รู้ไหม PDF มีกี่ประเภท? และมีคุณสมบัติการใช้งานอย่างไร?

รู้หรือไม่ว่าไฟล์ PDF นั้นไม่ได้มีแค่ประเภทเดียวเท่านั้น แต่มีอยู่หลายรูปแบบด้วยกัน โดยในแต่ละประเภทจะเหมาะกับการจัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันไป วันนี้เราจะพาไปรู้จักกันว่า PDF มีกี่ประเภท และมีวิธีการแบ่งประเภทของไฟล์ PDF อย่างไรบ้าง พร้อมแนะนำวิธีจัดการไฟล์ PDF จำนวนมากให้เป็นระบบและเหมาะสมกับการสืบค้น ที่สำคัญยังจะสามารถช่วยจัดการกับข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย ติดตามได้เลย

ก่อนที่เราจะไปเรียนรู้ว่าไฟล์ PDF มีกี่ประเภท เราควรมาทำความรู้จักกับความรู้พื้นฐานของไฟล์ PDF ให้มากขึ้นกันก่อน

PDF คืออะไร?

ไฟล์ PDF ย่อมาจากคำว่า Portable Document Format หมายถึง รูปแบบไฟล์เอกสารที่สามารถพกพา หรือส่งต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งไฟล์ประเภทนี้ถูกออกแบบมาให้ส่งต่อเอกสารและข้อมูลในเอกสารได้อย่างแม่นยำมากที่สุด โดยข้อมูลภายในไฟล์จะไม่เปลี่ยนแปลงรูปแบบการแสดงผลเมื่อเปิดโดยโปรแกรมที่รองรับการอ่านไฟล์ PDF ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ที่สร้างโดยโปรแกรมใด ๆ ก็ตาม

ด้วยคุณสมบัติที่ทำให้สามารถส่งต่อข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบไฟล์ได้อย่างแม่นยำ โดยที่รูปแบบเนื้อหาต่าง ๆ ไม่เสียหาย จึงทำให้ไฟล์ PDF ได้รับความนิยมอย่างมาก และมีการพัฒนาต่อยอดเพื่อให้ไฟล์ PDF มีความสอดคล้องกับมาตรฐาน ISO หรือมาตรฐานอุตสาหกรรมต่าง ๆ ด้วยเช่นกัน

การแบ่งประเภทไฟล์ PDF

หากถามว่าไฟล์ PDF มีกี่ประเภท ก็จำเป็นต้องรู้จักกับเกณฑ์ที่ใช้ในการแบ่งประเภทของไฟล์ PDF เสียก่อน ซึ่งเกณฑ์ในการแบ่งไฟล์ PDF นั้นจะมีอยู่ 2 รูปแบบหลัก ๆ คือ

แบ่งประเภทไฟล์ PDF ตามการฝังข้อมูลในไฟล์

1. Digitally Created PDF

ไฟล์ PDF แบบ Digitally Created PDF เป็นไฟล์ที่สร้างขึ้นผ่านซอฟต์แวร์สำหรับสร้างเอกสารอย่างเช่นโปรแกรมตระกูล Microsoft ต่าง ๆ รวมถึง PDF ที่ได้จากการ Export ไฟล์เพื่อพิมพ์เอกสารด้วยเช่นกัน ซึ่งไฟล์ PDF รูปแบบนี้จะใช้การบันทึกไฟล์โดยวางเลเยอร์ของรูปภาพ ทับบนเลเยอร์ของตัวอักษร ไฟล์ประเภทนี้ผู้ใช้จะสามารถค้นหาข้อความต่าง ๆ บนไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถค้นหารูปภาพได้

2. Image Only หรือ Scanned PDF

Image Only หรือ Scanned PDF เป็นไฟล์ที่ได้จากการสแกน การถ่ายภาพ หรือการฝังข้อมูลแบบรูปภาพเท่านั้น ไม่มีการแยกเลเยอร์ระหว่างข้อความ กับรูปภาพ ทำให้ไม่สามารถค้นหาข้อความ หรือรูปใด ๆ ในเอกสารได้เลย

3. Searchable PDF หรือ OCRed PDF

ไฟล์ Searchable PDF หรือ OCRed PDF เป็นไฟล์ PDF ที่มีการนำเทคโนโลยี OCR เข้ามาใช้ให้เกิดประโยชน์มากขึ้น ทำให้สามารถสร้างไฟล์ PDF ที่สะดวกต่อการค้นหาข้อความได้จากการสแกนภาพของเอกสารต่าง ๆ โดยไฟล์ PDF รูปแบบนี้จะมีเลเยอร์ภาพของเอกสารทั้งหมด แล้วซ้อนด้วยเลเยอร์ตัวอักษรที่ได้จากเทคโนโลยี OCR อีกชั้นหนึ่ง

