Paperless Office คืออะไร ต้องมีตัวช่วยอะไรบ้างในการทำงาน?

การปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน จากการใช้ระบบกระดาษมาเป็นองค์กรในแบบ Paperless เป็นหนึ่งในแนวทางการดำเนินธุรกิจอย่างยั่งยืน ซึ่งหากองค์กรไหนต้องการที่จะปรับเปลี่ยนสู่การเป็น Paperless Office อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นจะต้องใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาช่วยขับเคลื่อนการทำงานให้เกิดความราบรื่น แต่จะมีเครื่องมือและเทคโนโลยีประเภทใดบ้างที่สามารถนำมาปรับใช้ มาหาคำตอบกันได้เลย

แต่ก่อนที่จะไปรู้จักกับเครื่องมือและเทคโนโลยีที่จำเป็นต่อการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานสู่การเป็น Paperless Office หรือสำนักงานที่ไม่ใช้เอกสารกระดาษ เราควรมาทำความรู้จักกับความหมายของคำว่า Paperless Office ให้ดีกันเสียก่อน

Paperless Office คืออะไร?

Paperless Office คือแนวทางในการดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสาร และจัดการข้อมูลในสถานที่ทำงานโดยไม่พึ่งพาการใช้กระดาษ แต่อาจจะใช้กระดาษเฉพาะในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น โดยแทนที่จะพิมพ์เอกสารหรือเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษ สำนักงานแบบ Paperless Office จะใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลในการสร้างเอกสารและจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนที่ 

การเปลี่ยนมาจัดการเอกสารด้วยแนวคิด Paperless Office คือหนึ่งในวิธีประหยัดกระดาษในสำนักงานที่ดีที่สุด แถมยังมีประโยชน์ต่อสำนักงานและธุรกิจในด้านอื่น ๆ เช่น

• เข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา เนื่องจากข้อมูลและเอกสารต่าง ๆ จะถูกเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลที่สามารถอัปโหลดขึ้นไปยังระบบ Cloud ซึ่งสามารถเข้าถึงผ่านเว็บไซต์และแอปพลิเคชันบนเครื่องมือสื่อสารในรูปแบบต่าง ๆ ทำให้สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ หรือเมื่อไหร่ก็ได้
• เพิ่มความปลอดภัยในการจัดเก็บเอกสารได้ เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลบนระบบดิจิทัล เอกสารที่ทำการจัดเก็บจะสามารถใส่รหัสผ่านและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง จึงช่วยลดโอกาสที่จะถูกขโมยข้อมูลสำคัญไป อีกทั้งยังช่วยลดปัญหาเอกสารเสียหาย หรือสูญหายได้อีกด้วย
• เพิ่มความสะดวกในการเผยแพร่ข้อมูล สามารถแชร์เอกสารในรูปแบบไฟล์หรือรูปภาพให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้ง่าย ทำให้ผู้ร่วมงานทุกคนรับทราบถึงประเด็นต่าง ๆ ได้อย่างเท่าเทียมกัน 
• เพิ่มความสามารถในการเข้าถึง และค้นหาข้อมูล หากมีการใช้ระบบ Document Search ร่วมด้วยในการทำ Paperless Office จะมีประโยชน์อย่างมากต่อการทำงานของคนในองค์กร ที่สำคัญยังสามารถใช้เพื่อเสริมงานด้านบริการให้กับลูกค้าได้อีกด้วย
• นำข้อมูลไปใช้ต่อได้อย่างง่ายดาย เพราะเอกสารที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลจะสามารถอัปโหลดไปยังโปรแกรมต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแก้ไข เผยแพร่ รวมถึงวิเคราะห์ และประมวลผลได้อย่างสะดวก
• ลดการสร้างผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม เนื่องจากสำนักงานแบบ Paperless นั้นแทบจะไม่มีการใช้กระดาษในการทำงานเลย จึงทำให้ธุรกิจมีส่วนช่วยในการลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่มาจากการผลิตกระดาษ การพรินต์เอกสาร ไปจนถึงการทำลายเอกสารด้วยเช่นกัน
• ลดการใช้พื้นที่ และค่าใช้จ่ายบางส่วน เมื่อเปลี่ยนการดำเนินงาน มาเป็นการใช้เอกสารในรูปแบบดิจิทัลแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องซื้อกระดาษและหมึกพิมพ์จำนวนมาก รวมถึงอุปกรณ์จัดเก็บให้สิ้นเปลือง ไม่ว่าจะเป็นแฟ้มหรือตู้เอกสาร ซึ่งจะทำให้สำนักงานมีพื้นที่ใช้สอยเพิ่มมากขึ้นด้วย

เครื่องมือและเทคโนโลยีที่จำเป็นในการสร้าง Paperless Office คืออะไรบ้าง?

