ปลดล็อกธุรกิจด้วยระบบจัดการเอกสารดิจิทัลที่เหนือกว่า!
ปฏิวัติการจัดการเอกสารในรูปแบบเดิม สู่การสร้าง Paperless Office ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพียงแค่รู้จักกับระบบ Document management system (DMS) โซลูชันที่จะเข้ามาช่วยบริหารงานเอกสารด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ลดเวลาการจัดเก็บ ทั้งยังช่วยแยกหมวดหมู่ทำให้ง่ายต่อการค้นหา อีกหนึ่งโซลูชันที่องค์กรยุคใหม่ควรให้ความสำคัญ พร้อมพาสอดส่องโลกของระบบจัดการเอกสารดิจิทัล ที่จะพาไปรู้ถึงข้อดี–ข้อเสียของระบบ DMS แบบไม่มีกั๊ก เข้าใจทุกอย่างได้ง่าย ๆ ในบทความนี้!
ระบบจัดการเอกสารแบบ Document Management System (DMS) คืออะไร?
ระบบ Document Management System (DMS) คือ ระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจรในรูปแบบดิจิทัล โดยหลักการทำงานของระบบนี้ จะทำหน้าที่ในการจัดเก็บเอกสาร (Store) จัดการเอกสาร (Manage) และติดตามเอกสาร (Track) หากผู้ใช้งานต้องการค้นหา จะสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เนื่องจากเอกสารต่าง ๆ จะอยู่ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งบางโปรแกรมยังมาพร้อมกับเทคโนโลยี AI ทำให้ง่ายต่อการนำไปต่อยอดหรือประยุกต์ใช้กับโซลูชันด้านการค้นหาข้อมูลจากเอกสารภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อดี-ข้อเสีย ของระบบ DMS และการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิม
ระบบ DMS ไม่ได้มีข้อดีในการช่วยจัดการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลเพียงเท่านั้น แต่ระบบนี้ยังถูกออกแบบมาให้แก้ไขข้อบกพร่องจากการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมในรูปแบบ “กระดาษ” ที่ยากต่อการรักษา ทั้งยังเสี่ยงต่อการชำรุดและสูญหาย ในขณะเดียวกันยังต้องใช้อุปกรณ์และพื้นที่ในการจัดเก็บมากมาย ทำให้เปลืองพื้นที่ในสำนักงาน นอกจากนี้ ยังค้นหาเอกสารได้ยาก ยิ่งมีเอกสารเยอะยิ่งหาไม่เจอ
แต่ไม่ใช่กับระบบจัดการเอกสารดิจิทัลอย่าง DMS ที่ถูกพัฒนาจนกลายเป็นโซลูชันอัจฉริยะ ภายใต้กระบวนการเปลี่ยนเอกสารแบบกระดาษ ให้กลายเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อนำไปเข้าในระบบจัดเก็บแบบดิจิทัล ป้อนข้อมูลให้ระบบสามารถเข้าใจและจดจำได้อย่างแม่นยำ จึงทำให้ง่ายต่อการค้นหา เพียงป้อนชื่อไฟล์ หรือแม้แต่การค้นหาจากการพิมพ์คีย์เวิร์ด หรือคำถามที่ต้องการ คุณก็จะสามารถเข้าถึงเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที ทำให้พนักงานสามารถบริหารเวลาไปกับการทำงานในส่วนอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม!