แบ่งประเภทไฟล์ PDF ตามมาตรฐาน ISO

1. ISO 32000 : PDF ทั่วไป (Standard PDF) เป็นไฟล์ PDF ที่พบเห็นได้ทั่วไป ส่วนมากแล้วจะใช้บันทึกเอกสารทั่ว ๆ ไปได้ทุกรูปแบบ เพื่อเอื้อต่อการส่งต่อข้อมูล หรือพิมพ์ข้อมูลโดยไม่เกิดความคลาดเคลื่อนของข้อมูลและเอกสาร
2. ISO 19005 : PDF/A สำหรับจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ในระยะยาว เป็นไฟล์ PDF ที่จะไม่อนุญาตให้มีการฝังข้อมูลที่อาจเข้าถึงไม่ได้ในอนาคตอย่างลิงก์เว็บไซต์ ไฟล์เสียง ไฟล์วิดีโอ การเข้ารหัส (Encryption) และอื่น ๆ
3. ISO 15930 : PDF/X สำหรับงานพิมพ์และสื่อสิ่งพิมพ์ ไฟล์ประเภทนี้จะมีการฝังฟอนต์ รูปแบบข้อความ รูปภาพ สี และองค์ประกอบอื่น ๆ ในไฟล์สิ่งพิมพ์เหล่านั้นอย่างแม่นยำที่สุด เพื่อการผลิตสื่อสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพตรงตามต้องการ
4. ISO 24517 : PDF/E สำหรับงานทางวิศวกรรม ไฟล์ประเภทนี้ใช้สำหรับการส่งต่อข้อมูลสำคัญทางการก่อสร้าง และการออกแบบสถาปัตยกรรมต่าง ๆ โดยจะสามารถระบุข้อมูลทางภูมิศาสตร์ และข้อมูลโครงสร้าง รวมถึง Workflow ของการทำงานเอาไว้ได้อย่างถูกต้องที่สุด

5. ISO 14289 : PDF/UA (Universal Accessibility) เป็นไฟล์ PDF ที่เอื้อให้ผู้ที่มีความต้องการพิเศษสามารถเข้าใจสารภายในไฟล์ได้ เช่น การเอื้ออำนวยต่อผู้มีปัญหาด้านการมองเห็นโดยการป้อนข้อมูลด้วยเสียง (Voice Input)
6. ISO 16612 : PDF/VT (Variable and Transactional Printing) เป็นรูปแบบของไฟล์ PDF ที่ออกแบบมาเพื่อใช้ในงานพิมพ์แบบตัวแปร และการพิมพ์แบบธุรกรรมโดยเฉพาะ

การจัดการกับไฟล์ PDF อย่างมีประสิทธิภาพ

ไฟล์ PDF นั้นเป็นหนึ่งในรูปแบบไฟล์เอกสารที่นิยมใช้กันในธุรกิจ และองค์กรต่าง ๆ เช่นเดียวกันกับไฟล์ .doc .csv และ .url ซึ่งเมื่อมีจำนวนมาก ๆ เข้า ก็อาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดการเอกสารให้มีประสิทธิภาพได้ จึงจำเป็นต้องมีโซลูชันระบบจัดการเอกสาร หรือ Document management system เข้ามาช่วยจัดการข้อมูลเหล่านี้อย่างเป็นระบบ และเอื้อต่อการใช้งานของคนในองค์กร และผู้ที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ มากที่สุด

โดยเราขอแนะนำ AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) จาก AIGEN ซึ่งเป็นระบบ Knowledge Management ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดการเอกสารและข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นระบบ Document Search ซึ่งเป็นระบบสืบค้นข้อมูลจากเอกสารสำหรับใช้ภายในองค์กร หรือระบบ Customer Self-Service ซึ่งเป็นระบบสำหรับให้ลูกค้าขององค์กรสามารถสืบค้นข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า และบริการของคุณได้ด้วยตัวเองเพื่อเสริมประสบการณ์การใช้งาน หรือแก้ไขปัญหาเบื้องต้นด้วยตนเอง

AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) พัฒนาโดย AI GEN ผู้เชี่ยวชาญด้านโซลูชัน AI ครอบคลุมทุกความต้องการ และรับพัฒนาระบบ KM ที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานขององค์กรคุณได้อย่างครบครัน หากสนใจสามารถขอคำปรึกษาเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ฟรี! ที่นี่