยแก้ไขปัญหาในส่วนนี้ได้เป็นอย่างดี

โดยโซลูชัน Knowledge management ที่ดีที่สุดจะนำเสนอความสามารถในการค้นหาข้อมูลทั้งหมด ทั้งที่เป็นข้อความ เสียง หรือวิดีโอ เพื่อทำให้ผู้ใช้งานค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และยิ่งเมื่อนำเทคโนโลยี NLP หรือการประมวลผลภาษาธรรมชาติมาใช้กับระบบ KMS จะยิ่งทำให้การค้นหาข้อมูลต่างๆ ทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และแม่นยำ หรือที่เรียกกันว่าโซลูชัน AI-Powered Knowledge management เมื่อประเมินทางเลือกของผู้ให้บริการ KMS ให้พิจารณาถึงโซลูชันที่สามารถจัดทำดัชนีเนื้อหาได้อย่างละเอียดในไฟล์ทุกประเภท เพื่อให้ทุกอย่างสามารถค้นหาได้ ไม่ใช่มีแค่ชื่อเอกสารและคำอธิบาย ตามหลักการแล้ว โซลูชันของคุณควรชั่งน้ำหนักถึงปัจจัยต่างๆ เช่น จำนวนครั้งที่คำหลักปรากฏ และตำแหน่งที่คำปรากฏบนหน้าเว็บ เพื่อให้แสดงผลการค้นหาที่เกี่ยวข้องมากที่สุดมาเป็นอันดับแรก

ระบบการค้นหาภายในองค์กรเป็นประโยชน์กับทุกหน่วยงานภายในองค์กร ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายสามารถค้นหาคอนเทนต์ทางการตลาดได้โดยทันที ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถให้ความช่วยเหลือลูกค้าได้อย่างทันท่วงที ผู้บริหารระดับสูงสามารถค้นหาข้อมูลวิจัยการตลาดเพื่อทำการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และพนักงานใหม่สามารถเข้าถึงเอกสารการอบรมได้อย่างง่ายดาย

2. ระบบ Q&A ที่มีประสิทธิภาพ

คำถามที่พนักงาน หรือลูกค้าสอบถามมานั้นล้วนแต่เป็นคำถามที่มีคนสอบถามมาแล้วทั้งสิ้น และจะมีคนสอบถามเข้ามาต่อไปหากไม่ได้มีการจัดทำเป็นเอกสาร และทำให้ทุกคนในองค์กร หรือลูกค้าสามารถเข้าถึงได้ การตอบคำถามเดิมซ้ำไปซ้ำมาไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานเสียเวลา แต่ยังทำให้ลูกค้าเสียเวลาด้วยเช่นกัน และทำให้ส่งผลต่อคุณภาพในการให้บริการลูกค้า จากรายงานพบว่า 75% ของลูกค้าคาดหวังที่จะได้รับการตอบรับภายใน 5 นาที หรือน้อยกว่านั้น ทั้งทางโทรศัพท์ และออนไลน์แชท

ระบบ Q&A ที่มีประสิทธิภาพสามารถตอบคำถามหลายๆ คำถามได้พร้อมๆ กัน และทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงาน และลูกค้าจะหาคำตอบให้กับคำถามเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย

เมื่อประเมินเพื่อเลือกโซลูชัน Knowledge management ควรจะเลือกแพลตฟอร์มที่ให้พนักงานสามารถโพสต์เพื่อถามคำถามได้ ทำให้สามารถรวบรวมคำตอบจากผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจากทั่วทั้งองค์กรได้ แพลตฟอร์มควรจัดทำดัชนีคำถาม และคำตอบเชิงลึกเพื่อให้สามารถค้นหาได้ เพื่อทำให้พนักงานคนอื่นๆ ที่มีคำถามเดียวกันสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดต่างๆ

