5 วิธีที่ Knowledge management เพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจ

ทุกๆบริษัท หรือองค์กรไม่ว่าจะเป็นธุรกิจโลคอล หรือโกลบอลนั้นล้วนแต่ต้องพึ่งพา หรือใช้การแชร์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการแชร์ข้อมูลกันระหว่างผู้สมัครงานกับทางผู้ว่าจ้าง หรือระหว่างผู้บริหารกับพนักงาน รวมถึงระหว่างธุรกิจกับลูกค้าเอง การจัดการความรู้ที่มีประสิทธิภาพถือเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งในการทำธุรกิจ

ไม่ว่าจะเป็นการปฐมนิเทศพนักงานที่เข้ามาใหม่ การแชร์ความรู้ best practice ต่าง การสื่อสารเรื่องกฎเกณฑ์ และการขอความร่วมมือภายในองค์กร รวมถึงการเตรียมข้อมูลไว้ใน Online help center เพื่อให้ลูกค้าสามารถเข้ามาหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการใช้งานสินค้า และบริการได้เบื้องต้นล้วนเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบริษัท และธุรกิจที่ต้องการประสบความสำเร็จ และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์กร หรือธุรกิจจึงต้องมั่นใจว่าข้อมูล และความรู้ต่างๆภายในองค์กรนั้นได้มีการถ่ายทอด และส่งต่อกันภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงมีการเก็บข้อมูลความรู้ต่างๆไว้ที่ฐานข้อมูลส่วนกลางที่ทุกคนในบริษัทสามารถเข้าถึงได้ และในปัจจุบันได้มีเครื่องมือที่สามารถทำงานร่วมกันได้แบบ cloud-based ที่ช่วยทำให้การจัดการความรู้ภายในองค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น

ระบบ Knowledge management คืออะไร

Knowledge management หรือการจัดการองค์ความรู้ คือชุดเครื่องมือ กระบวนการ วิธีการ การนำไปใช้ และพฤติกรรมที่ต้องการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร โดยเป็นการฝึกฝนในการสนับสนุนให้ใช้วิธีการผสมผสานในการระบุ เก็บ ประเมิน ดึง และแชร์ข้อมูลที่มีอยู่ทั่วทั้งองค์กร โดยข้อมูลอาจจะรวมถึงฐานข้อมูล หรือ database ต่างๆ ขั้นตอนการทำงาน เอกสาร นโยบายการทำงาน รวมถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะบุคคลที่แต่เดิมไม่สามารถจัดเก็บให้อยู่ในรูปของข้อมูลได้

สำหรับองค์กรนั้น มักจะเรียก Knowledge management ว่าเป็นการบริหารจัดการธุรกิจที่ขับเคลื่อนโดยความรู้ โดยการจัดการความรู้ทำให้การใช้การแชร์ความรู้เพื่อส่งเสริมการเรียนรู้ และการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆให้เกิดขึ้นได้ทั่วทั้งองค์กร

Knowledge management นั้นจะโฟกัสในเรื่องของจะจัดเก็บความรู้ที่มีอยู่ได้อย่างไร โดยเกี่ยวข้องกับการหา insight และสื่อสารออกไปในรูปแบบที่จะดึงดูดทำให้คนสนใจได้ และทำให้คนยิ่งอยากเรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องนั้นๆมากยิ่งขึ้น แล้วคุณจะมีวิธีการในการจัดเก็บข้อมูลอย่างไรโดยยังคงไว้ซึ่งอารมณ์ และบริบทที่ต้องการจะสื่อ? วิธีที่ดีที่สุดคือการเพิ่มการใช้งานของสื่อต่างๆภายในองค์กร และพัฒนาการสร้างช่องทางผ่านทางโซเชียลมีเดียเพื่อทำให้คุณอยู่ในการสนทนาอยู่ตลอด

การจัดการองค์ความรู้นั้นมีส่วนเกี่ยวข้องอย่างมากกับวิธีการทำงาน และพฤติกรรมต่างๆ วัฒนธรรมองค์กรที่ถูกสร้างขึ้น สนับสนุน และหล่อเลี้ยงองค์กรมา หรือแม้แต่การเผชิญหน้ากันในฐานะผู้นำองค์กร และในบางกรณีคุณอาจจะต้องเจอกับวัฒนธรรมที่ “ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นที่นี้” เพื่อที่จะสนับสนุนและทำให้พนักงานรู้สึกปลอดภัยที่จะแชร์ประสบการณ์ที่เคยล้มเหลวมาเช่นเดียวกับการแชร์ประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จ Knowledge management ครอบคลุมเรื่องราวทั้งหมดนี้ ตั้งแต่กระบวนการทำงาน พฤติกรรม การเรียนรู้ เทคโนโลยี และเครือข่ายต่างๆ และนี่คือสิ่งที่ทำให้การจัดการองค์ความรู้เป็นศาสตร์ที่น่าสนใจ และมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