1. โปรแกรมสำหรับสร้าง และจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับการสร้าง Paperless Office คือคอมพิวเตอร์พร้อมโปรแกรมสำหรับสร้างและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เครื่องมือจาก Microsoft Office อย่าง Words, Excel, PowerPoint และอื่น ๆ หรือเครื่องมือจาก Google Workspace อย่าง Docs, Sheets, และ Slides รวมถึงโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF และไฟล์ในรูปแบบอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการใช้งาน 

2. สแกนเนอร์เพื่อแปลงเอกสารกระดาษ ให้เป็นรูปภาพหรือไฟล์ PDF

เพื่อให้คุณสามารถเปลี่ยนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ ให้กลายเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ จำเป็นจะต้องมีเครื่องสแกนเนอร์เพื่อแปลงเอกสารกระดาษให้กลายเป็นรูปภาพหรือไฟล์ PDF ที่สามารถเก็บรักษาและจัดการในรูปแบบดิจิทัล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและแก้ไขเนื้อหา

3. Cloud Storage

Cloud Storage คือบริการพื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ เช่น Google Drive, Dropbox, หรือ OneDrive ที่สามารถเก็บข้อมูลและเอกสารไว้ในระบบ Cloud ที่เชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ต ทำให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารและข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ซึ่งระบบ Cloud Storage ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยที่สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัยอีกด้วย

4. Backup Storage

การสำรองข้อมูลถือเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญในการสร้าง Paperless Office ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมี Backup Storage เอาไว้เพื่อสำรองข้อมูล โดยอาจเลือกใช้ External Hard Drive หรือบริการ Cloud Backup Service ก็ได้

5. เทคโนโลยีการเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์

เทคโนโลยีการเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเทคโนโลยีที่หลาย ๆ องค์กรให้ความสำคัญ เพราะในการปรับเปลี่ยนสู่การเป็น Paperless Office อย่างสมบูรณ์แบบ จำเป็นจะต้องมีการนำเทคโนโลยีด้านนี้มาปรับใช้ เนื่องจากจะช่วยให้สามารถเซ็นเอกสารในการลงนาม รวมถึงใช้สำหรับเซ็นอนุมัติงานเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ โดยไม่จำเป็นต้องพรินต์เอกสารออกมา โดยอาจเลือกใช้เทคโนโลยีการเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบโปรแกรมหรือเว็บแอปพลิเคชันก็ได้

6. ระบบ Knowledge Management

ระบบ Knowledge Management เป็นระบบจัดการความรู้ในองค์กร ซึ่งเป็นระบบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสาร สืบค้น และแบ่งปันข้อมูลได้ง่ายและสะดวก อีกทั้งยังมีความเป็นระเบียบ ปลอดภัย แถมยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารตามบทบาทของผู้ใช้ได้อีกด้วย ซึ่งระบบ Knowledge Management นั้นมีให้เลือกใช้หลายแบบ หลายฟีเจอร์ ตอบโจทย์กับการทำงานได้หลากหลายด้าน 

มองหาบริการระบบ Knowledge Management คุณภาพสูง ที่ใช้งานได้อย่างสะดวกสบาย พร้อมช่วยลดข้อผิดพลาดและลดระยะเวลาในการทำงานได้จริง แถมมีระบบ Document Search ซึ่งเป็นระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กร รวมถึงระบบ Customer Self-Service ครบจบในหนึ่งเดียวเพื่อการสร้างสำนักงานแบบ Paperless Office ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เลือก AI-Powered Knowledge Management Solution (KMS) จาก AIGEN  หากสนใจสามารถขอคำปรึกษาเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ฟรี! ที่นี่