ฟีเจอร์การถาม-ตอบในระบบ Knowledge management ไม่เพียงแต่จะสามารถรวบรวมคำตอบที่มีอยู่จากผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ ภายในองค์กรได้เท่านั้น แต่ยังช่วยระบุถึงช่องว่างทางความรู้ที่จำเป็นจะต้องเพิ่มเติม ซึ่งทำให้องค์กรสามารถจัดลำดับความสำคัญของการสร้างคอนเทนต์ และช่วยทำให้องค์ความรู้ขององค์กรเติบโตมากขึ้นเรื่อยๆ

3. เชื่อมต่อองค์ความรู้เข้าด้วยกัน

จากการเก็บเป็นไฟล์ข้อมูลจนถึงการนำเครื่องมือ CRM เข้ามาใช้งาน ทีมของคุณมีแนวโน้มจะมีเครื่องมือ หรือเทคโนโลยีหลักที่พวกเขาใช้กันอยู่เป็นประจำ เมื่อคำนึงถึงเรื่องนี้แล้ว คุณต้องการระบบ Knowledge management ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบทีมของคุณใช้กันอยู่แล้วเป็นประจำ ทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงข้อมูล และความรู้ได้จากขั้นตอนการทำงาน

โซลูชัน Knowledge management ที่ใช่จะช่วยแก้ไขปัญหาด้วยการเชื่อมต่อ (Integrations) ที่ทำให้ทีมเข้าถึงข้อมูลได้โดยที่ไม่ต้องสลับแอปพลิเคชันไปมา เช่น เชื่อมต่อกับ Slack, Line, Microsoft team หรือ G-suite ได้ โดยที่หากพนักงานจะต้องสลับแอปพลิเคชันไปมาต้องใช้เวลาถึง 23 นาที พนักงานถึงจะสามารถกลับมาโฟกัสกับงานได้ ด้วยการเชื่อมต่อระบบ Knowledge management เข้ากับแพลตฟอร์มที่พนักงานใช้งานกันอยู่เป็นประจำสามารถประหยัดเวลาไปได้มากเลยทีเดียว

ทีมขายสามารถประหยัดเวลาจากการที่เข้าถึงคอนเทนต์ และข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวกับข้องกับดีลการขายได้ในระบบ CRM ที่พวกเขาใช้อยู่เป็นประจำ พนักงานให้บริการลูกค้าสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการเพื่อช่วยเหลือลูกค้าได้รวดเร็วกว่าแต่ก่อน และพนักงานทั่วทั้งองค์กรสามารถค้นหา และแชร์ความรู้ผ่านทางแอปพลิเคชันแชทที่ใช้สำหรับการทำงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Slack, Microsoft team หรือ G-suite ด้วยการเชื่อมต่อระบบเข้าด้วยกัน ทำให้องค์กรได้รับประโยชน์สูงสุดจากการนำเทคโนโลยีมาใช้งาน

4. เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์

การ Work from home, Hybrid work และนโยบายการทำงานแบบยืดหยุ่นอื่นๆ ถือเป็นรูปแบบการใช้ชีวิต และการทำงานแบบใหม่ และชัดเจนว่านโยบาย “การทำงานได้จากทุกที่ และทุกเวลา” ยังเป็นสิ่งที่คงอยู่ต่อไป นั่นหมายถึงว่าระบบ Knowledge management จำเป็นต้องเข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์การสื่อสาร ไม่ใช้แค่เข้าถึงได้เฉพาะคอมพิวเตอร์ที่ออฟฟิศ หลายๆ คนทำงานผ่านทางสมาร์ทโฟน โดยคนอเมริกันโดยเฉลี่ยใช้เวลา 5-6 ชั่วโมงกับโทรศัพท์มือถือ

ระบบจัดการความรู้ที่ดีควรใช้งานได้จากทุกอุปกรณ์การสื่อสาร รวมถึงโทรศัพท์มือถือ เพื่อที่พนักงานสามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้อย่างสะดวก และง่ายดายโดยไม่ต้องคำนึงถึงขนาดของหน้าจอ ฟังก์ชันนี้ถือเป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมากโดยเฉพาะกับธุรกิจที่พนักงานที่ไม่ประจำอยู่ที่ออฟฟิศจำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูล และความรู้จากในออฟฟิศ

