บริหารการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเทคนิค Eisenhower Matrix

หากเพื่อน ๆ กำลังเผชิญกับปัญหาด้านการจัดระเบียบงานที่ต้องทำ และรู้สึกหัวหมุนไปกับการบริหารเวลา ห้ามพลาดบทความนี้!

โดยในบทความนี้ Life at AIGEN จะพาเพื่อน ๆ ไปรู้จักกับ Eisenhower Matrix  หรือเครื่องมือการจัดการงาน และบริหารเวลา เพื่อเป็นไอเดีย และเทคนิคดี ๆ ในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Eisenhower Matrix คืออะไร 

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือจัดระเบียบเวลาการทำงาน ที่ช่วยให้เพื่อน ๆ จัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วน และความสำคัญ โดยการแบ่งภาระงานออกเป็น 4 กล่องตามลำดับ

โดยวิธีนี้ได้รับแรงบันดาลใจมาจาก Dwight D. Eisenhower ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา และเป็นนายพล 5 ดาวในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง โดยในปี 1954 Dwight D. Eisenhower ได้อ้างอิงคำพูดของอธิการบดีมหาวิทยาลัยนิรนามคนหนึ่งว่า 

“ฉันมีปัญหาอยู่สองประเภท คือปัญหาเร่งด่วน และปัญหาสำคัญ เรื่องเร่งด่วนไม่สำคัญ และเรื่องสำคัญก็ไม่เคยเร่งด่วน” 

โดยต่อมา Stephen Covey ผู้เขียนหนังสือ The 7 Habits of Highly Effective People ก็ได้นำคำพูดของ Eisenhower มาใช้ในการพัฒนาเครื่องมือการจัดการงาน และเรียกว่า Eisenhower Matrix หรือ Eisenhower Box ซึ่งเป็นเทคนิคการจัดการงาน และบริหารเวลาที่นิยมของหลาย ๆ คนในปัจจุบัน

วิธีการจัดลำดับงานแบบ Eisenhower Matrix 

ภาพดังกล่าวแสดงวิธีการของ Eisenhower Matrix โดยแถวบนจะประกอบไปด้วยงานเร่งด่วน (Urgent) งานไม่เร่งด่วน (Not Urgent) และแถวล่างจะแบ่งออกเป็นงานที่สำคัญ (Important) และงานที่ไม่สำคัญ (Not Important)

เมื่อนำลำดับความเร่งรีบ และลำดับความสำคัญมา cross กัน ก็จะกลายเป็นกล่องงานทั้ง 4 ได้แก่ งานที่ต้องทำ (Do) งานที่ต้องมีการวางแผน (Schedule) งานที่จะมอบหมายให้ผู้อื่น (Delegate) และงานที่ไม่ต้องทำ (Delete)

กล่องที่ 1 : งานเร่งด่วน + งานสำคัญ = ทำเลยตอนนี้ (Do)

กล่องที่ 1 เป็นงานที่เพื่อน ๆ ควรให้ความสำคัญ และต้องทำทันที เนื่องจากเป็นงานที่มีผลกระทบที่ชัดเจน และส่งผลต่อเป้าหมายในระยะยาว หากลงมือทำช้าอาจส่งผลให้เกิดความเครียดได้เมื่อต้องส่งงาน

ยกตัวอย่างเช่น เพื่อน ๆ จะต้องเขียนบทความให้เสร็จ โดยมีกำหนดส่งในวันพรุ่งนี้ เป็นต้น

กล่องที่ 2 : งานไม่เร่งด่วน + งานสำคัญ = วางแผน (Schedule)

กล่องที่ 2 เป็นงานที่แม้จะไม่เร่งด่วน แต่ก็ควรให้ความสำคัญกับการวางแผนงานให้ดี อย่างไรก็ตาม เนื่องจากงานในกล่องนี้ยังไม่จำเป็นต้องส่งทันที นั่นหมายความว่าเพื่อน ๆ มีเวลาที่จะวางแผนให้งานนี้เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างเท่าทันเวลา ยกตัวอย่างเช่น เพื่อน ๆ มี Presentation ที่ต้องทำเพื่อนำเสนอในอีก 2 สัปดาห์ข้างหน้า ต้องวางแผนว่าต้องใช้ข้อมูลอะไรมาใช้ในการนำเสนอบ้าง เป็นต้น

ซึ่งเพื่อน ๆ อาจจะเทคนิคการจัดการเวลามาใช้ร่วมด้วย เช่น เทคนิค Pomodoro เพื่อบรรลุงานในกล่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กล่องที่ 3 : งานเร่งด่วน + งานไม่สำคัญ = มอบหมายให้ผู้อื่น (Delegate)

กล่องที่ 3 เป็นงานที่แม้จะเร่งด่วน แต่ก็ไม่ส่งผลกระทบกับเป้าหมายการทำงานของเพื่อน ๆ อย่างไรก็ตามก็จำเป็นที่จะส่งมอบงาน ณ ตอนนี้ นั่นหมายความว่าเพื่อน ๆ อาจจะต้องหาผู้อื่นมาช่วยดำเนินงานดังกล่าว 

ยกตัวอย่างเช่น เพื่อน ๆ อาจจำเป็นต้องร้องขอให้เพื่อนในทีมช่วยทำโปสเตอร์ให้ 1 ตัว เนื่องจากตนกำลังติดประชุมการขายงานกับลูกค้าอยู่ เป็นต้น

กล่องที่ 4 : งานไม่เร่งด่วน + งานไม่สำคัญ = ไม่ต้องทำ (Delete)

กล่องที่ 4 เป็นงานที่เพื่อน ๆ ไม่จำเป็นต้องในความสำคัญอะไรเลย และสามารถตัดทิ้งได้โดยไม่กระทบกับการทำงาน ยกตัวอย่างเช่น เพื่อน ๆ ตั้งใจจะเคลียร์กองเอกสารในลิ้นชัก ซึ่งสามารถเอาไว้ทำในช่วงที่มีเวลาว่างจากการทำงานได้ เป็นต้น

หวังว่าเทคนิค Eisenhower Matrix ที่ Life at AIGEN  ได้นำมาแบ่งปันสาระน่ารู้ดี ๆ จะเป็นประโยชน์ต่อเพื่อน ๆ ชาวทำงานทุกคนที่กำลังเผชิญปัญหาด้านการจัดการงาน และบริหารเวลาได้เป็นอย่างดี

ร่วมงานกับพวกเรา AIGEN !

AIGEN (ไอเจ็น) บริษัทผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี AI และ Machine Learning ที่กำลังมาแรงในปัจจุบัน พร้อมด้วยสวัสดิการที่ตอบโจทย์คนรุ่นใหม่ และรูปแบบการทำงานที่ทันสมัย สามารถดูตำแหน่งที่กำลังเปิดรับสมัครได้ที่ https://aigencorp.com/career/

ขอบคุณข้อมูลจาก

asana