| ฟีเจอร์ระบบเอกสาร | ระบบจัดการเอกสารแบบดั้งเดิม | ระบบจัดการเอกสารแบบดิจิทัล |
| พื้นที่ในการจัดเก็บ | ใช้พื้นที่และอุปกรณ์จัดเก็บเยอะ สิ้นเปลืองงบประมาณเพิ่มขยะจากกระดาษที่ไม่ได้ใช้แล้ว | ไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่จัดเก็บ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ถูกเก็บไว้บนคลาวด์ เข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ และทุกเวลา เพียงแค่อินเทอร์เน็ต |
| เวลาในการจัดเก็บ | ใช้เวลานาน เพราะต้องผ่านกระบวนการพิมพ์เอกสาร จัดเรียงใส่แฟ้ม และแยกหมวดหมู่ | ใช้เวลาไม่นานสามารถอัปเดตข้อมูลได้ทันที เปลี่ยนเอกสารดั้งเดิม เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ ด้วยเทคโนโลยี OCR สแกน และดึงข้อมูลเอกสารได้อย่างรวดเร็ว |
| ความสามารถในการค้นหา | ค้นหายากต้องแยกตามหมวดหมู่ | ค้นหาได้ง่าย และรวดเร็วค้นหาได้ทั้งแบบคีย์เวิร์ด และการถามคำถาม |
| ความสมบูรณ์ของเอกสาร | ดูแลรักษาได้ยากเสี่ยงต่อการชำรุดจากการเก็บรักษา ตามกาลเวลาและสภาพแวดล้อม | ดูแลรักษาได้ง่ายหมั่นอัปเดตระบบก็สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ไม่หมดอายุ ไม่ชำรุด หรือกระทบข้อมูลสำคัญ |
| ความปลอดภัย | เข้าถึงได้ง่าย เสี่ยงต่อการสูญหายมากกว่า | เข้าถึงได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์มีระบบการดูและรักษาความปลอดภัยที่เหนือชั้น |
สร้างระบบค้นหาข้อมูลและเอกสารภายในองค์กรด้วยระบบ KM
บูรณาการเอกสารให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลด้วยระบบ DMS สร้างความยั่งยืนให้กับองค์กร ด้วยการผนวกรวมกับโซลูชัน AI-OCR และ NLP เครื่องมืออัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ ที่จะมาช่วยเสริมประสิทธิภาพของระบบการค้นหาเอกสารภายในองค์กร ให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารโดยใช้คำถามหรือคีย์เวิร์ด ไม่ต่างจากการมี ChatGPT เป็นขององค์กรโดยเฉพาะ
คุณสมบัติที่โดดเด่นของการสร้างระบบค้นหาเอกสารที่ขับเคลื่อนด้วย AI
- สามารถใช้งานได้ง่าย: ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารโดยใช้ภาษาธรรมชาติ คีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้อง หรือคำถาม โดยไม่ต้องมีความรู้เกี่ยวกับระบบ DMS เชิงลึก ก็สามารถใช้งานได้อย่างสบาย
- เสริมประสิทธิภาพการค้นหาเอกสารให้เหนือกว่า: ด้วยความสามารถของระบบประมวลผลภาษาธรรมชาติ หรือ NLP และระบบ OCR สามารถทำความเข้าใจความต้องการของผู้ใช้ และค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างแม่นยำ โดยใช้เวลาไม่ถึงเสี้ยววินาที
- ตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้: ระบบ AI สามารถเรียนรู้จากการใช้งานของผู้ใช้งาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการค้นหาให้ดียิ่งขึ้น พร้อมตอบสนองต่อการพัฒนาที่ไม่หยุดยั้งขององค์กร
ก้าวทันกับทุกการเปลี่ยนแปลง ด้วยการพัฒนาระบบการทำงานภายในองค์กรให้กลายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกสบาย ภายใต้โซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI อย่างระบบจัดการเอกสารดิจิทัลอัจฉริยะ ที่จะช่วยบูรณาการการทำงานด้วยเครื่องมือที่หลากหลาย ทั้ง aiScript สำหรับสแกนและอ่านข้อมูล และ aiNLP แชทบอทที่ช่วยให้การค้นหาเป็นไปตามบริบทของคำถาม พร้อมพัฒนาให้กลายเป็นระบบ KM ที่แข็งแกร่งสำหรับใช้งานภายในองค์กร และสร้าง Customer Self-Service ที่ดีที่สุดได้แล้ววันนี้ เพียงปรึกษาผู้เชี่ยวชาญและรับบริการที่ดีที่สุดจาก AIGEN ที่นี่เลย
ข้อมูลอ้างอิง
- What is Document Management (DMS)?. สืบค้นเมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2567 จาก https://www.aiim.org/what-is-document-imaging
- Traditional vs Modern Document Management System. สืบค้นเมื่อวันที่ 14 มีนาคม 2567 จาก https://medium.com/@mobileappdevster/traditional-vs-modern-document-management-system-f898af1a9c54
ทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน AI อัจฉริยะ พร้อมช่วยขับเคลื่อนการทำงานของธุรกิจ มีประสบการณ์ให้บริการโซลูชัน AI เพื่อองค์กรระดับประเทศมากมาย