5 เหตุผลที่ธุรกิจควรใช้ระบบ Knowledge management

ข้อมูลด้านล่างนี้คือ 5 เหตุผลสำคัญว่าทำไมองค์กร หรือธุรกิจยุคใหม่ถึงควรมีการระบบจัดการความรู้ หรือ Knowledge management ที่ยอดเยี่ยม

1. ระบบ Knowledge management ช่วยให้ตัดสินใจได้รวดเร็ว และมีข้อมูลที่พร้อมใช้งาน

ประโยชน์สำคัญของการจัดการ และแชร์ข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น คือทำให้แต่ละทีมภายในองค์กรสามารถทำงานด้วยกันได้ง่ายมากยิ่งขึ้น และไม่ได้หมายถึงแค่ในทางปฏิบัติเท่านั้น

การแชร์ข้อมูลกันภายในองค์กรเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับกระบวนการทำงาน และทีมที่ต้องทำงานร่วมกันเพื่อที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนั้นแล้วการทำงานร่วมกันแบบ synergy ยังเป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับในวัฒนธรรมการทำงานด้วยเช่นกัน

การบริหารจัดการ และการแชร์ข้อมูลซึ่งกันและกันนั้นสนับสนุนเรื่องความไว้เนื้อเชื่อใจในการทำงานซึ่งเป็นสิ่งที่องค์กร หรือธุรกิจจำเป็นต้องมีสิ่งนี้ โดยเป็นจุดบรรจบระหว่างความต้องการของพนักงานแต่ละคน และความต้องการขององค์กร จากการมีช่องทางในการเข้าถึงข้อมูลได้หลากหลายทำให้ผู้นำทางธุรกิจสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และนักงานใน Mid-level ก็สามารถนำเสนอไอเดีย หรือข้อกังวลต่างๆที่มีได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น รวมถึงสามารถบ่งชี้ถึงโอกาสและแก้ไขปัญหาต่างๆได้อย่างทันทีทันใด

ในทางกลับกันองค์กรได้รับประโยชน์ ข้อมูลที่สำคัญต่อภารกิจขององค์กรจะถูกส่งต่อได้อย่างเร็วขึ้นตามขั้นตอนของการทำงาน และการแบ่งปันข้อมูลกันเป็นประจำ ทำให้ทั้งองค์กรใกล้ชิดกันมากขึ้น เพิ่มความร่วมมือและความไว้วางใจภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี

2. ระบบ Knowledge management ส่งเสริมการสร้างความเชี่ยวชาญของพนักงาน

ความหลากหลายเป็นสิ่งที่หลายธุรกิจกำลังโฟกัสในปัจจุบัน เมื่อเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร องค์กรธุรกิจ และองค์กรภาครัฐ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะประกอบไปด้วยกลุ่มคนที่หลากหลาย ที่มีประสบการณ์ และมุมมองที่แตกต่างกันออกไป ที่จะนำไอเดียต่างๆเข้ามาในธุรกิจ

มากไปกว่านั้นมีข้อมูลมากมายอยู่เบื้องหลังความแตกต่างและหลากหลายเหล่านั้น จากข้อมูลของ The economist พบว่าทีมที่ประกอบไปด้วยคนที่มีความหลากหลาย โดยเฉพาะทีมที่มีจำนวนผู้หญิงมากกว่าทำให้สามารถทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น และสามารถตัดสินใจได้อย่างเฉียบขาดมากขึ้นเช่นกัน

ความสำคัญของความหลากหลายยังเห็นได้อย่างชัดเจนเมื่อเรามองเจาะลึกลงไป และเห็นที่ทำงาน หรือองค์กรเหมือนกับโลกขนาดย่อม บริษัทที่ล้มเหลวที่จะสร้างสรรค์ไอเดีย และวิธีการทำงานใหม่ๆนั้นมักจะอยู่ได้ไม่นาน ส่วนบริษัทที่ได้เตรียมการเรื่องนี้มากเป็นอย่างดีมักจะมาพร้อมกับไอเดียและวิธีการทำงานใหม่ๆ และพร้อมที่จะกวาดส่วนแบ่งตลาด (market share) จากคู่แข่งรายอื่นๆ อะไรที่ทำให้บริษัทเหล่านี้ถึงต้องครุ่นคิดถึงวิธีการทำงานแบบใหม่ๆได้ถึงขนาดนี้? เริ่มต้นด้วยความกล้าอย่างสร้างสรรค์ บวกกับความหลากหลายที่แข็งแกร่งในวัฒนธรรมองค์กรของพวกเขา