5. ระบบรายงาน และการวิเคราะห์

โซลูชัน Knowledge management ถือเป็นแหล่งข้อมูลชั้นดี และข้อมูลเหล่านี้สามารถเปลี่ยนให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้งานต่อได้ เป็นสิ่งที่ฟีเจอร์ระบบรายงาน และการวิเคราะห์ทำให้เกิดขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูได้ว่าคำถามใดที่พนักงานให้บริการลูกค้าของคุณอ้างอิง หรือค้นหามากที่สุด หรือระบุได้ว่าคีย์เวิร์ดไหนเป็นคีย์เวิร์ดที่พนักงานค้นหาบ่อยที่สุด และสรุปได้ว่าพนักงานมีส่วนร่วมในแพลตฟอร์มไหนมากที่สุด

ระบบการวิเคราะห์ที่อยู่ในแพลตฟอร์มของ Knowledge management  จะช่วยให้แต่ละหน่วยงาน และหัวหน้าทีมรู้ได้ว่าสมาชิกในทีมเข้าไปดู และมีส่วนร่วมกับคอนเทนต์ในเรื่องอะไรบ้าง ท้ายที่สุดแล้วจะช่วยให้หัวหน้าทีมรู้ได้ว่าพนักงานต้องเรียนรู้เรื่องใดเพิ่มเพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ที่มีความสำคัญเช่นกันที่จะทำให้การจัดการระบบ Knowledge management ทำได้อย่างสะดวก และง่ายดายมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นฟีเจอร์ Content management system ที่จะทำให้ทีมงานสามารถแก้ไข และอัพเดทเนื้อหา หรือคอนเทนต์ในระบบ KMS ได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากกฎเกณฑ์ในการธุรกิจ ความคาดหวังของลูกค้า หรือเทคโนโลยีที่ใช้มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด จึงเป็นสิ่งที่สำคัญที่ต้องมีการอัพเดทองค์ความรู้ และข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าทีมงานของคุณจะได้รับข้อมูลที่อัพเดทไว้ใช้ในการทำงาน หรือให้บริการลูกค้า สร้างประสบการณ์ที่น่าประทับใจให้กับลูกค้าที่มาใช้บริการ และอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ระบบ KMS ที่ธุรกิจมองหาควรจะมีเช่นกัน คือระบบ KMS ที่สามารถขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณได้ เช่น เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นมีจำนวนพนักงานมากขึ้นควรจะต้องมีฟีเจอร์ในการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานในแต่ละคน และแต่ละหน่วยงานได้ และความสามารถในการสร้างกลุ่มตามหน่วยงาน หรือวัตถุประสงค์การใช้งานได้ เป็นต้น

ประโยชน์ของการนำโซลูชัน Knowledge management มาใช้งานกับธุรกิจ

การนำระบบ KMS มาใช้มีประโยชน์กับธุรกิจในหลากหลายด้าน ดังต่อไปนี้

1. ลดเวลาในการค้นหาข้อมูล

ถ้าเพื่อนร่วมทีมของคุณใช้เวลาจำนวนมากในการค้นหาข้อมูล และตอบคำถาม นั่นอาจจะเป็นสิ่งที่พวกเขาทำอยู่เป็นประจำ จากรายงานของ Mckinsey พบว่าพนักงานใช้เวลาโดยเฉลี่ย 20% ของการทำงานในการค้นหา และรวบรวมข้อมูล เมื่อพนักงานของคุณต้องใช้เวลาอันมีค่าในการคำตอบให้กับคำถามที่สำคัญ ทำให้พนักงานมีเวลาที่จะโฟกัสกับความคืบหน้าในงานที่มีคุณค่าชิ้นอื่นๆ น้อยลง แต่เมื่อองค์กรนำระบบ Knowledge management มาใช้งานทำให้พนักงานสามารถค้นหาคำตอบที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และใช้เวลากับงานที่สร้างผลกระทบให้กับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น