เพื่อสนับสนุนให้ทีมของคุณกล้าที่จะทำอะไรใหม่ๆ คุณจำเป็นต้องเตรียมทรัพยากรที่ทีมของคุณจำเป็นต้องมีเพื่อสร้างสรรค์ให้งานประสบความสำเร็จ และสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ทำให้ระบบจัดการความรู้ไม่ได้เป็นแค่เรื่องในอุดมคติ และเป็นการนำมาใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ด้วยการมีแรงกระตุ้นที่ใช่และเหมาะสม เช่น การสนับสนุนค่าเล่าเรียน คุณสามารถกระตุ้น และสนับสนุนให้พนักงานเข้าคอร์สเทรนนิ่ง หรือเรียนรู้เพื่อพัฒนาทักษะในการทำงานในด้านต่างๆ หลังจากนั้นคุณสามารถสนับสนุนพนักงานเหล่านี้ที่ได้ไปเรียนมาให้มาเผยแพร่ความรู้ที่ได้เรียนรู้มาใหม่ให้กับพนักงานคนอื่นๆภายในองค์กร ทำให้เกิดการต่อยอดความรู้ให้กับทีมอื่นๆภายในองค์กรต่อไป

3. ระบบ Knowledge management ลดความซ้ำซ้อนของงาน

การจัดการข้อมูลภายในองค์กร และแชร์ข้อมูลเหล่านั้นออกไปผ่านการเรียนรู้ของพนักงาน การเทรนนิ่งระหว่างหน่วยงาน และทำให้การสื่อสารภายในองค์กรดีขึ้นจะช่วยทำให้พนักงานภายในองค์กรสร้างทักษะในด้านต่างๆได้เป็นอย่างดี แต่ในขณะเดียวกันเป็นเรื่องสำคัญเช่นกันที่จะช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงการทำงานที่มีความซ้ำซ้อนกันได้

ความเร็วของข้อมูลภายในองค์กรนั้นมีความสัมพันธ์ในทางเดียวกันปริมาณของงานที่มีความทับซ้อนกันที่ธุรกิจมักจะเสียเปล่าไป ถ้าในองค์กรของคุณมีหลายทีมที่ต่างทีมต่างทำงาน และทุกทีมต่างกำลังเริ่มโปรเจคที่เหมือนกันตั้งแต่ต้น นั้นเป็นความพยายามที่สูญเปล่า แทนที่แต่ละทีมจะทำการสื่อสารเรื่องสิ่งที่ตัวเองกำลังทำให้ทีมอื่นได้รับทราบด้วย แต่ละทีมก็จะสามารถแชร์ความรู้ระหว่างทีม และลดความซ้ำซ้อนของงานลง

สำหรับเรื่องนี้คุณจำเป็นต้องมีทีม และสร้างวัฒนธรรมที่แชร์ข้อมูลการทำงานให้ทราบกันทั่วทั้งองค์กร โดยทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงการวางแผนโปรเจคได้ง่าย และสร้างโอกาสให้แต่ละทีมได้สื่อสารระหว่างกัน ทำให้แต่ละทีมมีข้อมูลที่อัพเดทเกี่ยวกับโปรเจคล่าสุด และแพลนต่างๆ สิ่งนี้จะทำให้ทีมสามารถแชร์ข้อมูลระหว่างกันเกี่ยวกับสิ่งที่แต่ละทีมกำลังทำอยู่ และวิธีการทำ ซึ่งอาจจะทำให้เกิดความร่วมมือระหว่างทีมได้

4. ระบบ Knowledge management ป้องกันการกักตุนความรู้

การลาออกของพนักงานอาจทำให้บริษัทที่เน้นการเติบโตรักษาโมเมนตัมได้ยาก อย่างไรก็ตามการบังคับใช้กระบวนการจัดการความรู้ที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องท้าทายเช่นกัน

จากคำกล่าวของ William Craig “ความรู้ที่ถูกเก็บไว้ในแต่ละบุคคลดูเหมือนจะเกิดจากความเชื่อที่ว่าการให้ข้อมูลที่มีค่าเหล่านี้ที่เป็นความรู้เฉพาะบุคคลจะทำให้คุณค่าที่ตนเองมีต่อองค์กรลดลง” ตัวอย่างเช่น ถ้าหนึ่งในพนักงานของคุณสามารถสร้างยอดขายให้กับบริษัทได้มากกว่าคนอื่นในทีม พนักงานคนนั้นจะกลายเป็นคนที่มีคุณค่าในสายตาของผู้บริหารเป็นอย่างมาก ดังนั้นถ้าพนักงานขายคนนั้นจะแชร์เทคนิค หรือความรู้ให้ทีม พนักงานขายคนนั้นอาจจะกลัวว่าถ้าแชร์ไปแล้วทั้งทีมสามารถทำยอดขายได้มากกว่าตัวเขาเอง และจะทำให้เขาเป็นคนที่ไม่โดดเด่นอีกต่อไปก็เป็นได้

ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทีมผู้บริหารจะต้องให้ความสำคัญกับการแชร์ความรู้ภายในองค์กร และมีการบังคับใช้กระบวนต่างๆตามมา แต่ละองค์กร หรือธุรกิจต้องตระหนักไว้ว่าการจัดความรู้ และการแชร์ความรู้ภายในองค์กรนั้นเป็นส่วนประกอบสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้ในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอน

หากคุณต้องเลิกจ้างพนักงานตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไปเนื่องจากข้อจำกัดด้านงบประมาณ หรือการลาออกโดยสมัครใจ คุณจะต้องเตรียมพร้อมด้วยการทำให้องค์กรมั่นใจว่ามีพนักงานคนอื่นๆ ที่มีภูมิหลัง ระดับความเชี่ยวชาญ และความรู้ที่คล้ายคลึงกันพร้อมที่จะทำงานแทน จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าบริษัทจะไม่ได้รับผลกระทบต่อไป

5. ระบบ Knowledge management ส่งเสริมความสำเร็จโดยรวมขององค์กร

เราได้พูดถึงประโยชน์ของการนำ knowledge management กันไปบ้างแล้วว่าพนักงานที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ดีกว่า และพนักงานที่รู้สึกว่าตัวเองสามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ มักจะเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพในการทำงานที่สูง มีความมั่นใจ และมีส่วนร่วมกับองค์กร

อย่างไรก็ตามประโยชน์บางอย่างของระบบจัดการความรู้อาจจะวัดออกมาเป็นรูปแบบปริมาณได้ยาก เมื่อองค์กรของคุณมีการสื่อสารภายในอย่างทั่วถึงมากขึ้น และเมื่อพนักงานมีความรู้ และ know-how  รวมถึงมีอิสระในการทำงาน และเชื่อมั่นในการบริหารจัดการว่าจะทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อนั้นองค์กรของคุณได้ปลูกฝังวัฒนธรรมการสร้างความสำเร็จขององค์กรในวงกว้าง

คุณสามารถเรียกสิ่งนี้ได้ว่าประชาธิปไตยแห่งข้อมูล สังคมของการทำงาน หรือเป็นองค์ที่มีลำดับขั้นในการทำงานที่เข้าถึงได้ หรืออีกทางสามารถพูดได้ว่าเป็นผลของกลุ่มคนทำงานมีเครื่องมือในการทำงาน และความยินดีที่จะทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด โดยทีมของคุณยังคงสร้างคุณค่าให้กันและกัน และออกมาเป็นผลงานของทีม มากไปกว่าที่ทำงานเพื่อหาเลี้ยงชีพเท่านั้น

ส่งท้ายบทความ

ระบบ Knowledge management เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่ธุรกิจควรต้องให้ความสำคัญ เพราะในปัจจุบันความรู้ถือเป็นพลังสำคัญที่ใช้ในการขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้าได้ สร้างความแตกต่าง และความได้เปรียบในการแข่งขัน โดยข้อมูลในระบบ Knowledge management ทำให้ผู้บริหารรวมถึงพนักงานในองค์กรตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังทำให้ลูกค้าสามารถให้บริการตนเองได้โดยดูจากข้อมูลที่ธุรกิจได้จัดเตรียมไว้ให้ใน Online help center ในเว็บไซต์ และช่องทางการสื่อสารอื่นๆของธุรกิจ เรียกได้ว่าการเตรียม และนำระบบ Knowledge management มาใช้งานภายในธุรกิจนั้นตอบโจทย์ธุรกิจในยุค Data-driven ได้เป็นอย่างดี

หากองค์กร หรือธุรกิจของคุณกำลังมองหาโซลูชัน AI-Powered Knowledge Management  ไปใช้งาน เพื่อยกระดับการจัดการองค์ความรู้ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ยังไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร เรามีผู้เชี่ยวชาญทางด้าน AI และธุรกิจที่พร้อมให้คำแนะนำให้กับธุรกิจ อีกทั้งยังเป็นพาร์ทเนอร์คู่คิดให้กับธุรกิจ ปรึกษาพวกเรา AI GEN (ไอเจ็น) ได้ที่นี้เลยค่ะ