2. ให้การทำงานภายในทีมมีความเชื่อมโยง และสอดคล้องกัน

ไม่ว่าสมาชิกในทีมของคุณจะนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานที่ห่างกัน หรือทำงานกันอยู่กันคนละที่ ระบบ Knowledge management จะช่วยเชื่อมต่อการทำงานของคนในทีมเข้าด้วยกันให้ไปในทิศทาง และเป้าหมายเดียวกัน เมื่อองค์กรของคุณนำระบบ KMS มาใช้งานทำให้ทุกคนในทีมเข้าถึงข้อมูลได้พร้อมกัน และเห็นข้อมูลอัปเดตใหม่ๆ ได้แบบเรียลไทม์

3. ทำให้องค์ความรู้กลายเป็นข้อได้เปรียบทางธุรกิจ

สำหรับธุรกิจของคุณองค์ความรู้ได้กลายเป็นพลังขับเคลื่อนสำคัญ นั่นเป็นเพราะว่าการรวมข้อมูลเข้าไว้ด้วยกันในที่เดียวนั้นทำให้ทุกคนในทีม หรือหน่วยงานเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเวลาที่ต้องการ ทำให้พนักงานสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับธุรกิจได้ดียิ่งขึ้นจากการเข้าถึงข้อมูล และองค์ความรู้ต่างๆ ที่องค์กรได้จัดเตรียมไว้ให้

โซลูชัน AI-Powered Knowledge Management จาก AI GEN

โซลูชัน Knowledge management จาก AI GEN คิดค้นมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่โดยเฉพาะทำให้การค้นหาข้อมูลและคำตอบในองค์กรเป็นเรื่องง่าย รวดเร็ว และถูกต้อง ด้วยระบบการจัดการองค์ความรู้จากข้อมูลและค้นหาคำตอบด้วยความสามารถพิเศษที่มีเทคโนโลยี AI ,OCR และ NLP เป็นผู้อยู่เบื้องหลังสำคัญทำให้การนำเข้าข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ทำได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติ เพียงแค่อัปโหลดเอกสารเข้าไปในระบบ Content management system หลังจากนั้น AI-OCR จะทำการประมวลผล และดึงข้อมูลจากเอกสารเข้าไปในระบบ KMS ของธุรกิจได้แบบอัตโนมัติ อีกทั้งยังมีฟีเจอร์สำคัญที่จะช่วยให้การค้นหาข้อมูลภายในองค์กรทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น

• ระบบการค้นหาที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้การค้นหาเป็นไปตามบริบทของคำถามด้วยความสามารถของเทคโนโลยีประมวลผลภาษาธรรมชาติ หรือ NLP
• ระบบ Q&A ที่ช่วยให้การตอบคำถาม FAQ ทำได้อย่างรวดเร็ว และแม่นยำ
• การเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันการสื่อสารภายในองค์กรอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น Slack, Microsoft team, G-suite และ Line
• ระบบ Content management system ที่ใช้งานง่าย ทำให้พนักงานเข้ามาอัพเดทข้อมูลได้จากทุกที่ และทุกเวลา
• แดชบอร์ดเพื่อสรุปผลรายงาน และวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์
• ปรับแต่งระบบ (Customize) ได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ

ต้องการนำโซลูชัน Knowledge management มาใช้กับธุรกิจของคุณ

หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาโซลูชัน Knowledge management ไปใช้งาน เพื่อยกระดับการทำงาน และยกระดับประสบการณ์การให้บริการลูกค้าให้ดียิ่งขึ้น ผู้เชี่ยวชาญของ AI GEN ยินดีให้คำปรึกษาตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผน และการออกแบบระบบ จนถึงการนำโซลูชัน Knowledge management ไปใช้งานให้ตอบโจทย์ธุรกิจ และประสบผลสำเร็จ ด้วยประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญการให้บริการโซลูชัน AI มากับหลากหลายธุรกิจ สามารถติดต่อเพื่อปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่นี่